摘 要：現(xiàn)階段，隨著社會(huì)的發(fā)展，我國(guó)的現(xiàn)代化建設(shè)發(fā)展也突飛猛進(jìn)。檔案載體目前正面臨著一個(gè)新的變化，大量電子文件、電子簽名、電子檔案的涌現(xiàn)已經(jīng)對(duì)檔案工作產(chǎn)生影響。檔案工作規(guī)范化管理的重點(diǎn)也正在經(jīng)歷變革。這使得檔案工作規(guī)范化管理的內(nèi)容必然向檔案信息化的方向發(fā)展，沒(méi)有檔案信息化建設(shè)的有效管理，就談不上檔案工作規(guī)范化管理。要實(shí)現(xiàn)這一轉(zhuǎn)變，最有力的推手就是對(duì)開(kāi)展規(guī)范化管理的單位檔案進(jìn)行有效管理，借助計(jì)算機(jī)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、多媒體技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等現(xiàn)代信息技術(shù)，加強(qiáng)信息化建設(shè)。依據(jù)《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》，就檔案工作規(guī)范化管理而言，從信息化建設(shè)情況來(lái)看，信息化已越來(lái)越成為檔案工作規(guī)范化管理的關(guān)鍵程序和環(huán)節(jié)，在推進(jìn)檔案工作規(guī)范化管理時(shí)，目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、全文數(shù)據(jù)庫(kù)和多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)以及單位文檔一體化、自動(dòng)化管理工作、利用服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化工作的好壞，是決定檔案工作規(guī)范化管理水平高低的關(guān)鍵因素，現(xiàn)代檔案管理工作，沒(méi)有信息化的參與，就沒(méi)有規(guī)范化的檔案工作，檔案信息化建設(shè)已成為檔案工作規(guī)范化管理的必然要求。
　　關(guān)鍵詞：檔案信息化建設(shè)；規(guī)范化；管理
　　伴隨現(xiàn)代信息技術(shù)不斷發(fā)展和應(yīng)用，檔案管理工作也逐漸引入信息技術(shù)，不斷提高檔案信息化管理水平，更好地發(fā)揮輔助作用，提高檔案規(guī)范管理效率和檢索利用質(zhì)量，提升檔案信息資料最大化利用價(jià)值。檔案信息化建設(shè)需要結(jié)合檔案管理工作實(shí)際內(nèi)容，針對(duì)性進(jìn)行規(guī)劃設(shè)計(jì)和有序開(kāi)展，才能更好地提高信息融合共享水平。本文對(duì)檔案信息化建設(shè)基本內(nèi)容進(jìn)行了簡(jiǎn)要分析，結(jié)合檔案信息化建設(shè)方面存在的問(wèn)題，提出了加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)和檔案管理的具體對(duì)策，希望為不斷提升檔案科學(xué)化管理水平提供一定的借鑒或者幫助。
　　1 檔案管理簡(jiǎn)述
　　檔案在我國(guó)的發(fā)展歷程是非常長(zhǎng)的，但是檔案的發(fā)展卻并不是非常的完善，仍舊存在著很大的問(wèn)題，隨著現(xiàn)在檔案發(fā)展規(guī)模逐漸的擴(kuò)大，檔案的數(shù)量不斷地增加，使得檔案的工作量逐漸增大，檔案的種類也在不斷增加，檔案信息量也在不斷的更新和積累，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)逐漸開(kāi)始不適應(yīng)檔案的發(fā)展了，必須對(duì)檔案管理進(jìn)行創(chuàng)新，只有這樣才能讓檔案得到更好地發(fā)展，同時(shí)也能夠更好地滿足社會(huì)發(fā)展的需求，讓檔案的事業(yè)得到更好地發(fā)展，同時(shí)，針對(duì)現(xiàn)在檔案發(fā)展中存在的問(wèn)題也應(yīng)該給予積極地解決，只有這樣才能更進(jìn)一步的，促進(jìn)檔案的發(fā)展。
　　2 檔案信息化建設(shè)與規(guī)范化管理的問(wèn)題
　　2.1 隱私與安全困境
　　在互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代，大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用，隱私與安全困境是需要解決的實(shí)際問(wèn)題，現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題很多，一旦發(fā)生網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題就沒(méi)有任何隱私，當(dāng)重要的數(shù)據(jù)被泄露以后，會(huì)給用戶帶來(lái)一定損失。現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)安全管理技術(shù)對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全起到一定的保障作用，但大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用不能完全起到安全作用，尤其一些重要的檔案資料信息不能泄露，必須完善大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理中應(yīng)用的安全問(wèn)題，為完善檔案管理起到保障作用，這需要引起檔案管理工作者的重視。
　　2.2 人才方面的困難
　　大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用是時(shí)代發(fā)展的需要，這個(gè)檔案管理工作者帶來(lái)了一定的挑戰(zhàn)，這與傳統(tǒng)的檔案管理有一定的區(qū)別，需要檔案管理工作者不僅具有檔案管理的知識(shí)，同時(shí)需要具有一定的信息化管理能力。但現(xiàn)在檔案部門(mén)缺乏這方面復(fù)合型應(yīng)用技術(shù)人才。人才是檔案管理工作的核心因素，檔案管理職能提升需要人才，在大數(shù)據(jù)技術(shù)引進(jìn)的過(guò)程中，都缺少這方面的人才。解決人才問(wèn)題一方面引進(jìn)符合要求的高級(jí)技術(shù)人才，另一方面是現(xiàn)有人才進(jìn)行相關(guān)培訓(xùn)，提高其檔案管理的能力，保障大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理工作中的有效應(yīng)用，提高檔案管理的效率。
　　3 檔案信息化建設(shè)與規(guī)范化管理的措施
　　3.1 改革檔案數(shù)據(jù)收集方式
　　大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用，改變了檔案數(shù)據(jù)的收集方式。首先，檔案管理要發(fā)揮出信息化系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)，拓展檔案數(shù)據(jù)信息的類別，加大結(jié)構(gòu)化、半結(jié)構(gòu)化與非結(jié)構(gòu)化檔案數(shù)據(jù)信息的收集能力�，F(xiàn)在主要發(fā)揮計(jì)算機(jī)的功能，提高了檔案數(shù)據(jù)收集的效率。其次，逐步面向廣闊的信息資源，不斷加大對(duì)各種零散的、碎片式的檔案數(shù)據(jù)信息的收集能力，建立起關(guān)系型的數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)，實(shí)現(xiàn)對(duì)各種電子郵件、圖片、網(wǎng)頁(yè)等的非結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)信息的收集能力�，F(xiàn)在數(shù)據(jù)手段方式的多樣化，符合現(xiàn)代檔案管理的需要。
　　3.2 要大力推進(jìn)檔案資源信息化建設(shè)
　　開(kāi)展檔案規(guī)范化管理的單位要全面推進(jìn)文檔一體化建設(shè)，推進(jìn)檔案全文數(shù)字化工作。對(duì)于文檔一體化之前的檔案，要求文書(shū)檔案的保管期限為永久和長(zhǎng)期的檔案，要有計(jì)劃、分步驟地進(jìn)行全文數(shù)字化，豐富、完善檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。對(duì)于已經(jīng)建立文檔一體化信息管理體系的單位，要建立和完善OA系統(tǒng)，加強(qiáng)檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用，建立保證電子文件真實(shí)、可靠、準(zhǔn)確的有效工作機(jī)制，使得在電子政務(wù)和辦公自動(dòng)化環(huán)境中產(chǎn)生的大量電子文件能夠永久保存和方便利用。
　　3.3 提高基礎(chǔ)工作水平，促進(jìn)規(guī)范化管理科技含量
　　日常工作中要注重加強(qiáng)基礎(chǔ)工作，發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢(shì)，強(qiáng)調(diào)信息化應(yīng)用，我認(rèn)為檔案工作規(guī)范化方面，有部分是在網(wǎng)上進(jìn)行歸檔文件的前期管理，一般文件、工作動(dòng)態(tài)、信息簡(jiǎn)報(bào)等日常工作在網(wǎng)上發(fā)布，檔案室根據(jù)工作人員的工作職責(zé)分別設(shè)置個(gè)人權(quán)限，將信息發(fā)布系統(tǒng)按模塊授權(quán)給各部門(mén)負(fù)責(zé)人，發(fā)表、審核科室文件。檔案室根據(jù)文件辦理的情況，相應(yīng)歸檔，確定檔案的保管期限，開(kāi)展檔案的備份，按照規(guī)范化管理的要求，開(kāi)展電子檔案和實(shí)體檔案的管理。
　　3.4 調(diào)整管理方式，健全信息資源管理體系
　　在初步認(rèn)識(shí)到檔案信息化建設(shè)重要性的情況下，各單位要想促進(jìn)檔案信息化建設(shè)實(shí)現(xiàn)持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展，提高綜合建設(shè)效果，就應(yīng)該結(jié)合具體的情況分析檔案管理工作的基本情況，并制訂科學(xué)的管理方案，不斷提高管理信息化程度。通過(guò)分析檔案信息化建設(shè)背景下的檔案管理改革工作，能夠看出檔案管理信息化建設(shè)與傳統(tǒng)紙質(zhì)化檔案管理工作存在明顯的差異。在具體建設(shè)實(shí)踐中，各單位需要結(jié)合電子檔案和數(shù)字檔案的實(shí)際情況對(duì)管理工作加以調(diào)整，進(jìn)而構(gòu)建更加完善的管理體系，不斷提升綜合管理效能。一方面，各單位要結(jié)合檔案管理信息化建設(shè)的工作需求不斷完善管理制度，并結(jié)合制度規(guī)范制訂相應(yīng)的管理方案，對(duì)管理流程加以明確，確保在信息化管理模式下，如果其中一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)了管理問(wèn)題，能結(jié)合實(shí)際情況對(duì)各項(xiàng)管理措施加以調(diào)整，避免各環(huán)節(jié)問(wèn)題影響信息檔案的完整性，為檔案管理工作的穩(wěn)定發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。另一方面，各單位要不斷完善檔案信息管理制度以及法制化發(fā)展進(jìn)程，創(chuàng)新檔案綜合管理工作，在完善制度體系的前提下提高檔案管理工作的基本效能，保障檔案管理工作的綜合發(fā)展成效。
　　3.5 加強(qiáng)對(duì)檔案信息化建設(shè)工作的組織領(lǐng)導(dǎo)
　　要讓領(lǐng)導(dǎo)充分認(rèn)識(shí)檔案信息化建設(shè)的重要性，認(rèn)識(shí)到檔案信息化對(duì)各項(xiàng)工作創(chuàng)新與發(fā)展的重要作用，真正把檔案信息化建設(shè)工作擺上重要議事日程，成立專門(mén)的檔案信息化建設(shè)工作領(lǐng)導(dǎo)小組，并納入日常工作督導(dǎo)和考核。使檔案管理具備領(lǐng)導(dǎo)保證、人員保證、時(shí)間保證和經(jīng)費(fèi)保證，做到計(jì)劃有內(nèi)容，管理有舉措，工作有要求，經(jīng)費(fèi)有保障，這是加快檔案信息化建設(shè)的前提，也是檔案事業(yè)生存與發(fā)展的根本保證。同時(shí)，要加強(qiáng)對(duì)檔案工作的宣傳和應(yīng)用，提高全校教職員工對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)。
　　4 結(jié)語(yǔ)
　　綜上所述，在檔案發(fā)展的過(guò)程中信息技術(shù)對(duì)于其起到非常關(guān)鍵的作用，檔案管理相對(duì)與其他的行業(yè)而言是一項(xiàng)非常復(fù)雜的工作，為了更好地適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)地方發(fā)展的需求，檔案管理逐漸的開(kāi)始了檔案信息化建設(shè)，這對(duì)檔案的發(fā)展來(lái)講是一次非常重要的變革，關(guān)系到檔案的未來(lái)發(fā)展趨勢(shì)，信息化的應(yīng)用讓檔案管理的效率變得更高，不僅能夠讓檔案更好地為人們服務(wù)，也進(jìn)一步的促進(jìn)了社會(huì)的發(fā)展和進(jìn)步，讓檔案管理在社會(huì)發(fā)展中的地位得到了上升。
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