[摘 要]檔案管理是技工學(xué)校管理的重要組成部分，在技工學(xué)校發(fā)展過程中發(fā)揮著重要作用。通過檔案管理收集和保存技工學(xué)校發(fā)展中留下的寶貴資料，能夠反映技工學(xué)校的發(fā)展歷程、歷史面貌和學(xué)校精神等，并服務(wù)于實際教學(xué)、科研和就業(yè)工作，可見，檔案工作與技工學(xué)校發(fā)展息息相關(guān)。在信息化時代，檔案管理信息化是必然的趨勢，但在此過程中還存在很多問題，會影響技工學(xué)校信息化建設(shè)的成效。基于此，本文分析了技工學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)存在的問題，并提出了相關(guān)對策，希望能夠為相關(guān)研究提供借鑒。
　　[關(guān)鍵詞]技工學(xué)校;檔案管理;信息化
　　doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2019.06.087
　　[中圖分類號]G717.24;G270.7 [文獻標(biāo)識碼]A [文章編號]1673-0194（2019）06-0-02
　　1     研究背景
　　技校教育是我國職業(yè)教育的重要組成部分，重在培養(yǎng)具有熟練操作技能和動手能力的一線技工人員。近年來，國家大力發(fā)展職業(yè)教育，技工學(xué)校獲得了長足進步，為社會輸送了大批高素質(zhì)的勞動力。同時，技工學(xué)校的快速發(fā)展對學(xué)校各項管理提出了挑戰(zhàn)，檔案管理是技工學(xué)校管理的重要組成。所謂技工學(xué)校檔案是指技工學(xué)校在長期辦學(xué)過程中，在日常教學(xué)、科研和黨政管理等工作中所形成和保存下來的具有珍貴價值的各種圖片、視頻和文字等記錄。檔案資料是技工學(xué)校的寶貴財富，主要包括師生檔案、教學(xué)檔案、財務(wù)檔案、學(xué)校史記、實驗檔案等。所謂檔案信息化建設(shè)是指在不改變檔案資料內(nèi)容的前提下，利用信息技術(shù)搜集、傳輸、處理和應(yīng)用檔案資源，是提高檔案管理效率、實現(xiàn)資源共享的重要形式。隨著信息化時代的到來，技工學(xué)校檔案管理信息化是必然的趨勢。
　　2     技工學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)的重要性
　　2.1   有利于統(tǒng)計和共享各類數(shù)據(jù)，提高歸檔數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性
　　技工學(xué)校在長期發(fā)展過程中積累了大量的數(shù)據(jù)資料。尤其是近年來，技工學(xué)校招生規(guī)模不斷擴大，在校師生數(shù)量增多，人員流動性增強，檔案材料也越來越多，原來紙質(zhì)管理檔案的方法已經(jīng)跟不上時代發(fā)展的步伐，大量檔案資料的搜集和整理加重了檔案管理人員工作負擔(dān)，且紙質(zhì)方式管理檔案需要大面積的檔案室，對檔案管理條件的要求也十分嚴(yán)格。紙質(zhì)方式管理檔案還容易造成檔案破損和丟失。最重要的是，隨著技工學(xué)校教學(xué)改革的不斷推進以及多媒體等信息技術(shù)的廣泛使用，技工學(xué)校在日常教學(xué)、科研工作中積累了大量的電子檔案、光盤資料。技工學(xué)校通過加強檔案信息化建設(shè)，可以在極短的時間內(nèi)完成檔案收集、分類、立卷、編目工作，提高了歸檔數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。
　　2.2   有利于檔案資料的挖掘利用
　　技工學(xué)校檔案的最終目的是通過檔案管理來提高檔案資料的利用價值，為技工學(xué)校的日常教學(xué)和管理提供重要的幫助。然而，在紙質(zhì)檔案時代，檔案資料被集中起來管理，調(diào)用檔案十分煩瑣，需要花費大量的時間和精力才能找到需要的檔案材料。技工學(xué)校通過檔案信息化建設(shè)可以構(gòu)建規(guī)范的、完整的檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，檔案人員通過查找和搜索關(guān)鍵詞，就可以從海量的檔案資源中找到需要的檔案材料，從而將檔案人員從繁重的檔案編研信息工作中解放出來，不僅提高了工作效率，也大大提高了檔案的利用價值。
　　2.3   增加檔案信息的存儲量
　　傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案只能存儲文字、圖片等信息，利用信息技術(shù)、縮微技術(shù)等手段，可以將紙質(zhì)文件掃描成電子文件，大大增加了信息的存儲數(shù)量，存儲密度也比紙質(zhì)檔案高出許多倍。同時，檔案管理信息化還可以在一份文檔中同時儲存文字、圖片、聲音、視頻等媒體信息，存儲速度快。此外，與紙質(zhì)檔案相比，電子文件的存貯條件比較簡單，對空間和環(huán)境要求較低。
　　3     技工學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)存在的問題
　　3.1   不重視檔案工作，缺乏信息化意識
　　近年來，在國家大力發(fā)展職業(yè)教育的政策指引下，我國技工學(xué)校發(fā)展迅猛，但由于生源數(shù)量不斷減少，技工學(xué)校之間的競爭也日益激烈。為了生存和發(fā)展，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)將主要精力用于招生、就業(yè)、校企合作等主要工作上，對檔案管理工作缺乏重視，很多領(lǐng)導(dǎo)認為檔案管理工作十分簡單，就是保管材料而已，甚至認為檔案管理部門是學(xué)校發(fā)展的累贅。在這種思想的影響下，很多技工學(xué)校沒有建立規(guī)范的檔案管理制度，對檔案管理的資金和人力投入不足，甚至讓教師家屬或者離退休的職工從事檔案管理工作，導(dǎo)致檔案管理發(fā)揮不出應(yīng)有的價值。技工學(xué)校的教職工群體也對檔案工作的重要性認識不清，不配合檔案管理部門的工作，導(dǎo)致重要的檔案資源不能得到及時收集和整理，很多資料甚至破損和丟失，更何談檔案管理信息化建設(shè)。
　　3.2   檔案管理手段落后，信息化建設(shè)進展緩慢
　　目前，信息化辦公在技工學(xué)校辦學(xué)中得到了廣泛應(yīng)用，檔案管理也逐漸擺脫了傳統(tǒng)的紙質(zhì)辦公時代。但很多技工學(xué)校的檔案信息化建設(shè)仍處于初始階段，盡管技工學(xué)校都投入一定的資金用于檔案信息化建設(shè)，但由于意識不到位以及資金不足的現(xiàn)實困難，只有少部分資料被掃描上傳到檔案管理系統(tǒng)，仍有大量的檔案資料以紙質(zhì)狀態(tài)存儲。技工學(xué)校檔案信息化的設(shè)備配備也供應(yīng)不足，檔案管理信息化技術(shù)匱乏，檔案利用仍處于人工查詢的狀態(tài)，導(dǎo)致檔案利用率低下。
　　3.3   檔案管理人員的素質(zhì)和能力低下
　　開展檔案信息化工作需要一支高素質(zhì)、專業(yè)化的人才隊伍。一直以來，由于不重視檔案工作，技工學(xué)校檔案管理人員思想保守，因循守舊，安于現(xiàn)狀，缺乏繼續(xù)學(xué)習(xí)和深造的積極性，很多檔案管理人員的觀念和能力已經(jīng)滯后于新時期檔案工作的需要。尤其是隨著檔案管理信息化的開展，檔案管理人員不僅要具有扎實的檔案專業(yè)知識以及熟練的檔案工作技能，還要具有一定的信息素養(yǎng)和計算機知識。然而現(xiàn)實中大多數(shù)檔案從業(yè)人員都不是檔案專業(yè)畢業(yè)的，對計算機和互聯(lián)網(wǎng)比較陌生，影響了檔案工作的有效性。

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