【關(guān)鍵詞】媒體 辦公室 職責 　　 　　《文摘周刊》報社作為安徽日報報業(yè)集團的二級單位,組織機構(gòu)設(shè)置相對簡單,人員較少。近幾年來,《文摘周刊》辦報質(zhì)量穩(wěn)步提高,發(fā)行量節(jié)節(jié)攀升,成為全國影響力較大的文摘類報紙之一。但隨著市場經(jīng)濟體制改革的不斷深入,主流媒體(主要是各地黨報、中央級大報)開始了大規(guī)模的重組,報業(yè)競爭越來越激烈,文摘類報紙的傳統(tǒng)優(yōu)勢越來越小。面對嚴峻的形勢,報社只有整合資源、健全機制、勇于創(chuàng)新、提高水平,才能應對挑戰(zhàn),在競爭中立于不敗之地。而《文摘周刊》的辦公室作為一個綜合性辦事機構(gòu),承擔著日常行政事務、內(nèi)部綜合協(xié)調(diào)以及黨務人事、業(yè)績考核、后勤保障等多項工作,職能眾多、人少事雜,其運作好壞直接關(guān)系報社的興衰。為此,要不斷創(chuàng)新工作方式,提高工作水平和服務水平,充分發(fā)揮溝通的“橋梁”作用和協(xié)調(diào)各方的“樞紐”作用,促進報社又好又快發(fā)展。筆者結(jié)合本職工作,提出從五個方面搞好辦公室工作。
　　把握動向,當好參謀助手。面對文摘類報紙競爭日趨激烈的形勢,辦公室在很大程度上要及時為社領(lǐng)導決策提供參考,即及時把握報業(yè)改革的最新動向,特別是文摘報紙中前沿和焦點問題,這樣才有助于社領(lǐng)導把握報紙發(fā)展走勢,科學制定目標,拓展發(fā)展思路。當好領(lǐng)導的參謀助手,為領(lǐng)導決策提供依據(jù),首先必須提高時效性,密切關(guān)注中央、省委出臺的關(guān)于報業(yè)改革的新政策和省委宣傳部、集團黨委對報紙的新要求。其次要突出重要性,社領(lǐng)導在規(guī)劃報紙戰(zhàn)略目標的同時,還承擔著審稿、創(chuàng)收等任務。辦公室在呈報信息時,要條分縷析、抓住重點,篩選實用、管用、能用的信息,把最重要、對報社有重大影響或有建設(shè)性的信息及時上報;或者對當前的工作重點、領(lǐng)導關(guān)注的熱點等重要信息進行實時跟蹤。第三要突出全面性,除通過文件、通報、網(wǎng)絡等形式搜集信息外,還應加強與兄弟報社的聯(lián)系,運用請進來或走出去的方法,及時了解兄弟報紙采編改革的新經(jīng)驗、經(jīng)營創(chuàng)收的新做法、隊伍管理的新舉措以及經(jīng)驗教訓,形成文字材料,供領(lǐng)導參閱。
　　講究效率,提高履職能力。辦公室工作任務繁雜,工作具體,提高工作效率是做好各項工作的關(guān)鍵。一是要頭腦清楚,牢記大局、牢記責任,有清晰的工作思路。重要工作要提前謀劃,按部就班抓落實。二是要心中有數(shù),隨時記下要做的工作,區(qū)分輕重緩急,先做緊急的、重要的事情。還可以建立工作日程表,先從時間已確定的事務開始,例如會議、接待等。逐漸培養(yǎng)日程安排能力,根據(jù)個人習慣,將事務安排在合適的時間,相似的工作安排在一起。三是要眼里有活,這是工作主動性的表現(xiàn),特別要養(yǎng)成習慣,隨時利用瑣碎時間做一些瑣碎的小事,以提高工作效率。四是要腿腳勤快,進一步強化責任意識,工作中相互支持不推諉,立即落實不拖拉,快速高效完成各項任務。
　　當然,提高效率是在注重質(zhì)量的前提下進行的,只強調(diào)效率,而忽視質(zhì)量,低質(zhì)量的高效率等于沒效率;而為了強調(diào)高質(zhì)量而不顧效率,沒有效率的質(zhì)量也不會是高質(zhì)量。我們應該是在確保高標準的質(zhì)量前提下,節(jié)奏快一些,動作快一些,完成任務快一些,以高效率促進高質(zhì)量。
　　專心細致,形成扎實作風�！扒Ю镏�堤,潰于蟻穴”,“差之毫厘,謬以千里”,工作馬馬虎虎,粗心大意,就會出現(xiàn)重大失誤,給部門和報社帶來損失。養(yǎng)成工作認真細致、辦事扎實的作風,是辦公室工作人員必備的素質(zhì)之一。一要想得細。凡事多動腦筋,把困難想得多一些,把措施想得細一些,才能把事情做實、不走彎路。如領(lǐng)導交給一項工作任務之后,先要進行冷靜的思考,對完成這項任務的有利條件、不利因素、可能遇到的難題以及方法步驟等等深思熟慮,三思而后行。二是調(diào)查研究細。有了過細的調(diào)查研究,才能把情況搞清搞準,匯報才能準確,拍板才有依據(jù)。三是事情辦得細。無論是接電話、收傳真,還是處理文件、落實制度,都要按工作規(guī)程,扎扎實實辦好。四是文字記錄。接受任務、落實工作光憑腦子記不行,要及時做好詳細的文字記錄,使自己所承辦的每一項工作都有案可查,避免扯皮現(xiàn)象發(fā)生。
　　綜合協(xié)調(diào),創(chuàng)造良好環(huán)境。搞好上下協(xié)調(diào)、內(nèi)外協(xié)調(diào),才能處理好各種矛盾和問題,為做好各項工作創(chuàng)造良好環(huán)境。
　　搞好社內(nèi)協(xié)調(diào)。內(nèi)部協(xié)調(diào)是基礎(chǔ),是前提。內(nèi)部協(xié)調(diào)不好,矛盾重重,很難把辦公室工作做好。一是要與社領(lǐng)導的協(xié)調(diào)。為主要領(lǐng)導服務是主要職責,應責無旁貸。合格的辦公室主任還應該做到,無論誰交辦的任務都積極主動地完成,如因正在做主要領(lǐng)導交辦的任務,應向其他領(lǐng)導解釋清楚,要主動與每個領(lǐng)導搞好溝通。二是搞好本部門的協(xié)調(diào)。要以身作則,要求下屬做到的,自己首先要做到,這樣才能贏得下屬的信任與尊敬。還要合理調(diào)配,做到分工明確,責任到人。三是搞好與社內(nèi)各部門的協(xié)調(diào)。要從大局出發(fā),倡導講團結(jié)、講協(xié)作的作風。日常工作做到分工明確,權(quán)責合理,突擊性工作做到分工不分家,時時事事以大局為重。
　　搞好外部協(xié)調(diào)。對外協(xié)調(diào)也是一門藝術(shù),要講究公關(guān)技巧。要善于主動聯(lián)絡,對一些工作中經(jīng)常要協(xié)調(diào)和打交道的單位,平時多加強聯(lián)系,以建立良好的互信機制和溝通渠道,保證在關(guān)鍵時刻能充分發(fā)揮其作用。要善于開動腦筋,勤動腦,多用心,把原則性和靈活性有機地結(jié)合起來,既要大膽工作,又要嚴格把握好“度”。要善于超前謀劃,凡涉及到對外協(xié)調(diào)的事宜,辦公室要提前做好準備,掌握工作的主動權(quán)�？傊�,通過對外協(xié)調(diào),為報社的發(fā)展壯大營造良好外部環(huán)境。
　　做到正確協(xié)調(diào)。正確協(xié)調(diào),必須把握四個原則:一是從屬原則。在協(xié)調(diào)工作中始終要把自己的角色定位在從屬的位置上,做到既主動,又不越權(quán)越位。二是服從全局原則。在協(xié)調(diào)過程中,堅持從總體目標出發(fā),把各方面的意見統(tǒng)一到全局觀念上來。三是服務原則。把服務寓于協(xié)調(diào)的全過程,要做到認真負責,謙虛謹慎,熱情周到。四是平等協(xié)商原則。始終堅持平等待人,以協(xié)商的態(tài)度進行對話,切忌只靠簡單的、行政命令的方式去解決問題。
　　提升服務,樹立良好形象。辦公室工作很大一部分職能就是服務。無論是對領(lǐng)導、對上級機關(guān)、對社內(nèi)各部門,要做到積極主動,熱情服務。
　　首先要提高服務意識。正確把握權(quán)力與服務的關(guān)系,處理好管理與服務的關(guān)系,克服“官本位”思想,把“服務也是生產(chǎn)力”的觀念植根于思想中,把群眾的滿意度作為工作的標準。其次要創(chuàng)新服務內(nèi)容。要主動服務,做“未雨綢繆”,及時發(fā)現(xiàn)服務對象存在的困難,有針對性的提供服務;要延伸服務,在服務中發(fā)現(xiàn)服務對象還有需要解決的問題,積極主動提供服務;要跟蹤服務,對事關(guān)全局、有影響的工作,無論分工內(nèi)還在分工外的,都要一跟到底,抓實抓好。三要制訂服務目標。一套明確的管理制度和完善的服務標準,可以規(guī)范辦公室人員的行為,以保障優(yōu)質(zhì)服務的貫徹與落實。如,電話鈴響幾聲之前必須接聽;文件收到后多長時間必須送簽;等等。
　　(作者單位:《文摘周刊》報社)
　　責任編輯:程世來 姚少寶

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