摘要：在學校日常管理工作的體系中，檔案管理以及檔案建設是其中重要的組成部分，對于學校的發(fā)展以及教學任務的開展來說均具有一定的影響作用�？梢哉f，學校檔案管理工作的質量是衡量學校發(fā)展狀態(tài)的關鍵指標。在日常工作中，負責檔案管理工作的人員一定要擺正自身的工作認知，注重完善自身的工作思路以及工作體系，調整工作理念，以推動檔案管理工作的穩(wěn)定進行。此外，在信息技術不斷拓展的當前時代，學校的檔案管理人員還應該加強對信息技術的合理應用，以促進學校管理任務的現(xiàn)代化以及信息化發(fā)展�；�于此，本文將以煙臺職業(yè)學院為例，對如何開展學校檔案管理工作進行分析。
　　關鍵詞：學校檔案建設；檔案管理；信息化建設；工作研究
　　中圖分類號：TP3 文獻標識碼：A
　　文章編號：1009-3044（2019）10-0277-02
　　開放科學（資源服務）標識碼（OSID）：
　　在信息技術不斷提升的當前背景下，我國已經(jīng)順利地進入互聯(lián)網(wǎng)時代，并能夠應用信息技術開展一些工作活動以及生活活動，利用其提高自己的工作效率以及生活質量。同時，在教育領域，該種技術的應用也逐漸普及。在一所學校的工作體系中，檔案管理是一份比較重要的工作內(nèi)容，會對學校的發(fā)展形成較大的影響。但是由于學校檔案的復雜程度以及規(guī)模比較大，對于檔案工作人員來說，就會形成較大的工作壓力，所以其應該對此進行合理的調整。
　　1 開展檔案信息化建設以及管理的重要意義
　　首先，在職業(yè)院校中，檔案是一個比較重要的資料，其會關乎于整個學校的發(fā)展。但是，由于信息量較大，對于檔案管理人員來說會形成較大的工作壓力。因此，在日常工作中，工作人員就可以對信息技術展開合理的應用，通過信息技術對檔案信息進行管理以及錄入，以此提升工作的效率以及質量。
　　其次，在傳統(tǒng)的學校檔案管理工作中，大部分學校會建立實體化的檔案管理辦公室。但是這種模式下，檔案的安全性就會失去保障。因此，在現(xiàn)代化的理念下，工作人員可以結合信息技術利用網(wǎng)絡設備對檔案信息進行存儲，以此對檔案信息的真實性以及私密性形成保障[1]。
　　2 開展檔案信息化建設以及管理的具體途徑
　　2.1 加強人員的學習以及交流
　　相較于其他學校來說，煙臺職業(yè)學院的信息化建設工作開展時間較晚，發(fā)展較短，自身具備一定的不足以及劣勢，同時也會與同等級的學校形成較大的差距。因此，在結合信息技術開展檔案管理工作時，煙臺職業(yè)學院的負責人員就應該注重調整自身的心態(tài)，加強與其他學校之間的溝通以及交流，以此豐富自身的工作經(jīng)驗。
　　比如，在日常工作中，學校的管理人員可以與其他技術學院的負責人取得溝通，達成合作，推動雙方的共同發(fā)展，定期前往對方學院進行實地考察工作，或者也可以共同聘請相關的專業(yè)人才開展培訓講座等活動，詳細學習如何利用信息技術開展檔案信息的管理以及建設工作，從根本上保證整體工作的質量以及效率，降低自身與其他學校之間的差距，提升自身的發(fā)展實力[2]。
　　同時，在此階段值得注意的是，在開展檔案管理學習以及交流活動的過程中，參與活動的工作人員應定期書寫職業(yè)報告以及活動日記，將在活動中經(jīng)歷過的事情以及學習到的內(nèi)容記錄下來，作為自己在日后工作中的主要參考，以此有效加強自身的工作能力，為檔案管理工作奠定良好的基礎保障。
　　2.2 加強信息建設的投入力度
　　經(jīng)過調查分析顯示，在現(xiàn)階段的發(fā)展過程中，煙臺職業(yè)院校的檔案信息化工作與教學信息化之間存在著較大的差距，換句話說，兩種不同的工作任務并沒有得到全面地落實以及共同的發(fā)展。在這種狀態(tài)下，不僅檔案管理工作的質量無法得到保障，同時相關工作人員的工作能力以及工作發(fā)展也會受到一定的限制。因此，在日常工作開展的過程中，煙臺職業(yè)學校的負責人員就應該提升自身的工作素養(yǎng)，做好自己的本職工作，并能夠發(fā)揮自己的職業(yè)作用，加強檔案信息化發(fā)展的投資力度以及建設力度，以此對工作的開展形成穩(wěn)定的保障[3]。
　　比如，在日常工作中，管理人員可以與其他管理層進行相關會議，就資金的投入比進行重新界定，加強投資，構建完善的信息化工作設備以及工作體系；其次，在日常工作中，管理人員也應該形成正確的工作認知，定期要求檔案管理部門的工作人員上交信息報告，并在報告中詳細描述信息檔案建設的狀況以及流程，加強人員對工作的認知程度以及負責態(tài)度，以此保障整體工作的效果。此外，在此階段，學院的管理者也可以進行不定期的抽查工作，以此使得工作人員能夠長期保持認真的態(tài)度，從而提升檔案管理工作的整體效率[4]。
　　2.3 加強學校檔案網(wǎng)站的建立
　　就目前所了解的現(xiàn)狀，我們可以確定，在煙臺職業(yè)學院中，并沒有專門為檔案工作開設相關的網(wǎng)站，也沒有為學校自身成立相關的局域網(wǎng)絡。這些問題的存在不僅會影響學校檔案工作的開展，同時也會對檔案信息的安全性形成一定的威脅。因此，在日常工作中，煙臺職業(yè)院校的管理者就應該加強對信息化檔案工作的推廣力度，促使相關人員形成正確的工作理念，將檔案網(wǎng)站的構建提上日程，以保證檔案信息的安全性以及穩(wěn)定性[5]。
　　首先，在日常工作中，學�？梢砸�求負責檔案管理工作的人員結合網(wǎng)絡技術構建相關的網(wǎng)站或者客戶端，并要求學生做好相關的軟件下載以及賬號注冊等工作。當平臺構建完畢，學�？梢越M織學生統(tǒng)一進行信息錄入，并進行密碼創(chuàng)設，以此保證信息的安全性；同時，在此過程中，學校有權向學生索要檔案密碼，以此方便進行檔案修改以及信息錄入等工作，能夠緩解檔案工作人員的工作復雜性以及壓力，促使檔案管理工作效率的提升。
　　其次，在日常工作中，檔案管理人員應為檔案網(wǎng)站或者檔案軟件設立相關的防毒設備以及監(jiān)管設備，當察覺到有病毒入侵時，應及時對其進行處理，防止其對檔案信息進行修改，造成信息準確性降低的問題。

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