摘要：隨著時(shí)代的發(fā)展，檔案管理模式正在發(fā)生變遷，以往的檔案管理模式僅僅是對(duì)于檔案資料的保管和使用，而如今檔案管理模式逐步朝著對(duì)于檔案資料的采集和提供相應(yīng)的服務(wù)方向進(jìn)行轉(zhuǎn)變。
　　關(guān)鍵詞：基層單位；檔案管理；信息化建設(shè)
　　基層單位的檔案室作為檔案資料的生成者和提供者，其自身的檔案管理信息化建設(shè)程度和信息化管理水平直接影響著檔案信息化建設(shè)的整體水平。因此基層單位的檔案管理信息化建設(shè)存在著一定的特殊性。想要真正提升基層單位檔案室的檔案信息化建設(shè)水平就必須要轉(zhuǎn)變觀念尋找突破口。
　　一、轉(zhuǎn)變檔案信息傳統(tǒng)理念
　　對(duì)于檔案管理人員而言，想要實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)就必須要革新自身的管理理念，要明確檔案資料實(shí)際上是信息資源的一種，檔案管理信息化建設(shè)的實(shí)質(zhì)就是要將檔案信息化資源進(jìn)行合理配置，以滿足社會(huì)對(duì)于檔案信息資源的需求。
　　一方面，檔案管理者需要明確檔案是組織的核心信息資源。在當(dāng)今的互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，人們已經(jīng)習(xí)慣于應(yīng)用各類搜索引擎來解決實(shí)際問題，但是網(wǎng)絡(luò)信息在爆炸式增長(zhǎng)的同時(shí)也伴隨著信息失真等問題，大量謠言層出不窮，而檔案信息資源恰恰可以避免這類問題，人們?cè)谛湃纬潭壬细�偏向于檔案信息資源，因此檔案信息資源相比網(wǎng)絡(luò)信息資源更具有可信性。
　　另一方面，基層單位檔案管理者的身份要向檔案專家方向進(jìn)行轉(zhuǎn)化。在很多人眼中，基層單位傳統(tǒng)的檔案管理者就是打字員，他們只是負(fù)責(zé)一味的機(jī)械性的進(jìn)行檔案信息的錄入和儲(chǔ)存，但實(shí)質(zhì)上想要成為一個(gè)合格的基層單位檔案管理者除了要保證檔案信息資源的完整性和安全性之外，還應(yīng)當(dāng)在工作中對(duì)于自己所管轄的領(lǐng)域資料進(jìn)行深刻的理解，并有能力將大量的檔案信息資源進(jìn)行篩選，從而提取對(duì)于單位和主營(yíng)業(yè)務(wù)有用的信息供其他部門使用。
　　二、創(chuàng)新檔案信息化建設(shè)工作方式
　　在對(duì)基層單位檔案管理者的管理理念轉(zhuǎn)變的同時(shí)，還應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)變檔案管理者的工作模式，因?yàn)闄n案信息化建設(shè)的工作重點(diǎn)在于整個(gè)單位的所有部門的工作模式的革新，也就是從文書管理和檔案管理的全局出發(fā)進(jìn)行文檔一體化的創(chuàng)新。
　　雖然目前很多基層單位的檔案室計(jì)算機(jī)硬件水平已經(jīng)逐步完善，部分基層單位已經(jīng)開始有意識(shí)的創(chuàng)建屬于自己?jiǎn)挝坏膶�屬�?shù)據(jù)庫，基本上能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)于檔案信息資源的信息化管理。這在期間很多單位的檔案管理工作方式也有了一定的變化。
　　例如從檔案管理工作來看，檔案管理者已經(jīng)從原來的人工采集、分類、整理這種效率不高，工作量極大的工作模式轉(zhuǎn)變?yōu)槔�用�?jì)算機(jī)進(jìn)行信息資源的錄制和提取，極大地提升了工作效率；從檔案資源的借閱來看，檔案管理者已經(jīng)從傳統(tǒng)的人工檢索模式轉(zhuǎn)變?yōu)槔�用�?jì)算機(jī)自動(dòng)生成的目錄通過計(jì)算機(jī)的多種檢索方式進(jìn)行篩選和查找所需目標(biāo)，借閱工作也交給計(jì)算機(jī)管理程序，很大程度上減輕了檔案管理工作人員的壓力；從檔案的編研工作來看，由于計(jì)算機(jī)的廣泛使用為檔案管理者提供了一定的便利，因此檔案管理者進(jìn)行檔案編研的時(shí)間就變得更加充裕。此外，隨著人們對(duì)于檔案信息資源的查閱，檔案資料的編研主體范圍也有一定的擴(kuò)大，基層單位的其他部門人員也能夠在查閱的同時(shí)參與到檔案編研工作中，最大程度上發(fā)揮出檔案信息資源的潛在價(jià)值。但是大多數(shù)基層發(fā)展到這里就止步于此，檔案管理的信息化改造不僅僅局限于減少檔案工作者的工作壓力，檔案信息資源屬于網(wǎng)絡(luò)信息資源的一種，因此檔案信息資源具有實(shí)時(shí)性，正是因?yàn)閭鹘y(tǒng)的檔案資料無法做到實(shí)時(shí)性，所以才使大多數(shù)傳統(tǒng)檔案資料變成歷史信息，從而失去了對(duì)現(xiàn)實(shí)工作和生活的指引作用。檔案信息化建設(shè)不僅是檔案資料存儲(chǔ)模式的改變，更是檔案信息資源真正跨越時(shí)間和空間的限制逐步實(shí)現(xiàn)存取用一體化的創(chuàng)新。
　　就目前來看，文檔一體化是基層單位檔案管理信息化建設(shè)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。目前基層單位很多部門的計(jì)算機(jī)僅僅是取代了筆和紙的功能，而創(chuàng)新的文檔一體化則是要求檔案管理者給予各個(gè)部門統(tǒng)一的方便檔案采集和自動(dòng)錄入的模板，其他部門在上報(bào)檔案資料時(shí)需要按照格式要求進(jìn)行內(nèi)容的填充，從而實(shí)現(xiàn)全單位多個(gè)部門對(duì)于檔案信息資源的采集、整理和錄入工作的協(xié)同辦公，實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新性文檔一體化，并能夠?qū)�檔案信息資料在基層單位內(nèi)外進(jìn)行實(shí)時(shí)共享，方便各部門有需要的用戶隨時(shí)進(jìn)行查閱。
　　三、挖掘檔案信息資源潛在價(jià)值
　　檔案管理的信息化改造就意味著檔案資料未來將會(huì)被改造為一種便于人們使用的信息，而基層單位檔案管理者的核心工作就是將原本枯燥無味的檔案資料利用科技手段對(duì)其不斷地進(jìn)行深入挖掘、歸納和整理，逐步將其建設(shè)成為直觀的、方便人們使用的信息資源，發(fā)揮其潛在價(jià)值。而對(duì)于檔案信息資源的潛在價(jià)值開發(fā)實(shí)際上是一個(gè)讓傳統(tǒng)檔案資料變廢為寶的工作過程，利用信息技術(shù)將傳統(tǒng)檔案資料進(jìn)行信息化改造，生成信息化檔案并對(duì)其進(jìn)行電子歸檔，這樣一來就為檔案管理者的檔案管理工作提供了更多的資料和時(shí)間，通過各類信息挖掘技術(shù)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的潛在價(jià)值，這在很大程度上也提高了對(duì)于檔案管理工作人員的個(gè)人素質(zhì)的要求，因?yàn)榛鶎訂挝坏臋n案管理工作者能夠第一時(shí)間接觸到檔案信息資源，因此檔案管理工作人員只有熟練地掌握檔案管理前言技術(shù)手段，不斷挖掘出檔案信息資源的潛在價(jià)值，才能夠真正實(shí)現(xiàn)基層單位檔案管理信息化建設(shè)的意義，在單位內(nèi)部要做到主動(dòng)與其他部門進(jìn)行溝通，了解不同部門的不同需求，保證編研資料的實(shí)用性；在對(duì)外服務(wù)這一方面需要體現(xiàn)出本單位的專業(yè)性，發(fā)揮單位的優(yōu)勢(shì)檔案信息資源，從社會(huì)需求出發(fā)，提供相應(yīng)的檔案信息，最終實(shí)現(xiàn)單位的社會(huì)價(jià)值。
　　參考文獻(xiàn)：
　　[1]王麗君.檔案管理信息化建設(shè)的思考[J].黑龍江科學(xué)，2018，9（15）：94-95.
　　[2]呂曉芳.檢察機(jī)關(guān)檔案信息化的思考.浙江檔案.2003（8）.
　　作者簡(jiǎn)介：
　　孫蕾（1983年—），女，漢族，河北唐山人，本科，助理館員南堡經(jīng)濟(jì)開發(fā)區(qū)黨政綜合辦公室，研究方向：檔案管理。

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