摘 要：在檔案信息化建設(shè)里，電子檔案管理扮演著重要的角色，通過管理電子檔案可以提高信息化建設(shè)的規(guī)范性，有利于高效的處理信息。在實際工作過程里，不同行業(yè)的電子檔案管理方式也存在很大的區(qū)別。文章通過結(jié)合筆者自身的工作經(jīng)驗，分析了電子檔案管理在推進(jìn)檔案信息化建設(shè)中的應(yīng)用，為相關(guān)的工作人員提供參考和借鑒。
　　關(guān)鍵詞：電子檔案管理信息化建設(shè)行業(yè)應(yīng)用
　　在長期的發(fā)展中，人類傳承文明的主要方式就是借助于文字記錄，借助于這些資料來研究好世界的發(fā)展史。伴隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，其改變了我們生活的方方面面，應(yīng)運而生的電子檔案成為記錄，交流的重要手段，在推進(jìn)檔案工作信息化建設(shè)中最為基礎(chǔ)和重要。
　　1 電子檔案特點及管理
　　1.1 電子檔案的特點
　　過去的檔案只要是借助于紙質(zhì)檔案完成的，最早的記錄載體就是石頭，龜殼，竹簡，布帛等，而伴隨著信息技術(shù)的發(fā)展，電子檔案出現(xiàn)讓檔案信息化建設(shè)水平大大提高，借助于一些電腦和手機(jī)都可以制作出檔案。和過去的檔案存儲工作相比，電子檔案存儲是借助于虛擬空間實現(xiàn)的，突破了傳統(tǒng)的時間和空間的限制，可以在短時間內(nèi)完成一些電子檔案的存儲和管理。因此，電子檔案有著適應(yīng)現(xiàn)代社會快速發(fā)展的特質(zhì)，能為各行各業(yè)提供巨大的信息，方便存儲，同時可快速供人們使用。
　　1.2 電子檔案的管理
　　電子檔案的制作比較簡便，修改起來也比較簡單，但是在具體管理時要有一定的規(guī)范性，尤其是一些比較重要的電子檔案，必須要具備一定的制作規(guī)則，只有這樣才能更好的開展后續(xù)工作。另外，電子檔案的分類非常重要，良好有序的分類方式，利于迅速的查找，提取，因行業(yè)不同，檔案內(nèi)容特性不同，要求針對性的制定科學(xué)分類方式。電子檔案在存儲時更加簡單便捷，但是也存在一定的安全隱患，如果缺乏相關(guān)的防范措施，那么保密性降低，甚至還會遺失一些重要的檔案資料。最后，從電子檔案的提取和傳遞上來說，相關(guān)的電子檔案管理者必須要具備一定的專業(yè)素養(yǎng)，只有這樣才能更好的傳遞電子檔案。
　　2 電子檔案管理在推進(jìn)檔案信息化建設(shè)中遇到的問題
　　在促進(jìn)檔案信息化建設(shè)的過程里，電子檔案管理也面臨著很多問題，這些問題的存在阻礙著檔案信息化建設(shè)，具體問題分析如下所示。
　　2.1 要求標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一
　　要想推動檔案信息化建設(shè)，就要設(shè)置統(tǒng)一化的標(biāo)準(zhǔn)，對于電子檔案來說，其對系統(tǒng)具有一定的依賴性，在進(jìn)行電子檔案管理的工作中覆蓋的范圍更加廣泛，所以必須保證數(shù)據(jù)的原始性，讓數(shù)據(jù)的交換環(huán)境更加安全，與此同時還要設(shè)置具體的格式標(biāo)準(zhǔn)和檢索的方法。事實上，電子檔案管理比過去的檔案管理復(fù)雜的多，如果缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，也可是說是一片空白領(lǐng)域，所以，對其進(jìn)行規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一的工作刻不容緩。
　　2.2 檔案人員業(yè)務(wù)能力不高
　　在開展電子檔案管理工作時，必須要借助于技術(shù)人員的力量來推動檔案信息化建設(shè)，提高管理的質(zhì)量。所以，必須提高相關(guān)檔案人員的業(yè)務(wù)能力。但是，現(xiàn)在的電子檔案管理在推進(jìn)檔案信息化建設(shè)里缺乏高素質(zhì)的檔案人員，一方面，與傳統(tǒng)的模式有所區(qū)別，在電子檔案管理工作中，其面向?qū)ο笠呀?jīng)不是特指的某個人，因此就需要對其進(jìn)行規(guī)范與要求，以便于需要的對象均能熟練操作使用；另一方面，由于電子檔案管理屬于新興的信息處理技術(shù)，需要對其進(jìn)行一段時間了解之后，才可以將其運用于實踐，所以只有提高業(yè)務(wù)人員的實際操作能力才能更好的在檔案信息化建設(shè)里應(yīng)用電子檔案管理。
　　2.3 電子檔案管理工作量大
　　一般情況下的電子歸檔包含了兩種，首先，借助于現(xiàn)在的存儲信息數(shù)據(jù)對信息進(jìn)行數(shù)字化的管理，其次是接收檔案。從目前來看，以數(shù)字化的數(shù)據(jù)庫信息為來源，因此在數(shù)據(jù)信息處理上會面臨一定的問題。
　　2.4 信息專業(yè)人才缺失
　　電子檔案管理工作需要專業(yè)的科學(xué)技術(shù)的支撐，借助于先進(jìn)的通信技術(shù)和計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)可以提高電子檔案管理的效率。不過，僅僅具備先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，必須要具備高素質(zhì)的信息專業(yè)人才來應(yīng)用這些先進(jìn)科學(xué)技術(shù)才可。優(yōu)秀的電子檔案管理工作者，不僅可以熟練操作計算機(jī)工作，而且對于信息具有一定的敏感度，還涉獵其他相關(guān)領(lǐng)域的技術(shù)技能。然而，針對我國現(xiàn)狀，具有電子檔案管理才能的人才少之又少，甚至?xí)�出現(xiàn)一些沒有職業(yè)責(zé)任感的管理者，如果企業(yè)招聘了不能掌握先進(jìn)技術(shù)的員工，那么就算有再先進(jìn)的設(shè)備也無濟(jì)于事。不能讓電子檔案管理在推進(jìn)檔案信息化建設(shè)里發(fā)揮作用。
　　3 電子檔案管理在推進(jìn)檔案工作信息化建設(shè)中的應(yīng)用實踐
　　通過上面的 分析可以得知，電子檔案管理在推進(jìn)檔案信息化建設(shè)中遇到的問題比較多，缺乏專業(yè)的信息專業(yè)人才，相關(guān)的工作人員綜合素質(zhì)不高，所以必須加大重視力度，分析好電子檔案管理在推進(jìn)檔案信息化建設(shè)應(yīng)用實踐。
　　3.1 實施統(tǒng)一的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)
　　事實上，電子檔案工作涉及的領(lǐng)域非常多，為了讓電子檔案管理發(fā)揮其價值，必須進(jìn)一步規(guī)范好電子檔案管理工作，讓其在檔案信息化建設(shè)應(yīng)用里發(fā)揮自己的作用。實施統(tǒng)一化的標(biāo)準(zhǔn)可以推動大家的相互合作，合作推進(jìn)信息化建設(shè)發(fā)展。
　　3.2 實現(xiàn)信息安全保障
　　我國的電子檔案信息管理工作的時間不長，缺乏一定的工作經(jīng)驗，同時對于電子檔案管理的法律發(fā)揮不健全，這樣一來電子檔案管理的安全得不到保障，電子信息的安全性比較低，長此以往必然會失去用戶的支持，導(dǎo)致此項管理工作被荒廢。在處理電子檔案的過程中，信息安全問題絕對是工作重點，因此，需要建立信息安全保障系統(tǒng)，保證電子檔案在存儲、傳輸、使用中的真實、完整、可用和安全。
　　3.3 提高電子檔案管理人員的專業(yè)能力
　　從目前來看，網(wǎng)絡(luò)對于提高辦公工作的效率具有重要的意義，對于每一個檔案管理者來說，他們都在電子檔案管理應(yīng)用里扮演著重要的角色。然而通過上述的分析可以得知，很多電子檔案管理人員不能積極的適應(yīng)現(xiàn)在的技術(shù)，因此必須盡可能的提高其檔案信息開發(fā)與研究的專業(yè)能力。具體來看，主要從以下幾個角度出發(fā)采取措施：首先，在進(jìn)行招聘時不能局限于招聘檔案專業(yè)人才，還要適當(dāng)充實一定數(shù)量的信息技術(shù)人員，負(fù)責(zé)檔案信息方面的研究，為檔案工作信息化建設(shè)提供技術(shù)支持；其次，要加大對于現(xiàn)在工作人員的定時培訓(xùn)，幫助他們解決工作上遇到的問題，同時還可以讓一些專業(yè)的專家到企業(yè)里開講座，并且還可以通過實際操作，將書本知識落實到實踐中。最后，不斷提高相關(guān)技術(shù)人員的專業(yè)能力，培養(yǎng)專業(yè)復(fù)合型人才，形成專業(yè)人才、復(fù)合型人才結(jié)構(gòu)的合理配備，有側(cè)重點地分別承擔(dān)不同要求的工作。
　　4 結(jié)束語
　　通過上面的分析可以得知，電子檔案管理可以推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，也就是現(xiàn)在所說的大數(shù)據(jù)管理，其中覆蓋的科學(xué)技術(shù)比較先進(jìn)，包括數(shù)據(jù)庫，云端，物聯(lián)網(wǎng)，人工智能等。國家已經(jīng)具備相關(guān)的管理標(biāo)準(zhǔn)來規(guī)范檔案工作信息化建設(shè)和電子檔案管理，隨技術(shù)和需求變化，標(biāo)準(zhǔn)要不斷完善，對我們的檔案管理人員也有更高的要求，檔案工作信息化建設(shè)電子檔案管理任務(wù)面臨的挑戰(zhàn)巨大，需要我們不斷學(xué)習(xí)。文章通過結(jié)合筆者自身的工作經(jīng)驗，分析了電子檔案特點及管理，研究了電子檔案管理在推進(jìn)檔案工作信息化建設(shè)中的應(yīng)用實踐，為相關(guān)的工作人員提供參考和借鑒。
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