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        監(jiān)理資料歸檔和移交規(guī)定

        發(fā)布時間:2020-10-12 來源: 工作計劃 點擊:

         監(jiān)理資料歸檔和移交規(guī)定

         一、工程監(jiān)理檔案是在工程建設(shè)監(jiān)理活動中直接形成的具有歸檔保存價值的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史記錄。為了規(guī)范監(jiān)理資料的整編歸檔和移交工作,特制定本規(guī)定。

         二、公司工程監(jiān)理部是監(jiān)理資料歸檔的歸口管理部門,負責(zé)對監(jiān)理資料歸檔和移交工作進行指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查和驗收。

         三、項目監(jiān)理資料歸檔和移交工作由項目總監(jiān)理工程師負責(zé)組織,在在監(jiān)工程建設(shè)項目竣工驗收后進行,在項目監(jiān)理組結(jié)束現(xiàn)場監(jiān)理工作前完成。

         四、監(jiān)理資料歸檔的范圍為:與工程建設(shè)監(jiān)理有關(guān)的重要活動、記載工程建設(shè)監(jiān)理項目主要過程與現(xiàn)狀,具有保存價值的各種載體的文件,均應(yīng)收集齊全,按本規(guī)定整理立卷后歸檔(具體歸檔范圍見附錄 A 和附錄 B)。

         五、歸檔監(jiān)理資料的質(zhì)量要求:

         1、歸檔的監(jiān)理資料應(yīng)為原件(特殊情況需要采用復(fù)印件的,應(yīng)注明原件存放處); 2、歸檔的監(jiān)理資料內(nèi)容、深度,必須符合國家有關(guān)勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定的要求; 3、歸檔的監(jiān)理資料的內(nèi)容必須真實、準(zhǔn)確,與工程實際相符; 4、歸檔的監(jiān)理資料應(yīng)采用碳素黑墨水書寫,字跡清楚,簽字蓋章手續(xù)完備;

         5、歸檔監(jiān)理資料的文字材料幅面尺寸為 A4(297 mm×210mm),圖紙應(yīng)采用國家標(biāo)準(zhǔn)圖幅。

         六、歸檔監(jiān)理資料的立卷應(yīng)遵循工程監(jiān)理資料自然形成的規(guī)律,保持卷內(nèi)文件的有機聯(lián)系,便于檔案的保管和利用。可按單位工程、專業(yè)、階段、文種等和管理過程組卷。案卷不宜過厚,一般不超過 40mm。

         七、監(jiān)理檔案卷宗格式及要求 1、卷盒:由公司統(tǒng)一制發(fā)。

         2、卷內(nèi)文件裝釘成冊:裝釘線在左側(cè),打三孔線繩裝釘。

         3、卷內(nèi)封面:見封面樣式附錄 C。密級分為絕密、機密、秘密三種,同一案卷內(nèi)有不同密級文件,應(yīng)以高密級為本卷密級。保管期限分為永久、長期、短期三種,永久為永久保存,長期為等于工程的使用壽命,短期為 20 年以內(nèi)。

         4、卷內(nèi)目錄。

         5、卷內(nèi)備考表(見附錄 D)

         6、卷內(nèi)文件正文。

         7、卷內(nèi)頁碼從卷內(nèi)文件正文開始由“1”起編寫,頁碼編寫在右下方(如為雙面,背面頁碼編寫在左下方)

         8、工程音像資料可以與其它文件混合組卷,也可單獨組卷。卷內(nèi)音像資料應(yīng)編制目錄;并附詳細說明;工程照片應(yīng)用 A4 幅面的紙粘貼,并說明時間、工程部位、工作內(nèi)容等。

         八、監(jiān)理檔案移交:

         1、監(jiān)理檔案組卷和移交一般為兩套(公司和城建檔案館各一套),除委托監(jiān)理合同另有約定的外,因在施工過程中已移交建設(shè)單位過程控制資料、監(jiān)理服務(wù)資料,則在工程監(jiān)理資料歸檔和移交時,不再另行給建設(shè)單位編制和移交監(jiān)理檔案。

         2、工程竣工驗收合格后 40 天,項目監(jiān)理組將編制完成并經(jīng)公司工程監(jiān)理部審驗后的監(jiān)理檔案移交給城建檔案館、公司檔案室。

         3、監(jiān)理檔案進行移交時,應(yīng)辦理移交手續(xù)(見附錄 E)。

         4、同一建設(shè)工程項目中,不同的單位工程分期竣工時,監(jiān)理資料也可以分期整編歸檔和移交。分期移交的監(jiān)理檔案應(yīng)保持其連貫性和一致性。

         九、移交城建檔案館的監(jiān)理資料檔案,若城管檔案部門另有規(guī)定,按其具體規(guī)定編制和移交。

         附:A、移交公司監(jiān)理資料一覽表 B、移交建設(shè)單位、檔案館監(jiān)理資料一覽表 C、案卷封面 D、卷內(nèi)備考表 E、工程監(jiān)理檔案移交清單

          附錄 A

         移交公司監(jiān)理資料一覽表

         序號

         歸 檔 文 件 保存 期限

         密級 1 委托監(jiān)理合同 短期 秘密 2 監(jiān)理規(guī)劃

          ① 監(jiān)理規(guī)劃 短期 秘密 ② 監(jiān)理實施細則 短期 秘密 3 監(jiān)理月報 長期 秘密 4 會議紀要(包括竣工預(yù)驗收、竣工驗收會議紀要,其中必須有竣工驗收會議紀要)

         長期 秘密 5 進度控制

          ① 工程開工/復(fù)工審批表 長期 秘密 ② 工程開工/復(fù)工暫停令 長期 秘密 ③ 竣工驗收報告 長期 秘密 6 質(zhì)量控制 長期

        、 不合格項目通知 長期 秘密 ② 質(zhì)量事故報告及處理意見 長期 秘密 7 工程質(zhì)量驗收記錄

          ① 分部(子分部)工程質(zhì)量驗收記錄 長期 秘密 ② 單位工程質(zhì)量驗收記錄(具備條件時,應(yīng)歸檔)

         長期 秘密 8 監(jiān)理工程師通知單、監(jiān)理工作聯(lián)系單 長期 秘密 9 合同與其他事項管理

          ① 工程延期報告及審批 長期 秘密 ② 費用索賠報告及審批 長期 秘密 ③ 合同爭議、違約報告及處理意見 長期 秘密 ④ 合同變更材料 長期 秘密

         10 監(jiān)理工作總結(jié) 長期

         ① 專題總結(jié) 短期 秘密 ② 工程竣工總結(jié) 長期 秘密 ③ 工程質(zhì)量評估報告(含階段性驗收報告)

         長期 秘密 ④ 工程竣工結(jié)算審核意見書 長期 秘密 11 旁站記錄、監(jiān)理日志 長期 秘密 12 工程項目監(jiān)理機構(gòu)(項目監(jiān)理部)及負責(zé)人名單 長期 秘密 13 工程音像資料 長期 秘密 14 監(jiān)理工程項目獲得的建設(shè)行政主管部門的通報表揚、文明工地、優(yōu)質(zhì)工程證書等監(jiān)理業(yè)績資料

         長期

         秘密 15 工程驗收備案表 長期 秘密

          錄 附錄 B

          移交建設(shè)單位、檔案館監(jiān)理資料一覽表

         序號 歸檔文件 建設(shè)單位 政府檔案管理部門(室)

         1 監(jiān)理規(guī)劃

          ① 監(jiān)理規(guī)劃 √ √ ② 監(jiān)理實施細則 √ √ ③ 監(jiān)理部總控制計劃等 √

         2 監(jiān)理月報中有關(guān)質(zhì)量問題 √ √ 3 監(jiān)理會議紀要中的有關(guān)質(zhì)量問題 √ √ 4 進度控制

          ① 工程開工/復(fù)工審批表 √ √ ② 工程暫停令 √ √ 5 質(zhì)量控制

          ① 不合格項目通知 √ √ ② 質(zhì)量事故報告及處理意見 √ √ 6 造價控制

          ① 預(yù)付款報審與支付 √

         ② 月付款報審與支付 √

        、 設(shè)計變更、洽商費用報審與簽認 √

        、 工程竣工決算審核意見書 √ √ 7 分包資質(zhì)

          ① 分包單位資質(zhì)材料 √

        、 供貨單位資質(zhì)材料 √

        、 試驗等單位資質(zhì)材料 √

         8 監(jiān)理通知

          ① 有關(guān)進度控制的監(jiān)理通知 √

        、 有關(guān)質(zhì)量控制的監(jiān)理通知 √

         ③ 有關(guān)造價控制的監(jiān)理通知 √

         9 合同與其他事項管理

          ① 工程延期報告及審批 √ √ ② 費用索賠報告及審批 √

        、 合同爭議、違約報告及處理意見 √ √ ④ 合同變更材料 √ √ 10 監(jiān)理工作總結(jié)

          ① 專題總結(jié) √

        、 月報總結(jié) √

        、 工程竣工總結(jié) √ √ ④ 質(zhì)量評價報告 √ √ ⑤ 工程項目監(jiān)理機構(gòu)(項目監(jiān)理部)及負責(zé)人名單 √ √ 1.“√”表示應(yīng)分別向建設(shè)單位或檔案館移交的有關(guān)文件。

          附錄 C

          案 卷 封 面

         檔

         號

         項目名稱

          案卷題名

         立卷單位

          起止日期

          密

         級

          保管期限

          共

         卷

         第

          卷

         附錄 D

         卷 內(nèi) 備 考 表

         本案卷共有文件、材料共

          頁。其中:文字材料

          頁, 圖樣材料

          頁,照片

         張。

          說明:

          立卷人:

          年

          月

          日

          審核人:

          年

          月

          日

          附錄 E:

         工程監(jiān)理檔案移交清單

         X X X 單位向 X X X 單位移交 X X X 工程監(jiān)理檔案共

          卷,其中文字材料

          卷,圖樣材料

          卷,聲像材料

          卷。

         說明:

          移交單位:

        。ê炚拢

         移交人:

          日期:

         接收單位:

        。ê炚拢

         接收人:

          日期:

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