新形勢下企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)探究
發(fā)布時間:2019-08-14 來源: 感悟愛情 點擊:
摘要:隨著社會信息化進程的加快,檔案信息化建設(shè)已成為企業(yè)檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢。加強檔案信息化建設(shè),是檔案適應(yīng)時代和社會發(fā)展,及加速檔案管理現(xiàn)代化的客觀要求,是提高檔案服務(wù)信息水平的必經(jīng)之路,是為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營提供有效服務(wù)的重要舉措。本文就此提出一些建議以對檔案管理進行探索。
關(guān)鍵詞:信息化;檔案管理;作用;措施
現(xiàn)代企業(yè)管理突出科學性與時效性,進而給檔案管理工作提出了革新的強烈要求,對其開展信息化建設(shè)無疑成為最佳的變革途徑,F(xiàn)代企業(yè)必須以科學發(fā)展觀為出發(fā)點,以科技為依托,以人才為突破,來實現(xiàn)檔案管理信息化的最大服務(wù)價值。
一、信息化時代背景下企業(yè)檔案管理的作用
。ㄒ唬┯欣谔岣邫n案管理工作的效率
在傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理中,很多企業(yè)的管理思想比較陳舊,并且企業(yè)沒有嚴格審核檔案管理,導致檔案管理工作中不僅會消耗大量的時間,同時也會導致檔案管理的效率低下。在信息化的時代背景下,利用信息化技術(shù)對檔案工作進行管理,有利于提高檔案管理工作的效率。真實可靠的檔案在企業(yè)的建設(shè)與發(fā)展中具有重要作用,是企業(yè)建設(shè)的重要參考,在檔案管理中加強對信息技術(shù)的應(yīng)用,能夠提高工作效率,為檔案管理人員進行檔案真實性和準確性的查證工作提供時間,促進檔案的優(yōu)化,保障檔案的真實可靠。同時,利用信息化技術(shù),能夠準確掌握檔案在企業(yè)中被閱讀和使用的人數(shù),為檔案管理工作提供了便利性。
。ǘ┯欣谄髽I(yè)檔案的保存
在傳統(tǒng)的檔案管理工作中,硬件管理能力不足,紙質(zhì)檔案是主要是保存形式,這種紙質(zhì)檔案的保存是有年限的,一旦過了保存的時間,就可能需要重新整理檔案和保存檔案,甚至會影響檔案的完整性。利用現(xiàn)代信息化技術(shù),能夠有效避免這些問題,延長檔案管理的壽命,為人們查找檔案管理工作提供便利,即使在進行檔案的閱讀之后也不會檔案造成損傷,有效保障了檔案管理工作的質(zhì)量。除此之外,利用信息化技術(shù)中的加密技術(shù),還能夠提高檔案管理工作的安全性,為檔案的安全提供技術(shù)支撐。
二、企業(yè)檔案信息化建設(shè)的原則
企業(yè)檔案信息化建設(shè)應(yīng)堅持“統(tǒng)籌規(guī)劃,有序推進,創(chuàng)新驅(qū)動,注重實效”的基本原則,按照統(tǒng)籌部署、深化應(yīng)用的發(fā)展要求,有序推進,逐步構(gòu)建集中管理、優(yōu)質(zhì)高效的檔案信息網(wǎng)絡(luò)和數(shù)據(jù)支撐環(huán)境。在檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)上,不斷創(chuàng)新檔案管理模式,充分利用檔案信息化手段,推動檔案管理機制、管理模式和檔案管理手段的變革,提高企業(yè)檔案工作者工作效率,以企業(yè)檔案信息化建設(shè)促進企業(yè)檔案工作的創(chuàng)新發(fā)展。
三、新形勢下企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)工作的幾點建議
(一)改進檔案管理理念思想是行動的先導
在各行各業(yè)信息化發(fā)展如火如荼的當下,企業(yè)應(yīng)把檔案信息化建設(shè)納入企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展規(guī)劃,納入日常工作管理日程,納入崗位職責,納入年度考核。通過戰(zhàn)略思維調(diào)整,將檔案工作的定位由紙質(zhì)檔案手工整理向計算機自動化管理的模式過渡,進而加大人力、物力的投入,積極探索建立先進、適用、高效的檔案處理、保管和利用軟件系統(tǒng),把檔案資源的信息和價值充分加以開發(fā)和利用,助力企業(yè)長久發(fā)展。
。ǘ┘訌姍n案人才建設(shè)
企業(yè)檔案信息化建設(shè)人才需要深厚的檔案學基礎(chǔ)理論,能夠“知其然,也知其所以然”。所以,檔案部門的人員準入門檻應(yīng)當提高,檔案管理人員的招聘、調(diào)配,應(yīng)當人崗相適,量才而用。企業(yè)決策層面也要從滿足檔案工作長遠發(fā)展和規(guī)范管理的整體要求考慮,著力改善檔案管理人員結(jié)構(gòu)。企業(yè)應(yīng)將檔案業(yè)務(wù)培訓納入議事日程,有針對性地開展專業(yè)培訓,尤其做好各種檔案新載體的物理性能,網(wǎng)絡(luò)安全策略和知識,檔案工作人員職業(yè)素養(yǎng)、檔案管理政策法規(guī)和規(guī)章制度等內(nèi)容的學習教育,大力培養(yǎng)真正能夠融檔案、網(wǎng)絡(luò)、信息、安全等知識于一體的檔案管理高端人才。條件成熟的企業(yè),可以試行激勵機制,鼓勵檔案部門在保證完成檔案信息化建設(shè)的前提下,開展社會有償服務(wù)。
(三)加強信息化硬件建設(shè),創(chuàng)新信息化技術(shù)
現(xiàn)代企業(yè)要建立科技投資的觀念,提高檔案管理信息化軟硬件設(shè)施的資本投入。配備齊全、先進的硬件設(shè)施,為工作的開展提供基礎(chǔ)性能服務(wù)。還要大力引進行業(yè)內(nèi)外的先進軟件技術(shù),以科學理念為指導,不斷創(chuàng)新實踐。進一步劃分處理有效信息,保護機密文檔,提高檔案的安全穩(wěn)定性,將資源共享開放到最大程度。
(四)推進檔案信息資源共享服務(wù)平臺建設(shè)
建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫。按照“簡化整理、深化著錄”的原則,將著錄作為檔案整理的重要任務(wù),在檔案管理系統(tǒng)平臺上,完善檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)。整合檔案資源。建立集中統(tǒng)一管理的檔案資源管理架構(gòu),推進檔案資源存量數(shù)字化、增量電子化、利用網(wǎng)絡(luò)化。對檔案資源信息進行分類,形成各類專題數(shù)據(jù)庫,提供多樣化、個性化、常態(tài)化的檔案資源服務(wù)。推動檔案數(shù)據(jù)資源共享。利用網(wǎng)絡(luò)平臺,建立檔案信息資源共享和服務(wù)平臺,在確保檔案信息安全的前提下,加大檔案開放力度,為檔案利用提供服務(wù),提高檔案查全率和查準率。
。ㄎ澹⿵娀瘷n案信息安全管理
不論從檔案的憑證性還是情報性來說,加強檔案的信息安全管理是新時代提出的新要求和課題。首先,在檔案形成和采集過程中需考慮信息安全。應(yīng)保證收集主要數(shù)據(jù)的完整性,同時也應(yīng)避免數(shù)據(jù)的冗余問題。在收集信息時注意對涉密信息的特殊管理,尤其在數(shù)字化的過程中,應(yīng)采取物理隔絕,保證信息“涉密不上網(wǎng),上網(wǎng)不涉密”。另外,可以利用現(xiàn)有的加密條件對涉密文件進行加密保管和傳輸,最大限度地保證信息安全。其次,在檔案存貯過程中也應(yīng)考慮信息安全。應(yīng)建立獨立的檔案保密室,檔案室要盡可能滿足防盜、防火、防潮、防蟲害的要求。檔案保密室需設(shè)置專門的檔案人員管理,配備必要的安保力量,保證非相關(guān)人員不得隨意出入檔案室。此外,對于涉密文件還要使用保險箱(柜)單獨存放。最后,在檔案借閱時仍需保證信息安全。制定嚴格的檔案借閱拷貝制度,形成或完善檔案查閱審批流程,保證所有檔案信息在有限范圍內(nèi)共享。擁有審批權(quán)限的領(lǐng)導對于檔案信息知悉范圍應(yīng)進行嚴格把關(guān),對非必要知悉者嚴格杜絕其掌握并利用核心檔案信息,以確保重要檔案絕對安全。并應(yīng)建立檔案安全應(yīng)急防范機制,尤其應(yīng)做好檔案數(shù)字化外包和其他業(yè)務(wù)外包等過程中的安全保密工作,杜絕檔案失泄事件發(fā)生。
四、結(jié)語
綜上所述,信息化時代背景下檔案管理工作有了新的發(fā)展形式,在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式中,檔案管理工作存在很多問題,在檔案管理的效率和安全方面都存在一些問題,利用信息化技術(shù)進行檔案管理,能夠有效提高檔案管理的效率,保障檔案的完整性,為企業(yè)的發(fā)展提供完整的檔案資源,同時也能夠增強檔案的安全性,因此企業(yè)在進行檔案管理工作中,應(yīng)該加強對信息化技術(shù)的應(yīng)用,為企業(yè)建設(shè)與發(fā)展中檔案管理工作打下堅實的基礎(chǔ)。
參考文獻:
[1]孫彩霞.淺談如何實現(xiàn)企業(yè)檔案管理的規(guī)范化[J].中文信息,2014(10):38-39.
[2]徐憬祎.信息化時代背景下企業(yè)檔案管理的地位與作用[J].大眾科技,2011(3):150-152.
[3]林玉曼.企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的分析[J].卷宗,2016,6(6):188-189.
[4]徐方.現(xiàn)代信息技術(shù)對企業(yè)檔案管理的影響與對策[J].辦公室業(yè)務(wù),2012(7):93,96.
[5]黃吉宇:新形勢下企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)探究[J].新華網(wǎng),2016-08-14:31-32.
相關(guān)熱詞搜索:信息化建設(shè) 探究 檔案管理 新形勢下 企業(yè)
熱點文章閱讀