醫(yī)院 聲像檔案管理規(guī)定

　 聲像檔案直觀(guān)地記錄了事物的原貌，是文字記錄的補(bǔ)充，與文字材料一樣是單位檔案的組成部分。為加強(qiáng)聲像檔案的管理，充分發(fā)揮 聲像檔案在醫(yī)院工作活動(dòng)中的作用，特制訂本規(guī)定。

　一、歸檔范圍

　1、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)本單位的工作進(jìn)行視察或檢查時(shí)形成的聲像材料; 2、本單位召開(kāi)的重要工作會(huì)議和重大活動(dòng)中形成的聲像材料; 3、本單位外事活動(dòng)中形成的聲像材料; 4、本單位為進(jìn)行各類(lèi)宣傳教育而拍攝、錄制的具有保存查考利用價(jià)值的聲像材料; 5、本單位重大事件、事故、異�，F(xiàn)象拍攝的聲像材料; 6、與其它載體有密切聯(lián)系的有保存、查考、利用價(jià)值的聲像材料。

　二、歸檔要求

　1、歸檔的聲像材料必須是原版、原件。

　2、聲像材料必須圖像清晰、聲音清楚，并加必要的說(shuō)明。

　3、照片材料必須影像相符，由底片、照片、文字說(shuō)明三部分構(gòu)成。說(shuō)明部分包括: ①事由:指照片影像所反映事件、事物的情由; ②時(shí)間:指事件發(fā)生或事物變化、產(chǎn)生的時(shí)間和拍攝時(shí)間，用阿拉伯?dāng)?shù)字表示;

�、鄣攸c(diǎn):指被攝物所在的具體地點(diǎn); ④人物:指照片影像上主要人物、姓名、身份; ⑤背景:指對(duì)揭示照片影像主題具有一定作用的背景: ⑥攝影者:指照片的拍攝單位和拍攝人。

　以上要求文字簡(jiǎn)潔，語(yǔ)言通順，一般不超過(guò) 200 字。并以照片的自然張為單元編寫(xiě)說(shuō)明，如一組(若干張)聯(lián)系密切的照片應(yīng)加總說(shuō)明。凡加總說(shuō)明的照片分別寫(xiě)簡(jiǎn)要的分說(shuō)明并注※號(hào)。說(shuō)明采用橫寫(xiě)格式，并要分段書(shū)寫(xiě);單張照片說(shuō)明在照片正下方書(shū)寫(xiě)，也可在照片的右側(cè)或左側(cè)寫(xiě);總說(shuō)明在第一張照片的上方書(shū)寫(xiě);大照片的說(shuō)明可另紙書(shū)寫(xiě)與照片一同保存;反轉(zhuǎn)底片說(shuō)明應(yīng)在插袋式芯頁(yè)上書(shū)寫(xiě)。

　4、錄音帶、錄像帶，須注明當(dāng)事人姓名、事由、錄制時(shí)間、錄制內(nèi)容、錄制人、盤(pán)數(shù)及帶長(zhǎng)、型號(hào)、編號(hào)及保管期限等內(nèi)容。

　5、聲像材料的說(shuō)明必須用毛筆或碳素、藍(lán)黑墨水鋼筆書(shū)寫(xiě)。

　6、聲像材料的歸檔時(shí)間須按聲像材料形成特點(diǎn)，由主辦部門(mén)或經(jīng)辦人及時(shí)整理歸檔。

　三、聲像材料的整理

　1、必須保持聲像材料之間的有機(jī)聯(lián)系，以一張(盒、盤(pán))或一組密不可分的材料為一個(gè)保管單位(案卷)。

　2、聲像材料按照片、錄音、錄像不同的載體、年代、問(wèn)題分類(lèi)整理，保持前后一致，不能隨意變動(dòng)，其代符各為 ZBP、LY、LX。

　3、照片應(yīng)與說(shuō)明一同整理，底片(負(fù)片和反轉(zhuǎn)片)單獨(dú)整理，分別固定在芯頁(yè)上組成案卷，一般 30 芯頁(yè)為宜。

　4、案卷目錄以照片的自然張或有總說(shuō)明的若干張為單元填寫(xiě)，卷內(nèi)目錄中的照片題名應(yīng)在保證基本要素的前題下，將文字寫(xiě)成照片名稱(chēng)，一般不超過(guò) 50 字。

　5、卷皮可用文書(shū)檔案卷皮或?qū)Ｓ镁砥�，案卷題名概括案卷內(nèi)全部照片基本主題。

　6、案卷的裝訂應(yīng)完整、齊全、標(biāo)準(zhǔn)、美觀(guān)。

　7、錄音、錄像帶如同一內(nèi)容分錄了數(shù)盒(或盤(pán))，應(yīng)統(tǒng)一編號(hào)，每盒(或盤(pán))再編分號(hào);若一盒(或盤(pán))內(nèi)錄制了若干內(nèi)容，則編一個(gè)號(hào)，再按順序詳細(xì)注明每一內(nèi)容、起止時(shí)間。

　8、錄音帶、錄像帶的盒套外要貼上標(biāo)簽，寫(xiě)明編號(hào)、事由、題目、講話(huà)人、錄制日期、錄制人、盒數(shù)、參見(jiàn)號(hào)、帶長(zhǎng)、型號(hào)、保管期限等。

　9、檔號(hào)的編寫(xiě)應(yīng)規(guī)范、準(zhǔn)確、清晰，不得出現(xiàn)重編、漏編、空號(hào)現(xiàn)象。底片可編流水號(hào)，標(biāo)在底片袋的右上方，按順序插入底片冊(cè)內(nèi)。

　四、聲像檔案的保管

　1、聲像檔案入庫(kù)前要進(jìn)行檢查，黑白底片入庫(kù)前要進(jìn)行水洗、上光，接觸底片的人應(yīng)戴潔凈的手套，防止污染底片，對(duì)不合格的聲像材料，需經(jīng)技術(shù)處理后方可入庫(kù)。

　2、照片、底片冊(cè)，錄音、錄像帶均應(yīng)按順序立放于柜架上，不能擠壓。錄音、錄像帶每隔 6—12 個(gè)月?lián)弦淮危�避免粘連，如發(fā)現(xiàn)錄音、錄像帶變形、斷裂、磁粉脫落、照片發(fā)黃、霉變等現(xiàn)象，要及時(shí)

　采取措施加以補(bǔ)救。

　3、聲像檔案需密封，放入防磁柜內(nèi)(照片除外)，做到防火、防強(qiáng)光、防塵、防磁、防熱、防潮、防低溫、防盜等。庫(kù)房溫度保持在14—24℃，濕度保持在 40-60%之間。

　4、聲像檔案的利用需經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，任何部門(mén)或個(gè)人不得擅自借出、復(fù)制、消磁和涂改。

　5、聲像檔案的保管期限應(yīng)與同一卷號(hào)不同載體的檔案保管期限保持一致，對(duì)保管期限屆滿(mǎn)，需銷(xiāo)毀的聲像檔案，按有關(guān)規(guī)定辦理。

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