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        檔案管理信息化建設(shè)的必要性與策略探討

        發(fā)布時間:2019-08-13 來源: 感悟愛情 點擊:


          【摘要】:檔案管理是國家檔案事業(yè)的一個重要組成部分,其對于社會的記錄、建設(shè)與發(fā)展來說,具有重要的意義,在當(dāng)前的時代背景之下,為了提高檔案管理的效率與質(zhì)量,更好的發(fā)揮出檔案管理的作用,我們應(yīng)當(dāng)積極加強檔案管理的信息化建設(shè),將信息技術(shù)有效的應(yīng)用到檔案管理中來。本文基于作者自身的實際工作經(jīng)驗與學(xué)習(xí)認識,首先簡單分析了檔案管理信息化建設(shè)的必要性,然后主要就檔案管理信息化建設(shè)的策略提出了部分探討性建議,以期能為相關(guān)工作的實踐提供參考。
          【關(guān)鍵詞】:檔案管理 信息化 建設(shè)策略
          如今,信息化技術(shù)在各個行業(yè)、領(lǐng)域當(dāng)中都得到了廣泛、深入的滲透和應(yīng)用,對社會帶來了巨大的影響和變革,在這樣的情況之下,我們的檔案管理工作也應(yīng)當(dāng)順應(yīng)時代的發(fā)展趨勢,加強對信息化技術(shù)的合理應(yīng)用,推進檔案管理信息化建設(shè)。
          一、檔案管理信息化建設(shè)的必要性
          檔案管理的主要工作內(nèi)容,是對信息、數(shù)據(jù)、圖表、音像、文檔等資料,進行收集、整理、編撰、保管和開發(fā),其意義不僅僅在于“保管”,更在于“利用”,既能實現(xiàn)對社會的記錄,又能夠為社會的建設(shè)、發(fā)展提供參考和依據(jù)[1]。因此,檔案管理工作是非常繁瑣的,涉及到的具體工作細節(jié)較多,而且一旦積累到一定的數(shù)量之后,管理起來便會顯得非常的困難,傳統(tǒng)以人工為主的檔案管理方式,不僅會給工作人員帶來很大的工作壓力,同時檔案管理的效率也非常低,在檔案的分析、挖掘與利用方面,更是會存在很大的阻礙,難以發(fā)揮出檔案管理的作用。
          信息化技術(shù)具有諸多的優(yōu)勢,例如其信息處理、運算速度快,智能化程度高,信息傳輸與共享能力強等等,將其應(yīng)用到檔案管理工作中來,可以取代大部分的人工工作,減輕工作人員的壓力,同時大幅度提高檔案管理的效率,使檔案管理更加的規(guī)范化,更為重要的是,其能夠通過對檔案的分析與挖掘,輕松獲得更多有價值的信息內(nèi)容,并實現(xiàn)快速的、大范圍的數(shù)據(jù)信息共享,提高檔案的利用率,更加全面的發(fā)揮出檔案管理的作用、意義。由此可見,在當(dāng)前時代背景下,推進檔案管理信息化建設(shè)是尤為必要的。
          二、檔案管理信息化建設(shè)的策略
         。ㄒ唬(gòu)建信息化的檔案管理平臺
          檔案管理的信息化建設(shè),首先是需要以信息化平臺為基礎(chǔ),這是實現(xiàn)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理向信息化檔案管理轉(zhuǎn)變的前提。為此,我們一方面需要根據(jù)檔案管理的實際需求,搭建好信息化硬件平臺,如配置性能優(yōu)越的服務(wù)器、計算機、專用網(wǎng)絡(luò)以及掃描儀等設(shè)備,且其性能不僅要滿足當(dāng)前的檔案管理工作需求,同時還需要有一定的富余,這樣才能夠便于今后的平臺升級[2]。另一方面,我們還需要涉及、開發(fā)好專用的檔案管理操作系統(tǒng),系統(tǒng)要實現(xiàn)與其他各個相關(guān)工作崗位的對接,便于及時收集、獲得檔案所需的資料、信息、數(shù)據(jù),同時系統(tǒng)的功能要健全、完備,能夠滿足當(dāng)前檔案管理工作的各項標(biāo)準、要求。最后還應(yīng)當(dāng)改善檔案管理信息化平臺的空間環(huán)境,注意防潮、防水、防火,防范物理性的安全隱患。
         。ǘ┙∪珯n案信息化管理制度
          和傳統(tǒng)的檔案管理工作相比,信息化技術(shù)條件下的檔案管理會發(fā)生很大的改變,在這樣的情況下,我們的檔案管理制度也就應(yīng)當(dāng)隨之進行合理的調(diào)整,這樣才能為檔案管理信息化的推進提供有效的約束和指導(dǎo),保證管理工作的規(guī)范性。應(yīng)以我國的《檔案法》、《電子公文歸檔管理暫行辦法》等為基本的參考,根據(jù)自身在檔案管理工作當(dāng)中的實際情況,對管理制度進行細化和擴展,要在傳統(tǒng)管理制度的基礎(chǔ)上,突出信息化管理的相關(guān)特點、需求,嚴防工作當(dāng)中可能出現(xiàn)的各種問題。而且需要構(gòu)建健全的檔案管理工作責(zé)任體系,分層次、分崗位合理分配檔案信息化管理責(zé)、權(quán),明確各個工作崗位的工作細則,如果在工作當(dāng)中出現(xiàn)了問題、錯誤,則需要將責(zé)任追究、落實到具體的人頭,確保檔案管理信息化建設(shè)的規(guī)范、有序推進。尤其是在信息化的操作方面,必須要嚴防可能發(fā)生的安全隱患,根據(jù)工作內(nèi)容和責(zé)任的安排,合理分配操作權(quán)限,所有的工作人員都只能通過自己的賬號、密碼登錄,不能交換、交叉使用,更不能隨意訪問外部網(wǎng)絡(luò),在未經(jīng)許可和安全檢測的情況下,不能隨意插用其他的可移動存儲設(shè)備[3]。
         。ㄈ⿲崿F(xiàn)檔案信息化共享
          為了使檔案信息可以得到更多的利用,在信息化的技術(shù)條件下,我們還應(yīng)當(dāng)大力實現(xiàn)檔案信息化共享,這一點在檔案的信息化管理當(dāng)中是非常重要的。在以往的檔案管理工作當(dāng)中,如果要想對檔案進行異地調(diào)閱,過程是非常復(fù)雜的,用時也較長,等真正獲得檔案信息的時候,可能都已經(jīng)過了最佳的檔案利用時機。而在前面已經(jīng)提到,信息化技術(shù)具有非常強的信息傳輸和共享能力,所以我們可以借助于此,實現(xiàn)不同地域、不同單位、不同機構(gòu)的檔案管理工作連接,或是建立統(tǒng)一的檔案資源共享服務(wù)器,將可以共享的檔案信息完全共享出來,允許授權(quán)的各方隨時進行檔案檢索,獲取檔案信息資源,從而實現(xiàn)檔案及時的、大范圍的、多層次的利用。
         。ㄋ模⿲n案信息進行深入的數(shù)據(jù)分析
          除了實現(xiàn)檔案共享之外,為了更大化的發(fā)揮出檔案的價值,我們還應(yīng)當(dāng)利用信息化技術(shù),對檔案信息進行深入的數(shù)據(jù)分析,從而挖掘出更多有價值的信息。例如,大數(shù)據(jù)技術(shù)具有對龐大、巨量數(shù)據(jù)的處理、計算、分析能力,可以幫助我們從有序或無序的數(shù)據(jù)當(dāng)中,提取出各種有價值的信息,這些信息通常是通過人工觀察、計算、分析所難以得到的。所以,在檔案信息化管理的過程當(dāng)中,我們應(yīng)當(dāng)積極加強對大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用,通過大數(shù)據(jù)對大量的檔案資料進行數(shù)據(jù)分析,從中提取出更加具有價值的信息。
          三、結(jié)語
          在當(dāng)前的時代背景下,我們的檔案管理工作必須要積極的尋求轉(zhuǎn)型,加強對信息化技術(shù)的應(yīng)用,推進信息化建設(shè),以提高檔案管理的效率和質(zhì)量。除了上面所提到的幾點之外,我們還需要做好檔案管理信息化的安全防范、保衛(wèi)工作,避免病毒、黑客的破壞,防止檔案信息丟失、泄露或是遭到篡改。
          【參考文獻】
          【1】任雯靖.檔案信息化建設(shè)與檔案管理的研究探索[J].人力資源,2018(08):167-168.
          【2】王田翠.基于互聯(lián)網(wǎng)背景下檔案管理信息化的建設(shè)方法略談[J].技術(shù)與市場,2018(02):191-192.
          【3】李小瑩.試論信息化時代如何做好檔案管理的創(chuàng)新及發(fā)展[J].辦公室業(yè)務(wù),2018(02):91-92

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