民辦學(xué)校人事檔案信息化建設(shè)的研究探討
發(fā)布時間:2019-08-13 來源: 感悟愛情 點(diǎn)擊:
摘 要:人事檔案工作是組織人事工作的重要部分,它記錄了一個人在不同階段的學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作經(jīng)驗(yàn)、社會關(guān)系、政治思想、獎懲、職務(wù)晉升、聘任和專業(yè)技術(shù)的水平,是一個完整的記錄。對于個人而言,具有極端重要的意義;對組織而言,也是組織和人事部門堅(jiān)持公平、公正選拔人員的重要依據(jù)。因此,從人事檔案管理水平提升方面著眼,是保證人事檔案內(nèi)容的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性的重要手段
關(guān)鍵詞:民辦學(xué)校;人事;檔案;信息化
學(xué)校的人事檔案是一個學(xué)校人力資源管理部門在工作中形成的重要資料,它記載和反映著學(xué)校每個職工的過去的學(xué)習(xí)和工作經(jīng)歷、才能和業(yè)績表現(xiàn),是學(xué)校檔案的重要組成部分之一。目前民辦學(xué)校的數(shù)量數(shù)量越來越多,規(guī)模也越來越大,存在著各種管理上的問題,導(dǎo)致人事管理難上加難,在一定程度上限制了學(xué)校的進(jìn)一步發(fā)展。而學(xué)校人事檔案要想進(jìn)行精細(xì)化的管理與控制,信息化管理是不錯的選擇。
1 信息化管理人事檔案的意義
1)儲存存放安全。目前大部分民辦學(xué)校的檔案都是紙質(zhì)的,不僅占據(jù)空間,而且很容易受潮或者發(fā)生失火,保存時間有限,長時間的保存,檔案資料很難保存完整,文字和影像資料會漸漸模糊,檔案管理質(zhì)量會越來越差。但是信息化環(huán)境下,則完全避免了這個問題,將所有的紙質(zhì)材料轉(zhuǎn)化為電子信息,使儲存方式更安全,完全節(jié)省了檔案管理的時間和空間,檔案的使用壽命無限化,提高了學(xué)校檔案管理水平和使用效率。
2)工作效率高。隨著近幾年民辦學(xué)校的發(fā)展,學(xué)校工作內(nèi)容多,人員流動大,以前是學(xué)校管理工作人員對紙質(zhì)的人事檔案進(jìn)行分類、整理和歸檔,工作任務(wù)量大,管理水平低,F(xiàn)在通過信息化管理,可以利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對檔案資料進(jìn)行合理有效的處理,同時可以很容易查詢和提取材料,也很容易進(jìn)行儲存和傳送,可以提高工作過程中的教職工信息檢索速度和歸檔速度。
3)實(shí)現(xiàn)資源信息化共享易。以往學(xué)校各個部門分散管理保存檔案,檔案的完整和有效利用很難實(shí)現(xiàn)。在信息化環(huán)境下,利用科學(xué)的管理手段,可以大大提高檔案管理和利用工作的質(zhì)量,針對想要瀏覽的檔案信息,可以達(dá)到很快查找速度和保證信息的準(zhǔn)確性,其他任意部門的教職工信息也可以通過電腦來查看,距離的限制得以擺脫,在特定范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)了資源共享。在信息化化過程中可以對檔案使用管理設(shè)置權(quán)限,使檔案的保密性得以提高。資源信息化共享特別適合同城多校區(qū)學(xué)校教師管理和師資力量的優(yōu)化配置。
2 民辦學(xué)校人事檔案管理存在的問題及原因
目前很多學(xué)校高度重視人事檔案工作管理,目的就是使人事檔案發(fā)揮其最大的優(yōu)勢,培養(yǎng)一支高素質(zhì)的教師隊(duì)伍人才,滿足學(xué)校教學(xué)工作的需要。根據(jù)我市幾所民辦學(xué)校人事檔案管理的實(shí)踐,現(xiàn)就學(xué)校人事檔案管理工作面臨的問題和原因分析如下:
1)人事檔案專職管理員缺乏。一是大部分民辦學(xué)校都是由校辦人員兼職或者在其他崗位被淘汰的人員擔(dān)任,負(fù)責(zé)管理檔案人員的變化頻繁,工作交接不夠規(guī)范,在一定程度上影響了檔案的完整性;二是人事檔案兼職人員忙于日常校辦其他工作較多,同時也意識不到檔案存在的價值及作用,檔案管理人員只是負(fù)責(zé)“守好攤”,應(yīng)付檔案的調(diào)用和查看,這樣不利于學(xué)校人事檔案發(fā)揮其應(yīng)盡的作用在系統(tǒng)和全面的管理不夠。三是人事檔案管理人員沒有檔案管理相關(guān)知識理論,也不具備相關(guān)素養(yǎng),而管理僅僅是資料的統(tǒng)一存放保管,缺乏動態(tài)性管理學(xué)校人事檔案的意識。收集保管的檔案資料沒有開發(fā)利用,只是簡單的歸檔保管,檔案信息未能為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)提供決策依據(jù)。
2)人事檔案管理方式相對落后。一是硬件設(shè)施落后,民辦學(xué)校大多利用相對閑置的房間存放檔案,個別學(xué)校沒有固定檔案室,甚至一些檔案資料就存放在校辦,缺乏必要的電腦、掃描儀、除濕機(jī)、溫濕度監(jiān)測儀等配套設(shè)置;二是管理方法落后,有些人事檔案資料的歸檔過于簡單或不規(guī)范,對收集起來的人事檔案材料沒有進(jìn)行分類區(qū)別和真?zhèn)魏藢?shí),而是將所有的資料都?xì)w入檔案,這樣就會把一些不應(yīng)歸檔的資料歸入檔案。導(dǎo)致人事檔案資料混亂,資料來源不清楚,部分資料殘缺不全,直接影響了人事檔案的權(quán)威性、系統(tǒng)性。
3)對人事檔案管理工作認(rèn)識不夠。長期以來,人事檔案工作被認(rèn)為是“簡單”的工作,隨著民辦學(xué)校之間的競爭日益激烈,學(xué)校的中心工作和主要任務(wù)是提升教學(xué)質(zhì)量、提高辦學(xué)環(huán)境、拓展學(xué)校人文關(guān)懷,以便為廣大學(xué)生提供優(yōu)質(zhì)教育服務(wù)。因此,民辦學(xué)校普遍存在著不重視人事檔案工作的實(shí)際,意識不到檔案存在的價值及作用。
3 如何利用信息化管理辦法解決民辦學(xué)校人事檔案存在問題
1)強(qiáng)化信息化建設(shè)的意識。強(qiáng)化人事檔案工作信息化建設(shè)的意識,既要強(qiáng)化對內(nèi)的意識,又要強(qiáng)化對外的意識。對內(nèi)而言,信息化建設(shè)效應(yīng)不能在短時間內(nèi)看到很直接的效果和影響。因此,要注重加強(qiáng)管理者對信息化建設(shè)的支持意識,提高檔案管理的能力和水平。積極應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù),加強(qiáng)人事檔案信息化建設(shè),既是信息時代發(fā)展的要求,也是做好新時期人事檔案工作的必然選擇。推進(jìn)人事檔案信息管理,要求單位統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)籌規(guī)劃。不僅僅只是做到一個管理軟件遍地開花的事情,更要注重從標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平的建設(shè)方面,引進(jìn)信息化人才隊(duì)伍,提升人事檔案管理者的檔案素質(zhì)和水平。
2)科學(xué)制定管理辦法。制度是保障人事檔案管理工作的重要條件,建立民辦學(xué)校自己的管理制度勢在必行。嚴(yán)格按照學(xué)校檔案管理流程開展工作,結(jié)合學(xué)校的實(shí)際情況,符合國家標(biāo)準(zhǔn)的情況下,確定檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的科學(xué)性,對于每一項(xiàng)歸檔資料必須嚴(yán)格審核,保證檔案信息的準(zhǔn)確性。并且要定期完善學(xué)校檔案管理制度,對人事檔案專兼職管理工作人員進(jìn)行嚴(yán)格的責(zé)任劃分,將檔案進(jìn)行規(guī)范化管理。
3)信息化建設(shè)人事檔案。信息化是人事檔案管理規(guī)范化的必然趨勢。隨著時代的發(fā)展,信息技術(shù)也在不斷地進(jìn)步,單位人事檔案規(guī)范化管理工作已經(jīng)逐漸向信息化的方向發(fā)展。具體來講,比如人事檔案的計(jì)算機(jī)錄入,通過信息技術(shù)將其轉(zhuǎn)化為電子數(shù)據(jù),這樣不僅能夠保障員工人事檔案的真實(shí)性、時效性及準(zhǔn)確性,還能夠?qū)崿F(xiàn)人事檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理,通過信息化的管理方式提升工作效率,從而達(dá)到新時代對于單位人事檔案管理的需要。
4 結(jié)論
綜上所述,新時期民辦學(xué)校人事檔案管理工作要順應(yīng)新時期學(xué)校改革發(fā)展工作的需要,在工作中需要不斷解決問題,需要全校干部職工都高度重視人事檔案工作的重要性,同時轉(zhuǎn)變檔案管理人員服務(wù)理念,提高檔案管理人員的思想道德素質(zhì)和專業(yè)知識水平,確保人事檔案工作能夠圍繞學(xué)校各項(xiàng)建設(shè)工作,有針對性地筑牢每個專業(yè)、學(xué)科發(fā)展的人才基礎(chǔ),讓更多的優(yōu)秀人才脫穎而出,形成“帶動一批,影響一片”的學(xué)科人才梯隊(duì)與品牌優(yōu)勢。因此,信息化管理人事檔案管理對學(xué)校優(yōu)化配置教師資源,完善學(xué)校運(yùn)行機(jī)制,開創(chuàng)民辦學(xué)校發(fā)展的新局面具有重大的意義。
參考文獻(xiàn)
[1]譚子文.學(xué)校人事檔案管理存在問題與建議[J].教育研究,2012,3.
[2]劉婷婷.人事檔案信息化建設(shè)的研究探討[J].工作指導(dǎo),2018,5
[3]劉文.做好學(xué)校人事檔案管理工作的思考[J].岱宗學(xué)刊,2005,9(3).
[4]王燕.檔案管理的辦公自動化初探[J].三門峽職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào),2012,11(2):86-88
[5]涂桂莉.人事檔案規(guī)范化管理分析[J].人事管理,2018,7
作者簡介
曾君(1985-),男,漢族,湖北十堰,十堰外國語學(xué)校,助理館員,本科,研究方向:人力資源管理。
相關(guān)熱詞搜索:民辦學(xué)校 信息化建設(shè) 人事檔案 探討 研究
熱點(diǎn)文章閱讀