[摘要]　隨著電子信息資源的快速發(fā)展，紙質圖書資源有被邊緣化的傾向，實際上紙質圖書資源將與電子資源在一定時期內并存，把握好紙質圖書資源的投入、利用與管理仍顯得非常重要。文章著重從效益的角度闡述如何加強高校圖書館紙質圖書資源的成本管理，使有限的資金用在刀刃上，提高圖書利用率和讀者滿意度。
　　[關鍵詞]　高校圖書館　效益　紙質圖書　成本管理
　　[分類號]　G250
　　
　　隨著網絡信息技術的發(fā)展，高校圖書館文獻館藏結構已經發(fā)生極大的變化，人們越來越傾向于對數字資源的重視而忽視了紙質資源的建設、管理與利用。實際上，紙質資源仍是高校圖書館重要資源之一，紙質資源與數字資源共存的局面將在一定時期內存在，特別是紙質圖書資源仍有其存在的必要性，而且紙質圖書在資金投入上比重也較大。因此，應該重視紙質圖書資源的建設和管理，尤其是紙質圖書的投入、成本和效益問題，那種只注重規(guī)模數量，不注重成本效益的現象，嚴重違背了經濟學規(guī)律。
　　
　　1　成本和效益的含義及相互之間的關系
　　
　　1.1　成本的含義及紙質圖書成本的構成
　　成本是商品經濟的價值范疇，是商品價值的組成部分。人們要進行生產經營活動或達到一定目的，就必須耗費一定的資源(人力、物力和財力)，其所費資源的貨幣表現及其對象化稱之為成本。隨著商品經濟的不斷發(fā)展，成本概念的內涵和外延都處于不斷變化發(fā)展之中。美國會計學會與標準委員會對成本作了如下定義：成本是為了一定目的而付出的(或可能付出的)用貨幣測定的價值犧牲。
　　
　　紙質圖書資源是最傳統(tǒng)的文獻資源，一直以來也是讀者利用最廣泛的一種文獻資源，雖然受當今網絡環(huán)境下數字資源迅猛發(fā)展的沖擊，利用率呈下降趨勢，但其在讀者中發(fā)揮的作用是不可忽視的，價值也是不能低估的。紙質圖書經過采訪、加工典藏、流通服務到讀者手中，所以，高校圖書館紙質圖書的成本就是為了滿足高校讀者教學、科研對紙質圖書的需要而付出的能用貨幣測定的價值犧牲。其內容主要有：
　　
　　1.1.1　圖書采訪成本　主要是指圖書的買價和采購費用(圖書包裝及運輸費用)。目前高校圖書采購都實行招投標方式，圖書包裝及運輸費用一般由中標方承擔，所以，構成圖書采訪成本的主要是買價。
　　1.1.2　圖書加工成本圖書加工主要是指蓋館藏章、加貼磁條、貼條碼號、打圖書流水號、分類編目、粘貼圖書書標等，其費用有人工費、場地占用費、設備損耗費和日常管理費。
　　1.1.3　圖書日常管理費　包括圖書流通費用和書庫管理費用。
　　
　　1.2　效益的含義及成本與效益之間的關系
　　效益簡單地說是效果和利益。從經濟學的角度來說，效益就是投入與產出之比，即用公式表示為：效益=產出／投入，或效益=產出一投入。高校圖書館效益包括社會效益和經濟效益，這兩種效益絕不是對立的，而是一個統(tǒng)一體，社會效益與經濟效益的統(tǒng)一是高校圖書館在市場經濟中生存和發(fā)展的需要。高校圖書館雖然是非營利性服務行業(yè)，它以最大限度滿足讀者需求作為自己的追求目標，但現代高校圖書館同樣呼喚經濟效益意識，需要加強成本核算和成本管理。因為圖書館經費來之不易，理應最大限度地“取之于民，用之于民”。高校圖書館在有限資本投入的條件下，成本將成為影響效益的重要因素之一。一般來說，減少支出，降低成本，可以促進效益的增長。圖書館學先驅杜威(J.Dewey)對此作了全面高度的概括，提出了“三最原則”：“用最低的成本，為最多的讀者，提供最好的閱讀”。由于高校圖書館紙質圖書投入的比重仍然比較大，具有廣泛的閱讀群體，加強圖書各環(huán)節(jié)的成本管理，降低不必要的浪費，能使圖書館有限的資金用在刀刃上，為讀者提供高質量、高品質的圖書，提高紙質圖書資源利用率和讀者滿意度。
　　
　　
　　2　嚴把紙質圖書采訪關，控制成本出效益
　　
　　采訪是控制圖書成本、加強成本管理的第一道關口，采訪工作做得好可以確保圖書的質量和利用效果，產生較好的經濟效益與社會效益；反之則造成浪費。所謂采訪，是既采又訪，不能只采不訪，或只做表面上的訪不做深層次的訪，采訪應該訪為先，只有訪做好了才能為采提供保證。在采訪過程中，影響圖書成本的主要是質量因素和價格因素。
　　
　　2.1　圖書質量的控制
　　近幾年，高校圖書館紙質圖書利用率逐年下降，與此同時，圖書零借閱率也不斷上升，這種現象除了受大環(huán)境下數字資源利用率迅速提高影響外，圖書采購質量低下也是一個非常重要的因素。造成高校圖書館在圖書采購質量上把控不嚴的原因主要體現在以下幾方面：①缺乏全面深入的調查統(tǒng)計分析，不了解本校專業(yè)設置和教師、學生的需求，不對現有館藏圖書利用情況進行全面深層次分析，盲目采購、突擊性采購時有發(fā)生，導致圖書資源采購與讀者需求脫節(jié)；②復本量確定不合理，需要的書沒有，不需要的書卻積壓，造成購書經費的浪費和資源的閑置；③不注重質量，在招標中一味壓價，以低折扣率中標的供應商為實現自己利潤的最大化，只能提供“大路貨”，以特價書充全價書，以盜版書充當正版書等。這幾年，雖然高校圖書館圖書采購經費是增加的，但相對于圖書資源價格的上漲卻是有限的。
　　為了提高圖書采購的質量，減少不必要的浪費，筆者認為圖書采訪必須在提高采訪人員素質的基礎上，遵循“細查重、精挑選、嚴把關”的原則，建立科學的文獻信息資源征集系統(tǒng)和分析系統(tǒng)。比如建立教授推薦閱讀計劃，按照學科收集、整理、發(fā)布教授推薦書目信息，并作為圖書采購的重要依據；建立課程參考書推薦計劃，按照課程收集、整理、發(fā)布教學參考書目信息，并作為圖書采購的重要信息。每年對館藏圖書資源的利用情況進行一次全面深層次的分析，包括讀者層次、學科專業(yè)等，對利用率增長或減少的原因都要作進一步分析，以此作為下一年圖書采購計劃的依據。在復本量的確定上，教師讀者閱瀆對象比較專一，相互之間較少重疊，一般情況下要減少復本量或不需要復本，同時盡量擴大品種，以促成“百花齊放、百家爭鳴”多樣化發(fā)展的學術氛圍；而學生讀者需求較廣，且多所重疊，閱讀的主體和閱讀對象都具有突出的“群體特性”，配置的復本量可大些，做到復本量與品種兼顧。對復本需求量特別大的熱門書或畢業(yè)生撰寫論文和畢業(yè)設計所需的資料，采用每種書購置一冊的原則，制作成電子圖書上傳到網上，供讀者在網上選擇瀏覽。這樣，可使電子版圖書與印刷版圖書的優(yōu)勢互為補充，大大節(jié)省了圖書采購經費，又可使讀者不受復本的限制而隨時閱讀。
　　同時，采訪中應該對圖書質量進行跟蹤、監(jiān)督和建立相應的評價機制。在圖書館內部，采訪選書和驗收人員應該分開，使得相互的工作有所牽制和監(jiān)督。驗收人員要及時發(fā)現、反映驗收過程中圖書資料的各種問題，如破損、錯發(fā)、漏發(fā)、少發(fā)、多發(fā)、搭發(fā)等；采訪人員應掌握和記錄每個供應商提供的每批書目數據質量、圖書質量、到書時間、到書率、退書率等情況。這樣，一方面將 發(fā)現的問題及時與供應商溝通反饋；另一方面可以及時、客觀地反映供應商的實際服務情況，為來年選擇供應商提供最好的依據。對于存在價格欺詐、供=}5渠道不暢、服務不到位的供應商可以終止合作。
　　質量是生命，質量就是效益。圖書采訪質量的提高，不僅可以控制圖書采訪成本，減少不必要的浪費，使有限的資金用在刀刃上，達到提高經濟效益的效果，更重要的是可以提高資源的利用率和讀者的滿意度，從根本上實現圖書館服務的宗旨，提高社會效益，實現圖書館與讀者的“雙贏”。
　　
　　2.2　圖書價格的控制
　　要做到對圖書價格的控制，就先要了解圖書單位成本的構成：圖書價格=圖書生產成本+發(fā)行折扣+利潤+稅金，其中：圖書生產成本=可變成本+不變成本。
　　可變成本是指隨圖書印數的變化而變化的紙張、印費、按版面付酬的作者稿費、稅金等；不變成本是指排版錄入、核對、圖書封面和版式設計等不隨印數變化的部分。
　　近幾年，由于我國在經濟發(fā)展過程中，通貨膨脹壓力加大，物價上漲速度較快，圖書直接印制成本也出現較大幅度的上漲，在高校圖書館資源建設經費有限的情況下，選擇質量有保證且價格低廉的圖書是控制圖書采購成本的有效途徑。自從高校圖書采購實行招標后，圖書價格主要取決于圖書折扣率，很顯然，圖書供應商不同，圖書折扣率也必然存在差異。以政府采購招標為例，投標報價中圖書折扣是整個招標過程中最硬性的一個量化指標，也是政府采購招標時非�？粗氐囊粋�指標。由于每個學校對圖書的加工程度要求不同，為滿足各高校的不同需求，供應商的報價折扣由兩部分內容組成：①包含異地加工和到館加工服務的合并報價折扣率，即從貼條形碼、打圖書流水號、分類編目、粘貼圖書書標，直至圖書入庫上架；②圖書加工服務的分項報價折扣率。
　　江蘇大學圖書館從2001年江蘇大學成立起就采取了競標采購圖書的方式，在確定學校劃撥圖書經費額度的前提下，由學校招標辦組織邀請多家圖書供應商參與競價，根據供應商的折扣率、服務承諾、誠信和學校圖書資料的需求特點等條件確定供應商和圖書價格。從2009―2010年近兩年的實踐來看，由于選擇優(yōu)秀的供應商和合理的圖書折扣率，不但服務到位、圖書質量有保證，而且折扣率也相對較低73.3％(磁條為國產鈷基磁條)，所采購圖書的價格降低了約四分之一，減少了經費支出，增加了圖書采購量，產生了比較高的經濟效益和社會效益。表1給出了江蘇大學圖書館2009―2010年圖書采購成本及效益數據資料。
　　需要說明的是，雖然圖書折扣率是控制圖書價格非常重要的因素，但不能把圖書折扣率作為選擇圖書供應商的唯一標準。在市場經濟條件下，有個別供應商為了達到中標的目的，不惜犧牲自己一時的利益打壓其他供應商，雖然中了標，但時間卻不會長久，而且也不能保證今后的售后服務等，受損的最后還是購書單位。所以，對圖書供應商的信息應該有全面的了解，在招標中首先應該選擇有一定規(guī)模、信譽高、服務質量好且圖書折扣率相對較低的供應商，這樣，才能真正保證采購圖書的質量和價格。
　　
　　3　大力推進圖書分編外包加工業(yè)務，降低成本增效益
　　
　　圖書分編外包加工是國外圖書館業(yè)務外包中應用最廣且最有成效的一種。我國圖書館20世紀90年代末從西方引入業(yè)務外包這一管理理念，最初的外包業(yè)務主要涉及復印資料、物業(yè)管理和報刊資料的裝訂等工作，隨著圖書招標采購體系的不斷完善，圖書的分類編目也逐漸由圖書公司或圖書供應商來完成，之所以高校圖書館圖書分編外包業(yè)務還未廣泛實行，最主要的原因是圖書分類編目的質量不能保證。從現有我國高校圖書館已試行分編業(yè)務外包的情況來看，主要存在以下問題：①分類錯誤。外包的分編人員對《中圖法》的體系結構、編制原則、類目涵義、使用規(guī)則不熟悉，或是編目人員的知識結構過窄，邏輯分析、判斷、歸納與綜合能力有限造成辨類不準；分編人員沒有照顧到各個圖書館自己的分類傳統(tǒng)和收藏特點。②編目錯誤。其中有查重錯誤，導致一種文獻多條記錄、同書異號；也有文獻信息錄入錯誤，例如題名、作者、出版地、出版社、出版時間、文獻頁碼等文字著錄錯誤。所以，實行分編外包加工業(yè)務必須以保證圖書編目質量為前提，一方面必須選擇信譽好、技術實力強和人員素質高的外包商；另一方面館內必須選擇一部分有經驗的編目人員負責對外包商編目人員進行培訓，檢查外包商的編目數據，對錯誤的編目數據進行必要的修改和刪除。
　　隨著國家圖書館聯合編目中心和“21l工程”的高等教育文獻保障系統(tǒng)(CALIS)聯合編目中心的應運而生，在一定范圍內，圖書著錄有了行業(yè)規(guī)范的指導，圖書的分類、標引、著錄等方面有了相對穩(wěn)定的統(tǒng)一標準，為圖書編目業(yè)務外包提供了強有力的技術支撐。另外，隨著分編外包關系的理順、體制的健全和管理檢查機制的跟進，我國高校圖書館圖書分編加工業(yè)務社會化趨勢將逐漸形成。開展圖書分編外包加工業(yè)務有兩方面的益處：①可以減少編目人員的負擔，實現人員服務工作的轉型。目前高校圖書館傳統(tǒng)的借還、閱覽服務的功能正在弱化，與此同時，知識服務、學科服務正在加強，這樣，能有更多的人員和更多的精力投入到信息資源開發(fā)、專題服務、定題服務、查新服務等讀者服務工作上來，這對于處在服務轉型期的高校圖書館來說，效果非常明顯。②在不影響質量的前提下，可以大大地降低圖書資源管理成本，節(jié)省成本費用，增加效益。
　　江蘇大學圖書館目前雖然還未實行圖書分編加工業(yè)務外包，但筆者認為，這也是將來發(fā)展的趨勢，在條件成熟的情況下應盡快實行。對圖書進行分編加工業(yè)務，需要相應的辦公設施設備、辦公經費及圖書分編加工業(yè)務的技術人員等，這些構成了圖書分編加工成本。江蘇大學圖書館2010年在職人員123人，采編11人，占8.9％，年購書經費302.60萬元，2010年采購圖書84 212冊。江蘇大學圖書館2010年圖書分編加工成本數據資料，如表2所示：
　　表2中數據：“人員工資”項目為分編加工圖書人員工資總和(每人月工資平均按3 500元計算)；“分編加工場地占用費”項目是按分編加工場地面積和高校所在地地區(qū)目前平均辦公租賃價格計算而成(江蘇大學圖書館分編加工場地面積為367.10m。目前市場辦公租賃價格10元／平方米／月)；“辦公設備損耗費”項目是指分編加工所必需的計算機、打印機、空調、桌椅等固定資產的折舊費，其中：計算機、打印機、空調等電器產品按10年的使用年限計算折舊，桌椅等家俱用具按20年的使用年限計算折舊，固定資產殘值忽略不計(固定資產月折舊費=固定資產原始價值／使用年限×12)；“日常管理開支”項目包括水電費、設備維護費、圖書分編加工人員的培訓費、差旅費等。
　　如果圖書館在招標圖書采購業(yè)務時，與圖書供應商簽訂提供標準的MARC數據圖書加工業(yè)務協議，由圖書供應商負責分編加工處理采購的圖書，加工費按 現行圖書供應商每本圖書收取0.5元或以提高2％左右的圖書折扣率計算：2010年圖書分編加工成本=84212×O，5=42 106元或3 468 014.15×2％：69 360.28元，比544 032分別節(jié)約了501 926元或474671.72元。這部分節(jié)約資金如果用在文獻資源建設上，紙質圖書可以多購買16 625冊(501 926÷30.19)或15 722冊(474 671.72÷30.19)；數據庫可以多購買約5個(按一個數據庫的使用費為lO萬元／年計算)。
　　實現分編外包加工業(yè)務后，雖然仍需要少部分分編人員從事對供應商負責分編加工業(yè)務人員的培訓和對已分編加工圖書的檢查等工作，但大部分圖書分編加工人員可以改做其他服務工作。假定以江蘇大學圖書館采編人員11人中有9人改做查新服務工作為例，2010年查新總量約2 200項，專職查新人員只有7人，查新壓力較大，平均314項／人。目前查新收費標準：國內600元／項、國外1 200元／項。如果每人平均分擔查新100項／年，收費按平均900元／項計算，則9人查新實現年收入為810 000元(9×100×900)，極大地分擔了查新工作量，增加了效益。
　　同時，367.10m2的分編加工場地也可以改作他用，可以作為讀者的閱覽室或自習室使用。江蘇大學新圖書館投入使用后，館內條件有了極大改善，讀者更愿意到圖書館來學習。雖然新館的閱覽室座位比以前增加了許多，但有時仍不能滿足讀者的需要，讀者占座位的現象經常發(fā)生。增加367.10m。的閱覽室可以為讀者提供更多的學習空間，帶來的直接和間接效益是巨大的。
　　
　　4　加強圖書流通環(huán)節(jié)的內部管理，提高效率創(chuàng)效益
　　
　　圖書是圖書館擁有最大實體的館藏資源，占據了比較大的物理空間。當前許多高校都建設了面積較大的新圖書館，擁有的圖書館藏數量也越來越多，這些館藏資源不是為了藏，而是為了更好地用。加強圖書流通環(huán)節(jié)的內部管理，以較低的運營成本管理和利用好圖書資源，可以創(chuàng)造出更多的效益。
　　
　　4.1　合理設置圖書館藏地，降低勞動成本和管理費用，創(chuàng)造更多的經濟效益
　　館藏地是各類圖書存放的空間地點，館藏地一般都根據圖書類別、讀者群體、特色圖書資源來設置，設置合理的圖書館藏地是為了圖書管理和讀者利用的方便。隨著高校圖書館館舍面積的增大，各高校圖書館設置的圖書館藏地越來越多，名稱也是各有差異。但圖書館藏地并不是設置得越多越好，表面上看館藏地越多圖書分類越細，實際上有時不僅不利于讀者對相關聯專業(yè)圖書資料的利用，給讀者帶來不便，而且多設置一個圖書館藏地會更多地消耗勞動成本和管理費用。比如一個館藏地每天按3班開放運行，至少需要3個人，按平均3 500元／人／月工資計算，一年為126 000元(3 500×3×12)，加上水電費就更多了。所以，館藏地的設置必須科學合理，必須從本館館藏特色和讀者的實際需要出發(fā)，合理的才是最好的。同時，由于館藏地一經設立一般不輕易改變，對一些必須設置且利用率較低的館藏地，比如過刊、古籍、工具書等可以由其他館藏地人員兼管開放。
　　
　　4.2　應用智能化管理先進技術，節(jié)約讀者的時間成本，創(chuàng)造更多的社會效益
　　印度圖書館學家阮岡納贊提出的著名的“圖書館五定律”中就提到了節(jié)約讀者時間的問題。高校圖書館的許多服務可以節(jié)省讀者時間，所節(jié)省時間的價值就是讀者在接受服務中所獲得的收益。目前，許多高校圖書館實行了大閱覽、大流通的服務模式，這種服務模式體現出更加人性化的優(yōu)勢，但存在著圖書亂架與錯架率高、找書難、借閱圖書排隊等待時間長等比較嚴重的問題，浪費了讀者很多時間，書庫管理的壓力較大，成本較高。RFID(radio frequency identification)即射頻識別，俗稱電子標簽，在其他行業(yè)發(fā)展迅速，但在圖書管理中的應用還是一個新事物。電子標簽的單價已從2006年的5―6元下降到2010年平均價格不到2元，而且有繼續(xù)下降的趨勢，投人RFID管理先進技術的成本在下降，關鍵是RFID技術在圖書館應用具有多方面優(yōu)勢，從國內已嘗試采用RFID技術的效果來看，它可以簡化借還書作業(yè)，迅速提高圖書借還速度；加速盤點作業(yè)，提高圖書整架工作效率等。同時，采用RFID技術，可以提高圖書館的管理精度，改善服務形象，拓展延伸服務，為圖書館創(chuàng)造出巨大的社會效益。
　　
　　4.3　優(yōu)化崗位結構，降低人力資源成本，提高綜合管理效益
　　在成本核算中，人力資源成本占有一定的比重，高校圖書館人員編制和經費是納入財政預算的。圖書館圖書流通環(huán)節(jié)人員所占的比重比較大，主要從事圖書采訪、分編加工、典藏、借還、咨詢和書庫管理等工作。圖書流通環(huán)節(jié)崗位和人員結構直接影響著圖書館的管理與服務效果，通過優(yōu)化崗位結構，加強人力資源成本核算與管理，可以達到事半功倍的服務效果。在人員和經費即定的條件下，首先應科學設置崗位，加強崗位管理，系統(tǒng)分析崗位需求，依工作量和工作性質設崗。其次是將工作人員依業(yè)務素質、工作能力進行安排，實現工作人員和崗位之間的最優(yōu)匹配，有效地使用現有人力資源。最后，要不斷提高工作人員自身的專業(yè)素質和工作技能，使之更好地適應崗位要求，達到人員和崗位的結構優(yōu)化，從而使整個圖書流通環(huán)節(jié)人員素質、工作效率和工作業(yè)績不斷提高，以有限的人力投入創(chuàng)造最優(yōu)的效益。
　　
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