摘 要：大數(shù)據(jù)時代，檔案工作的信息化建設(shè)也面臨了提出了新的課題，檔案資料不單單是要做到“數(shù)字化”，更重要的是要做到“數(shù)據(jù)化”。檔案作為企業(yè)發(fā)展，歷史見證的重要物證，其在公司日常精英管理與科研生產(chǎn)中的重要性愈發(fā)明顯，加上信息化手段的發(fā)展和檔案管理方式的轉(zhuǎn)變，為檔案管理的信息化建設(shè)提供了必要條件，這是大數(shù)據(jù)時代檔案信息化發(fā)展的必然趨勢，也是檔案信息化建設(shè)工作的迫切需要。
　　關(guān)鍵詞：檔案信息化；大數(shù)據(jù)；檔案管理
　　現(xiàn)代信息技術(shù)技術(shù)日新月異，大數(shù)據(jù)的概念應(yīng)運而生，對于企業(yè)的發(fā)展同時帶來了的挑戰(zhàn)和機遇，在大數(shù)據(jù)時代，企業(yè)的檔案管理工作不可忽略，同時也具有的重要功能和意義，身處大數(shù)據(jù)時代，檔案的信息化建設(shè)同樣也有別于現(xiàn)有的檔案信息化工作。檔案如何收集、檔案如何查閱、如何從博物館式的檔案庫中，實現(xiàn)知識挖掘以及如何實現(xiàn)檔案服務(wù)思維創(chuàng)新，這一切的一切都將產(chǎn)生革命性變化。身處大數(shù)據(jù)時代，檔案專業(yè)人員除了應(yīng)著眼于檔案的信息化推進，更要關(guān)注在信息化條件下的檔案利用與開發(fā)工作，以確保檔案信息的三性（完整性、安全性、正確性），推進和提升檔案信息的利用率，更好地位公司服務(wù)。檔案工作的信息化推進在這個新時代面臨著巨大挑戰(zhàn)的同時，也迎來了繁榮發(fā)展的全新機遇。
　　1 檔案信息化建設(shè)的必要性
　　1.1 大數(shù)據(jù)時代信息化進程的必要性
　　大數(shù)據(jù)時代對檔案管理的信息化建設(shè)提出了新的要求，檔案資料不單單是要做到“數(shù)字化”，更重要的是要做到“數(shù)據(jù)化”。檔案資源的數(shù)字化是趨勢，數(shù)據(jù)信息就是資源，而檔案是企業(yè)發(fā)展的文件載體，其在公司日常經(jīng)營與科研生產(chǎn)中的重要性不言而喻，隨著信息技術(shù)的日新月異和檔案專業(yè)工作的轉(zhuǎn)變，為檔案工作的信息化建設(shè)提供了新的抓手，同時這也是大數(shù)據(jù)時代對于檔案工作的新要求；
　　1.2 檔案信息資源安全的必要性
　　檔案信息化管理主要以計算機技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)為支撐，改變了傳統(tǒng)的以紙質(zhì)承載重要信息的方法。檔案信息通過電子文件保存在計算機內(nèi)，不僅能夠為管理提供全面信息，還能有效避免信息的丟失，因此檔案管理信息化建設(shè)對于保證檔案信息的三性（完整性、安全性、正確性）、提高檔案資源開發(fā)利用效率具有重要意義。
　　1.3 提升檔案管理、借閱利用效率的必要性
　　紙質(zhì)化檔案在信息著錄、資料收集、檔案借閱利用等方面都存在諸多問題，利用信息化系統(tǒng)管理檔案能夠避免紙質(zhì)實體檔案管理中存在的諸多問題，可以通過檔案信息化平臺進行統(tǒng)一規(guī)范處理，檔案管理人員按照檔案系統(tǒng)設(shè)置相應(yīng)的讀寫權(quán)限進行相應(yīng)的操作即可；檔案信息化建設(shè)可以使得檔案管理效率大幅度提升，檔案管理人員有充分的精力和時間對檔案的真?zhèn)魏驼�確進行辨別，而檔案借閱利用流程，通過信息化技術(shù)手段，確定借閱人相關(guān)權(quán)限，對檔案的借閱、復(fù)制拷貝等操作進行記錄和賦權(quán)，省去了紙質(zhì)流程的借閱手續(xù)，使得檔案借閱利用整個過程更加便利和快捷。
　　2 檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)
　　2.1 軟、硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)
　　企業(yè)的檔案工作信息化建設(shè)推進過程中，檔案部門應(yīng)當(dāng)配置一定規(guī)格的計算機設(shè)備、專業(yè)檔案系統(tǒng)軟件、縮微等檔案專業(yè)設(shè)備。專業(yè)檔案管理人員要具有專業(yè)檔案知識、同時具備信息化專業(yè)技術(shù)，這樣復(fù)合型的人才負責(zé)檔案管理，形成管理體系。除此之外還須建立起大容量的檔案信息資源數(shù)據(jù)庫、大規(guī)模可同時允許大量用戶的訪問系統(tǒng)，配備高性能服務(wù)器。
　　企業(yè)的內(nèi)網(wǎng)平臺與外網(wǎng)平臺實行物理隔離，形成互相獨立不可傳輸數(shù)據(jù)的網(wǎng)絡(luò)。檔案系統(tǒng)只有在內(nèi)網(wǎng)平臺的用戶才可以進行訪問和檔案業(yè)務(wù)處理。而在系統(tǒng)軟件的建設(shè)方面，主要分為系統(tǒng)軟件和應(yīng)用軟件兩大類。常見的系統(tǒng)軟件目前世界上流行的操作系統(tǒng)軟件有：Windows、UNIX、LINUX等，目前大多數(shù)企業(yè)絕大部分員工使用的操作系統(tǒng)是Windows操作系統(tǒng)。企業(yè)使用的應(yīng)用軟件普遍是針對性很強的需求定制軟件，如：OA辦公系統(tǒng)軟件、檔案資源綜合管理系統(tǒng)軟件、財務(wù)合同管理軟件等。
　　2.2 檔案信息系統(tǒng)的建立
　　檔案工作的信息化推進，就是將互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)運用到檔案管理工作，通過互聯(lián)網(wǎng)拓寬了檔案信息數(shù)據(jù)資源收集的范圍，建立一個便于業(yè)務(wù)人員與檔案人員的檔案信息系統(tǒng)。企業(yè)建立的檔案信息化系統(tǒng)是一個實現(xiàn)了文件與檔案的統(tǒng)一管理平臺，包含了檔案部門檔案資源管理全流程。包括：前期的文件管理，文件歸檔和檔案整理，檔案信息資源的管理，系統(tǒng)中還增加針對各類數(shù)據(jù)諸如：各類期刊雜志等資料的管理。應(yīng)該說，檔案信息化系統(tǒng)是檔案部門檔案業(yè)務(wù)管理中的核心部分，實現(xiàn)檔案信息數(shù)據(jù)的統(tǒng)一規(guī)范管理，是公司檔案信息化建設(shè)進程中不可或缺的重要組成部分。
　　3 檔案信息資源建設(shè)
　　3.1 檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)
　　檔案信息數(shù)據(jù)的目錄庫建設(shè)是檔案工作資源建設(shè)階段的基礎(chǔ)工作。檔案信息數(shù)據(jù)的目錄庫建設(shè)要對原有紙質(zhì)文件目錄進行數(shù)字化，使其成為結(jié)構(gòu)化的電子目錄庫的過程。公司應(yīng)當(dāng)積極推進各門類檔案目錄庫的建設(shè)，逐步實現(xiàn)公司檔案的目錄檢索。建立結(jié)構(gòu)化的檔案目錄數(shù)據(jù)庫，第一是確定著錄文件的層次類別；第二是確定著錄文件的字段信息；第三是確定著錄字段在數(shù)據(jù)庫中的格式。檔案信息資源的目錄庫建設(shè)工作量大，僅靠檔案館自身力量來完成，周期長、效率低，必須依靠高效的組織實施，科學(xué)分解任務(wù)，檔案部門應(yīng)規(guī)定移交部門在移交檔案的同時必須提交按規(guī)范化的機讀檔案目錄。
　　企業(yè)各級檔案部門應(yīng)通過前期統(tǒng)籌規(guī)劃，全面推進館藏檔案電子目錄數(shù)據(jù)庫的建設(shè)工作，基本實現(xiàn)數(shù)字化檢索館藏檔案，提高服務(wù)質(zhì)量的同時，也滿足企業(yè)科研生產(chǎn)對檔案信息的不同需求。
　　3.2 傳統(tǒng)館藏檔案數(shù)字化
　　紙質(zhì)檔案的數(shù)字化是將傳統(tǒng)的檔案依據(jù)一定規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)轉(zhuǎn)化成數(shù)據(jù)庫可以識別和處理的結(jié)構(gòu)化信息，存儲在計算機存儲設(shè)備里，以便快速檢索，提高檔案信息利用率。需要檔案部門使用數(shù)碼相機、掃描儀、刻錄機、縮微設(shè)備，通過拍攝、掃描、縮微、光盤刻錄的方法，將全文或重點部分轉(zhuǎn)換成數(shù)字信息，再通過計算機、打印機、網(wǎng)絡(luò)將其顯示、保存、打印、傳輸出來。設(shè)計膠片、膠卷、磁帶等載體形式則需要通過一些專業(yè)設(shè)備進行轉(zhuǎn)錄、翻拍。館藏檔案的數(shù)字化，還需要大容量、高密度、高速度的存儲設(shè)備，如硬盤、光盤、磁盤陣列等，防止人為或自然的損害。為了保證性能穩(wěn)定，數(shù)據(jù)安全，還必須符合特定的需求，方便攜帶、運送和安裝，經(jīng)過數(shù)字化的傳統(tǒng)檔案信息資源可以通過光盤庫、磁盤陣列借助局域網(wǎng)通過檔案信息系統(tǒng)提供利用。

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