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        企業(yè)檔案信息化建設(shè)對(duì)策研究

        發(fā)布時(shí)間:2019-08-11 來源: 歷史回眸 點(diǎn)擊:


          中圖分類號(hào):G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí):A 文章編號(hào):1674-1145(2018)8-272-01
          摘要 在企業(yè)的管理與經(jīng)營中,檔案管理發(fā)揮著非常顯著的重要作用,其不但能夠?yàn)槠髽I(yè)的各項(xiàng)決策工作提供必要的信息支撐,同時(shí),還能通過檔案資料的整合與利用,采為企業(yè)的經(jīng)營與發(fā)展奠定基礎(chǔ)等。因此,加快企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè),是企業(yè)檔案管理的一個(gè)重要發(fā)展要求,其對(duì)于企業(yè)的發(fā)展與進(jìn)步起著非常重要的影響作用。所以說,我們必須要強(qiáng)化企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè),進(jìn)一步促進(jìn)檔案管理工作效率和質(zhì)量的提升;诖,本文主要對(duì)企業(yè)檔案信息化建設(shè)對(duì)策進(jìn)行了分析。
          關(guān)鍵詞 企業(yè)檔案 信息化建設(shè) 對(duì)策研究
          隨著信息時(shí)代的到來,企業(yè)檔案管理手段及管理模式等發(fā)生了深刻的變化,企業(yè)檔案信息化勢(shì)在必行。企業(yè)檔案作為企業(yè)重要信息資源,在企業(yè)信幾息化建設(shè)中具有重要作用。
          一、企業(yè)檔案信息化建設(shè)的必要性
          (一)有助于提高檔案管理的工作效率
          檔案信息化的應(yīng)用可以避免紙質(zhì)檔案收集、整理等方面的弊端,降低了檔案管理人員花費(fèi)的時(shí)間和精力,減輕工作人員的負(fù)擔(dān),提高了工作效率。同時(shí),檔案的變動(dòng)都可以通過計(jì)算機(jī)記錄、調(diào)整等,使企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)能及時(shí)根據(jù)實(shí)際情況作出正確決策。
          (二)檔案更便于保存
          紙質(zhì)檔案材料內(nèi)容繁多,不利于長時(shí)間保存,而計(jì)算機(jī)技術(shù)可以使檔案材料以多種形式保存起來,一定程度上避免檔案材料的丟失和損壞。同時(shí),通過信息技術(shù)建立的電子檔案,可以規(guī)范檔案管理,能夠?qū)⒉煌悇e的檔案按其特點(diǎn)保存。
          (三)提升檔案檢索效率
          企業(yè)檔案的利用通過綜合應(yīng)用管理系統(tǒng),可以實(shí)現(xiàn)多途徑多方式的利用檢索,工作的效率會(huì)提高很多。當(dāng)然,企業(yè)檔案的信息要達(dá)到此目的,必須要按照檔案管理規(guī)律和規(guī)范,設(shè)計(jì)構(gòu)建出一套科學(xué)的網(wǎng)絡(luò)檔案管理流程和程序。
          二、企業(yè)檔案信息化建設(shè)對(duì)策
         。ㄒ唬╊I(lǐng)導(dǎo)者要轉(zhuǎn)變觀念,加大重派賜到更
          在當(dāng)今網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化背景下,企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者要認(rèn)清形勢(shì),看到檔案信息化的重要性,從而運(yùn)用信息化手段來加強(qiáng)檔案管理工作。首先,企業(yè)的檔案部門要對(duì)自身有明確的定位,不能因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)忽視而產(chǎn)生消極懈怠情緒,要及時(shí)加強(qiáng)與領(lǐng)導(dǎo)者的溝通,讓領(lǐng)導(dǎo)者明白做好檔案信息化工作的深遠(yuǎn)意義。其次,領(lǐng)導(dǎo)者自身要與關(guān)注社會(huì)發(fā)展主流,學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理理念,利用信息技術(shù)提高檔案管理水平,從而不斷加大信息化建設(shè)的資金投入,為檔案信息化建設(shè)提供物質(zhì)和資金基礎(chǔ)。
         。ǘn案管理制度
          企業(yè)應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)檔案信息化建設(shè)的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn),建立健全電子檔案的形成、流轉(zhuǎn)、處置和監(jiān)控制度,收集、歸檔、鑒定和銷毀制度,利用和保密制度,安全管理與責(zé)任追究制度。落實(shí)好各項(xiàng)保障措施,根據(jù)電廠檔案的特點(diǎn),執(zhí)行相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn),規(guī)范電子檔案的數(shù)據(jù)格式,實(shí)現(xiàn)電子檔案的全程管理。企業(yè)應(yīng)保證電子檔案真實(shí)、完整和有效。對(duì)保管期限為永久和長期的電子檔案,應(yīng)同時(shí)保存相應(yīng)的紙質(zhì)檔案,并確保相關(guān)電子檔案與紙質(zhì)檔案的一致性。
         。ㄈ┚W(wǎng)絡(luò)基拙設(shè)施
          網(wǎng)絡(luò)是檔案信息系統(tǒng)得以實(shí)施的基礎(chǔ)。檔案信息化必項(xiàng)要建立在.個(gè)可靠、穩(wěn)定、安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中。關(guān)鍵線路主要實(shí)現(xiàn)雙鏈路,增強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)交換能力,優(yōu)化內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)布線。網(wǎng)絡(luò)檔案管理功能可以在現(xiàn)有的網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)上進(jìn)一步開發(fā),實(shí)現(xiàn)檔案信息化。
         。ㄋ模┯布鋫洳鏀(shù)據(jù)庫系繞開發(fā)
          根據(jù)企業(yè)實(shí)際情況對(duì)數(shù)據(jù)庫的運(yùn)行模式,服務(wù)器的型號(hào)、數(shù)量及工作模式,存儲(chǔ)設(shè)備、存儲(chǔ)地點(diǎn)和存儲(chǔ)方式進(jìn)行分析比較,選擇最佳配置方案。
         。ㄎ澹┩晟频陌踩w系
          建設(shè)成果是企業(yè)生存和發(fā)展立于不敗之地的關(guān)鍵,保障企業(yè)檔案信息不被泄露,是企業(yè)檔案管理人員的重要任務(wù)。建立檔案信息安全保障體系,是確保檔案信息和系統(tǒng)安全,保證歸檔電子文件真實(shí)、完整、有效的必要措施。要強(qiáng)化對(duì)檔案辦公計(jì)算機(jī)及其他信息設(shè)備的使用與管理,涉密檔案的電子設(shè)備、應(yīng)用系統(tǒng)必須滿足保密要求,涉密計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)與互聯(lián)網(wǎng)采取物理隔離,涉密計(jì)算機(jī)嚴(yán)禁連接互聯(lián)網(wǎng)且不能通過互聯(lián)網(wǎng)傳遞企業(yè)的涉密信息,并通過相應(yīng)的獎(jiǎng)懲制度約束職業(yè)行為。
         。┳龊脵n案信息化人才隊(duì)伍建設(shè)
          隊(duì)伍結(jié)構(gòu)、能力、水平要與企業(yè)信息化建設(shè)相匹配,與社劊言息化發(fā)展水平相適應(yīng)。主要包括系統(tǒng)分析人員、仟發(fā)人員、測(cè)試人員和管理人員,加強(qiáng)在職培訓(xùn)和業(yè)務(wù)學(xué)習(xí),提高其自身綜合素質(zhì)。同時(shí),企業(yè)要著重建立一支以復(fù)合型人才為核心、管理型人才為基礎(chǔ)的隊(duì)伍來滿足企業(yè)檔案信息化建設(shè)日益增長的需求。
          三、結(jié)語
          互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)向各個(gè)行業(yè)滲透是一個(gè)趨勢(shì),檔案管理引入互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)也是一個(gè)必然的發(fā)展過程中選擇,借助互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)建設(shè)的檔案信息管理系統(tǒng)能夠幫助部門提高檔案管理的效率。一方面,能夠打破時(shí)間和空間上的限制,方便用戶對(duì)檔案信息進(jìn)行共享。另一方面。能夠?qū)n案進(jìn)行及時(shí)的信息溯源和更新,方便刊一些特殊的項(xiàng)目檔案信息進(jìn)行及時(shí)的歸檔存儲(chǔ)。
          參考文獻(xiàn):
          [1]溫潔.企業(yè)檔案信息化建設(shè)探析[J].中國檔案,2018 (01):60.
          [2]朱埕瑤.企業(yè)檔案信息化建設(shè)的實(shí)踐與思考探究[J].辦公室業(yè)務(wù),2017(22):75.

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