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        企業(yè)文書檔案管理信息化建設途徑探索

        發(fā)布時間:2019-08-13 來源: 感恩親情 點擊:


          摘 要:文書檔案工作在信息化建設中發(fā)揮日益重要的作用,主要體現(xiàn)在文書檔案不僅關系到企業(yè)日常問題處理、經(jīng)營活動等內(nèi)容,還會影響到企業(yè)管理決策。因此,企業(yè)做好文書檔案工作,強化文書檔案管理,推進文書檔案信息化建設,將有效提升企業(yè)競爭力,促進企業(yè)持續(xù)發(fā)展。
          關鍵詞:文書檔案管理;信息化建設;創(chuàng)新路徑
          在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營中,文書檔案與日常工作問題處理、領導決策等工作緊密相連,并在推動企業(yè)信息化建設過程中發(fā)揮著不可替代的作用。將信息技術廣泛運用于文書檔案管理中,將有效提升文書檔案管理效率。因此,企業(yè)應給予文書檔案工作更多支持,運用信息技術對文書檔案進行管理,借助現(xiàn)代化手段形成新型的數(shù)字化檔案。
          1 信息技術對文書檔案管理產(chǎn)生的影響
          信息技術的發(fā)展改變了文書檔案工作方式,也改變了文書檔案管理工作以往的固定管理模式,并產(chǎn)生了大量信息化工具,這些信息工具可有效地運用到檔案管理工作上。信息技術對文書檔案管理工作的影響主要體現(xiàn)在以下方面:
          1.1 信息技術對文書檔案內(nèi)容的影響
          互聯(lián)網(wǎng)時代下,信息技術為文書檔案信息處理工作提供了新的方式,文書檔案工作人員運用計算機系統(tǒng)進行信息分析和處理,實現(xiàn)了自動化處理,同時生成電子文件[1]。計算機系統(tǒng)的出現(xiàn),使得傳統(tǒng)的文書檔案發(fā)生了形式上的改變,現(xiàn)如今的文書檔案不再僅限于紙質(zhì)檔案,電子記錄輔助傳統(tǒng)檔案管理和純粹電子檔案管理已成為檔案管理的主要內(nèi)容。同時,信息技術促使電子文件信息擺脫了傳統(tǒng)信息處理的限制,對文書檔案管理而言,存儲方面更為及時、便捷、安全。
          1.2 信息技術對文書檔案本質(zhì)屬性的影響
          信息技術的產(chǎn)生,使得文書檔案的本質(zhì)屬性發(fā)生了變化:檔案信息的核心是原始記錄,同時也是檔案信息的主要內(nèi)容。在文書檔案信息使用和查閱中,檔案信息沒有了草稿與印稿的區(qū)別,電子文件轉(zhuǎn)換為PDF、JPG等形式的文件內(nèi)容,更好地將檔案信息實時存儲起來,保證了文書檔案信息的完整性。
          1.3 信息技術對檔案內(nèi)容形式的影響
          電子文件管理包括:生成、收集、歸檔、保管這些過程。電子文件生成中,首先要保證相應文書檔案信息的原始性和完整性,了解文書檔案數(shù)據(jù)類型,確保電子文件信息的可追溯性和質(zhì)量,保證文書檔案內(nèi)容與描述一致。通過加強信息技術的運用,運用信息技術將現(xiàn)有的文件內(nèi)容轉(zhuǎn)化為其他形式的文件,可實現(xiàn)對檔案工作流程的全過程監(jiān)控。
          2 當前文書檔案管理信息化建設中的主要問題
          2.1 文書檔案管理流程不夠規(guī)范
          在企業(yè)文書檔案管理過程中,部分檔案管理人員整理檔案內(nèi)容的方式固定、工作流程不夠規(guī)范,還有一些人員在整理文書檔案信息環(huán)節(jié)時,不能采用先進技術分析并整理,沒有實現(xiàn)文書檔案整理過程的規(guī)范化、流程化。
          由于企業(yè)信息化應用建設進展緩慢,給文書檔案管理工作造成了一定困擾,目前還有部分企業(yè)內(nèi)部文書檔案內(nèi)容的準確性達不到崗位工作要求。
          2.2 對文書檔案的保護不夠
          因為檔案資源有限,部分企業(yè)在檔案管理過程中不能采用信息化技術提升管理。從企業(yè)實際管理過程中發(fā)現(xiàn),因為對文書檔案的保護不到位,檔案內(nèi)容殘缺、信息不完整,損壞嚴重,加上沒有進行信息化存儲,更是無法發(fā)揮文書檔案的指導作用,體現(xiàn)不了文書檔案的運用價值[2],甚至直接影響到企業(yè)發(fā)展。
          2.3 文書檔案管理制度不夠完善
          現(xiàn)行的文書檔案管理制度不夠完善,缺乏對檔案管理制度信息化建設內(nèi)容;加上對于員工的管理不夠嚴格,沒有發(fā)揮出檔案管理制度應有的作用。比如檔案人員管理機制、文書檔案人員管理、績效考核制度內(nèi)容不夠細化,不能很好的發(fā)揮出制度的約束及管理作用,從而導致文書檔案管理工作效率提不上去,影響到信息化建設的健康
          發(fā)展。
          3 做好文書檔案管理信息化建設工作途徑探索
          3.1 加強文書檔案信息化建設管理
          加大信息化建設的投入,一是借用現(xiàn)代科學技術,更新文書檔案管理需要的硬件設備設施,提升信息檔案管理的支撐。二是借助互聯(lián)網(wǎng)、計算機等工具,將信息技術廣泛滲透在檔案信息的分析和整理中,進一步明確現(xiàn)代科技的運用優(yōu)勢,提升信息技術在文書檔案管理中運用的有效性。
          3.2 確定文書檔案工作流程管理
          文書檔案是在行政管理事務中產(chǎn)生的,作為通用文書轉(zhuǎn)化后的主要形式。文書檔案主要包括命令、指令、報告、通知、布告、決定、信函、簡報、會議記錄、工作總結(jié)等內(nèi)容,在明確文書檔案工作內(nèi)容之后,及時規(guī)范文書檔案工作流程,提升檔案人員管理意識[3]。
          1)信息化建設中,補充文書檔案工作步驟。將部門管理人員和基層員工組織起來,分析文書檔案工作的創(chuàng)新模式,共同探討信息化建設的創(chuàng)新路徑。在整理文書檔案信息的環(huán)節(jié),對同一類型文書檔案內(nèi)容進行有效分析,積極了解相關檔案資源的聯(lián)系性,實現(xiàn)對文書檔案內(nèi)容的統(tǒng)一保存和查詢,也為文書檔案管理信息化建設提供有效的技術支撐。
          2)在檔案移交環(huán)節(jié),文書檔案收集人員要依據(jù)文書檔案管理制度要求,將相應的文書檔案及時移交給檔案室,便于檔案室人員及時檢查這些檔案材料是否符合歸檔要求、檔案信息內(nèi)容是否完整、有效,檔案室人員檢查無誤后,共同辦理移交手續(xù),促進文書檔案材料的及時歸檔。
          3)在檔案整理環(huán)節(jié),檔案室管理人員要認真確定文書檔案的編號、分類、保管期限等內(nèi)容,認真編制文書檔案目錄,及時將這些檔案歸類整理。除此之外,還要進一步開發(fā)檔案信息系統(tǒng),以便提高檔案資源的利用率。
          3.3 提高對文書檔案管理信息化的正確認識
          文書檔案是企業(yè)檔案的重要內(nèi)容之一,是通用文書的一種特殊形式。檔案信息化是企業(yè)發(fā)展的必然趨勢,因此,企業(yè)員工要提高認識,根據(jù)實際情況對相應資料信息進行分析和整理,提高文書檔案信息收集的完整性、內(nèi)容的有效性和時效性。在文書檔案管理信息化的過程中,檔案管理人員要意識到整理、利用文書檔案不僅是自己的本職工作,更是企業(yè)的重要管理內(nèi)容,要堅持實用性、邏輯性、歷史性等原則,將檔案及時分類,有針對性的整理和存檔,提高檔案利用率和信息化管理技術。

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