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        新形勢(shì)下學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)的思考?

        發(fā)布時(shí)間:2019-08-13 來源: 幽默笑話 點(diǎn)擊:


          【摘 要】 本文敘述了學(xué)校實(shí)行檔案信息化的必要性及意義,通過對(duì)學(xué)校檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀分析,提出信息化檔案的設(shè)想和展望。檔案信息化是網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化、規(guī)范化的集成,在檔案信息化建設(shè)中必須注重軟、硬件工程建設(shè)并舉;加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)管理復(fù)合型人才培養(yǎng)。
          習(xí)近平總書記在黨的十九大報(bào)告中指出,要增強(qiáng)改革創(chuàng)新本領(lǐng),善于結(jié)合實(shí)際創(chuàng)造性推動(dòng)工作,善于運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和信息化手段開展工作。2002年11月25日,國(guó)家檔案局、中央檔案館向全國(guó)檔案部門下發(fā)了《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》,這是促進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化水平全面提高的一項(xiàng)重大舉措。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和通信技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用,學(xué)校檔案管理信息化已成為實(shí)現(xiàn)學(xué)校可持續(xù)發(fā)展的重要保障。
          【中圖分類號(hào)】R715 【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】
          A 【文章編號(hào)】1005-0019(2018)21-273-02
          1 學(xué)校檔案信息化建設(shè)的必要性和意義
          1.1 檔案信息數(shù)字化的概念 檔案信息的數(shù)字化是指利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)、 數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)等技術(shù)手段,將紙質(zhì)文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)文件和已歸檔保存的電子檔案,系統(tǒng)組織成具有有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫。
          1.2 檔案信息化建設(shè)的必要性和意義 檔案信息化是國(guó)家信息化戰(zhàn)略在檔案領(lǐng)域的具體體現(xiàn),是檔案事業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略目標(biāo)。采用現(xiàn)代化信息技術(shù)改造傳統(tǒng)檔案業(yè)務(wù),不斷適應(yīng)數(shù)字環(huán)境下檔案活動(dòng)的發(fā)展變化、提升檔案管理水平和服務(wù)效率,最大限度地滿足需求,是檔案信息化工程建設(shè)的主要目的。檔案管理信息化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè),給管理人員帶來的效益和收益:一是提高工作效率。檔案收集、整編、借閱、歸檔工作量大,費(fèi)時(shí)費(fèi)力;信息化后信息一次錄入反復(fù)使用,數(shù)據(jù)共享,方便打印、借閱,統(tǒng)計(jì),整編,提高工作效率。二是檢索查詢方便。傳統(tǒng)方式查找檔案不但費(fèi)時(shí)費(fèi)力,反復(fù)查閱會(huì)對(duì)檔案損壞,檔案完整性受到影響;信息化后可即時(shí)查閱,既省時(shí)省力又避免損壞,極大減輕工作人員負(fù)擔(dān)。三是保證檔案安全。傳統(tǒng)方法檔案借閱手續(xù)繁瑣,容易在借閱、轉(zhuǎn)接、歸檔中出現(xiàn)偏差、遺失現(xiàn)象;信息化后每次借閱都有電子平臺(tái)記錄可以追溯,減少了檔案管理差錯(cuò)的出現(xiàn)。
          2 學(xué)校檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀
          2.1 對(duì)檔案的重要性認(rèn)識(shí)不足 我國(guó)學(xué)校檔案信息化管理仍處于起步階段,信息化管理的制度還不夠完善,資金支持投入不足,學(xué)校整體數(shù)字化管理還不夠普及,數(shù)字化檔案信息涵蓋的內(nèi)容不夠全面。
          2.2 學(xué)校檔案在收集中存在困難 檔案收集是信息化建設(shè)中的重要環(huán)節(jié),學(xué)校檔案涉及面廣且繁雜,跨度大,涉及黨政文件、制度、任命,學(xué)籍檔案,人事檔案、基建工程預(yù)算檔案,設(shè)備招投標(biāo)檔案等等,檔案內(nèi)容要求規(guī)范、準(zhǔn)確、完整,大部分資料屬于永久性保存,因此儲(chǔ)存量大,傳統(tǒng)手段保存必然會(huì)增加檔案收集和保存的困難。
          2.3 學(xué)校檔案信息化管理人員的水平有待進(jìn)一步提高 新時(shí)期下學(xué)校檔案信息化管理對(duì)管理人員的專業(yè)水平要求高,電子檔案管理人員除了要掌握檔案管理專業(yè)知識(shí),還要不斷提高現(xiàn)代化管理技能。文檔一體化的推行,使電子文件的管理超出單純的學(xué)科范圍,使檔案工作成為一門集計(jì)算機(jī)科學(xué)與檔案學(xué)于一體的綜合性的學(xué)科,F(xiàn)有學(xué)校檔案管理人員基本是由其他工作崗位轉(zhuǎn)入,或者兼任,很少一部分是檔案管理專業(yè)畢業(yè),缺乏信息化操作能力,學(xué)校對(duì)于管理人員的培訓(xùn)還不足。
          2.4 學(xué)校檔案管理系統(tǒng)缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的管理軟件 學(xué)校一般采取自行開發(fā)或引進(jìn)的方式使用檔案管理系統(tǒng),信息化程度不統(tǒng)一,也無法做到資源共享或異地查詢。
          2.5 檔案檢索工具陳舊 現(xiàn)在大部分檔案都已實(shí)行電子化目錄查詢,但很多檔案內(nèi)容查詢還是采用編號(hào)查詢后,再查找紙質(zhì)檔案,檔案信息的整理、編研、查找、利用還不能實(shí)現(xiàn)電子化。
          3 學(xué)校檔案信息化建設(shè)設(shè)想及展望
          3.1 充分認(rèn)識(shí)檔案信息化管理的重要性 隨著社會(huì)信息化進(jìn)程的加快,信息資源已經(jīng)成為人類社會(huì)活動(dòng)和經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的戰(zhàn)略資源,檔案作為一種原生的信息資源,其重要性日益凸顯出來。因此學(xué)校要加強(qiáng)頂層設(shè)計(jì),將檔案管理信息化建設(shè)與現(xiàn)代化校園建設(shè)結(jié)合起來,應(yīng)該加大對(duì)檔案信息化人力、物力 財(cái)力的支持力度,要上升到建設(shè)現(xiàn)代化強(qiáng)國(guó)的高度,要看到學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)是實(shí)現(xiàn)學(xué)?沙掷m(xù)發(fā)展的必由之路。作為檔案管理者要增強(qiáng)自己的使命感和責(zé)任感,積極投入到建設(shè)中去,各部門也要正確認(rèn)識(shí)和配合檔案管理部門的工作,促進(jìn)信息化建設(shè)的快速發(fā)展。
          3.2 高度重視檔案信息化的制度建設(shè) 管理工作上水平首先要完善制度建設(shè),實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理。檔案信息化建設(shè)內(nèi)容十分豐富,是一個(gè)系列工程建設(shè),包括基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、信息資源建設(shè)(檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)、電子文件歸檔與管理、檔案數(shù)字化)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)(檔案管理系統(tǒng)建設(shè)、電子文件中心建設(shè)、檔案網(wǎng)站建設(shè)、數(shù)字檔案館)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)、人才隊(duì)伍建設(shè)、安全保障建設(shè)等硬、軟件系統(tǒng)工程建設(shè)。因此要建立一整套系統(tǒng)化理論化的管理制度,建立合理、科學(xué)、有效的檔案管理工作流程,保證檔案管理信息化建設(shè)的順利開展。
          3.3 加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè) 檔案事業(yè)的發(fā)展和騰飛,既要依靠科學(xué)技術(shù)的發(fā)展進(jìn)步,又要依靠高素質(zhì)管理隊(duì)伍。首先應(yīng)加大檔案管理和信息化管理人才的引進(jìn);第二應(yīng)加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力、思想道德素質(zhì)的培訓(xùn);三是要建立有效激勵(lì)機(jī)制,調(diào)動(dòng)檔案管理人員信息化轉(zhuǎn)化的積極性;四是加強(qiáng)各部門團(tuán)結(jié)合作,將一些電子化檔案在部門提前完成。
          4 結(jié)束語
          新形勢(shì)下的檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為一種必然趨勢(shì),也是時(shí)代發(fā)展的必然要求。實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案信息化管理,跟上時(shí)代步伐,認(rèn)真落實(shí)《檔案法》等有關(guān)法律、法規(guī)及管理制度,推進(jìn)依法治檔、加強(qiáng)檔案管理工作,深刻認(rèn)識(shí)加強(qiáng)檔案科技發(fā)展、檔案信息化建設(shè)、檔案管理隊(duì)伍建設(shè)及不斷提高檔案管理人員素質(zhì)的重要性、必要性和緊迫性,堅(jiān)持高起點(diǎn)要求、高標(biāo)準(zhǔn)定位,為學(xué)校事業(yè)發(fā)展貢獻(xiàn)力量。
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