摘要：隨著高校不斷發(fā)展，高校的檔案信息資源越來越多。高校教學檔案是高校在教育教學實踐與研究和管理活動中，直接形成的具有保存價值的文字、圖表、實物、聲像、計算機軟件等不同載體的文件材料的總和，全方位反映了學校的辦學實力和辦學水平。因此，必須要加強對高校檔案管理的重視。在數(shù)字化時代，利用信息化技術開展高校教學檔案管理是十分必要且重要的。本文對當前高校教學檔案信息管理常見問題進行了分析，并且提出高校檔案信息化管理策略，旨在提高高校發(fā)展水平。
　　關鍵詞：數(shù)字化;教學檔案;信息化建設
　　引言
　　教學檔案管理是高校的重要工作之一，是對高校教育教學過程中產(chǎn)生的各種信息資源進行收集、整理、存儲，并對各種檔案信息進行利用的過程。在高校教學檔案管理過程中，管理制度是否健全、檔案管理方法是否先進，都會對檔案管理水平造成極大影響。在當前時代背景下，高校教學檔案信息化建設是一個必要過程，也是檔案管理過程中最重要的任務。針對當前高校教學檔案信息化建設過程中存在的問題，必須要完善管理制度，統(tǒng)一信息化檔案的格式、存儲方式，確保檔案管理水平不斷提升，為高校發(fā)展工作提供支持與幫助。
　　一、數(shù)字化時代高校教學檔案信息化建設的背景
　　高校教學檔案是高校在教育教學實踐與研究和管理活動中，直接形成的具有保存價值的文字、圖表、實物、聲像、計算機軟件等不同載體的文件材料的總和，全方位反映了學校的辦學實力和辦學水平。
　　在科技飛速發(fā)展的時代下，作為電子公務活動的必然產(chǎn)物，電子文件在高校教學、科研和管理活動中應用得越來越廣泛，并發(fā)揮著越來越重要的作用。教學檔案是高校檔案的主體、核心和重點，它能夠為教學活動提供更準確、更完整的教學信息，有效提高和保證教學質(zhì)量，為教學評估提供方便快捷的教學資料，但與其重要性相悖的是，高校教學檔案管理手段和服務方式仍然相對傳統(tǒng)，難以滿足教學活動日益增長的發(fā)展需求，跟不上數(shù)字化時代發(fā)展的節(jié)奏，這對高校教學檔案的管理可謂是一個不小的挑戰(zhàn)。
　　因此，高校應更加重視教學檔案管理工作，本著統(tǒng)一、規(guī)范、安全的基本原則，積極推進檔案信息化建設，不斷加強信息技術的應用，推動教學檔案管理逐漸由紙質(zhì)檔案和實體保管轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案和數(shù)字化保管，從管理檔案逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案服務。
　　二、高校教學檔案管理現(xiàn)狀和存在的問題
　　目前部分院校已經(jīng)開始了教學檔案信息化建設工作，有的已經(jīng)編制了更具本校特色的獨立的教學檔案管理系統(tǒng)。比如清華大學建設的清華同方數(shù)字圖書館，南開大學建設的“南大之星”多媒體檔案網(wǎng)絡管理系統(tǒng)等，為本校的檔案管理工作奠定了堅實的基礎。然而，還有一些高校對檔案信息化管理的重要性認識不強，存在基礎設施簡陋等問題，高校檔案信息化管理水平還有待提高。具體來講，當前高校教學檔案信息化建設過程中面臨的問題主要有以下幾個方面。
　　1.對檔案管理的認知程度不夠
　　檔案管理工作是經(jīng)濟社會發(fā)展過程中的一個基礎任務，任何一個行業(yè)都必須重視檔案管理，對檔案資源進行充分利用，促進本單位發(fā)展。高校教學科研過程中形成的檔案資源十分豐富，這也是高校發(fā)展的重要基礎，但有的管理人員對檔案工作的重視程度不夠，對檔案管理的認知依舊停留在傳統(tǒng)觀念上，只注重傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的整理和保存，且缺乏與其他工作的融合，這極大地影響了檔案管理水平的提升。此外，當前高校對檔案管理缺乏長遠眼光，只是從短期角度出發(fā)對檔案資源進行管理。
　　2.設施設備條件不足
　　隨著信息技術應用得越來越廣泛，一些傳統(tǒng)的檔案管理方法逐漸會被數(shù)字化方法取代，檔案管理工作數(shù)字化發(fā)展趨勢將不可阻擋。然而，目前高校教學檔案信息化建設中，硬件設備配備上存在不足，軟件基礎也十分薄弱，檔案信息化管理水平較低。
　　3.檔案管理制度不健全
　　在檔案信息化管理過程中，必須要積極加強對檔案管理制度的規(guī)范，以制度為引領，不斷提高檔案管理水平。但目前有的高校檔案信息化建設還處于起步階段，信息化檔案的收集、整理規(guī)范還不夠明確，導致各種檔案信息資源混亂，不利于檔案信息資源的利用。
　　三、數(shù)字化時代高校教學檔案信息化發(fā)展策略
　　在數(shù)字化時代，高校教學檔案信息化建設的基礎就是要運用大數(shù)據(jù)等各種現(xiàn)代技術，運用現(xiàn)代化管理手段，改善檔案管理環(huán)境。要對教學檔案建設的實際情況進行分析，形成書面報告，總結(jié)出當前檔案信息化發(fā)展的要求，并對具體問題進行解決。比如在教學檔案信息化建設過程中，要具體分析如何將檔案管理系統(tǒng)與辦公自動化系統(tǒng)融合起來，既要能實現(xiàn)檔案信息資源的數(shù)字化、自動化發(fā)展，還要能促進高校檔案服務遠程化發(fā)展。
　　高校檔案信息化建設，可以從以下幾方面著手。
　　1.面向未來，推動教學檔案體系建設
　　為了促進教學水平不斷提升，高校要以一種長期的、發(fā)展的、面向未來的、服務教學的眼光來看待教學檔案信息化建設工作�？梢浴耙栽u促建”思想為基礎，不斷提高教學檔案管理水平。比如，高校領導要加強對教學檔案信息化建設的重視，想方設法為檔案部門配備先進的計算機設備，選用計算機方面的專業(yè)人才，把檔案信息化管理工作納入單位年度考核內(nèi)容，并對完成情況進行適當獎懲，以此促進全校的教學檔案信息化建設。此外，教育行政部門也要積極參與進來，與校內(nèi)外專家組成專業(yè)的考核隊伍，推動高校數(shù)字化教學檔案體系的建設工作。
　　2.建立各項專題數(shù)據(jù)庫
　　專題數(shù)據(jù)庫是高校檔案資源建設的主要內(nèi)容。高校的教學檔案更偏重于教學、科研，而且不同的學科有不同的研究方向，所以要建立專題數(shù)據(jù)庫，主要包括檔案全文數(shù)據(jù)庫、檔案目錄數(shù)據(jù)庫、光盤數(shù)據(jù)庫、多媒體數(shù)據(jù)庫等。從具體內(nèi)容上來說，這些數(shù)據(jù)庫包括檔案文獻數(shù)據(jù)庫、論文數(shù)據(jù)庫、科研獲獎成果數(shù)據(jù)庫、科研專利數(shù)據(jù)庫等，以此為高校的教學科研發(fā)展提供理論支持。
　　3.加強數(shù)字檔案安全管理

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