摘 要：本文結(jié)合人事管理工作的實際，以我校為例，基于Access數(shù)據(jù)庫平臺，設(shè)計開發(fā)適宜高校人事管理信息系統(tǒng)，為學(xué)校人事管理構(gòu)建一個有效的人事信息平臺，實現(xiàn)人事數(shù)據(jù)的高效、安全、方便實用的查詢和管理，提高了人事管理的效率。
　　關(guān)鍵詞：ACCESS；人事管理系統(tǒng)；設(shè)計
　　
　　 人事信息管理、統(tǒng)計分析是人事部門一項重要的常規(guī)性工作，數(shù)據(jù)管理的好壞直接影響到人事管理工作的效率和質(zhì)量；人事信息具有更新快、復(fù)雜瑣碎的特點，實際管理過程中，面臨數(shù)據(jù)冗余嚴重、更新不及時、工作重復(fù)性大、共享困難等問題，信息得不到科學(xué)管理與維護，將會大大降低人事管理工作的效率和質(zhì)量。隨著高校人才隊伍的日益壯大、互聯(lián)網(wǎng)和信息技術(shù)的迅速發(fā)展，人力資源管理也隨之步入了數(shù)字化時代。然而，目前開發(fā)人事信息數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)的高校并不多，且高�，F(xiàn)有的人事信息管理系統(tǒng)各異，沒有形成一種有效管理模式；商業(yè)性開發(fā)的人事管理系統(tǒng)，主要面向企事業(yè)單位，價格昂貴，功能雖全但缺乏個性化需求，難以適應(yīng)高校人事信息管理的需要。
　　 本文結(jié)合我校人事管理工作實際，以數(shù)字化校園建設(shè)為契機，基于Access數(shù)據(jù)庫開發(fā)工具，在深入研究高校人事管理特點和人事信息構(gòu)成的基礎(chǔ)上，通過對我校教職工信息類別、結(jié)構(gòu)、特點進行分析研究，設(shè)計開發(fā)了適應(yīng)高校人事管理特點的人事信息管理系統(tǒng)，為學(xué)校人力資源管理、分析、決策提供信息平臺。
　　1 功能需求分析
　　 在人事管理過程中，學(xué)校不同部門經(jīng)常需要人事管理部門提供即時的教職工按職稱、學(xué)科、學(xué)歷、崗位、部門等分類人事統(tǒng)計信息，如果沒有人事管理系統(tǒng)，統(tǒng)計起來非常麻煩，而且耗時。本系統(tǒng)從人事日常管理工作需求出發(fā)，基于人事統(tǒng)計的需要，設(shè)計開發(fā)的系統(tǒng)主要滿足以下功能需求：
　　 （1）用戶管理：系統(tǒng)設(shè)置了三類用戶：管理員、信息維護人員、普通用戶。不同用戶擁有不同的權(quán)限，管理員擁有最高權(quán)限；其他用戶登錄系統(tǒng)時，因權(quán)限的不同，所能進行的功能操作是不同的。
　　 （2）信息查詢：為學(xué)校不同部門提供即時的教職工信息查詢功能，如查詢教職工職稱、崗位、學(xué)歷學(xué)位、職務(wù)變動、工作經(jīng)歷等信息，制作干部名冊等。
　　 （3）信息統(tǒng)計：輸出各類統(tǒng)計報表、統(tǒng)計圖、統(tǒng)計報告信息，用以反映教職工學(xué)歷學(xué)位結(jié)構(gòu)、學(xué)科和學(xué)緣結(jié)構(gòu)、崗位、部門人才情況、人員變動情況等。
　　 （4）系統(tǒng)維護：滿足人員信息的增加、修改、刪除功能；即時更新員工信息；備份、修復(fù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)，減少數(shù)據(jù)冗余。
　　2 系統(tǒng)功能模塊
　　 相對應(yīng)系統(tǒng)的功能需求，本系統(tǒng)設(shè)計分5大功能模塊：用戶信息、信息查詢、數(shù)據(jù)統(tǒng)計、數(shù)據(jù)維護、系統(tǒng)維護等模塊（如圖1）。
　　 用戶維護功能主要滿足不同用戶登錄、密碼的修改、系統(tǒng)研制等功能，根據(jù)用戶登錄類型，系統(tǒng)提供相應(yīng)的功能，管理員有更改、刪除、新增系統(tǒng)人員信息等所有功能；其他用戶主要有不同級別查詢等功能。
　　 信息查詢提供了各種按類型查詢教職工信息的功能，通過查詢可實時提供教職工總體情況、各類人員情況、在崗和不在崗人員情況、干部名冊制作等。
　　 數(shù)據(jù)統(tǒng)計主要滿足人員分類統(tǒng)計、教職工人員數(shù)據(jù)分析等功用；實時提供按單位、職稱（職務(wù)）、學(xué)歷（學(xué)位）、人員變動等條件，統(tǒng)計人員數(shù)據(jù)，并繪制統(tǒng)計圖，形成數(shù)據(jù)統(tǒng)計報告等。
　　 數(shù)據(jù)表維護實現(xiàn)對系統(tǒng)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)表的信息更新、設(shè)計等。系統(tǒng)維護方便了系統(tǒng)數(shù)據(jù)的備份、修復(fù)、數(shù)據(jù)導(dǎo)入、導(dǎo)出等功用。
　　3 系統(tǒng)設(shè)計
　　 本系統(tǒng)是基于面向?qū)ο蟮腁ccess數(shù)據(jù)庫開發(fā)工具，充分利用了它的界面友好、操作容易、設(shè)計方便的優(yōu)點，開發(fā)者只需要掌握很少的語言編程技術(shù)就可進行數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)的開發(fā)，而且開發(fā)的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)維護方便，系統(tǒng)開發(fā)過程見圖2。
　　 我校現(xiàn)有在職教職工1500余人，退休人員800余人；在職教職工中，高級職稱人員占34%，博士占16%，90%以上具有大學(xué)本科及以上學(xué)歷，其中，具有碩士及以上學(xué)位的占67%，平均每年有一百多人參加各級各類學(xué)歷、學(xué)位、學(xué)科繼續(xù)教育，平均每年新進、調(diào)出、退休的人員有近百人，每年職稱、職務(wù)、崗位變動的人員多達數(shù)百人。
　　 本系統(tǒng)重點選擇了教職工的專業(yè)結(jié)構(gòu)、學(xué)科結(jié)構(gòu)、學(xué)緣/地緣結(jié)構(gòu)、繼續(xù)教育情況等主要信息和其他基本信息項，在數(shù)據(jù)分析、歸類的基礎(chǔ)上，設(shè)計了教職工基本信息表格、單位表、崗位編號表、員工編號表、職稱資格表等基礎(chǔ)表格；再依據(jù)系統(tǒng)功能需求，設(shè)計系統(tǒng)登錄界面、數(shù)據(jù)維護（圖3）、查詢和統(tǒng)計報表等窗口，并對設(shè)計結(jié)構(gòu)進行功能檢測，各項功能滿足功能需求則設(shè)計完成，否則重新設(shè)計調(diào)試，直到系統(tǒng)設(shè)計滿足功能需求。
　　4 本系統(tǒng)的特點
　　 系統(tǒng)設(shè)計時充分展現(xiàn)了計算機應(yīng)用于人事管理的優(yōu)勢，給系統(tǒng)應(yīng)用者提供了盡量多的方便，例如檢索迅速、查找方便、保密性好、成本低等特點，主要特點有：
　　 1）視窗化操作界面，通俗易懂；
　　 2）數(shù)據(jù)格式統(tǒng)一，錄入迅速、規(guī)范；
　　 3）數(shù)據(jù)即時更新，冗余少；
　　 4）數(shù)據(jù)統(tǒng)計結(jié)果即時、方便、準確；
　　 5）開發(fā)成本低、保密性好。
　　 人事數(shù)據(jù)信息管理系統(tǒng)是一項系統(tǒng)工程，開發(fā)難度大，技術(shù)性要求強，本系統(tǒng)基于本人個人的水平開發(fā)，對我校人事數(shù)據(jù)管理起到了很好的效果，具有一定的借鑒和推廣意義。
　　
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　　基金項目：江西農(nóng)業(yè)大學(xué)青年基金：基于Access的高校人事信息管理系統(tǒng)的設(shè)計與開發(fā)

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