芻議事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)
發(fā)布時間:2019-08-13 來源: 幽默笑話 點擊:
摘要:在大數(shù)據(jù)、云計算等新興信息技術(shù)滲透到生活和工作的每一個角落的今天,事業(yè)單位的檔案管理工作也在技術(shù)大潮的沖擊下,做出改變和接受著信息化的沖擊。這樣的改變優(yōu)化了檔案管理工作,提升了事業(yè)單位檔案管理的效率,改善了檔案管理方式,是檔案管理突破性的改變。但是任何事物的發(fā)展都會存在問題,本文從事業(yè)單位檔案管理的特點入手,去探尋提升其信息化建設(shè)的策略及意義。
關(guān)鍵詞:事業(yè)單位檔案管理;信息化建設(shè)
一、事業(yè)單位檔案管理信息化的突出特點
1、天壤之別的檔案存儲環(huán)境
紙質(zhì)媒介的傳統(tǒng)檔案記載形式,相較于信息化檔案來說,顯得笨重而麻煩。而全新的信息化檔案管理,只需將檔案以摸不到的方式,海量的將信息存儲于方寸之間的硬盤中,占用的空間少之又少,對存貯的環(huán)境幾乎沒有什么特殊要求,極大的節(jié)省了場地,相較于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案不可同日而語。
2、更新?lián)Q代的使用與查詢優(yōu)勢
傳統(tǒng)檔案管理存在檔案紙老化、破損,查詢手續(xù)復(fù)雜等諸多問題,但信息化的檔案管理,卻讓檔案的查詢變得易如反掌,從傳統(tǒng)的滿屋子找檔案,到如今在電腦中輕輕敲入幾個字,按回車鍵即可一目了然的查詢方式,讓人對傳統(tǒng)的檔案查詢方式頓生古老感。
二、信息化檔案管理對于事業(yè)單位檔案管理的意義
現(xiàn)代化的技術(shù)手段可以有效助力當(dāng)前我國事業(yè)單位檔案管理信息化的推進。檔案管理因為信息化的介入,使得從模式到實體都發(fā)生了顛覆性的轉(zhuǎn)變,改變了以往紙質(zhì)檔案占用巨大場地,堆積如山的窘境,更不見了檔案紙質(zhì)破損的無奈。檔案管理的信息化,從對檔案信息的加工,到檔案的匯總和分類,再到存儲、篩選、查詢等方面,都很好的結(jié)合外部環(huán)境所需要面對的問題,實現(xiàn)了真正意義上的資源共享。這樣的改變實現(xiàn)了工作效率的提升和成本的降低,意義重大。
三、改善事業(yè)單位檔案信息化管理的方式方法
檔案管理信息化的優(yōu)點極為突出,推行檔案管理的全面信息化是大勢所趨,但是如何能更快、更好、更全民的開展好檔案管理的信息化建設(shè),就要多渠道入手,多措并舉的推進,要有科學(xué)規(guī)劃,并從人員、軟硬件、服務(wù)等多方面進行改善提升。
1、提高事業(yè)單位檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)
人才是事業(yè)成敗的決定性因素,檔案管理工作也不例外。事業(yè)單位的中老年人占比較高,文化素質(zhì)不是很高,計算機操作能力弱。所以要切實提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì),要對相關(guān)人員做到針對性的工作技能培訓(xùn),進行行之有效的計算機培訓(xùn),用多種形式對綜合素質(zhì)進行提升;在思想上要加強引導(dǎo),讓檔案管理人員認識到檔案信息化的重要性,增強緊迫感和責(zé)任感;要建立完善的考核制度,增強鼓勵人才向高素質(zhì)發(fā)展的動力。
2、加強檔案管理的硬件
硬件是檔案管理的核心部件,沒有用于存儲的硬件,檔案管理信息化將是空中樓閣。所以事業(yè)單位應(yīng)該購進性能穩(wěn)定,不容易被外界影響的硬盤用于存儲。對此,要有資金保障,不可馬虎應(yīng)付,以此確保檔案管理在存儲與管理上的安全穩(wěn)定。
3、注重于檔案管理軟件的開發(fā)
為提高事業(yè)單位檔案信息化的水平和工作效率,就必須要適當(dāng)?shù)脑谲浖矫孢M行跟進。因此,為事業(yè)單位檔案管理打造適宜的應(yīng)用軟件,使其與事業(yè)單位的性質(zhì)及人員屬性進行針對性匹配,能更好的服務(wù)于檔案管理工作,也更能體現(xiàn)出軟硬件的合力信息化對檔案管理的超強助力。
4、做好檔案信息化的總體規(guī)劃
科學(xué)的規(guī)劃是事業(yè)單位檔案管理工作發(fā)展的加速器。事業(yè)單位要把握檔案信息化的系統(tǒng)具有的靈活性和可擴展性,制定出合理匹配的總體規(guī)劃。要充分把握好事業(yè)單位對于人才信息的需要,構(gòu)建出符合發(fā)展要求,滿足管理需要的互聯(lián)網(wǎng)管理模式。
5、做一個錦上添花的檔案信息查詢網(wǎng)站
檔案信息管理網(wǎng)站作為事業(yè)單位內(nèi)部檔案部門網(wǎng)上的信息站點,是對于事業(yè)單位檔案管理實現(xiàn)信息化的重要補充和必要手段。檔案信息將通過網(wǎng)站的網(wǎng)頁提供給相關(guān)人員,讓相關(guān)人員足不出戶即可實現(xiàn)對檔案信息的網(wǎng)上查找和咨詢,進行下載及歸檔?梢哉f,檔案信息網(wǎng)站為檔案信息提供了一個資源共享的平臺。在此需要注意的是,對于檔案信息的管理操作系統(tǒng),一定要具備良好的升級更新能力,這可以很好的適應(yīng)檔案在網(wǎng)絡(luò)管理上日新月異的變化,不斷適應(yīng)國內(nèi)檔案標(biāo)準(zhǔn)的變化,實現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)的長足發(fā)展;在設(shè)備選取上,要選用可靠耐用的市場主流設(shè)備,確保檔案信息的穩(wěn)定、安全。
四、結(jié)語
借助計算機技術(shù)的提升和網(wǎng)絡(luò)平臺的不斷進步,事業(yè)單位檔案管理工作取得了長足發(fā)展,數(shù)字化的檔案管理形式,提高了檔案工作的質(zhì)量,完善了組織的建設(shè),增強了相關(guān)事業(yè)單位的科研力量,為相關(guān)工作提供了質(zhì)量保障,在檔案管理上具有劃時代的意義。反之信息化的檔案管理又對社會和科技具有一定程度的推動作用?梢哉f,二者相互促進相互影響,共同彰顯著時代的進步。為緊隨時代發(fā)展,就要將事業(yè)單位的檔案管理信息化從內(nèi)而外的進行深化和改進,把握工作需求,理清面對的問題,進行針對性的預(yù)防和解決,做好相關(guān)的解決方案,從而讓事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)一直在快車道平穩(wěn)行駛。
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