政府機(jī)關(guān)如何做好會務(wù)工作

　 會務(wù)工作是對社會組織、企業(yè)及政府通過重大決策議題的關(guān)鍵討論方式，是一種經(jīng)常性的活動形式。作為秘書工作內(nèi)容之一的會務(wù)，能為會議的順利開展、會議精神的認(rèn)真貫徹執(zhí)行提供重要保障。會務(wù)由會前、會中、會后三個階段組成，該過程中秘書不但需要明確會議主題，也要把會議文件的準(zhǔn)備與發(fā)放通知做好，確定與會人員、選擇和布置會場，全程記錄重要的會議內(nèi)容，在會議結(jié)束之后及時整理會議資料并總結(jié)歸檔。

　 一、會務(wù)工作內(nèi)容

　 （一）會前超前籌措，精心準(zhǔn)備。其一，掌握相關(guān)信息，做好協(xié)助職責(zé)。在確定會議議題時，不論是領(lǐng)導(dǎo)提出的議題還是秘書人員收集的，都必須把握住一個原則：要將領(lǐng)導(dǎo)開會的真正意圖弄清，了解領(lǐng)導(dǎo)想通過開會解決什么問題、達(dá)到什么目的。在完成議題的收集后，需不斷篩選，并反復(fù)送交領(lǐng)導(dǎo)審核，若有必要，需另備幾套議題，同時會議上盡量不要出現(xiàn)不成熟的議題。其二，妥善落實會議經(jīng)費(fèi)預(yù)算工作。會議經(jīng)費(fèi)主要由占場費(fèi)、設(shè)備費(fèi)、租金費(fèi)、培訓(xùn)費(fèi)、用品費(fèi)、住宿費(fèi)、資料費(fèi)及交通費(fèi)等組成。會議經(jīng)費(fèi)預(yù)算的制定，需要遵循節(jié)約辦公、勤儉辦公的原則，最大限度將會議成本縮減。同時，也要確保一定的彈性，留有一定的余地，切忌鋪張浪費(fèi)的情況。其三，制定合理的會議議程、日程。會議議程是排列會議內(nèi)容的順序，需做到簡明概略，避免拖沓冗長;而會議日程則是具體安排會議議程時間，多以表格形式為主。在會議期間每日上午、下午及晚上三個時間段內(nèi)分別固定會議議程的各項內(nèi)容，給人一目了然的感覺。其四，妥善準(zhǔn)備會議文件。會前工作內(nèi)容中，會議文件準(zhǔn)備工作十分重要。該項工作由兩方面組成：一方面是提前做好會議文件特別是會議報告稿、領(lǐng)導(dǎo)

　人講話稿等主旨文件的起草工作，要想將這方面工作做好，秘書人員必須熬夜突擊、快手備用;另一方面是做好會議文件印制、復(fù)制工作。文件復(fù)制需要保證規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，且復(fù)印前一天需要確認(rèn)復(fù)印設(shè)備能正常運(yùn)行，以免機(jī)器出現(xiàn)問題而耽誤復(fù)印工作。

　 （二）會中協(xié)調(diào)控制，做好管理保證。其一，組織會議報到。會議報到主要是再次確認(rèn)與會人員身份，是與會人員領(lǐng)取會議證件、文件材料及參會手續(xù)辦理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。報到能幫助與會人員及時了解掌握會議安排和會議動態(tài)。會議報到工作的開展，要求秘書人員迅速準(zhǔn)確、熱情周到、有條不紊。其二，分發(fā)會議資料。會前，可通知各單位派人領(lǐng)取會議材料，或在會場簽到處統(tǒng)一發(fā)放，也可提前放置于與會人員桌上。具體發(fā)放中，應(yīng)當(dāng)落實“不錯一字、不漏一份、不掉一人”的“三不”標(biāo)準(zhǔn)。主席臺上擺放的材料，必須嚴(yán)密檢查順序與頁碼，避免差錯產(chǎn)生。其三，會議值班。會議值班主要負(fù)責(zé)與會議有關(guān)的信息收集和發(fā)送，并協(xié)調(diào)處理會議期間的工作與突發(fā)事件，完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的事項。會場內(nèi)、外各安排一名值班人員，彼此間及時溝通，保障暢通的聯(lián)絡(luò)。值班人員需要將會議實際進(jìn)展情況實時對比會議議程，以便將會議進(jìn)程及時掌握。其四，會場服務(wù)。工作人員需要巡回檢查會場內(nèi)室溫、通風(fēng)、燈光及音響等情況，盡快解決突發(fā)問題，也要做好茶水的定時供應(yīng)。若有特殊情況需要匯報給會議主持人時，應(yīng)以靈活處理方式為佳，盡量不對會議造成太大影響。此外，需做好會場秩序維護(hù)工作。會場秩序由場內(nèi)和場外秩序構(gòu)成。會議召開時，需安排專人在會議室門口值班，避免會場內(nèi)無關(guān)人員進(jìn)入。會場內(nèi)若有人出現(xiàn)不遵守紀(jì)律的行為，應(yīng)及時告知并制止，保持溫和有禮的言辭、嚴(yán)肅認(rèn)真的態(tài)度、不溫不火的行動。會議開始后，派遣專人清點會場內(nèi)人數(shù)，登記遲到、缺席人員。

　 （三）會后及時總結(jié)與反饋。其一，合力安排與會人員返程。提前把握與會人員

　返程時間安排、交通工具需求，尊重他們意愿。通常來說，依據(jù)先遠(yuǎn)后近的原則完成返程機(jī)票與車票的預(yù)定，掌握交通工具情況，并與有關(guān)部門盡早溝通聯(lián)系，以便將飛機(jī)、火車及汽車票提前預(yù)訂好。隨后，編制與會人員離開的時間表，落實送行人員及車輛的安排，安排人員送與會人員到達(dá)機(jī)場、車站，若有必要也需安排有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志送行與會人員。其二，提醒與會人員做好物品清退工作。借用主辦方或會議駐地單位的物品需及時歸還。與會務(wù)組溝通后，將各種賬目結(jié)算并開好發(fā)票。提供一些備用塑料袋或繩子供外地與會者使用，幫助部分與會人員托運(yùn)大件物品。其三，會場和文件清理。大中型會議的會場中通常會留存很多文件、材料。工作人員在會議結(jié)束后，需根據(jù)“文件領(lǐng)取表”登記情況完成剩余文件份數(shù)的清理，確保符合物表（物表相符），同時也要及時收回應(yīng)收回的內(nèi)部、機(jī)密文件等，逐號核對，歷經(jīng)清點、裝袋、封袋、捆扎、裝車等手續(xù)之后，將文件順利運(yùn)回單位。此外，需將材料整理、大型會議案卷立卷歸檔等工作做好，具體內(nèi)容包含：會議決定、計劃、決議及報告等會議正式文件;會議安排的發(fā)言稿;會議參閱文件;會議上講話記錄;其他相關(guān)材料等。其四，會議總結(jié)與評估。通常情況下，大型會議結(jié)束之后都會有相關(guān)正式文件和決議產(chǎn)生，或是有總結(jié)講話;中型以下會議往往需要起草會議紀(jì)要。此類工作都包含在會議結(jié)束后工作范疇內(nèi)，屬于會議總結(jié)之一，必須高度重視。會議評估有利于會議質(zhì)量的提升。通過控制會議質(zhì)量，在客觀量化的評估下達(dá)成經(jīng)驗的不斷累積、總結(jié)，以便將影響會議質(zhì)量的因素消除。評估總結(jié)主要是總結(jié)經(jīng)驗，幫助工作人員做得更好。

　 二、政府機(jī)關(guān)秘書人員如何做好會務(wù)工作

　 （一）樹立大局意識，盡職盡責(zé)。在組織重大會議的過程中，與許多方面和諸多人員皆有關(guān)聯(lián)，要想提出科學(xué)、合理的會議組織方案，就必須置身于其中并立足于大局高度思考問題，調(diào)動方方面面的積極性，促進(jìn)形成強(qiáng)大合力。在大局意識樹立之

　后，能夠?qū)�會議組織工作有效聯(lián)系全局工作，有利于會議服務(wù)質(zhì)量與效率的提升。每場會議在會議組織方面皆有相通之處，即便是內(nèi)容不同也是如此。秘書人員要想確保所開展的會務(wù)工作的高效性，就必須對會務(wù)運(yùn)作的規(guī)范化建設(shè)予以重視，依托完善的制度對工作進(jìn)行規(guī)范。實踐中，通過會議流程的規(guī)范、會議方案的格式化、會務(wù)涉及處室職責(zé)的明確等制度化建設(shè)工作的開展，將不必要的環(huán)節(jié)有效精簡，達(dá)到辦會的目的。

�。ǘ�）嚴(yán)格會議報批，精減合并會議。為將各項會議流程規(guī)范，并達(dá)成會議管理模式的統(tǒng)一，合理控制會議規(guī)模，避免會議可能出現(xiàn)交叉沖突，減少會議費(fèi)用支出、縮短會議時間、提高會議質(zhì)量，就必須落實《會議管理制度》，明確會議歸口管理部門，并完成經(jīng)常性會議和專題會議，主辦部門由歸口管理部門各自明確職責(zé)。在召開各項會議時，應(yīng)當(dāng)提前向歸口管理部門報批，在獲取審批意見之后，方可進(jìn)行會議時間與地點的統(tǒng)籌安排。同時，遵循“務(wù)實、精簡、高效”原則，嚴(yán)格對會議數(shù)量進(jìn)行控制，精簡會議，能合并的會議盡量合并，可開可不開的堅決不開。必須召開的會議要明確主題，突出實效性。

　 （三）耐心細(xì)致，合理協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)關(guān)系。秘書工作期間，涉及面較廣且事務(wù)繁多，因而秘書需要具備頭腦靈活、手腳勤快且能吃苦等條件。會務(wù)工作中，需保證分工的細(xì)化，同時也要詳細(xì)周密地制定計劃，對待現(xiàn)場各項準(zhǔn)備工作切忌粗心大意，必須注意檢查合適準(zhǔn)確。實際工作開展過程中，保持實時細(xì)致周密做事的態(tài)度，方可將秘書會務(wù)工作做好。秘書在會務(wù)工作的組織安排過程中，也應(yīng)當(dāng)妥善結(jié)合其他工作環(huán)節(jié)，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)會務(wù)工作機(jī)構(gòu)間的關(guān)系。由于會務(wù)工作時間各自不同且很緊湊的緣故，秘書需與相關(guān)機(jī)構(gòu)部門經(jīng)常性溝通，確保會務(wù)工作各項環(huán)節(jié)正常運(yùn)轉(zhuǎn)，同時有利于自身辦事效率的提升，并為會議各項進(jìn)程的順利開展提供保障。

�。ㄋ模┨崆暗轿粰z查，嚴(yán)格會議紀(jì)律。會議召開前 1 小時，會務(wù)歸口管理部門工作人員需再次對會議準(zhǔn)備情況進(jìn)行檢查，尤其是承辦上級重要會議時，需要模擬演示多媒體匯報材料，同時充分考慮會場布置、音響調(diào)試、座次安排、視頻連接、安全標(biāo)識擺放、會標(biāo)制作、資料發(fā)放、茶水準(zhǔn)備、會議用品等細(xì)節(jié)并展開嚴(yán)密檢查。會前檢查工作開展過程中，若發(fā)現(xiàn)準(zhǔn)備工作中有疏漏存在，必須立刻整改，以便為會議準(zhǔn)備工作提供充分有序的保障。此外，召開會議前，有事無法參加會議的人員，需與會議主辦部門溝通、請假，講明請假原因，隨后由主辦部門在會前將參會人員情況反饋給相關(guān)人員。如果會場紀(jì)律欠佳，會對會議質(zhì)量與效果造成一定影響，所以必須嚴(yán)格要求會場紀(jì)律，參會人員需保證自身精神狀態(tài)良好，不得出現(xiàn)遲到、早退等情況，會場內(nèi)不得有交頭接耳、玩手機(jī)或吸煙等不良行為出現(xiàn)。

　 三、結(jié)語

　 要想做好會務(wù)工作，看似簡單實則很難，秘書人員在日常工作中必須勤用心、肯學(xué)習(xí)，踏踏實實，熟練把握會務(wù)程序，深刻領(lǐng)會會務(wù)工作開展的重點，了解領(lǐng)導(dǎo)對會務(wù)方面的要求。同時，秘書人員要保持與時俱進(jìn)，積極學(xué)習(xí)會務(wù)工作經(jīng)驗并作為自身的參考，全面改進(jìn)自身存在的不足，以便促進(jìn)自身業(yè)務(wù)水平的提升，為今后會務(wù)工作的順利開展奠定牢固基礎(chǔ)。

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