機關(guān)事務(wù)職務(wù)說明書

　崗位名稱：機關(guān)事務(wù)

　員工姓名：

　所屬部門：總經(jīng)理辦公室

　到任本職日期：

　 /

　/

　工資級別范圍 ：

　等

　級 至

　等

　級

　目前工資級別：

　薪酬類型：

　崗位分析日期：

　2004

　年

　8

　月

　崗位編號：

　崗位定員：

　人 現(xiàn)有人數(shù)：

　人

　直接上級：

　總經(jīng)辦主任 直接下屬部門/ / 崗位：

　 無 崗位設(shè)置目的：

　協(xié)助部門經(jīng)理制定公司辦公用品、辦公樓、通訊工具和綠化等工作制度，并管理或監(jiān)督檢查實施情況，完成其他機關(guān)事務(wù)工作 職責(zé)與工作任務(wù)：

　職責(zé)一

　職責(zé)描述：負責(zé)辦公用品的采購及管理 工作時間百分比：10% 工作任務(wù)

　1. 制定和完善辦公用品管理制度 頻次：不定期 2. 按規(guī)定提交并實施辦公用品的采購計劃

　頻次：不定期

　3. 了解辦公用品的使用情況，對辦公低耗費用的進行控制 頻次：日常 職責(zé)二

　職責(zé)描述：負責(zé)公司辦公樓使用的管理工作 工作時間百分比：15% 工作任務(wù)

　1. 完成機關(guān)辦公樓環(huán)境衛(wèi)生的管理工作和辦公樓會議室的管理工作 頻次：日常 2. 完成機關(guān)辦公樓的布置和室內(nèi)配置 頻次：不定期 3. 開展辦公用房的調(diào)研，完成房屋調(diào)配協(xié)調(diào)工作 頻次：不定期 4. 組織維修保養(yǎng)行政大樓和生產(chǎn)技術(shù)樓的房屋設(shè)施 頻次：日常 5. 組織維護修理辦公樓的空調(diào) 頻次：經(jīng)常

　6. 組織辦公用房的搬遷工作，包括調(diào)研周轉(zhuǎn)房情況，提出搬遷方案；協(xié)調(diào)組織搬遷；回收可再用的辦公物資 頻次：偶爾 職責(zé)三

　職責(zé)描述：負責(zé)管理公司工作用途通訊工具 工作時間百分比：10% 工作任務(wù)

　1.負責(zé)擬訂和完善工作用移動電話的管理制度 頻次：不定期 2.負責(zé)工作用移動電話的配置、使用過程控制及修理 頻次：日常 3.負責(zé)公司傳真的管理 頻次：日常 職責(zé)四

　職責(zé)描述：負責(zé)制定公司衛(wèi)生綠化管理制度，并檢查實施情況 工作時間百分比：10% 工作任務(wù)

　1. 制定和完善公司衛(wèi)生綠化管理制度 頻次：不定期 2. 對公司生產(chǎn)區(qū)進行衛(wèi)生綠化檢查、督促整改與考核 頻次：1 次/周 3. 對全公司（包擴生產(chǎn)區(qū)、生活區(qū)）進行衛(wèi)生檢查 頻次：不定期 職責(zé)五

　職責(zé)描述：

　負責(zé)公用飲用水的管理工作 工作時間百分比：5% 工作任務(wù)

　1.

　籌劃、監(jiān)督印制、按規(guī)定發(fā)放員工個人水票 頻次：1 次/年 2.

　控制公用飲用水費用 頻次：不定期 3.

　核實各單位公用飲用水使用數(shù)量，辦理費用轉(zhuǎn)帳支付手續(xù) 頻次：1 次/月 職責(zé)六

　職責(zé)描述：

　負責(zé)公司領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)相關(guān)工作 工作時間百分比：5% 工作任務(wù)

　1.

　督促保潔員搞好公司領(lǐng)導(dǎo)辦公室衛(wèi)生 頻次：每天 2.

　及時為公司領(lǐng)導(dǎo)辦公提供必要的辦公用品 頻次：不定期 3.

　協(xié)助公司領(lǐng)導(dǎo)辦理出差報銷手續(xù) 頻次：不定期 職責(zé)七

　職責(zé)描述：負責(zé)公司各單位文字材料的打字、油印、復(fù)印相關(guān)工作 工作時間百分比：20% 工作任務(wù)

　1. 審核、登記和統(tǒng)計相關(guān)文件、材料，建立健全相關(guān)臺帳 頻次：日常 2. 完成相關(guān)文件、材料的打字、排版、油印、復(fù)印工作 頻次：日常 3. 承擔(dān)機要文件、材料的保密工作 頻次：日常 4. 對公司各種已發(fā)文件進行歸類、存檔 頻次：日常 5. 負責(zé)油印、復(fù)印機的的維護保養(yǎng) 頻次：日常

　職責(zé)八

　職責(zé)描述：負責(zé)機關(guān)事務(wù)相關(guān)的服務(wù)協(xié)調(diào)配合工作 工作時間百分比：5% 工作任務(wù)

　1.

　配合或代理做好辦公用品的入庫和部分辦公用品的發(fā)放 頻次：不定期 2.

　配合或代理核算人員開具支票、開具物資領(lǐng)用單、印鑒管理、電話值班工作 頻次：日常 3.

　配合或代理打字員的復(fù)印工作 頻次：偶爾 4.

　配合或代理收發(fā)員公司收發(fā)工作 頻次：偶爾 5.

　配合或代理做好機要文書工作包括傳真收發(fā)、會議室管理 頻次：日常 職責(zé)九

　職責(zé)描述：負責(zé)總經(jīng)理辦公室固定資產(chǎn)的管理和本部門材料員工作 工作時間百分比：3% 職責(zé)十

　職責(zé)描述：負責(zé)公司各單位和個人訂閱公用報紙、雜志、匯款的收發(fā)相關(guān)工作 工作時間百分比：15% 職責(zé)十一

　職責(zé)描述：負責(zé)領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作 工作時間百分比：2% 相關(guān)權(quán)限：

　? 對公司辦公用品有采購權(quán)和管理權(quán) ? 對公司辦公樓的使用有管理權(quán) ? 對公司工作用通訊工具的使用有建議權(quán)和管理權(quán) ? 對公司衛(wèi)生綠化工作有建議權(quán)和檢查權(quán) ? 對公司印鑒的使用有審核權(quán)

　? 本領(lǐng)域（專業(yè)）獲取信息、知識的工具使用權(quán) ? 學(xué)習(xí)和接受再教育的權(quán)利 ? 辦公工具和勞動工具的使用權(quán) ? 相關(guān)事情的知情權(quán)

　匯報關(guān)系：

　? 以上職責(zé)，向總經(jīng)理辦公室主任匯報

　工作協(xié)作關(guān)系：

　? 公司內(nèi)部：各部門各單位 ? 公司外部：辦公用品銷售、手機通訊、郵政、集團總部、地方政府等部門與單位

　工作環(huán)境：

　? 一般辦公環(huán)境 使用工具設(shè)備：

　? 一般辦公設(shè)備 工作時間特征：

　? 正常工作時間，偶爾加班 任職資格：

　最低學(xué)歷要求：

　? 中專

　所需學(xué)校專業(yè)背景：

　? 文秘、機關(guān)事務(wù)管理、物資管理、工商管理或經(jīng)濟管理及化工等專業(yè)

　所需資格證書：

　?

　 所需工作經(jīng)驗：

　? 1 年以上相關(guān)工作經(jīng)驗

　所需培訓(xùn)的科目：

　? 行政管理、物資管理、室內(nèi)裝飾等

　所需熟悉的知識面：

　? 物資采購、機關(guān)事務(wù)管理、檔案管理、審美、會計常識

　所需工作技能：

　? 計劃與執(zhí)行能力 ? 目標設(shè)置能力 ? 預(yù)算管理能力 ? 解決問題能力 ? 人際溝通技巧 ? 書面/口頭表達能力 ? 時間管理能力

　 個人素質(zhì)要求：

　? 人際敏感性 ? 團隊合作 ? 適應(yīng)能力 ? 充滿自信 ? 創(chuàng)新精神 ? 正直誠實

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