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        淺談新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)

        發(fā)布時(shí)間:2019-08-14 來源: 感恩親情 點(diǎn)擊:


          摘 要:現(xiàn)代社會(huì)進(jìn)步和發(fā)展下,事業(yè)單位改制逐漸深化,推行市場(chǎng)化管理方式,經(jīng)濟(jì)參與到市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)。在這樣的背景下,事業(yè)單位的檔案需求量不斷增長(zhǎng),傳統(tǒng)的管理方式局限性較大,人工耗量較大,嚴(yán)重影響到檔案管理水平。通過信息技術(shù)的應(yīng)用,提升檔案管理信息化水平,有助于推動(dòng)業(yè)務(wù)變革,降低人工勞動(dòng)強(qiáng)度的同時(shí),切實(shí)提升檔案管理信息化水平,為事業(yè)單位管理和決策提供可靠依據(jù)。因此對(duì)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)行分析,提出有效措施,推動(dòng)事業(yè)單位長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。事業(yè)單位作為社會(huì)經(jīng)濟(jì)持續(xù)增長(zhǎng)的重要組成部分,隨著事業(yè)單位改革和發(fā)展下,檔案總量逐漸增長(zhǎng)。作為事業(yè)單位內(nèi)部管理工作的主要內(nèi)容,檔案管理借助信息技術(shù)開展工作,可以有效提升檔案管理信息化水平,降低人工勞動(dòng)強(qiáng)度,提升檔案管理工作效率和質(zhì)量,為事業(yè)單位管理和決策提供可靠依據(jù)。尤其是計(jì)算機(jī)技術(shù)快速發(fā)展,逐漸衍生出眾多先進(jìn)的檔案管理軟件,促使事業(yè)單位檔案管理工作逐漸朝著信息化和技術(shù)化方向發(fā)展。加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè),可以為后續(xù)工作提供支持,帶來更大的經(jīng)濟(jì)效益。
          關(guān)鍵詞:事業(yè)單位;檔案管理;公共服務(wù)
          在事業(yè)單位管理中,檔案可以準(zhǔn)確記錄工作和活動(dòng)軌跡,將事業(yè)單位的發(fā)展歷程體現(xiàn)出來,同時(shí)也是事業(yè)單位進(jìn)行工作決策最為重要的依據(jù)。檔案管理工作的水平直接影響到事業(yè)單位的整體管理效率,進(jìn)而對(duì)事業(yè)單位的健康發(fā)展造成直接影響,因此在新時(shí)代新形勢(shì)下必須抓好檔案管理工作的部署,提升管理效率和庫存檔案利用率,做好科學(xué)化管理。
          1 事業(yè)單位檔案的主要特征
          事業(yè)單位是通過政府應(yīng)用國(guó)有資產(chǎn)而設(shè)立的,一般指的是從事科教文衛(wèi)等事業(yè)的社會(huì)服務(wù)組織,事業(yè)單位由于其屬于的行業(yè)性質(zhì)區(qū)別,對(duì)其進(jìn)行檔案管理不僅僅涉及到多方面多層次,也涉及到人事、財(cái)務(wù)、聲像等諸多類別及國(guó)家各個(gè)行業(yè)的機(jī)密文件,所以作為事業(yè)單位檔案有著保密性,要求對(duì)其進(jìn)行保密,避免出現(xiàn)機(jī)密文件的泄漏情況。
          2 公共服務(wù)性
          事業(yè)單位負(fù)責(zé)對(duì)社會(huì)各行各業(yè)的信息做好匯總工作,形成多種規(guī)范性文件檔案,由于這些信息無法促使社會(huì)市場(chǎng)參與到資源配置中,需要借助事業(yè)單位做好檔案管理工作,事業(yè)單位通常不屬于政府序列機(jī)構(gòu),國(guó)家設(shè)置具有公益性事業(yè)性質(zhì)的機(jī)構(gòu)-檔案館,檔案館不具備盈利性質(zhì),管理的檔案一般是服務(wù)于國(guó)家機(jī)關(guān)、個(gè)人以及事業(yè)單位,可無償提供信息查詢,借閱以及咨詢等服務(wù),并且服務(wù)于社會(huì),服務(wù)于民生,具備著公共服務(wù)的性質(zhì)。
          3 做好事業(yè)單位檔案管理的措施
          有效提升管理人員的專業(yè)化水平。在事業(yè)單位各項(xiàng)業(yè)務(wù)管理中,檔案管理作為一項(xiàng)專業(yè)技術(shù)性較高的工作,不僅要求檔案管理人員有一定的文化水準(zhǔn),掌握相關(guān)的管理專業(yè)基礎(chǔ)知識(shí),拓寬知識(shí)面,學(xué)習(xí)同檔案工作與之相關(guān)的經(jīng)濟(jì)、歷史、哲學(xué)以及科技等知識(shí),尤其是學(xué)習(xí)應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù),采取較為先進(jìn)的檔案管理措施,適應(yīng)時(shí)代的需要。在進(jìn)行檔案管理過程中,檔案管理人員不僅要具備嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度,更要具備強(qiáng)烈的事業(yè)心責(zé)任感,增加對(duì)各行各業(yè)各領(lǐng)域知識(shí)的了解和掌握,適應(yīng)時(shí)代要求較快的掌握全新的技能。掌握信息化、網(wǎng)絡(luò)化等管理技能。當(dāng)前,計(jì)算機(jī)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在社會(huì)各行各業(yè)領(lǐng)域中得到廣泛應(yīng)用,有效的提升了辦事效率,進(jìn)而給各項(xiàng)工作的順利開展提供了便利快捷,對(duì)于檔案管理者來說信息化管理、數(shù)字化管理以及網(wǎng)絡(luò)化管理則是新形勢(shì)下對(duì)檔案工作的一般要求,應(yīng)用計(jì)算機(jī)無紙化管理系統(tǒng)和系統(tǒng)管理已成為目前事業(yè)單位檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)。我們應(yīng)當(dāng)在做好信息化技術(shù)硬件設(shè)施的引進(jìn)工作的同時(shí),依據(jù)其發(fā)展現(xiàn)狀選擇合理的計(jì)算機(jī)設(shè)備,推進(jìn)數(shù)字化檔案管理進(jìn)程,實(shí)現(xiàn)人事檔案數(shù)字化管理,給人事檔案管理屬于全新的發(fā)展理念。不斷完善檔案管理制度。事業(yè)單位在檔案管理過程中,應(yīng)當(dāng)依照《檔案法》的有關(guān)規(guī)定,制定相關(guān)規(guī)章制度,逐步完善內(nèi)部管理制度,確保檔案管理工作的有序推進(jìn)。在進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)管理時(shí)要注重將日常經(jīng)驗(yàn)應(yīng)用到業(yè)務(wù)辦理中,根據(jù)上級(jí)制定的規(guī)范性文件要求,做好日常業(yè)務(wù)處理及檔案管理工作,要根據(jù)不同地區(qū)特點(diǎn)、側(cè)重點(diǎn)和歷史淵源,總結(jié)出本地區(qū)本部門的相關(guān)檔案管理措施。加大對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作的支持力度。政府相關(guān)部門要根據(jù)國(guó)家檔案管理的法律法規(guī)和規(guī)章制度,抓好檔案隊(duì)伍建設(shè),經(jīng)常性做好對(duì)檔案管理部門的工作指導(dǎo)及監(jiān)督,做好相關(guān)部門之間的溝通和交流,抓好工作培訓(xùn),積極宣傳檔案管理工作的重要性和檔案的意義。注意發(fā)揮先鋒模范者的帶頭作用,抓兩頭帶中間,發(fā)揮以點(diǎn)帶面的效果,有效提升單位的管理水平,例如:海陽市檔案局通過評(píng)選檔案管理先進(jìn)單位,立標(biāo)桿樹典型,帶動(dòng)其他檔案管理不規(guī)范的事業(yè)單位的發(fā)展和整改,促使其學(xué)有借鑒,趕有方向。同時(shí)作為政府相關(guān)部門要采取措施,進(jìn)行深入事業(yè)單位進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo),實(shí)現(xiàn)針對(duì)性強(qiáng)與檔案工作制度相符合的管理,不斷推進(jìn)事業(yè)單位檔案管理向規(guī)范化發(fā)展。不斷優(yōu)化檔案管理模式。隨著檔案信息化及電子化管理模式的發(fā)展可以推擠管理水平和效率的提升,在目前的工作和生活中應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)化的范圍也在慢慢拓寬,互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)發(fā)展趨勢(shì)良好,在進(jìn)行檔案管理中,要求同時(shí)代發(fā)展步伐相匹配,作為事業(yè)范圍不僅僅要求對(duì)檔案原版文件進(jìn)行歸檔,同時(shí)也要求提升工作效率,推進(jìn)提升檔案管理的精準(zhǔn)性。應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)化信息平臺(tái),有效檔案的傳輸以及查閱。因此,事業(yè)單位要求注重將之前的檔案管理措施進(jìn)行改善,同時(shí)引進(jìn)一些全新的技術(shù)以及設(shè)備,實(shí)現(xiàn)對(duì)管理模式的完善,推進(jìn)提升其管理水平,也可以給以后的發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。優(yōu)化網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行,實(shí)現(xiàn)資源共享。當(dāng)前電子檔案在事業(yè)單位管理中逐漸發(fā)展成為主流,將電子文件的形式進(jìn)行收發(fā)文、存取檔,可以實(shí)現(xiàn)查閱和調(diào)取檔案的有效管理。在目前現(xiàn)代化多媒體技術(shù)逐漸發(fā)展下,電子文檔的發(fā)展趨勢(shì)良好,可以替代紙質(zhì)版的趨勢(shì),應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)處理文件已經(jīng)變?yōu)榱烁餍袠I(yè)和領(lǐng)域發(fā)展的常態(tài)。特別是對(duì)檔案管理工作而言,傳統(tǒng)人工管理已經(jīng)不能適應(yīng)大數(shù)據(jù)管理的需求,容易出現(xiàn)一定問題,但是計(jì)算機(jī)處理則有著諸多優(yōu)勢(shì),所以檔案管理要求同目前現(xiàn)代化管理模式相適應(yīng),事業(yè)單位要求逐漸健全檔案管理的局域網(wǎng),促使檔案信息以及數(shù)字資料之間進(jìn)行共享,可以給檔案室以及與之相關(guān)的科室來搭建信息橋梁,推進(jìn)提升事業(yè)單位檔案管理的精準(zhǔn)度、規(guī)范性以及科學(xué)性。推進(jìn)提升檔案的應(yīng)用效果。在事業(yè)單位檔案管理中人事檔案作為重要構(gòu)成部分,其本質(zhì)則是對(duì)材料和信息進(jìn)行保管以及核對(duì),為了推進(jìn)提升管理工作質(zhì)量,要求保證檔案中的每一個(gè)信息和材料的準(zhǔn)確性。在檔案管理中對(duì)缺失的信息及時(shí)補(bǔ)充,將一些同實(shí)際情況不符合、真實(shí)性有著問題的檔案積極同相關(guān)人員進(jìn)行聯(lián)系,以事業(yè)單位發(fā)展具體需求,同時(shí)考慮到人事檔案的基本功能,推進(jìn)提升應(yīng)用質(zhì)量,并且對(duì)人事檔案中的重點(diǎn)部分特殊保存,對(duì)人事檔案的內(nèi)容盡量做到分類和細(xì)化,實(shí)現(xiàn)檔案質(zhì)量和內(nèi)容深入的提升及擴(kuò)展,將廢檔率降到最低,實(shí)現(xiàn)人事檔案的完整應(yīng)用,突出實(shí)用性,確保管理效率和服務(wù)質(zhì)量的全面提升。

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