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        Excel在人事管理中的高效運用

        發(fā)布時間:2019-08-16 來源: 感恩親情 點擊:


          摘 要 本文用具體的實例分析Excel在人員花名冊中計算、取值達到匹配信息的效果等。闡述Excel在今后的人事管理工作中發(fā)展的趨勢。
          【關鍵詞】Excel 表格 人事管理 應用
          1 Excel概述
          要使許多復雜問題變簡單化就要用到Excel提供的大量函數(shù)。例如:知道教師的身份證,需要從身份證中取出該老師的出生年月日,首先,我們要知道身份證有18位構成,假如身份證號碼在E列,把出生日期放在F列,此時,選中E列的第四行,然后按回車鍵即可。
          公式的含義:
          MID(E4,7,4)表示取年份,E4表示從E4單元格中取值,7表示從E4單元格中的第7位開始取,4表示取4位數(shù)值,同樣的道理,MID(E4,11,2)表示取月份,從E4單元格中第11位數(shù)開始取,取2位數(shù)值,MID(E4,13,2)表示取日期,從E4單元格中第13位開始取,取2位數(shù)值。年、月、日中間用“—”連接。
          接著上述的例子,我們在G列存放年齡,選中G列的第四行,在編輯欄內(nèi)輸入公式“=IF(MONTH(TODAY())>=MONTH(F4),YEAR(TODAY())-YEAR(F4),YEAR(TODAY())-YEAR(F4)-1)”,然后按回車鍵即可。
          2 實例演示
          統(tǒng)計面臨退休的教師,按國家規(guī)定男職工滿60周歲,女職工滿55周歲當月辦理退休手續(xù)。通過設置條件格式來提示人事處負責此項工作的辦事人員在近3年的一個聘期中即將要退休的人員。
          為“年齡”區(qū)域設置條件格式,首先選中單元格J4,單擊菜單欄“格式”選項,選擇“條件格式”對話框,在對話框中“條件1”選項框中選擇“公式”,在其右邊的公式框中輸入公式:“=OR(AND(B4="男",G4>=57),AND(B4="女",G4>=52))”,然后在“條件為真時,待用格式如右圖所示:”右側(cè)的“格式”中選擇“紅色”字體,“淺藍色”背景,單擊“確定”,返回“條件格式”對話框。再單擊“確定”,完成對單元格G4的設置,選中單元格G4,單擊常用工具欄中的“格式刷”,向下拉花名冊中的整列,即可完成格式的復制。同時,男職工大于57歲,女職工大于52歲的人員也就顯示出來。
          以上功能顯示結(jié)果如圖1所示。
          VLOOKUP也是一個非常有用的函數(shù),它的作用是:在表格或數(shù)值數(shù)組的第一列查找指定的數(shù)值,并由此返回表格或數(shù)組當前行中指定列處的數(shù)值。比如:兩張表,sheet1是人員花名冊,有姓名、性別、出生日期等若干項:
          3 結(jié)束語
          至此,我們對Excel在日常工作中有了更進一步的了解,但這只是辦公自動化軟件強大功能的冰山一角,我們將在工作中不斷實踐、研究,才能在工作中用得更廣泛,從而提高工作效率。
          參考文獻
          [1]葉斌.人事統(tǒng)計工作ABC[J].人才資源開發(fā),2008(12).
          [2]楊小華.高校人事統(tǒng)計信息工作存在的問題及對策[J].遼寧工程技術大學學報(社會科學版),2009,108-110.
          作者單位
          麗江師范高等?茖W校 云南省麗江市 674100

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