企業(yè)檔案知識服務(wù)工作心得

　企業(yè)檔案知識服務(wù)是指企業(yè)檔案部門將檔案利用服務(wù)的著眼點從為用戶提供初級的檔案轉(zhuǎn)移到為用戶提供高級的知識，以滿足用戶的知識需求，幫助用戶解決問題的創(chuàng)造性智力活動。它對是傳統(tǒng)檔案服務(wù)的超越與提升，是未來企業(yè)檔案工作發(fā)展的必然趨勢。

　? 一、實施企業(yè)檔案知識服務(wù)的必要性

�。ㄒ唬┦琼槕�(yīng)時代發(fā)展潮流的需要

　當(dāng)今世界，最重要的社會經(jīng)濟(jì)背景和時代發(fā)展潮流之一是知識經(jīng)濟(jì)的興起。根據(jù)聯(lián)合國經(jīng)濟(jì)合作與發(fā)展組織（oecd）的研究，目前 oecd 主要成員國 gdp 增長的50%以上是由知識經(jīng)濟(jì)的發(fā)展帶來的。[1]近年來，我國 it 產(chǎn)業(yè)、信息服務(wù)業(yè)、創(chuàng)意文化產(chǎn)業(yè)等知識經(jīng)濟(jì)產(chǎn)業(yè)也在飛速發(fā)展。知識經(jīng)濟(jì)是直接依賴知識和信息的生產(chǎn)、分配和使用的經(jīng)濟(jì)。在知識經(jīng)濟(jì)時代，“知識已經(jīng)成為了關(guān)鍵的經(jīng)濟(jì)資源和比較優(yōu)勢的主導(dǎo)的、甚至可能是唯一的源泉。”[2]知識經(jīng)濟(jì)作為一種完全不同于農(nóng)業(yè)經(jīng)濟(jì)、工業(yè)經(jīng)濟(jì)的全新的經(jīng)濟(jì)形態(tài)，必然需要一種全新的管理理念、管理模式和管理方法與之相對應(yīng)。知識管理強調(diào)通過知識應(yīng)用、知識創(chuàng)新，充分發(fā)揮知識在經(jīng)濟(jì)生活中的作用，順應(yīng)了知識經(jīng)濟(jì)這種“空前關(guān)注知識的價值”的要求，因而成為知識經(jīng)濟(jì)時代的管理范式，成為 21 世紀(jì)管理的必然趨勢。目前，中國 88%的企業(yè)認(rèn)為有必要實施知識管理戰(zhàn)略，而且越來越多的公司已經(jīng)實施知識管理。[3]實施知識管理就要求企業(yè)內(nèi)部包括檔案部門在內(nèi)的各種文獻(xiàn)部門，通過知識服務(wù)滿足企業(yè)各項業(yè)務(wù)活動對知識的需求，充分實現(xiàn)知識的價值。

　（二）是應(yīng)對市場競爭壓力的需要

　當(dāng)前，經(jīng)濟(jì)全球化使企業(yè)之間的競爭進(jìn)一步加劇。在市場競爭白熱化的環(huán)境下，企業(yè)為了提升自身的核心競爭力，必須將絕大部分資源與精力集中于能直接創(chuàng)造價值的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，如生產(chǎn)管理、研究與開發(fā)（r&d）、市場營銷等，以及少數(shù)關(guān)鍵的管理領(lǐng)域，如財務(wù)管理、人力資源管理等；而盡量精簡不重要的活動與部門。傳統(tǒng)的企業(yè)檔案工作關(guān)注保存企業(yè)歷史，而忽視創(chuàng)造現(xiàn)實價值，不僅不能為企業(yè)當(dāng)前的價值創(chuàng)造活動做出明顯的、直接的貢獻(xiàn)；而且還需要投入不菲的人力、物力和財力，自然就成為被精簡的對象。美國文檔組織有限公司（documentorganization）主席、紐約大學(xué)兼職教授瑪西?g?高德斯坦（marcyg.goldstein）早在____年就指出：“今天，沒有幾家企業(yè)愿意為制作咖啡桌書籍而開展歷史項目，更沒有哪家公司愿意投資建立一個只為文化目的服務(wù)的檔案館。”[4]于是，近年來，國內(nèi)許多企業(yè)紛紛開始大幅地裁減檔案機構(gòu)和人員。例如，中國鐵路物資總公司有專職檔案人員 38人，到僅剩下兼職檔案人員 12 人。[5]鞍山鋼鐵集團(tuán)公司以前最多時曾設(shè)置了 246個檔案機構(gòu)，配備了 589 名檔案人員，現(xiàn)在全公司專職檔案人員僅剩 91 人。[6]筆者的調(diào)研也表明，近年來國有企業(yè)檔案人員被裁員幅度為 25%以上。[7]

　而企業(yè)檔案部門應(yīng)對被裁員威脅的正確策略就是實施知識服務(wù)。通過知識服務(wù)滿足企業(yè)對知識的需求，支持企業(yè)的業(yè)務(wù)發(fā)展，為企業(yè)直接創(chuàng)造價值，從而使公司領(lǐng)導(dǎo)層意識到保留檔案部門的必要性。正如加拿大檔案學(xué)者高德·拉伯楚克（gordrabchuk）所言：“與所有精明的商業(yè)部門十分類似的是，企業(yè)檔案管理的成功主要依靠兩個基本因素：(1)所提供的服務(wù)或產(chǎn)品確實有需求；(2)保證必須的靈活性以滿足利用者不斷變化的需要。”[8]國外一些企業(yè)檔案部門已經(jīng)在這一方面作出了成功的探索。例如，在廣州召開的企業(yè)檔案工作國際研討會上，法國圣戈班集團(tuán)檔案館館長笛迭·邦杜說：“企業(yè)檔案部門第一和首要任務(wù)，是為企業(yè)日常

　運營和處理現(xiàn)實問題服務(wù)，對歷史的貢獻(xiàn)則是額外的收益，因此目前圣戈班集團(tuán)檔案館是作為企業(yè)一個盈利和服務(wù)中心來運營。”[9]

�。ㄈ�）是解決當(dāng)前企業(yè)檔案工作問題的需要

　近年來，我國企業(yè)檔案部門將主要的工作精力放在檔案信息化建設(shè)上。相當(dāng)一大批企業(yè)建立了檔案信息管理系統(tǒng)，推出了數(shù)字檔案館。但是，檔案信息化建設(shè)實際效果如何呢？下一步該怎樣發(fā)展呢？

　湖南某企業(yè)檔案館投入巨資采購檔案信息管理軟件，添置大量的儀器設(shè)備。筆者問該館工作人員為什么要進(jìn)行檔案信息化建設(shè)。他們的回答竟然是：“我們看別的單位都在搞信息化，我們也跟著搞唄。”我說：“檔案信息化建設(shè)的最終目的在于，如何利用信息技術(shù)更好地為用戶提供檔案信息服務(wù)。”他們這才恍然大悟。工作缺乏目的性，其實際效果可想而自知。南方某家大型醫(yī)院信息中心，已經(jīng)存儲了超過 5gb 的電子病歷檔案，每天還有來自各醫(yī)療科室數(shù)以千計的電子病歷檔案。這些電子病歷檔案如果被充分利用，可以提高診斷水平與治療效果、開發(fā)新的藥物，利于醫(yī)患雙方。但是非�？上У氖�，這些已經(jīng)良好歸類、可靠存儲的醫(yī)療信息竟然無人問津。[10]重建設(shè)輕

　利用，這是一種重要的資源浪費。廣東某通訊公司檔案館館長對筆者說：“檔案系統(tǒng)也上了，達(dá)標(biāo)升級也實現(xiàn)了，下一步我們該做什么？”他們面臨著未來之路在何方的困惑。

　解決上述問題的答案在于實施知識服務(wù)。通過知識服務(wù)，使人們認(rèn)識到檔案信息化建設(shè)的目的在于更好地提供知識服務(wù)，滿足企業(yè)在生產(chǎn)、經(jīng)營和管理活動中對知識的需求；通過知識服務(wù)，真正發(fā)揮檔案的作用，充分實現(xiàn)知識的價值，提高檔案信息化建設(shè)的實際效果。通知知識服務(wù)，指明未來檔案工作的發(fā)展之路：實現(xiàn)以知識管理為導(dǎo)向的檔案管理，從傳統(tǒng)檔案服務(wù)向知識服務(wù)過渡。

　? 二、企業(yè)檔案知識服務(wù)的理論依據(jù)

�。ㄒ唬┲�識管理

　知識管理是指應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)對知識進(jìn)行積累、組織、評價、傳遞和應(yīng)用、創(chuàng)新，以實現(xiàn)知識的價值，提升企業(yè)的核心競爭力。知識管理的出發(fā)點是知識是企業(yè)的戰(zhàn)略資源，知識管理根本目的是實現(xiàn)知識的價值、提升企業(yè)的核心競爭力，知識管理的基本活動是知識的積累、組織、評價、傳遞和應(yīng)用、創(chuàng)新等，知識管理的技術(shù)支撐是現(xiàn)代信息技術(shù)。作為知識經(jīng)濟(jì)時代的管理范式，知識管理必然為包括檔案管理在內(nèi)的企業(yè)各項管理活動提供創(chuàng)新的思路和視角。

　知識管理的出發(fā)點可以促使人們重新認(rèn)識企業(yè)檔案的價值：企業(yè)檔案作為一種重要的知識載體，應(yīng)該是企業(yè)重要的戰(zhàn)略資源，而不僅僅是簡單的“歷史記錄”、“資料”或“工具”；應(yīng)該是企業(yè)展望未來的窗口，而不僅僅是回顧過去的鏡子。知識管理的根本目的可以促使人們重視定義企業(yè)檔案管理的根本目的：企業(yè)檔案管理不能只重視檔案的收集、整理和保管，而更應(yīng)該重視檔案的開發(fā)和利用；檔案管理不能停留于被動的、單一的、滯后的服務(wù)，而必須融入企業(yè)的核心活動，為企業(yè)創(chuàng)造價值、實現(xiàn)利潤最大化服務(wù)，為提升企業(yè)核心競爭力服務(wù)。知識管理的基本內(nèi)容可以促使人們重新思考企業(yè)檔案管理的基本內(nèi)容：企業(yè)檔案管理應(yīng)該從關(guān)注對檔案實體的管理轉(zhuǎn)移到關(guān)注對檔案所存儲的信息、所蘊含的知識的管理。知識管理的技術(shù)支撐可以促使人們重新考察企業(yè)檔案管理的技術(shù)方法：企業(yè)檔案管理必須拋棄傳統(tǒng)的手工操作方式，而采用先進(jìn)的信息技術(shù)。

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