陜西省精準扶貧歸檔文件整理方法
發(fā)布時間:2020-11-07 來源: 工作計劃 點擊： 
陜西省精準扶貧歸檔文件整理方法
一、分類
根據(jù)國家檔案局、國務(wù)院扶貧開發(fā)領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室《精準扶貧檔案管理辦法》，結(jié)合我省實際，縣級及以上扶貧部門和脫貧攻堅工作機構(gòu)、鄉(xiāng)鎮(zhèn)，精準扶貧檔案可分為綜合管理類、精準識別類、精準施策類、精準脫貧類、特殊載體類；村級精準扶貧檔案可分為綜合類、貧困戶類、特殊載體類。
二、編制檔號
縣級及以上扶貧部門、精準脫貧工作機構(gòu)形成的精準扶貧檔案作為扶貧辦和鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案的組成部分，可沿用扶貧辦、鄉(xiāng)鎮(zhèn)的全宗號。分類編號如下：
�。ㄒ唬�
各級扶貧辦、鄉(xiāng)鎮(zhèn)精準扶貧分類編號
全宗號 精準扶貧 類目及代碼 備注 XXXX JF 綜合管理類（01）
精準識別類（02）
精準施策類（03）
精準脫貧類（04）
特殊載體類（05）
全宗號—JF·年度—保管期限·問題（四類）—件號 示例：
XXXX—JF·2015- Y ·01 -1
件號
綜合管理類代碼
保管期限
精準扶貧檔案.年度
全宗號
�。ǘ┐寮壘珳史鲐殭n案可分為綜合類、貧困戶類、特殊載體類。
1.村級綜合類扶貧檔案編號
全宗號—年度—保管期限·問題（四類）—件號
2.村級貧困戶類檔案編號
全宗-JF·年度-鎮(zhèn)·村·組·戶（識別代碼）-件序號
示例：
XXXX—JF·年度- XX·XX - 1
件號（第一個貧困戶）
XX 村代碼. Xx 組代碼
年度
精準扶貧檔案代碼
全宗號（XX 鄉(xiāng)代碼）
（三）精準施策類涉及扶貧項目產(chǎn)生的項目文件按科技檔案分類編號。檔號結(jié)構(gòu)為：
全宗號-分類號（類別代號·項目代號）-案卷號 分類號的類別號為“精準施策類 JF03”，項目代號為“精準扶貧項目號”，可用“XM+序號”。
示例：
XXXX—JF03·XM01- 1
案卷順序號
精準扶貧項目類代碼
全宗號（市、縣、鄉(xiāng)鎮(zhèn)）
如立檔單位已設(shè)有項目檔案類的，且二級類目能涵蓋本單位全部類型扶貧開發(fā)項目檔案的，則按原分類編號規(guī)則編制檔號。也可在項目檔案類下，將精準扶貧項目作為二級類目，精準扶貧項目下以項目為單位分類編號。
示例：
XXXX—XX·JFXX- 1
案卷號
精準扶貧項目代碼 （JF+序號）
項目檔案類代碼
全宗號（市、縣、鄉(xiāng)鎮(zhèn)）
�。ㄋ模┢渌d體、類型檔案檔號編制
1.照片檔案檔號編制按《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T 11821-2016）要求編制。
2.電子檔案檔號編制按《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T 18894-2016）和《數(shù)碼照片檔案歸檔與管理規(guī)范》（DA/T 50-2014）要求編制。
3.精準扶貧資金會計檔案按《會計檔案管理辦法》要求編制。
三、整理 精準扶貧檔案應(yīng)分門別類整理。文書類材料按《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T 22-2015）進行整理，項目文件按《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成一般要求》（GB/T11822 -2008)進行整理，照片和電子檔案等特殊載體檔案，分別按《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T 11821-2016）《數(shù)碼照片檔案歸檔與管理規(guī)范》（DA/T 50-2014）《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T 18894-2016）等進行整理，精準扶貧資金會計檔案按《會計檔案管理辦法》整理。具體如下。
（一）文書類材料整理 精準扶貧綜合管理類，精準識別類、精準施策類、精準脫貧類及村級的綜合類文書類材料以“件”為單位進行整理。
1.件的確立 正本與定稿為一件（定稿過厚的，也可單獨為一件）；正文與附件為一件（附件數(shù)量較多或者太厚不易裝訂為一件的，也可各為一件）；原件與復(fù)印件為一件；轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件；各種精準扶貧統(tǒng)計報表、名冊、圖冊等以鎮(zhèn)、村為單位一個事由為一件；來文與復(fù)文（指聯(lián)系密切的來往
性質(zhì)的文件材料，如請示與批復(fù)、報告與批示、函與復(fù)函、通知與報告等）可作為一件。
2.件的排列
按照“年度-期限-問題（四大類）-件序號”順序排列。
3.件內(nèi)材料排列與裝訂 正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后。按件裝訂。應(yīng)移交市縣檔案館保存的，用不銹鋼釘、棉線在文件材料左上角直角或文件左側(cè)三孔一線裝訂。已裝訂成冊的保持原狀。
4.件內(nèi)頁碼編寫 件內(nèi)頁碼編寫在有效文字頁面正面的右上角、背面的左上角，每件從 1 開始順序編頁號。文件原編頁碼與實有頁數(shù)相符的，不另編頁碼。
5.件號編寫 每件文件首頁上端空白處加蓋歸檔章（見《歸檔文件整理規(guī)則》DA/T 22-2015），用碳素墨水填寫歸檔章內(nèi)容，件號填寫自然流水號。如“1、...9、10”
各級扶貧辦、鄉(xiāng)鎮(zhèn)歸檔章填寫示例
XXXX—JF·2015-Y-01-1
XXXX
2015
1 JF.精準識別
永久
15
村級貧困戶類歸檔章填寫示例
全宗號-JF·年度-鎮(zhèn)·村·組·戶（識別代碼）-件序號
示例：
XXXX—JF·年度-XX·XX-1
6.歸檔文件目錄編制
歸檔文件目錄表格為 A4 幅面橫向表格，統(tǒng)一用 A4 紙打印裝訂成冊，并加裝 A4 幅面《歸檔文件目錄》封面。
XXXX·JF 2015 1 XX·XX
�。ㄗR別代碼）
30 年 15
序號：文件的件順序號（件號）。
檔號：該件文件的檔號，即“全宗號-年度-保管期限-問題-件號”XXXX—2015- Y -01 -1 或 XXXX—JF·2015-Y-01-1 文號：文件制發(fā)機關(guān)的發(fā)文字號，無文號的可不填寫。
責(zé)任者：使用全稱或標準簡稱，如“囗囗縣人民政府”“囗囗鄉(xiāng)人民政府”。黨的機關(guān)加“中共”，如“中共囗囗縣委員會”“中共囗囗鄉(xiāng)委員會”。
題名：即文件的標題。沒有標題或原標題不能正確說明文件內(nèi)容的，應(yīng)自擬標題，自擬標題加“[ ]”符號。
日期：文件的形成時間。以 8 位阿拉伯?dāng)?shù)字標注年月日。如。
密級：填寫文件的秘密級別，如秘密、機密、絕密。
頁數(shù)：填寫該件文件的總頁數(shù)。
備注：注釋盒內(nèi)文件需要說明的情況。
歸檔文件目錄封面:
（二）精準施策類項目文件按《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成一般要求》（GB/T11822 -2008)相關(guān)要求，按項目以“卷”為單位整理，按照項目申請立項、實施、驗收等階段，根據(jù)文件材料數(shù)量分別組卷，一個項目的案卷編一個流水號。
�。ㄈ┴毨粑募磕暌砸粦舻娜课募牧蠟橐患�“一戶一檔”）分別整理，以村組為單位順序排列。
貧困戶（一戶一檔）“件”包括：
封面（詳見封面示例）
目錄（借用卷內(nèi)目錄格式）
貧困戶文件材料（詳見歸檔范圍貧困戶類文件）
貧困戶“件”順序排列之后編制貧困戶歸檔文件目錄。
封面示例：尺寸 210×297 （單位：毫米）
貧困戶檔案
××縣××鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）××村××組
囗囗囗（貧困戶姓名）
整理人：
年
月
日
檢查人：
年
月
日
貧困戶歸檔文件目錄
序號
檔號
貧困戶檔案題名 備注
�。ㄋ模┐寮壘珳史鲐毦C合類文件按件或卷整理，宜分年度按事由組件（卷），一個事由為一件，亦可組卷。
（五）照片檔案選擇主題鮮明、影像清晰、畫面完整、未加修飾剪裁，具有永久保存價值的數(shù)碼照片進行洗印、整理。照片檔案的整理應(yīng)遵循有利于保持照片的有機聯(lián)系、有利于保管、有利于提供利用的原則。照片說明應(yīng)完整填寫題名、照片號、參見號、時間、攝影者、文字說明。照片題名應(yīng)簡明概括、準確反映照片的基本內(nèi)容，包括人物、時間、地點、事由等要素。介紹人物時，應(yīng)準確記錄主要人物、一至兩名次要人物的的職務(wù)、姓名。
電子文件指在精準扶貧工作中，應(yīng)用計算機系統(tǒng)形成的電子文件和有關(guān)數(shù)據(jù)，利用電子設(shè)備形成的有關(guān)資料、數(shù)碼照片、錄像和錄音文件、檔案軟件備份數(shù)據(jù)。整理方法按《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T 18894-2016）執(zhí)行。
精準扶貧資金會計核算材料按《會計檔案管理辦法》整理。
四、檔案裝具及填寫格式 （一）精準扶貧文書檔案檔案盒以《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T 22-2015）附錄格式和要求為準，結(jié)合精準扶貧檔案實際填寫。
填寫格式：
檔案盒脊背格式及填寫：
（二）精準扶貧項目檔案檔案盒用《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成一般要求》（GB/T11822 -2008)附錄所示檔案盒及格式要求填寫。
（全宗號）
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起止件號
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（問題）
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