淺談事業(yè)單位檔案管理制度與信息化建設
發(fā)布時間:2019-08-13 來源: 幽默笑話 點擊:
摘 要:隨著我國經(jīng)濟結(jié)構的改變,事業(yè)單位檔案管理工作越來越趨于向現(xiàn)代化的管理模式轉(zhuǎn)變,事業(yè)單位的檔案管理制度要適應現(xiàn)代檔案管理的要求,及時更新完善,確保事業(yè)單位的檔案管理信息化建設進入一個良性發(fā)展的軌道。
關鍵詞:事業(yè)單位;檔案管理制度;信息化建設
1 檔案管理信息化的基本含義
檔案管理信息化就是將傳統(tǒng)的紙質(zhì)版檔案存入相關的事業(yè)單位的網(wǎng)絡環(huán)境里,一方面可以方便快捷的查找檔案,另一方面,也可以迎合我們國家的戰(zhàn)略方針,與時俱進。而且,檔案信息管理化分很多步驟才能夠完成,首先,要將檔案信息歸檔,也就是明確檔案信息的分類、范圍和細節(jié)內(nèi)容,并且要清楚相關的檔案負責人,其次,事業(yè)單位會有專業(yè)的人員對檔案的信息內(nèi)容進行交接,期間的安全問題需要得到保障,最后就是錄入信息了,信息化的建設最重要的一步就是檔案的錄入,出不得半點差池。
2 事業(yè)單位檔案管理信息化建設存在的問題
2.1 檔案信息資源的開發(fā)不夠合理
目前,我國很多事業(yè)單位都沒有充分開發(fā)檔案資源,導致檔案信息資源的內(nèi)容不夠豐富,很多信息重復加工利用,造成檔案資源的質(zhì)量不高。截至目前,我國檔案資源的開發(fā)水平還較低。信息化檔案管理的發(fā)展,取得了很好的效果,但數(shù)據(jù)資源卻沒有被完全利用,開發(fā)率低。
2.2 當前事業(yè)單位檔案管理信息化建設資金和技術人員不足
現(xiàn)在的社會是一個高速發(fā)展的社會,科技發(fā)達,信息流通快,在大數(shù)據(jù)時代的召喚下,搭建事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化信息平臺是必然要求,而這一平臺在我國已經(jīng)開始使用和探索,但我國的檔案信息量巨大,檔案經(jīng)過數(shù)字化處理形成電子信息儲存在系統(tǒng)中的過程需要高等級的專業(yè)機器設備,這對于資金的要求同樣是巨大的,同時,隨著經(jīng)濟的發(fā)展,各類檔案數(shù)量急劇增加,更不用說實現(xiàn)信息數(shù)字化的僅是一部分城市,現(xiàn)有的檔案管理工作人員數(shù)量和技術水平并不能滿足搭建數(shù)字化信息平臺的要求,這也是實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理數(shù)字信息化需要解決的重要問題。
2.3 事業(yè)單位檔案管理工作信息化相對不高
檔案管理信息化是近年呈現(xiàn)的檔案管理新動態(tài),其管理的理念與方式都與傳統(tǒng)的檔案管理模式有著根本的區(qū)別。當前,所有單位的檔案管理都在從紙質(zhì)化向電子化轉(zhuǎn)化,為檔案信息數(shù)字化平臺準備基本的素材,檔案信息變得更為準確,更加方便查詢與調(diào)閱利用,全新的檔案管理系統(tǒng)、辦公系統(tǒng)、網(wǎng)絡服務平臺統(tǒng)一整合,大大提高了事業(yè)單位檔案信息的利用效率。然而,也有許多事業(yè)單位仍然沿用傳統(tǒng)的檔案管理模式,沒有真正跟上檔案信息向電子化轉(zhuǎn)變的節(jié)奏,導致事業(yè)單位工作進度與檔案信息管理不同步,直接影響事業(yè)單位各項工作的順利開展。
3 加強事業(yè)單位檔案管理的基本措施
3.1 提高對事業(yè)單位檔案管理工作重要性的認識
隨著經(jīng)濟的快速發(fā)展,事業(yè)單位的檔案利用率會越來越高,小到個人信息的確認,大到單位政策的調(diào)整都離不開檔案信息的確定。尤其是事業(yè)單位檔案管理實現(xiàn)信息化和數(shù)字化后,可以對事業(yè)單位的檔案信息進行快速分析與調(diào)用,對單位的一些重大決策做出科學的決定形成影響。因此,在全社會形成一種重視檔案管理的風氣,對檔案管理的每一個環(huán)節(jié),都做到精細化科學化運作,事業(yè)單位的檔案管理工作,才會有一個真正意義上實質(zhì)跨越。而檔案的信息化管理可以有效實現(xiàn)事業(yè)單位的檔案信息資源共享,大大提高事業(yè)單位的檔案管理利用效率。
3.2 完善事業(yè)單位的檔案管理制度
國家的檔案管理規(guī)定,是事業(yè)單位制定內(nèi)部管理制度的基礎。事業(yè)單位要隨著社會經(jīng)濟的快速發(fā)展,及時調(diào)整單位內(nèi)部管理制度,這樣才能讓事業(yè)單位檔案管理工作跟上時代發(fā)展的節(jié)奏。在信息化管理的時代,事業(yè)單位檔案管理制度要適應社會發(fā)展的要求,對不適應的管理制度要及時修改,對空缺的部分要及時補充,使檔案管理更加有效規(guī)范,以充分發(fā)揮檔案管理的作用。為此,應該強化以下兩個方面的制度建設:一是加強事業(yè)單位檔案管理制度建設,要安排專人負責,建設專門的標準化建設的檔案室,添加專業(yè)的檔案檢索設備,對檔案進行科學有效地管理。二是事業(yè)單位的檔案資料要按標準歸檔管理,確保事業(yè)單位內(nèi)部所有部門有保存和使用價值的檔案資料全部健全檔案,要制定統(tǒng)一借出調(diào)閱與交流手續(xù),確保檔案在交流過程中發(fā)揮出利用價值,又沒有任何丟失。
3.3 使信息安全得到保障
在網(wǎng)絡的環(huán)境下,信息竊取和信息泄露的后果都很嚴重,而且事業(yè)單位的信息都切實的與國家的基本方針政策相關,涉及到一些國家機密,這就要求我們?nèi)プ畲蟪潭鹊谋Wo相關的信息:1)我們可以請一些高素質(zhì)的專業(yè)性的工作人員,通過編寫一些防止別人盜取信息的安全軟件,對事業(yè)單位的網(wǎng)絡環(huán)境進行保護,使得信息不會被盜;2)接觸到信息的相關工作人員應當與事業(yè)單位簽署相關的保密協(xié)議,按照規(guī)定辦事,這樣也能夠有效的防止信息被泄露;3)就需要事業(yè)單位的大力支持,引進高端的信息技術人才,這樣才能讓信息的安全得以保障,使得國家的機密不得以泄露,不遭人竊取。
3.4 提高檔案管理人員的整體素質(zhì)
在信息時代,要想實現(xiàn)檔案管理的信息化建設,需要工作人員掌握管理的技能及方法。因此,提高檔案管理人員的業(yè)務水平非常重要,只有提高管理人員的綜合水平,才能保證檔案管理的綜合能力。在實際管理工作中,可以通過改變檔案管理的方式,提高工作人員的專業(yè)素養(yǎng);也可以定期對檔案管理人員進行培訓,開展思想政治教育等,以此提高其綜合素質(zhì)。
3.5 建立良好的事業(yè)單位檔案管理運行機制
事業(yè)單位檔案管理部門要加強制度建設,完善登記、考核、評估等制度,定期對檔案管理人員進行考核和評估,獎罰分明,對事業(yè)單位檔案加以控制和積累,與此同時,事業(yè)單位檔案管理部門可以對管理人員提出一些新的要求,引導他們進行思考和研究,在檔案管理部門內(nèi)部形成積極進取且富有創(chuàng)造性的學習氛圍,從而充分調(diào)動管理人員的工作熱情,提高工作效率,達到規(guī)范化管理的目標。
3.6 完善事業(yè)單位檔案管理信息化平臺建設
隨著檔案信息數(shù)字化處理的發(fā)展,檔案工作呈現(xiàn)出了許多新特點,許許多多事業(yè)單位的檔案管理工作,在實現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理向數(shù)字化檔案管理轉(zhuǎn)換的同時,開始建立檔案管理的網(wǎng)絡平臺,對檔案進行網(wǎng)絡化管理,最大限度實現(xiàn)了檔案信息的利用,事業(yè)單位檔案信息的利用效率得到了普遍提高,但與檔案管理的要求仍有差距,事業(yè)單位檔案信息數(shù)據(jù)庫平臺的建設仍需加強。要強化事業(yè)單位的檔案信息資源的服務意識,提高利用檔案服務本單位與社會的水平。事業(yè)單位的檔案管理人員要樹立創(chuàng)新意識,提高服務質(zhì)量,發(fā)揮好事業(yè)單位檔案信息資源的作用,為事業(yè)單位的發(fā)展做出應有的貢獻。
4 結(jié)論
總而言之,事業(yè)單位檔案管理信息化建設是時代發(fā)展背景下的必然舉措,檔案管理信息化建設能夠高效整合事業(yè)單位檔案信息,提高檔案管理效率,提高事業(yè)單位服務功能,因此要加大檔案管理信息系統(tǒng)研發(fā)力度,加大相關人員的培訓力度,促進事業(yè)單位的發(fā)展和進步。
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