鐵路企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)探究
發(fā)布時間:2019-08-13 來源: 感悟愛情 點擊:
摘 要:檔案是對歷史的真實記錄,具備社會性、價值性,管理檔案對企業(yè)而言至關(guān)重要。隨著科技持續(xù)進(jìn)步,鐵路建設(shè)高速發(fā)展,鐵路企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)變成鐵路建設(shè)的重要部分之一,下面就主要探究鐵路企業(yè)加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)的幾點策略,促進(jìn)檔案管理水平的提升。
關(guān)鍵詞:鐵路企業(yè);檔案管理;信息化;建設(shè)策略
鐵路企業(yè)是組成交通事業(yè)的重要部分,是國民經(jīng)濟(jì)的關(guān)鍵性支撐,而檔案管理則是鐵路企業(yè)的重要內(nèi)容,影響鐵路事業(yè)的進(jìn)步與發(fā)展。鐵路企業(yè)檔案數(shù)據(jù)類型較多,且數(shù)量很大,工作較為復(fù)雜,怎樣提高檔案管理工作效率是擺在鐵路企業(yè)面前的重要課題。加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)則有利于鐵路企業(yè)提高檔案管理效率與質(zhì)量,減少人員工作強(qiáng)度,預(yù)防檔案歸檔不及時,同時共享檔案信息資源,促進(jìn)檔案的利用,方便查找。在實際工作中,鐵路企業(yè)可嘗試采取以下策略加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè):
1 加快網(wǎng)絡(luò)化建設(shè),形成檔案管理合力
對于當(dāng)下鐵路企業(yè)檔案管理模式比較落后的問題,檔案部門及人員應(yīng)注意利用辦公局域網(wǎng)成立電子文件數(shù)據(jù)管理中心,對各個系統(tǒng)歸檔的電子文件進(jìn)行集中統(tǒng)一管理,在鐵路系統(tǒng)中共享檔案電子文件信息資源。例如:鐵路檔案人員要通過檔案查詢網(wǎng)頁,快速建設(shè)檔案信息資源數(shù)據(jù)庫,組織相關(guān)人員瀏覽檔案數(shù)據(jù)、問詢檔案信息,促使鐵路檔案管理信息系統(tǒng)能聯(lián)系企業(yè)所有職能科室與班子成員,實現(xiàn)數(shù)字化的檔案信息資源管理、網(wǎng)絡(luò)化的檔案信息資源利用服務(wù)、自動化的檔案管理工作、法制化的檔案信息管理。檔案人員還要聚焦對鐵路企業(yè)重大的活動、事件以及重要的會議、工作、人物等的檔案監(jiān)管工作,結(jié)合常規(guī)檔案和即時檔案,結(jié)合各方力量提高檔案管理信息化建設(shè)水平[1]。鐵路企業(yè)還可建立設(shè)計、施工等檔案專題數(shù)據(jù)庫,集合鐵路企業(yè)產(chǎn)品的研制以及開發(fā)、生產(chǎn)等信息;鐵路企業(yè)的檔案部門務(wù)必要全方位參與單位信息化建設(shè),積極介入單位管理流程,加強(qiáng)監(jiān)控單位各類型文件材料的運(yùn)行,保證紙質(zhì)檔案和電子檔案保持一致,確保檔案數(shù)據(jù)信息真實有效。
2 加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè),統(tǒng)一采集數(shù)據(jù)信息
檔案管理信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)主要有歸檔電子文件、管理電子文件以及標(biāo)識、描述、存儲、查詢、交換、管理、使用檔案信息資源等,要求鐵路企業(yè)檔案人員在著錄、標(biāo)引檔案信息時嚴(yán)格依據(jù)《檔案著錄規(guī)則》和相關(guān)法規(guī);鐵路企業(yè)檔案管理要主動參與國際質(zhì)量認(rèn)證的貫標(biāo)活動,通過與信息化建設(shè)適應(yīng)的新標(biāo)準(zhǔn)、新規(guī)章,加快檔案管理信息化進(jìn)程。這主要體現(xiàn)在歸檔電子文件、對各類檔案進(jìn)行計算機(jī)管理與檢索以及庫房管理等,促使鐵路企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)實現(xiàn)良性發(fā)展。例如:《中華人民共和國鐵道行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)》TB/T 1588-85分類標(biāo)準(zhǔn)是鐵道部檔案管理在手工模式下的科學(xué)分類標(biāo)準(zhǔn),便于手工管理、查找,但在當(dāng)今的網(wǎng)絡(luò)信息化時代,這一標(biāo)準(zhǔn)顯得過于死板,若每個專業(yè)都編號排架,不僅費時費力,且查找難度大,應(yīng)結(jié)合實際情況探索鐵路檔案管理標(biāo)準(zhǔn),即淡化整理,細(xì)化檢索。這種標(biāo)準(zhǔn)與原則便于生成和管理流水號,能確保檔案分類信息的完整性,通過流水號對檔案進(jìn)行查找和管理,實現(xiàn)對數(shù)據(jù)信息的統(tǒng)一采集,提高檔案管理工作效率。
3 加強(qiáng)安全性保障,規(guī)范鐵路檔案管理
鐵路企業(yè)檔案的社會性、價值性以及唯一性、原始性等決定著檔案信息安全管理也非常特殊,檔案部門不但要確保檔案信息內(nèi)容的完整、真實和有效、可讀、不被泄露或者是竊取,還要確保檔案文件的歷史痕跡和原貌,更關(guān)鍵的是持續(xù)地、長期地、安全地保管檔案。例如:在鐵路企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)中,檔案人員要建立評價檔案管理風(fēng)險的工作體系,通過有效的方法與措施對風(fēng)險進(jìn)行預(yù)測,提前建立完善的檔案管理安全防范體系,致力于維護(hù)鐵路檔案信息安全;建立檔案安全技術(shù)保障體系,提高信息管理系統(tǒng)的免疫力,強(qiáng)化保障鐵路檔案信息安全性的硬手段,同時采取生物識別身份認(rèn)證、防偷竊等措施,強(qiáng)化保障鐵路檔案信息安全性的軟手段;采取硬盤加密、數(shù)據(jù)加密、容災(zāi)備份等加密措施保障鐵路企業(yè)檔案信息在網(wǎng)絡(luò)中傳輸、在系統(tǒng)中存儲、在用戶訪問等過程中的安全性、完整性、真實性。
鐵路企業(yè)還要注意保障檔案信息安全的持續(xù)性,要注意建立制度化、程序化的檔案管理信息化建設(shè)模式并加強(qiáng)落實[2]。鐵路企業(yè)檔案部門要建立網(wǎng)絡(luò)、系統(tǒng)以及數(shù)據(jù)、應(yīng)用等的規(guī)范化制度,規(guī)范檔案管理信息化建設(shè)操作流程。例如:鐵路企業(yè)應(yīng)持續(xù)加強(qiáng)對施工單位編制檔案、保證檔案安全的培訓(xùn),發(fā)放檔案編制模板,加入實作培訓(xùn),現(xiàn)場示范,提高各鐵路施工單位對編制項目竣工資料的重視度,明確竣工資料的整編、移交等職責(zé),加強(qiáng)竣工資料的編制能力,保證安全、全面地搜集竣工數(shù)據(jù)信息。鐵路企業(yè)還要基于自身特征,遵守開放性、兼容性、系統(tǒng)性以及前瞻性等原則建立健全檔案管理信息化建設(shè)制度體系,將定義、鑒別、儲存、數(shù)據(jù)以及查閱等納入規(guī)范化范疇,保證鐵路檔案管理信息化建設(shè)的快速健康發(fā)展。
總之,在新時代,鐵路企業(yè)應(yīng)適應(yīng)發(fā)展形勢與發(fā)展需要,充分認(rèn)識檔案管理信息化建設(shè)的優(yōu)勢,在日常檔案管理工作中加快網(wǎng)絡(luò)化建設(shè),加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化設(shè)計及安全性保障,形成檔案管理信息化建設(shè)合力,統(tǒng)一采集檔案數(shù)據(jù)信息,促使鐵路檔案管理信息化建設(shè)不斷趨于規(guī)范化,提高檔案管理效率與質(zhì)量,為鐵路事業(yè)的發(fā)展提供基礎(chǔ)保障。
參考文獻(xiàn)
[1]姚琳.鐵路檔案創(chuàng)新管理模式之探析[J].質(zhì)量探索,2016(06):88+87.
[2]彭柳.檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點思考[J].城建檔案,2017(01):17-18.
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