摘 要：OA系統(tǒng)基于工作流概念，采用Internet/Intranet技術(shù)，可實(shí)現(xiàn)全員高效協(xié)同無(wú)紙化辦公。以某研究所OA系統(tǒng)建設(shè)為例，分析了科研院所使用OA系統(tǒng)應(yīng)用現(xiàn)狀、存在問題、需求調(diào)研、架構(gòu)設(shè)計(jì)并根據(jù)調(diào)研過程中的經(jīng)驗(yàn)給出建議。
　　關(guān)鍵詞：OA系統(tǒng) 協(xié)同 移動(dòng)辦公 科研院所
　　中圖分類號(hào)：TP317.1 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2018）11（b）-0005-04
　　辦公自動(dòng)化（Office Automation，簡(jiǎn)稱OA）系統(tǒng)是面向行政組織機(jī)構(gòu)的日常必備辦公運(yùn)作和管理，基于計(jì)算機(jī)、移動(dòng)設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)提供便捷、高效的辦公業(yè)務(wù)信息采集、處理、共享等服務(wù)的信息系統(tǒng)，跨越時(shí)域和地域的限制，變革過去復(fù)雜、低效的手工辦公方式，實(shí)現(xiàn)即時(shí)無(wú)紙化辦公。OA系統(tǒng)的實(shí)施不僅提高個(gè)人辦公效率，更重要的是實(shí)現(xiàn)群體協(xié)同工作，提升辦公效能和信息利用率，并為組織機(jī)構(gòu)管理和決策提供科學(xué)數(shù)據(jù)支撐[1-4]。
　　OA系統(tǒng)經(jīng)歷文件型、流程型、知識(shí)型、智能型4個(gè)階段的發(fā)展[5]，尤其從2006年知識(shí)型階段開始，市場(chǎng)上的OA系統(tǒng)已經(jīng)產(chǎn)品化、平臺(tái)化，并在系統(tǒng)應(yīng)用功能的深度與廣度、研發(fā)技術(shù)的選用等方面都有了全新的改進(jìn)和拓展，已經(jīng)從單一的傳統(tǒng)的收發(fā)文或行政辦公業(yè)務(wù)向綜合業(yè)務(wù)協(xié)同管理平臺(tái)發(fā)展[6]，廣泛應(yīng)用于政府和企事業(yè)單位。啟用OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)可以改進(jìn)工作方式、提高辦公效率，是當(dāng)前的行政組織機(jī)構(gòu)信息化建設(shè)的向智能型發(fā)展趨勢(shì)[7]。
　　我們以某研究所OA系統(tǒng)建設(shè)為例，分析科研院所OA系統(tǒng)建設(shè)的現(xiàn)狀和用戶需求調(diào)研進(jìn)展等情況。
　　1 OA系統(tǒng)在某研究所工作中的應(yīng)用現(xiàn)狀
　　近10年來(lái)，某研究所在信息化辦公系統(tǒng)方面開展的積極探索和嘗試是結(jié)合具體的業(yè)務(wù)需求，自主研發(fā)了目前正常運(yùn)行的科研項(xiàng)目管理系統(tǒng)、業(yè)務(wù)出差登記系統(tǒng)等20余個(gè)應(yīng)用系統(tǒng)；委托第三方機(jī)構(gòu)研發(fā)了財(cái)務(wù)管理、物資采購(gòu)管理等應(yīng)用系統(tǒng)；其他一些業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)如開發(fā)項(xiàng)目管理等也正在根據(jù)具體業(yè)務(wù)需求進(jìn)行設(shè)計(jì)和研發(fā)。各管理信息系統(tǒng)基本上滿足當(dāng)時(shí)的業(yè)務(wù)需求，在一定程度上提高了各部門的辦公效率，但當(dāng)前某研究所協(xié)同辦公信息化工作中遇到以下幾個(gè)急需解決的問題。
　�。�1）目前建成運(yùn)行的系統(tǒng)多是針對(duì)當(dāng)時(shí)各自的具體應(yīng)用而設(shè)計(jì)，對(duì)整體協(xié)同辦公的需求考慮較少，采用的技術(shù)體系和系統(tǒng)架構(gòu)標(biāo)準(zhǔn)不一，系統(tǒng)之間形成信息孤島，進(jìn)行有效地交互和信息共享難、集成難，不能滿足各部門之間的高效率協(xié)同辦公的需求。
　�。�2）在公文審簽、流轉(zhuǎn)和交接等工作仍然依賴傳統(tǒng)的人工辦理和紙質(zhì)流轉(zhuǎn)的方式，紙質(zhì)公文的存儲(chǔ)和查詢不便，效率較低，出錯(cuò)率高，不能滿足某研究所當(dāng)前業(yè)務(wù)辦理效率需求。
　　（3）上下級(jí)和各部門間無(wú)法實(shí)現(xiàn)協(xié)同辦公，辦公審批流程需要當(dāng)面簽字因時(shí)空問題無(wú)法完成簽字，辦事流程中斷延誤。
　�。�4）辦公信息和工作流程分離，缺少至關(guān)重要的工作實(shí)時(shí)記錄，不能及時(shí)溝通，以至于承擔(dān)責(zé)任者無(wú)法及時(shí)準(zhǔn)確地獲取所管轄部門的工作進(jìn)展，使工作監(jiān)控和評(píng)估無(wú)法有效針對(duì)性的開展。
　　隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、移動(dòng)終端的迅猛發(fā)展，在現(xiàn)有的所區(qū)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上建立高效、協(xié)同的數(shù)字化辦公系統(tǒng)已成為可能，這也是能夠從根本上變革辦公及管理體制的有效途徑。
　　調(diào)研小組通過采用網(wǎng)站調(diào)查問卷的方式，有針對(duì)性地對(duì)所內(nèi)多個(gè)部門職工進(jìn)行需求調(diào)研，統(tǒng)計(jì)總結(jié)發(fā)現(xiàn)96.77%的職工迫切希望引進(jìn)OA系統(tǒng)（見圖1）。
　　2 某研究所OA系統(tǒng)需求
　　為了充分了解全所范圍內(nèi)工作人員對(duì)OA系統(tǒng)的功能需求，調(diào)研小組對(duì)所內(nèi)工作人員通過調(diào)查問卷、郵件、電話、面談等方式力爭(zhēng)100%覆蓋性需求調(diào)研，其中針對(duì)部分功能模塊，與相關(guān)部門人員進(jìn)行了面對(duì)面的多次溝通，共同分析總結(jié)和歸納出某研究所具體工作對(duì)應(yīng)OA系統(tǒng)功能需求與架構(gòu)。工作緊急需求對(duì)應(yīng)的系統(tǒng)業(yè)務(wù)功能模塊主要有18個(gè)（見圖2）。依據(jù)調(diào)研結(jié)果，優(yōu)先擬定基本上滿足科研院所的日常辦公需求的用戶新需求，不含成型的信息管理系統(tǒng)功能，具體內(nèi)容見表1。
　　3 某研究所OA系統(tǒng)總體架構(gòu)與功能設(shè)計(jì)
　　綜合所內(nèi)工作人員與所辦公室工作實(shí)際功能需求變化，按照“依規(guī)管理、照章辦事、各司其責(zé)”的行政管理運(yùn)行原則，以提升管理辦公效率為目的，對(duì)某研究所OA系統(tǒng)架構(gòu)和功能進(jìn)行設(shè)計(jì)。
　　3.1 基本構(gòu)架
　�。�1）按照職責(zé)和崗位分工，采取“所領(lǐng)導(dǎo)→中層領(lǐng)導(dǎo)→普通工作人員”的層級(jí)授權(quán)模式，實(shí)現(xiàn)對(duì)日常工作的過程控制、監(jiān)督及管理（見圖3）。
　�。�2）采取以工作流為基礎(chǔ)、以個(gè)人和事務(wù)為中心，實(shí)現(xiàn)辦文、辦事、催辦督辦的行政管理運(yùn)行核心，通過系統(tǒng)信息共享機(jī)制，有效地連接應(yīng)用和各種數(shù)據(jù)（如與采購(gòu)系統(tǒng)、人事基礎(chǔ)信息系統(tǒng)、辦公用房管理系統(tǒng)等其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)的整合），控制和跟蹤各個(gè)業(yè)務(wù)流程，方便各部門協(xié)同工作，大幅提升辦公效率。
　　3.2 系統(tǒng)功能模塊
　　根據(jù)某研究所單位性質(zhì)和工作特點(diǎn)，系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)原則如下。
　�。�1）按照“依規(guī)管理、照章辦事、各司其責(zé)”的行政管理運(yùn)行原則，將現(xiàn)有行政管理工作和運(yùn)行程序（涉密工作、特殊工作除外）全部納入OA平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)政務(wù)工作信息化、公開化、無(wú)紙化辦公，為科研人員打造一流的行政管理服務(wù)支撐系統(tǒng)。
　�。�2）以O(shè)A系統(tǒng)運(yùn)行為平臺(tái)，以行政管理信息數(shù)據(jù)共享為支撐，實(shí)現(xiàn)不同管理業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)同步更新，提高各部門聯(lián)動(dòng)工作效率，并為管理層和各部門提供及時(shí)所需的信息統(tǒng)計(jì)分析數(shù)據(jù)，為決策和管理提供數(shù)據(jù)和平臺(tái)支撐。
　　系統(tǒng)功能模塊設(shè)計(jì)主要有兩部分組成，分為系統(tǒng)基礎(chǔ)信息設(shè)定模塊和工作流模塊（見圖4）。
　�。�1）系統(tǒng)基礎(chǔ)信息設(shè)定模塊可實(shí)現(xiàn)個(gè)人在所內(nèi)工作最基本情況（如名下資產(chǎn)、辦公房間、負(fù)責(zé)工作內(nèi)容等，個(gè)人隱私信息歸于人事系統(tǒng)）的所有信息查詢以及組織結(jié)構(gòu)等基礎(chǔ)信息的維護(hù)。主要包括個(gè)人信息設(shè)定、個(gè)人辦公、首頁(yè)定制、權(quán)限管理、組織管理等信息模塊。

相關(guān)熱詞搜索：科研院所 信息化 探索 辦公 系統(tǒng)