[摘要]針對信息共享空間組織結構與人員管理問題，在案例調研基礎上闡述和剖析國外信息共享空間組織模型特點、組織結構運營、人員配置與管理等相關內容，并對我國信息共享空間組織結構與人員管理提出建議；旨在為我國大學圖書館構建信息共享空間服務體系提供參考依據(jù)。
　　[關鍵詞]信息共享空間　組織模型組織結構人員配置人員管理
　　[分類號]G250
　　
　　1　引言
　　
　　信息共享空間是一種以人為本的圖書館服務新模式，是在開放獲取運動和支持讀者協(xié)作式學習的背景下發(fā)展起來的。它主要由實體層、虛擬層和支持層三大部分構成，其中支持層由服務組織、服務規(guī)范和服務評價體系等多項內容組成，其組織結構與人員管理是系統(tǒng)成功構建和順利運行的重要保障。不同的信息共享空間規(guī)模大小、實現(xiàn)目標、服務群體和參與部門不盡相同，因此怎樣選擇合適的組織模型、確定合理的人力資源結構、進行有效的人員管理已成為實現(xiàn)信息共享空間服務成敗的關鍵。本文將通過對國外成功案例的探析，揭示信息共享空間的組織模型、組織結構、人員配置和人員管理等相關內容，旨在為我國大學圖書館構建信息共享空間服務體系提供參考依據(jù)。
　　
　　2　組織模型與結構
　　
　　2.1　組織模型
　　文章[2]曾對48個國外案例進行分析，將信息共享空間組織模型歸納為獨立管理型、合作管理型和合并管理型三類，其比例分別為33％、46％和21％。獨立管理型是由圖書館獨立負責管理與運行，其優(yōu)點是容易協(xié)調、運行高效，缺點是服務項目有限，不易實現(xiàn)與其他部門的資源整合，例如密蘇里州立大學的信息共享空間。合作管理型是由圖書館與相關部門通過多種合作方式共同管理與運行，優(yōu)點是易實現(xiàn)與其他部門技術、資源、人力的整合；缺點是各部門間不易協(xié)調與管理。依據(jù)合作程度又可分為兩個子類：一類是由圖書館全面負責管理與運行，來自合作部門的人員服從圖書館組織與協(xié)調，例如愛荷華大學的信息共享空間；另一類是由管理委員會負責管理，該委員會由學校、圖書館及合作部門相關領導組建，下設一級或多級工作組負責日常運行，例如印第安那大學的信息共享空間。合并管理型是將圖書館、信息中心及其他服務部門合并為一個部門或實體組織，其優(yōu)點是在一定程度上能實現(xiàn)與其他部門的資源整合；缺點是組織領導需建立各部門認同的新組織文化、管理制度等，例如南加州大學的信息共享空間。
　　上述三種組織管理模型各有優(yōu)越性和局限性。我國大學圖書館信息共享空間組織模型選擇時不能簡單套用，必須認真考察圖書館現(xiàn)有服務體系、設施、資源及人力等條件，結合自身特點、學校發(fā)展戰(zhàn)略，實現(xiàn)組織體系創(chuàng)新。采用合作管理型時，必須明確與合作伙伴之間的關系和職責范圍，制定明確的服務協(xié)定和完善的服務規(guī)范，健全通訊手段和報告流程，暢通讀者信息反饋渠道，實現(xiàn)閉環(huán)管理和高效運行。無論采用何種組織模型，為讀者提供無縫服務是最重要的。
　　
　　2.2　組織結構
　　信息共享空間的有效實施和運行對圖書館組織結構提出了更高的要求。下面將分別從組織模型和組織職能兩個角度闡述與剖析國外大學圖書館信息共享空間的組織結構。
　　從組織模型角度看，獨立管理型從空間、資源設施到人員全部由圖書館領導負責，來自計算機中心人員、各專業(yè)在讀學生等融入圖書館的各個部門，并服從圖書館的組織與協(xié)調；合作管理型參與服務的部門通常有圖書館、信息技術中心、多媒體中心、學習輔導中心等，由圖書館和各部門共同管理與運行。例如，印第安納大學圖書館與計算機中心、學生技術中心、技術支持中心、院系、遠程學習中心等學校的其他部門連為一體，互相支撐，共同合作，為用戶提供IT技術支持、專業(yè)教育等多樣化的信息服務。服務區(qū)內的工作臺由學校信息技術服務部門和圖書館協(xié)作管理。圖書館和學校組成兩個委員會來負責監(jiān)督信息共享空間服務的持續(xù)發(fā)展與日常工作，行政管理組由圖書館和學校管理人員構成，運行組由圖書館和負責每天工作的信息技術人員組成；合并管理型是將圖書館、信息中心及其他服務部門合并為一個部門或實體組織，例如南加州大學將圖書館、計算與通訊等公共服務部門合并為信息技術服務部，負責信息共享空間的管理，下設工作組負責日常運行和服務。
　　從組織職能角度看，國外信息共享空間的組織結構比較扁平化，除傳統(tǒng)部門外，還增設了一些具有信息共享空間特色的部門，這些部門為信息共享空間的順利實施提供了保障。國外大學圖書館的傳統(tǒng)部門主要包括行政、特藏、公共服務、技術服務、系統(tǒng)網(wǎng)絡等部門。其中公共服務部包括流通、館際互借、參考咨詢部門；技術服務部包括技術咨詢、采訪、編目、期刊等部門。Hamilton College圖書館信息共享空間的組織結構就是如此。除以上傳統(tǒng)的部門外，一些大學圖書館還設立了設備管理、教學指導、科研支持、多媒體中心等具有信息共享空間特色的部門，如Connecticut College圖書館，從其主要人員配置中可以看到，該圖書館設立了支持教學、科研以及合作、交流的部門，如教學指導、科研支持、技術支持等部門，此外各部門下設的職位更加細化，能較好行使各部門的主要職責。
　　通過對大量國外圖書館信息共享空間案例調研和分析，筆者可以得到如下啟示：
　　首先，跨部門間的聯(lián)盟、合作與協(xié)同，員工間的分工與互助，成為組織結構構建的核心問題。明確各參與部門及合作伙伴間的關系與職責范圍，制定明確的服務協(xié)定和完善的服務規(guī)范，健全工作通訊手段和報告流程，暢通讀者信息反饋渠道，以保證協(xié)同正常運行。例如，密歇根大學藝術與工程圖書館Duderstadt Center主要由圖書館、計算機輔助工程網(wǎng)絡部和數(shù)字媒體共享中心三個部門參與運行，各部門的員工、工作目標和資金預算相對獨立，部門間采用分工合作的方式，三個部門的負責人都直接受分管信息技術的副教務長領導。
　　其次，組織結構的靈活性也是組織結構構建需要著重考慮的問題。國外大學圖書館信息共享空間組織結構除包括按職能劃分的部門外，還包括各種服務團隊、管理委員會等。團隊通常是以任務為導向，具有很強的靈活性，能較好的滿足讀者的動態(tài)需求，提供以“讀者需求”為中心的相應服務。組織結構的靈活性還有利于提供基于合作的服務集成，例如新西蘭的奧克蘭大學圖書館Kate Edger學習共享空間嘗試將參考咨詢、計算機咨詢服務集成于一體，從不同部門抽出具有不同背景知識的館員組成咨詢團隊，便于讀者的“一站式”咨詢。
　　
　　3　人員配置與管理
　　
　　通過對18個國外大學圖書館信息共享空間間的調研，可以對信息共享空間的人員配置、人員合作以及人員培訓總結歸納如下：
　　
　　3.1　人員配置
　　信息服務是信息共享空間的核心內容。結構合理及高質量的服務隊伍對信息共享空間成功運行起著舉足輕重的作用。信息共享空間的工作人員已不僅是傳統(tǒng)的圖書館員，還需要多方面的專家和工作人員的支持。信息共享空間的 工作人員主要包括：信息共享空間專家、參考咨詢館員、計算機技術人員、在線的學科館員、學生助理等。此外，專業(yè)圖書館的人員配置還應考慮將具有專業(yè)背景知識的人員、計算機人員、科研人員等相結合，例如密歇根大學藝術與工程圖書館配有30名在職人員，其中包括4名具有工程專業(yè)背景的人員、1名具有建筑專業(yè)背景的人員、1名具有美術專業(yè)背景的人員以及大量的學生助理。國外大部分的信息共享空間都采用全職和兼職相結合的人員結構。據(jù)ARL的調查報告顯示，90％的信息共享空間配備全職人員，75％配備兼職人員，40％配備即呼人員，90％雇傭學生助理。
　　以印第安納大學圖書館為例，共有兩個信息共享空間服務區(qū)，其中1號服務區(qū)每天24小時開放，在參考和技術咨詢服務臺配備圖書館館員、技術人員、學生助理等提供咨詢服務，每年承擔了超過22000次的咨詢。學生技術中心配備具有較高水平的學生助理提供電腦軟件更新與應用支持。在流通和信息技術支持中心服務臺，配備學生助理、技術顧問提供流通服務咨詢和計算機網(wǎng)絡維護等。學校信息技術服務部門配備全職和兼職學生助理，負責為學生、教師及其他人員提供個人和筆記本電腦修理等技術服務。2號服務區(qū)信息技術支持服務臺配備技術人員、學生助理等，主要提供指導性幫助和技術支持。學生服務中心配備學生助理提供服務臺咨詢服務，并且負責從書庫查找書籍、完成書目上架等相關服務。
　　以Connecticut College圖書館為例，各部門業(yè)務骨干人員共計54人，其中教學支持部共計12人，科研支持部共計4人，信息資源部共計11人，信息技術支持部共計25人，特藏部共計2人。從人員數(shù)量配置上看，信息技術支持人數(shù)占總人數(shù)的46％，教學和科研支持部門人數(shù)占總人數(shù)的30％，由此可見，該圖書館在人員配置方面比較重視教學、科研與信息技術支持，重視對交流、合作與共享的支持。
　　綜上發(fā)現(xiàn)：國外大學圖書館信息共享空間的人才服務隊伍素質高、知識結構全面。在人員配置上，重視跨部門人員間的合作，能夠將計算機技術人員、參考咨詢館員、學生助理等相結合，提供基于合作的服務集成，有利于更好的滿足讀者多樣化需求；在信息共享空間服務和人員數(shù)量配置上，重視對交流、合作與共享的支持；在人員結構上，多采用全職和兼職相結合的方式。
　　
　　3.2　人員管理
　　3.2.1　人員合作　信息共享空間理念強調交流、互動與合作，因此人員間的合作是人員管理面臨的一個重要課題。國外大學圖書館比較重視信息共享空間人員間的交流與合作，并采取一些有效措施來促進人員合作。我國大學圖書館在人員合作方面重視程度還不夠，應吸取國外的成功經(jīng)驗，根據(jù)自身實際條件和情況可以考慮從以下兩個方面促進信息共享空間人員間的交流與合作。
　　首先，要遵循以人為本的原則，從溝通渠道和協(xié)調關系上下功夫。密歇根大學藝術與工程圖書館的經(jīng)驗表明：高層領導從細微之處幫助員工相互理解，跨部門人員問的合作也就越容易。他們的做法有些很簡單，但對協(xié)調關系及促進合作很有效。例如，三個部門領導和所有員工共用一套行政辦公室，天天見面創(chuàng)造了許多溝通的機會，日常問題隨時可以解決，三個領導問互相諒解的言行也影響到下面員工，使彼此能夠相互幫助與合作。他們還從各個部門抽入成立了一個促進員工溝通的委員會，每年舉行多次娛樂活動，促進跨部門人員間的交流；不定期舉辦全員大會，各部門負責人分別介紹各自的詳細計劃，使彼此之間相互了解工作任務與目標，以便于員工間相互合作。
　　其次，建立相應的激勵機制鼓勵團隊的工作方式。團隊是面向特定目標和任務的協(xié)同工作實體。圖書館領導應通過各種激勵手段鼓勵團隊的工作方式，例如可以對貢獻突出的團隊給予榮譽稱號，對表現(xiàn)突出的團隊成員給予適當?shù)奈镔|獎勵等。此外，在具體工作的執(zhí)行中，圖書館領導應重視以團隊為單位來分配任務，而不是要求員工單獨做貢獻將有利于員工間的交流與合作。
　　3.2.2　人員培訓　為提高信息共享空間人員的工作技能、專業(yè)水平和信息素養(yǎng)，需要制定專門的培訓計劃，定期對信息共享空間人員進行培訓。培訓內容包括參考咨詢技能、數(shù)據(jù)庫使用方法、讀者服務知識、服務設施維護與故障處理技能等。例如，印第安納大學圖書館制定了詳盡的信息共享空間人員培訓計劃，以確保與信息共享空間服務相關的人員都理解服務模式并且擁有將信息傳遞給所有用戶的能力，及時地滿足用戶的信息需求，解答用戶提出的問題。Mac Whin―nie指出培訓必須與新技術、系統(tǒng)升級等保持一致。一些國外大學圖書館正嘗試對信息共享空間人員采用交叉培訓的方法，這種全方位的培訓方法能更好的完善人員的知識結構、提高自身的服務技能�？傊�，信息共享空間服務模式對人員的素質要求比較高，不僅要求工作人員較全面地掌握與服務相關的技術和技能，還要求能夠隨著信息技術的發(fā)展不斷更新知識結構、提高服務技能。因此，制定專門的培訓計劃，定期對人員進行全方位、多層次的培訓是非常重要的。
　　綜上所述，國外大部分圖書館比較重視信息共享空間人員間的合作，并采取一些有效措施(如成立促進員工溝通的委員會等)鼓勵人員間交流與合作。此外，還制定了專門的信息共享空間人員培訓計劃，定期對人員進行全面培訓，這對提高人員素質和服務能力具有舉足輕重的作用。我國大學信息共享空間在人員管理方面，應重視互動、合作的服務理念，遵循以人為本的原則，從溝通渠道、協(xié)調關系、激勵機制等方面促進人員間交流與合作，并且要制定培訓計劃，加強對人員全方位、多層次的培訓。
　　
　　4　結語
　　
　　信息共享空間的組織結構與人員管理是信息共享空間構建和運行面臨的一個重大課題。國外大學圖書館從20世紀90年代開始盛行信息共享空間建設，在組織結構、人員管理方面比較成熟和完善。本文通過大量典型案例調研對國外大學圖書館信息共享空間的組織模型與結構、人員配置與管理進行了剖析和總結，希望對我國大學圖書館信息共享空間組織結構與人員管理建設有所幫助。最后需要指出的是，對現(xiàn)有信息共享空間組織結構與人員管理進行跟蹤和評價是非常重要的，目前國內外還沒有較為完善的評價體系，但是評價仍然不能被忽略，可以利用已獲得的數(shù)據(jù)支持和完善系統(tǒng)的有效運行。

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