企業(yè)信息管理方案

　XX 公司

　文檔作者：王世紅

　 日期：2009/12/01 管 理 辦：______

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　XX 公司 文 檔 編 號 產(chǎn)品版本 密級 FA-2009-12-01

　V 1.0

　名稱：

　企業(yè)信息管理方案 共 7 頁

　 XX 公司

　版權(quán)所有

　不得復(fù)制

　 目錄

　前言 .................................................................................................................................................. 3 一、選擇適合企業(yè)的信息平臺 ...................................................................................................... 3 二、網(wǎng)站管理 .................................................................................................................................. 4 三、知識管理 .................................................................................................................................. 4 １．創(chuàng)新失敗寬容機(jī)制 ........................................................................................................... 4 ２．企業(yè)知識分類與標(biāo)準(zhǔn)化制度 ........................................................................................... 5 ３．企業(yè)文檔積累與更新制度 ............................................................................................... 5 ４．知識型項目管理機(jī)制 ....................................................................................................... 6 ５．外部知識內(nèi)化機(jī)制 ........................................................................................................... 6 6 ．知識寬松交流機(jī)制 ........................................................................................................... 6 四、知識共享 .................................................................................................................................. 7 1．知識檢索 ............................................................................................................................. 7 2. 工作流 ................................................................................................................................. 7 3. 遠(yuǎn)程學(xué)習(xí)：獲取更多知識和共享知識 ............................................................................. 7 4. 交流平臺 ............................................................................................................................. 7 5. 上傳下載平臺 ..................................................................................................................... 7 6. 實時協(xié)作：實現(xiàn)知識共享 ................................................................................................. 7

　企業(yè)信息管理方案

　前言

　 知識管理是在 20 世紀(jì)末發(fā)展起來的管理理論，是管理領(lǐng)域的新生事物，它是以知識為中心的管理，包括知識的獲取、整理、保存、更新、應(yīng)用、測試、傳遞、分享和創(chuàng)新等基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，并通過知識的生成、積累、交流和應(yīng)用管理，符合作用于組織的多個領(lǐng)域，以實現(xiàn)知識的資本化和產(chǎn)品化。人們通常把知識劃分為隱性知識和顯性知識兩大類，顯性知識是可以表達(dá)的、有物質(zhì)載體的、可確知的知識。隱性知識是個人或組織經(jīng)過長期積累而擁有卻不易用言語表達(dá)，不易傳播的知識。知識管理強(qiáng)調(diào)隱性知識的挖掘，強(qiáng)調(diào)隱性知識和顯性知識的轉(zhuǎn)化。

　 一、選擇適合企業(yè)的信息平臺

　首先要根據(jù)企業(yè)的工作分布區(qū)域來選擇網(wǎng)絡(luò)平臺； 第二要根據(jù)企業(yè)的規(guī)模選擇支持知識管理的信息傳遞平臺； 第三要根據(jù)企業(yè)實際經(jīng)營管理目標(biāo)選擇基于知識管理的應(yīng)用工作平臺。

　 二、網(wǎng)站管理

　信息類欄目可自由定制，為了保證發(fā)布的信息準(zhǔn)確、及時、靈活。從采集到發(fā)布每個步驟都需要注冊，不同級別的用戶操作功能不同。采取四級采編制，可以做到信息“層層把關(guān)”。系統(tǒng)還為已發(fā)布到網(wǎng)上的信息提供了刪除或凍結(jié)功能。此外每條信息都設(shè)有密級。在信息瀏覽時，不同級別的人員可以看到不同級別的信息。

　三、知識管理

　 企業(yè)的知識管理有四個主要的流程：知識管理戰(zhàn)略規(guī)劃流程、知識體系規(guī)劃流程、知識體系實施流程和知識管理績效評估流程。

　知識運行機(jī)制主要指促進(jìn)知識創(chuàng)新、共享與應(yīng)用高效有序運轉(zhuǎn)的機(jī)制。包括：微弱市場信號收集機(jī)制、創(chuàng)新失敗寬容機(jī)制、企業(yè)知識分類與標(biāo)準(zhǔn)化制度、企業(yè)文檔積累與更新制度、知識型項目管理機(jī)制、外部知識內(nèi)化機(jī)制、知識寬松交流機(jī)制等。

�。保畡�(chuàng)新失敗寬容機(jī)制 創(chuàng)新是有風(fēng)險的，不可能每一次創(chuàng)新都能成功。創(chuàng)新成功了有獎勵甚至是重獎，那么失敗了呢?是不聞不問，還是不予理睬，或者予以相應(yīng)處分??應(yīng)該講，大多數(shù)企業(yè)對于創(chuàng)新失敗并沒有一個比較好的處理機(jī)制。然而，要將創(chuàng)新作為企業(yè)競爭力來源的一個重要因素，就必須建立起鼓勵創(chuàng)新的激勵機(jī)制，要建立創(chuàng)新的激勵機(jī)制，除了有創(chuàng)新成功獎勵機(jī)制外，還應(yīng)該建立起創(chuàng)新失敗寬容機(jī)制。

　要建立創(chuàng)新失敗寬容機(jī)制，就應(yīng)該對各個崗位和職位予以定級，根據(jù)不同的級別走出可以失敗的辭書、項目數(shù)、時間和經(jīng)費規(guī)模。在上述范圍內(nèi)允許失敗，超出范圍的失敗是不受支持的或者是要受到懲罰的。這樣，由于在一定范圍內(nèi)的失敗可以被寬容，企業(yè)員工創(chuàng)新的積極性就會非常高漲，創(chuàng)新意識就會非常強(qiáng)，顯然，創(chuàng)新成果也會隨之增多。除了限定寬容的范圍之外，創(chuàng)新失敗寬容機(jī)制還要求失敗者將失敗的原因進(jìn)行分析，整理成相應(yīng)材料，供

　其他人參考。這樣，就將主觀上不愿意看到的失敗客觀上規(guī)范起來，納入有效管理的范疇，同時找尋失敗原因，為后續(xù)的成功奠定基礎(chǔ)，真正做到“失敗是成功之母”。

�。玻�企業(yè)知識分類與標(biāo)準(zhǔn)化制度 為了使企業(yè)的知識更好地共享和應(yīng)用，企業(yè)應(yīng)該建立知識分類制度與知識標(biāo)準(zhǔn)化制度。企業(yè)知識的分類既要根據(jù)崗位、專業(yè)分類，更要按照局部知識和全局知識，例常知識和例外知識進(jìn)行分類。

　局部知識指的是在企業(yè)的一個班組、一個部門應(yīng)共享的知識，而全局知識則是指企業(yè)所有部門都應(yīng)該共享的知識。企業(yè)應(yīng)該成為學(xué)習(xí)性組織，員工應(yīng)該成為一個終生學(xué)習(xí)的個體，然而由于受時間、經(jīng)費等資源的限制，又必須強(qiáng)調(diào)“適時學(xué)習(xí)”。這樣，對于局部知識和全局知識就可以根據(jù)不同的層次進(jìn)行培訓(xùn)。

　例常知識指的是經(jīng)過實踐的檢驗已經(jīng)很成熟的知識，可以進(jìn)行編碼進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化處理，建成知識庫以利于計算機(jī)處理的知識。

　將例常知識標(biāo)準(zhǔn)化，既有利于計算機(jī)處理和員工共享，還有一點是企業(yè)對外發(fā)布的信息如果是例常知識的范圍，則不論何人、何時、何地都是一致的?除非有其他考慮?，而絕對不會出現(xiàn)高級經(jīng)理和一般經(jīng)理在就同一個問題比如企業(yè)的定位接受記者采訪時答案不一致或相矛盾的情況。

�。常�企業(yè)文檔積累與更新制度 企業(yè)文檔積累與更新每個企業(yè)都在作，然而大多數(shù)企業(yè)都沒有將其制度化、規(guī)范化。只有部分企業(yè)出年鑒或年度匯總材料，一般都比較厚，有的還一年比一年厚，這都是由于沒有將企業(yè)的文檔積累與更新形成制度的原因。

　建立文檔積累制度，就必須有具體的知識管理人員將企業(yè)的技術(shù)訣竅、最佳實踐整理成文字材料，將企業(yè)的經(jīng)營戰(zhàn)略和優(yōu)秀的營銷方法與技術(shù)整理成材料，予以分類存檔，以便供企業(yè)員工共享。這一點在分支機(jī)構(gòu)比較多的企業(yè)尤為重要，因為一個部門的成功經(jīng)驗和最佳實踐整理成規(guī)范的文檔后，通過有效的知識分發(fā)機(jī)制可以快速為其他兄弟機(jī)構(gòu)所共享，而避免了由于知識共享不夠、信息交流不暢引起的不同分支機(jī)構(gòu)重復(fù)開發(fā)某項技術(shù)、重復(fù)摸索某種營銷方法造成的資源浪費。

　建立文檔定期更新制度，就會要求知識管理人員在規(guī)定的時間必須重新審視已經(jīng)存檔的

　文件之間是否有過時的內(nèi)容、失效的內(nèi)容、繁雜的內(nèi)容或互相沖突的內(nèi)容，這樣，就能確保存檔文件的有效性、精煉性和一致性。

�。矗�知識型項目管理機(jī)制 知識型項目與傳統(tǒng)項目不一樣，它更依賴于人的智慧和創(chuàng)新能力，對規(guī)定的時間和場地的依賴倒在其次。所以，對于知識型項目，更重要的是強(qiáng)調(diào)人本管理和目標(biāo)管理，而不是過程管理。強(qiáng)調(diào)目標(biāo)管理，就是要求在規(guī)定的成本和時間內(nèi)完成既定的目標(biāo)，而不必要求在整個過程內(nèi)要嚴(yán)格遵守企業(yè)的規(guī)章制度，比如打卡、座班等等。

　對知識型項目的參與人員還要強(qiáng)調(diào)柔性管理和彈性管理。因為，項目的目標(biāo)還有可能隨著企業(yè)競爭環(huán)境的改變而作一些相應(yīng)調(diào)整。比如，別的企業(yè)已經(jīng)實現(xiàn)了該項目的原定目標(biāo)，那么，項目組就應(yīng)該能充分學(xué)習(xí)別的企業(yè)的經(jīng)驗或技術(shù)，并且將目標(biāo)調(diào)整到高于原定目標(biāo)的位置上。所以，知識型項目的管理強(qiáng)調(diào)人本管理、目標(biāo)管理、彈性管理和柔性管理。

　知識型項目的激勵機(jī)制不但要考慮即期激勵，還要考慮遠(yuǎn)期激勵，并且根據(jù)項目風(fēng)險的增加增大遠(yuǎn)期激勵的比重。這是因為，有些項目的收益目前不一定能顯現(xiàn)出來，這時企業(yè)往往會低估項目的價值，而項目參與人員一般會高估項目的價值，如果采用遠(yuǎn)期激勵比如股票期權(quán)和遠(yuǎn)期分紅等手段，充分考慮委托人與代理人利益的相容性，則項目實施就會順利得多。

�。担�外部知識內(nèi)化機(jī)制 企業(yè)的規(guī)模再大，實力再強(qiáng)，也不可能將與企業(yè)相關(guān)的所有專家和學(xué)者集于麾下，即使企業(yè)出得起代價，也不是所有的學(xué)者和專家愿意為某個企業(yè)終生效力，這就對企業(yè)提出了一個問題：企業(yè)如何將這些外部專家和學(xué)者的知識轉(zhuǎn)化為企業(yè)內(nèi)部的知識呢?所以，我們提出，企業(yè)為了使外部知識內(nèi)部化，就應(yīng)該建立起相應(yīng)的外部知識內(nèi)化機(jī)制。

　6 ．知識寬松交流機(jī)制 知識運行機(jī)制的很重要一點就是要建立知識寬松交流的機(jī)制和寬松交流的環(huán)境。相比環(huán)境而言，機(jī)制的建立對于企業(yè)來講更為迫切。比如圓桌會議機(jī)制、午餐會議機(jī)制、周末企業(yè)發(fā)展沙龍機(jī)制等都是可以具體操作的制度。

　有些企業(yè)為每個部門每周定一個時間舉行圓桌會議，會上自由交流，沒有主賓之分，只需要指定的知識管理人員作記錄，并加以整理。有些企業(yè)特別是高科技企業(yè)比較重視午餐時間的開發(fā)，午餐時分，指定一個專門的人員交流其所擁有的知識和技術(shù)，而其他人則邊吃午

　餐邊聽演講，待大家吃完后，再給演講人提些問題，由演講人或知識管理者加以整理。有的企業(yè)定期搞周末企業(yè)發(fā)展沙龍，既有利于上下級的溝通，又有利于員工們獻(xiàn)計獻(xiàn)策。還有企業(yè)之間定期搞董秘沙龍。董事長沙龍等等。像這樣的只要制度化，并且給定一個寬松的情境，都會取得較好的效果。

　四 、知識共享

　 1．知識檢索 通常采取兩種方案：一是將文檔歸入一個有序的結(jié)構(gòu)，再按結(jié)構(gòu)規(guī)則提取文檔（檢索），這種方法也被稱為文本挖掘；另一種方案是不建立結(jié)構(gòu)，用戶在檢索時自由地輸入檢索詞或短語，由系統(tǒng)進(jìn)行匹配，并將匹配到的文檔按檢索詞出現(xiàn)頻率的統(tǒng)計規(guī)則提供給用戶，即全文檢索。對國內(nèi)用戶來說，中文檢索技術(shù)與英文的檢索技術(shù)發(fā)展并不同步，還有許多工作要做。

　2. 工作流 快速傳遞信息 3. 遠(yuǎn)程學(xué)習(xí)：獲取更多知識和共享知識 遠(yuǎn)程學(xué)習(xí)，即電子學(xué)習(xí)（e-Learning）作為知識管理技術(shù)中的一個重要方面，承擔(dān)著組織內(nèi)人員獲取知識的作用，一般主要包括學(xué)習(xí)管理的技術(shù)、內(nèi)容分發(fā)、內(nèi)容創(chuàng)建等方面的技術(shù)。

　4. 交流平臺 例如博客、QQ、論壇、空間、Email、MSN、Wiki、BBS 等 用戶都可以注冊一個屬于自己的博客或者空間來記錄自己的經(jīng)驗等內(nèi)容。

　5. 上傳下載平臺 例如 ftp、知識共享平臺是建立在企業(yè)的網(wǎng)絡(luò)上，包括企業(yè)的局域網(wǎng)、基于 VPN 的廣域網(wǎng)，或者是其他的網(wǎng)絡(luò)，并且不同用戶的權(quán)限不同。

　6. 實時協(xié)作：實現(xiàn)知識共享 實時協(xié)作技術(shù)在知識管理技術(shù)中承擔(dān)著很重要的作用，討論區(qū)、共享工作空間、即時通訊工具、視頻會議等需要的技術(shù)都屬于知識管理技術(shù)中實時協(xié)作的技術(shù)范疇。知識共享是知

　識管理中最難實施的問題之一，而實時協(xié)作技術(shù)則為知識共享提供了強(qiáng)有力的工具。

　 尋一處清幽，覓一分杳然 孤獨，是沉淀心性的一劑良藥 孤獨時的寡言罕語更甚過侃侃而痛不言，笑不語，此時無聲勝有聲

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