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        交通運輸部門檔案管理中的信息化建設(shè)探討

        發(fā)布時間:2019-08-14 來源: 歷史回眸 點擊:


          摘 要:我國經(jīng)濟(jì)和科技不斷發(fā)展,交通部門檔案管理工作向信息化發(fā)展,提升工作效率。本文講述了在交通運輸部門建立檔案信息化管理的意義,重點闡述了信息化建設(shè)的手段,主要有:建立檔案信息管理平臺、做好電子文件的管理、提升檔案信息管理的規(guī)范性、管理人員提升服務(wù)主動性等,旨在為檔案管理人員工作提供參考。
          關(guān)鍵詞:交通運輸部門;檔案管理;信息化建設(shè)
          交通運輸部門在工作中,每天都產(chǎn)生大量的檔案信息,需要檔案管理人員投入大量的精力和時間,即使如此,還會因為人為因素出現(xiàn)檔案的遺漏和查詢不便等問題。信息技術(shù)和檔案管理工作的融合,在一定程度上提升管理工作效率和質(zhì)量,因此需要得到檔案管理人員的重視,通過創(chuàng)建信息化網(wǎng)絡(luò)平臺,完善檔案的管理工作。
          1 交通運輸部門檔案管理中信息化建設(shè)的意義
          1.1 創(chuàng)新檔案管理模式
          交通運輸部門,是交通運輸基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、道路營運管理、涉路行政執(zhí)法的主題,具有專業(yè)性強、涉及面廣、歷史沿革嚴(yán)謹(jǐn)?shù)奶攸c。通過對交通運輸檔案的存檔的研究,對一個地區(qū)交通發(fā)展里程和制定未來交通建設(shè)規(guī)劃具有重要現(xiàn)實意義。儲存信息化技術(shù)在交通運輸部門檔案管理工作中的運用,可以很大程度的提升檔案資料的管理和控制工作。如公路工程建設(shè)中產(chǎn)生的資料,是交通檔案中主要組成,有很強的復(fù)雜性,在進(jìn)行收集、歸納和整理上需要消耗大量人力、物力和財力,并且人工管理工作效率低下,后期查詢不方便。因此要對此工作進(jìn)行創(chuàng)新,通過信息化建設(shè),利用計算機技術(shù),快速將收集到的檔案進(jìn)行歸類和保存,有效提升工作效率和準(zhǔn)確性,增強精準(zhǔn)性。信息技術(shù)和檔案管理工作的結(jié)合,節(jié)省大量人力和物理,促進(jìn)其快速發(fā)展。
          1.2 順應(yīng)時代發(fā)展潮流
          信息技術(shù)快速發(fā)展的背景下,我國交通事業(yè)要想更好的為大眾服務(wù),就要令自身工作形式順應(yīng)時代發(fā)展潮流,檔案管理工作也是如此,充分利用科學(xué)技術(shù),創(chuàng)建信息化管理模式,提升工作效率和質(zhì)
          量[1]。信息技術(shù)在檔案管理中的運用,可以在資料保存的過程中,減少很多不必要的人為錯誤,并降低信息加工費用,令檔案管理工作更好的順應(yīng)時代發(fā)展。
          1.3 提升檔案管理專業(yè)水平
          傳統(tǒng)檔案管理,就是對紙質(zhì)資料進(jìn)行管理,檔案管理人員的工作量大,并且其他部門借閱時,需要去現(xiàn)場申請和領(lǐng)取等,并且在借閱的過程中,要按照檔案管理要求進(jìn)行,規(guī)定時間內(nèi)歸還,對檔案管理者和借閱者來說很麻煩。其中還可能出現(xiàn)紙質(zhì)檔案損壞不能閱讀的情況,為檔案管理工作帶來阻礙。信息技術(shù)的運用,上述問題就迎刃而解了,提升檔案管理水平,既降低檔案管理工作人員工作壓力,又為借閱者工作提供便捷,滿足檔案管理和查閱不受時間、空間限制的要求。
          2 交通運輸部門檔案管理中的信息化建設(shè)探討
          2.1 建立檔案信息管理平臺
          建立信息管理平臺,為內(nèi)部員工提供服務(wù)網(wǎng)站,令其不受時間和空間的限制,只需要賬號和密碼,就能進(jìn)入信息平臺,閱讀交通運輸?shù)淖钚沦Y料等。加強平臺功能的建設(shè),如在網(wǎng)站中實現(xiàn)信息的快速檢索,使用者查詢檔案時,只需要輸入關(guān)鍵詞,就能找出相應(yīng)檔案[2]。另外,還可加入實時資訊的窗口,由專業(yè)人員在網(wǎng)站中進(jìn)行問題的解答等,為需要幫助的用戶提供服務(wù),助其順利完成檔案的查詢和下載等。檔案信息管理平臺的建設(shè)中,在資金充足情況下,聘請專業(yè)的設(shè)計師,建設(shè)屬于交通運輸部門特有的信息管理平臺,使用優(yōu)質(zhì)的軟件和硬件,為長期使用和管理提供支撐,促進(jìn)運輸部門檔案管理的信息化建設(shè)。
          2.2 做好電子文件的管理
          現(xiàn)在檔案的管理由傳統(tǒng)的紙質(zhì),轉(zhuǎn)變成現(xiàn)在的電子文件,管理主體發(fā)生變化,管理手段也隨之有所差異。交通運輸管理部門中,各個子部門工作中產(chǎn)生的資料檔案等,以電子文件的形式傳輸給檔案管理部門,管理人員接收后,要對其進(jìn)行管理,如針對已經(jīng)歸檔保存的文件,管理人員做好設(shè)置,令其只提供閱讀,不能再修改。此管理方法有效提升檔案的可靠性,保護(hù)了原始檔案的結(jié)構(gòu)。另外,管理人管做好其他部門閱讀檔案的記錄工作,保證電子檔案使用安全。
          2.3 提升檔案信息管理的規(guī)范性
          檔案信息化管理過程中,員工需要加強現(xiàn)代化管理能力,進(jìn)而提升檔案信息的規(guī)范性。主要方法為:第一,交通運輸部門進(jìn)行信息化檔案管理的過程中,以國家有關(guān)依據(jù)為核心,在此基礎(chǔ)上結(jié)合自身實際情況,創(chuàng)建適合信息技術(shù)管理的體系。充分利用信息化管理模式,并在檔案管理工作中,不斷探索、優(yōu)化管理形式。第二,建立檔案目錄,遵循便捷的原則。對于錄入的檔案,統(tǒng)一格式,做到保存檔案的規(guī)范性。第三,由專業(yè)的人員進(jìn)行檔案信息平臺的維護(hù)和管理工作,并對設(shè)備硬件進(jìn)行維護(hù),讓員工都能在平臺中順利找出需要的檔案。經(jīng)過對檔案信息管理的規(guī)范化,為檔案借閱人員閱讀資料提供便捷,解決因為格式問題造成不能閱讀的情況,提升檔案借閱者工作效率。
          2.4 加強信息管理意識
          檔案信息化管理模式的建設(shè)中,需要有一套完整的領(lǐng)導(dǎo)體系,進(jìn)行資源開發(fā)和平臺維護(hù)工作。實際工作中,要對管理體系中的工作人員明確工作目標(biāo),信息化建設(shè)過程中,要對出現(xiàn)和可能出現(xiàn)的問題進(jìn)行深入討論,有效進(jìn)行解決和預(yù)防。貫徹相關(guān)工作人員職責(zé),將檔案信息化建設(shè)納入到交通運輸部門整體工作中,并對其工作進(jìn)行考核。信息化建設(shè)過程中,將檔案錄入到檔案管理網(wǎng)站中,實現(xiàn)資源的共享,加強檔案利用率,總的來說,檔案資源的使用很重要,如果沒有眾多的檔案,那么檔案信息化建設(shè)也成為無本之木。管理人員使用信息技術(shù)的使用,要摒棄傳統(tǒng)檔案管理觀念,建立新型工作思想,做好信息的共享,統(tǒng)一檔案規(guī)格,實現(xiàn)不同部門資料交換,增強檔案的開發(fā)和利用效率。
          2.5 管理人員提升服務(wù)主動性
          加強檔案管理的意識,將其工作變的主動化,首先,加強對檔案管理人員的培養(yǎng),令其不但有良好的檔案管理能力,還要有計算機使用能力,可以熟練使用檔案管理平臺,進(jìn)行檔案的歸納和儲存工作,并幫助其他員工利用檢索功能,查詢所需檔案。其次,檔案管理人員要有服務(wù)意識,在管理平臺中定期發(fā)表黨和國家對交通部門下達(dá)的最新指令和要求,主動為其他員工提供查詢和下載服務(wù),積極和其他部門溝通,對新產(chǎn)生的檔案,督促其及時上傳。最后,檔案管理的信息化建設(shè)中,管理人員要加強對信息的反饋,提升檔案利用價值,讓其他員工也有良好的檔案管理意識,為交通事業(yè)更好的服務(wù),促進(jìn)其長久發(fā)展。
          2.6 加強信息化建設(shè)中的安全管理
          交通運輸檔案中,如果進(jìn)行檔案管理過程中,受人為或者其他因素影響,出現(xiàn)檔案重要數(shù)據(jù)的泄露,那么會對交通運輸部門工作造成重大的影響。因此檔案管理人員要加強信息化建設(shè)的安全管理,提升網(wǎng)絡(luò)運行的安全性,下載防火墻和殺毒軟件,有效阻止病毒和黑客的攻擊。規(guī)范員工使用計算機,嚴(yán)禁私自外接USB和下載不明資料等,避免病毒的侵入。檔案管理部門做好門禁工作,不是本單位的員工禁止進(jìn)入,將檔案安全性升到最高。管理人員定期更換登錄網(wǎng)站的賬務(wù)和密碼,避免黑客利用遠(yuǎn)程技術(shù)竊取密碼盜取檔案。做好網(wǎng)絡(luò)安全保護(hù)工作,最大程度降低安全隱患,避免檔案信息出現(xiàn)泄漏和數(shù)據(jù)更改等問題。
          3 結(jié)論
          綜上所述,各個領(lǐng)域都利用信息技術(shù)進(jìn)行生產(chǎn)和管理工作,不但可以提升工作效率,還可以減少人力資源的投入。交通運輸部門檔案管理工作,利用信息化建設(shè),將紙質(zhì)檔案變成電子檔案,將檔案管理工作變的數(shù)字化、信息化,促進(jìn)交通部門穩(wěn)定的發(fā)展,保證我國交通事業(yè)運行的安全性和可靠性。
          參考文獻(xiàn)
          [1]張海燕.電子技術(shù)在檔案信息化建設(shè)和管理中的作用[J].電子技術(shù)與軟件工程,2019(03):211.
          [2]邢振婷.探究交通運輸部門檔案管理中信息化建設(shè)[J].辦公室業(yè)務(wù),2017(09):67.

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