东方亚洲欧a∨人在线观看|欧美亚洲日韩在线播放|日韩欧美精品一区|久久97AV综合

        公文檔案信息化建設(shè)的研究探討

        發(fā)布時(shí)間:2019-08-13 來源: 感恩親情 點(diǎn)擊:


          摘 要 隨著單位內(nèi)外部交流愈發(fā)的頻繁,信息資源的數(shù)量有了顯著增加,各種公文檔案出現(xiàn)在單位辦公當(dāng)中。如何提升公文檔案管理質(zhì)量,使公文檔案的管理符合規(guī)范化、科學(xué)化和合理化的要求,更好地為單位創(chuàng)造出經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。是現(xiàn)階段單位檔案管理人員需要研究的重要課題。信息技術(shù)在處理信息資源層面具有天然的優(yōu)勢(shì),信息技術(shù)能夠高效快速地對(duì)信息資源進(jìn)行分析、處理和歸類。因此,許多單位開始探索將信息技術(shù)這一有力抓手融入檔案服務(wù)領(lǐng)域。
          關(guān)鍵詞 公文檔案;安全;信息化;管理體制
          1 公文檔案信息化建設(shè)概括
          進(jìn)入21世紀(jì)以后,無論是科學(xué)技術(shù)還是生產(chǎn)方式都發(fā)生了巨大的變革,信息化的浪潮席卷全球,信息技術(shù)成為人類提高生產(chǎn)效能的重要資源,成為發(fā)展的生產(chǎn)力因素。正是基于這樣的背景,各行各業(yè)都開始探索利用信息技術(shù)來提升生產(chǎn)效率,改變生產(chǎn)力結(jié)構(gòu),進(jìn)而為單位提供更多的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益[1]。公文檔案管理領(lǐng)域同樣如此,公文檔案管理的成效會(huì)直接影響單位對(duì)信息資源的利用效率。所謂公文檔案信息化建設(shè),就是將信息技術(shù)合理的運(yùn)用到公文檔案管理當(dāng)中,提升公文檔案信息服務(wù)的水平,減輕單位檔案管理人員工作負(fù)擔(dān)。
          公文檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)性工程,這項(xiàng)工作的開展需要遵循一定的規(guī)律和基本原則。具體而言,檔案管理人員利用信息技術(shù)融入到公文檔案管理中時(shí),應(yīng)當(dāng)遵循以下原則:第一,服務(wù)導(dǎo)向?yàn)樵瓌t。公文檔案作為一種信息資源,對(duì)其進(jìn)行管理的根本目的在于服務(wù)單位各項(xiàng)工作,為單位制定工作計(jì)劃和進(jìn)行決策提供相應(yīng)的依據(jù)。第二,系統(tǒng)性原則,公文檔案信息化建設(shè)是一個(gè)系統(tǒng)工程,內(nèi)部的各項(xiàng)要素都需要加以優(yōu)化,只有全方位的進(jìn)行信息化建設(shè),才能真正凸顯信息化建設(shè)的成效,才能使公文檔案信息化建設(shè)工作具有可持續(xù)性。第三,可操作性原則。公文檔案信息化建設(shè)需要符合單位的檔案實(shí)際工作,不能與檔案實(shí)際工作情形脫軌。除此之外,信息化建設(shè)的需要循序漸進(jìn),單位在開展信息化建設(shè)時(shí),無論是人力投入,還是財(cái)力與物力投入,都需要一步一步開展[1]。
          2 公文檔案信息化建設(shè)存在的問題
          2.1 缺乏宏觀體制的指導(dǎo)
          公文檔案信息化建設(shè)較為復(fù)雜,需要相應(yīng)的宏觀管理體制加以約束,才能使這項(xiàng)工作做到規(guī)范化、科學(xué)化和合理化,F(xiàn)實(shí)生活中,部分單位沒有建立相應(yīng)的宏觀管理體制,仍然沿用傳統(tǒng)的檔案管理機(jī)制,導(dǎo)致檔案管理的各項(xiàng)內(nèi)容與方式與實(shí)際工作狀況不相匹配。除此之外,實(shí)踐中崗位安排以及培訓(xùn)機(jī)制上不健全,沒有充分發(fā)揮人力資源管理的優(yōu)勢(shì),無法實(shí)現(xiàn)人力資源利用效能的最大化。例如,許多單位比較重視對(duì)檔案管理人員進(jìn)行現(xiàn)代檔案管理理論培訓(xùn),忽視對(duì)檔案管理人員進(jìn)行信息技術(shù)的培訓(xùn),檔案管理人員在信息化建設(shè)中對(duì)信息技術(shù)的運(yùn)用層次較低。
          2.2 安全隱患
          事物的兩面性決定了信息技術(shù)在優(yōu)化檔案服務(wù)模式的同時(shí),也埋下了一些安全隱患。公文檔案中的內(nèi)容往往與單位的日常工作息息相關(guān),涉及單位日常活動(dòng)的方方面面。公文檔案中部分內(nèi)容涉及單位的工作機(jī)密,涉及大量的個(gè)人隱私,一旦被不法分子竊取、篡改后,無疑會(huì)給單位造成巨大的損失。一方面,信息化建設(shè)以計(jì)算機(jī)這一硬件設(shè)施為載體,這就決定了電腦病毒、黑客和木馬等程序一旦侵入到計(jì)算機(jī)當(dāng)中,就很容易威脅公文檔案的檔案安全。另一方面,現(xiàn)實(shí)生活中部分單位對(duì)于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中的檔案安全不夠重視,只是單純地利用防火墻和殺毒軟件等技術(shù)來防止病毒的入侵,長(zhǎng)此以往可能會(huì)對(duì)單位檔案安全帶來不可預(yù)測(cè)的影響[2]。
          3 公文檔案信息化及建設(shè)路徑
          3.1 健全管理體制
          單位必須著眼于本單位發(fā)展?fàn)顩r,根據(jù)檔案管理工作的需要來搭建管理體制。筆者認(rèn)為,以下兩個(gè)方面尤為重要[2]。一方面,培訓(xùn)機(jī)制的搭建。檔案信息化建設(shè)是信息技術(shù)與現(xiàn)代檔案管理理論的集合體,需要檔案管理人員具備一定信息技術(shù)運(yùn)用能力,需要檔案管理人員具備主觀能動(dòng)性和創(chuàng)新意識(shí)。因此,單位有必要優(yōu)化培訓(xùn)內(nèi)容,重視信息技術(shù)運(yùn)用的培訓(xùn)。另一方面,績(jī)效考核機(jī)制的優(yōu)化。檔案信息化建設(shè)需要耗費(fèi)大量的人力,檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)也會(huì)加重。尤其是在檔案信息化建設(shè)初期,檔案管理人員需要對(duì)大量的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)化處理。因此,單位要優(yōu)化績(jī)效考核內(nèi)容,細(xì)化績(jī)效考核的各項(xiàng)指標(biāo),充分調(diào)動(dòng)檔案管理人員的主觀能動(dòng)性?偠灾,管理體制的構(gòu)建要符合實(shí)際工作狀況,不能一味沿用傳統(tǒng)的檔案管理體制,而是應(yīng)當(dāng)由針對(duì)性地對(duì)管理體制中的內(nèi)容加以優(yōu)化。
          3.2 重視公文檔案安全管理
          在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下,病毒程序?qū)臋n案威脅巨大,有必要多途徑的對(duì)公文檔案進(jìn)行安全管理。首先,實(shí)現(xiàn)云儲(chǔ)存自動(dòng)備份。所謂云儲(chǔ)存自動(dòng)備份,就是單位與相應(yīng)的云儲(chǔ)存軟件商進(jìn)行合作,將云儲(chǔ)存端與本單位的檔案管理系統(tǒng)連接在一起后,公文檔案能夠自動(dòng)在云儲(chǔ)存端進(jìn)行備份。公文檔案即使被篡改、遺失之后,也能在云儲(chǔ)存端迅速找到公文檔案。其次,利用內(nèi)網(wǎng)進(jìn)行公文檔案管理,減少病毒入侵的風(fēng)險(xiǎn)。單位可以利用內(nèi)網(wǎng)專門對(duì)公文檔案進(jìn)行管理,利用外網(wǎng)來進(jìn)行公文檔案服務(wù),將檔案管理與檔案服務(wù)加以區(qū)分。最后,單位也要綜合利用防火墻、殺毒軟件、信息加密以及訪問權(quán)限等方式來提升檔案管理的安全性,明確涉密檔案的訪問權(quán)限,對(duì)涉密檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)碼和加密,才能真正保證單位公文檔案的安全。
          4 結(jié)束語
          不論是傳統(tǒng)檔案管理模式,還是新型信息化管理模式,公文檔案的最終目標(biāo)都是服務(wù)于單位各項(xiàng)工作的開展。在公文檔案信息化建設(shè)過程中,要把信息技術(shù)放在首位,以創(chuàng)新檔案管理方式為中心,加大公文檔案信息資源與信息技術(shù)的整合與共享,拓寬公文檔案的服務(wù)路徑。公文檔案信息化建設(shè)是大勢(shì)所趨,是檔案事業(yè)發(fā)展的必然要求,未來隨著人工智能技術(shù)以及大數(shù)據(jù)技術(shù)的深入發(fā)展,公文檔案信息化建設(shè)會(huì)邁向更高的層次。公文檔案信息化建設(shè)是值得關(guān)注的一個(gè)研究課題,由于筆者分析資料能力有限,文中難免存在疏漏,亟待今后進(jìn)一步深入研究。
          參考文獻(xiàn)
          [1] 孫錫銘.淺析信息化建設(shè)項(xiàng)目中的檔案管理系統(tǒng)建設(shè)[J].中國(guó)管理信息化,2018,21(18):176-177.
          [2] 王詩(shī)堯.大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案信息化管理[J].世界最新醫(yī)學(xué)信息文摘,2018,18(83):194.
          作者簡(jiǎn)介
          武迎萍(1979-),女,山西省呂梁市汾陽(yáng)市人;畢業(yè)院校:江西九江學(xué)院,學(xué)歷:本科,助理館員,研究方向:業(yè)務(wù)檔案,辦公。

        相關(guān)熱詞搜索:信息化建設(shè) 公文 探討 檔案 研究

        版權(quán)所有 蒲公英文摘 smilezhuce.com