[摘要]介紹復(fù)旦大學(xué)圖書館嘗試將低利用率文獻(xiàn)進(jìn)行高密度儲存來解決館藏空間緊張問題,即以儲存定位規(guī)則、建庫過程管理、質(zhì)量控制、讀者服務(wù)為重點(diǎn)介紹基于Aleph500系統(tǒng)的本地分布式高密度儲存書庫的管理和服務(wù)模式。兩年的運(yùn)行實效表明,建立在本地的高密度儲存書庫并能以較經(jīng)濟(jì)的方式,提高現(xiàn)有館舍儲存實體館藏的能力、緩解館藏空間壓力,實現(xiàn)資源長期保存和充分利用。
　　[關(guān)鍵詞]館藏管理　高密度儲存　儲存圖書館　Aleph500
　　[分類號]G253.5
　　
　　對于歷史悠久、館藏豐富的圖書館而言,館藏空間一直是制約其發(fā)展的因素之一。即便在資源和服務(wù)日益數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的時代,圖書館依然面臨館藏紙本資源的不斷增長與館舍空間緊張的問題。有相當(dāng)一部分低利用率紙本文獻(xiàn)花費(fèi)與高利用率文獻(xiàn)同樣的成本(空間,人力,管理),卻不能產(chǎn)出與投入相對應(yīng)的社會和經(jīng)濟(jì)效益。為低利用率文獻(xiàn)建立專門的儲存圖書館已經(jīng)成為國外圖書館解決此問題的主要措施。相比傳統(tǒng)的館藏管理理念,儲存圖書館最顯著的特點(diǎn)是文獻(xiàn)全部采用高密度排架,最大限度利用儲存空間。自1986年哈佛儲存館(Harvard Depository)開放以來,越來越多的圖書館開始采用這種模式,以緩解圖書館日益增長的儲存壓力。2009年12月,國內(nèi)高校第一個真正意義上的遠(yuǎn)程儲存圖書館――北京大學(xué)昌平儲存館開始向讀者提供服務(wù)。復(fù)旦大學(xué)圖書館借鑒國內(nèi)外同行的先進(jìn)經(jīng)驗,結(jié)合Aleph500集成管理系統(tǒng),探索了一個符合本館特點(diǎn)和未來發(fā)展的本地分布式低利用率文獻(xiàn)高密度儲存書庫的實施方案,本文重點(diǎn)介紹其儲存定位規(guī)則、建庫過程管理、質(zhì)量控制、服務(wù)模式、運(yùn)行實效以及對館藏管理工作的啟示。
　　
　　1　復(fù)旦大學(xué)圖書館館藏空間不足的嚴(yán)峻現(xiàn)實
　　
　　筆者所在的復(fù)旦大學(xué)圖書館(以下簡稱“我館”)由分布于四個校區(qū)的五個分館組成,各分館間館舍面積與館藏數(shù)量分布極不均衡,其中,位于主校區(qū)的文科館收藏了全館近一半的館藏,而其面積卻僅占館舍總面積的20%。截至2007年11月,文科館藏書量已超出設(shè)計容量50萬冊。
　　由于主校區(qū)館藏空間多年未擴(kuò)展,而新書卻不斷增長,大量低利用率圖書被送人文科密集書庫,造成書庫擁擠不堪,部分圖書長期處于打包堆放的無序狀態(tài),嚴(yán)重影響讀者對圖書館資源的使用,也影響了相當(dāng)一部分文獻(xiàn)資源效用的發(fā)揮。館舍空間的局限也導(dǎo)致開展館藏回溯、剔除等工作困難重重,館藏數(shù)據(jù)揭示與實體物理地址的一致性無法保證。2009年,館內(nèi)讀者滿意度調(diào)查報告顯示,“圖書館的館藏目錄系統(tǒng)能夠提供全面、準(zhǔn)確的館藏和讀者信息”一項的滿意度最低。
　　此外,建造于上世紀(jì)80年代的文科館的布局已經(jīng)不符合現(xiàn)代圖書館的服務(wù)模式,而不斷增長的紙本文獻(xiàn)使得圖書館無力騰出更多空間用于嘗試比較先進(jìn)的服務(wù)理念,例如IC(信息共享空間),為讀者提供一站式服務(wù)設(shè)施和協(xié)作學(xué)習(xí)環(huán)境。
　　因此,以問題為導(dǎo)向,將低利用率文獻(xiàn)高密度儲存作為緩解文獻(xiàn)不斷增長與館藏空間嚴(yán)重不足的矛盾的突破口,是復(fù)旦大學(xué)圖書館在現(xiàn)實條件下的必然選擇。
　　
　　2　高密度儲存書庫實施方案
　　
　　我館從2008年開始規(guī)劃建設(shè)高密度儲存書庫,歷時兩年,先后分期完成了江灣新校區(qū)江灣館密集書庫、邯鄲主校區(qū)文科館密集書庫的高密度儲存方案的設(shè)計與實施,它們與規(guī)劃中的文科館特藏資源儲存書庫、理科館儲存書庫一起,共同形成了一個分布式的本地儲存書庫集群。
　　
　　2.1　功能定位和建庫原則
　　建設(shè)高密度儲存書庫的目的是最大限度提高館藏空間利用率,為經(jīng)過復(fù)選的、有保存價值的低利用率文獻(xiàn)提供一個安全、高效、經(jīng)濟(jì)的儲存、管理和獲取環(huán)境,并為讀者提供閉架流通服務(wù),使閉架借閱的儲存書庫圖書與開架借閱的圖書,在Aleph500系統(tǒng)平臺上共同構(gòu)成完整的館藏管理與服務(wù)體系。建庫原則從以下5點(diǎn)考慮:
　　?便利:通過OPAC為讀者提供“一站式”服務(wù),包括圖書查詢、在線預(yù)約、提交外借請求、跨校區(qū)通借通還等,讀者無需另填借閱申請單。
　　?準(zhǔn)確:館藏數(shù)據(jù)能準(zhǔn)確揭示館藏實體及其物理位置,并可在書庫中精確定位。
　　?經(jīng)濟(jì):建庫過程力求高效,避免重復(fù)勞動;后續(xù)維護(hù)和管理成本低廉。
　　?簡單:對于建庫操作人員和書庫管理人員,簡單易學(xué),便于掌握。
　　?系統(tǒng):方案設(shè)計具有開放性,盡可能考慮周到、全面,少留遺憾。
　　
　　
　　2.2　館藏儲存與定位規(guī)則
　　高密度儲存的原則是最大限度利用儲存空間,同時提供最佳獲取途徑。國外儲存圖書館大多采用流水密集排架、尺寸相近的圖書排在一起以及層高可調(diào)的密集書架等方法來最大限度利用空間,并通過建立館藏流水號、書架與館藏數(shù)據(jù)之間的對應(yīng)關(guān)系來實現(xiàn)精確定位。
　　通過比較分析與實地考察,我館認(rèn)為匹茲堡大學(xué)儲存圖書館(ULS Storage)的排架管理方式更具可操作性。其特色在于①每份文獻(xiàn)按入藏的先后標(biāo)著了流水號,并在書目中著錄;②一種厚紙板制作的抽屜式書刊盒作為書架上的最小儲存單元,按架號、層號和層內(nèi)順序號進(jìn)行地址編碼;③書刊盒地址號和文獻(xiàn)流水號之間的對應(yīng)關(guān)系使用關(guān)系數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)來管理。這種排列方式完全擯棄了傳統(tǒng)的分類區(qū)分和預(yù)留空間的做法,最大限度節(jié)省了空間。此外,通過流水號和書刊盒地址號的對應(yīng)關(guān)系使得館藏能精確定位到盒。
　　我館借鑒匹茲堡大學(xué)儲存館經(jīng)驗,結(jié)合Aleph500系統(tǒng),制訂了符合館藏管理要求的儲存與定位規(guī)則。
　　2.2.1　利用Aleph500系統(tǒng)“第二索書號”建立館藏位置與館藏數(shù)據(jù)的鏈接　“第二索書號”是Aleph500集成管理系統(tǒng)中館藏記錄的附加排架定位屬性字段。文獻(xiàn)高密度儲存時,物理定位信息的揭示是最重要的,因此,“第二索書號”的著錄內(nèi)容以儲存空間定位信息為主,根據(jù)不同的定位要求,輔以文獻(xiàn)流水排序信息。“儲存空間定位信息+文獻(xiàn)流水排序信息”組成“館藏位置識別碼”,是館員存取圖書時的真實索書號,而通用的分類排架號仍作為讀者在OPAC檢索時顯示的名義索書號。
　　在Aleph500系統(tǒng)中,“第二索書號”體現(xiàn)的是與傳統(tǒng)分類排架不同的館藏序化法。文獻(xiàn)不以學(xué)科區(qū)分,而是按尺寸和入藏順序排列,這樣不僅能充分利用書庫空間、加快排架速度、避免倒架;而且,著錄于其中的“館藏位置識別碼”建立了館藏數(shù)據(jù)與物理位置之間的對應(yīng)關(guān)系,使得館藏檢索、定位和存取都可以通過Aleph500系統(tǒng)平臺實現(xiàn),無需另行開發(fā)管理系統(tǒng)。
　　2.2.2　儲存定位策略為滿足館藏管理的實際需要,我館根據(jù)藏書性質(zhì)、用途的不同特點(diǎn),制訂了三種儲存定位策略:
　　?定位到格。“格”是儲存書庫移動式書架的最小儲存單元,每一個書架垂直的“列”與平行的“層”的交點(diǎn),即為儲存單元“格”。對書架的架、列、層進(jìn)行編碼后組成格地址,作為儲存空間定位信息著錄于館藏數(shù)據(jù)的第二索書號字段,就可以定位儲存書庫中某個 書格內(nèi)的全部圖書。這種定位方式簡單、省時,適用于儲存可能需要成批周轉(zhuǎn)的館藏,以便日后根據(jù)第二索書號同步提取數(shù)據(jù)。
　　?定位到盒。以書格內(nèi)放置的書盒作為最小儲存單元,對書架的架、列、層、盒進(jìn)行編碼后組成盒地址,作為儲存空間定位信息著錄于館藏數(shù)據(jù)的第二索書號字段,就可以定位儲存書庫中某個書盒內(nèi)的全部圖書。書盒集保護(hù)和儲存功能于一體,適用于有特殊保護(hù)和收藏要求的文獻(xiàn)儲存。
　　?定位到冊。每一冊進(jìn)入儲存書庫的圖書,都被分配一個唯一的流水號。大小相同的圖書放入同一書格,以平置層疊、書脊朝左的統(tǒng)一方式堆放,并以流水號順序按上小下大、左小右大排列,格內(nèi)的每摞圖書所對應(yīng)的書格底部,都加貼相應(yīng)的起始流水號標(biāo)簽,作為圖書存取指引。在對應(yīng)的每條館藏數(shù)據(jù)的第二索書號字段中,著錄圖書所在書格的地址號和文獻(xiàn)流水號。由此,可通過第二索書號的信息先定位到書格,然后根據(jù)書格上流水號標(biāo)簽的指示定位到摞,最后按流水號順序,就可精確定位到冊。相比定位到盒,這種定位方式最大限度利用了書格空間,進(jìn)一步減少了圖書存取的操作步驟,提高了工作效率�！岸ㄎ坏絻浴钡姆绞竭m用于以提供高效閉架借閱服務(wù)為目的的普通留藏文獻(xiàn)的儲存。
　　2.2.3　編制“館藏位置識別碼”實現(xiàn)館藏定位根據(jù)不同的定位策略,我館設(shè)計了三種“館藏位置識別碼”用于實現(xiàn)不同的館藏定位方式,本文以“定位到冊”為例,介紹其編碼規(guī)則及實際效用。
　　定位到冊的“館藏位置識別碼”由“架條碼+書條碼”構(gòu)成,兩段條碼均為14位字符、遵循39碼規(guī)范,著錄于館藏數(shù)據(jù)的“第二索書號”字段中。架條碼以最小儲存單元“書格”為單位,由“書架標(biāo)識+書庫標(biāo)識+書庫序號標(biāo)識+書架編號+列號+層號+校驗碼”組成,用于指示書格在庫中的位置,處于同一書格的館藏具有相同的架條碼;書條碼以藏書單冊為單位,由“圖書標(biāo)識+書庫標(biāo)識+分區(qū)編號+建庫年份+流水序號+效驗碼”組成,書條碼打印后被貼在每個館藏封面的下部。表1所示的是一冊圖書的“館藏位置識別碼”及其含義。
　　該冊圖書在庫中的物理位置可按以下方式確定:先根據(jù)架條碼判斷其位于文科館1號密集書庫、第8排書架中第1列的第3層書格,然后按書格上每摞圖書的起始流水號標(biāo)簽指示找到“0004809”所在的摞,再按流水號順序找到此書。
　　
　　2.3　建庫過程管理與質(zhì)量控制
　　儲存書庫館藏整序工作的管理方法和操作規(guī)程是在不斷發(fā)現(xiàn)問題、解決問題的過程中逐步完善起來的。經(jīng)過反復(fù)測試和論證,最終形成了已完成回溯的低利用率館藏圖書下架、復(fù)本分揀、數(shù)據(jù)加工、質(zhì)量控制和上架的流水作業(yè)方式。為提高建庫速度、減少重復(fù)勞動,并保證每一冊經(jīng)過密集排架的圖書標(biāo)識準(zhǔn)確、位置唯一,數(shù)據(jù)加工設(shè)4條流水線分區(qū)并行操作,每條流水線由一人負(fù)責(zé),完成館藏數(shù)據(jù)核對、貼書條碼和著錄位置識別碼等步驟,具體措施如下:
　　?位置識別碼標(biāo)簽打印時,條碼校驗位字符設(shè)計為不顯示,因此在Aleph 500系統(tǒng)中只能以機(jī)讀方式著錄第二索書號字段,無法以手工方式輸入,從而避免錄入錯誤。。
　　?圖書上架前由專人負(fù)責(zé)質(zhì)量抽查,比例為10%左右;不定期通過第二索書號提取任意書架、書格中的圖書清單,與實體館藏進(jìn)行核對。質(zhì)量檢查人員發(fā)現(xiàn)的錯誤將記入獎懲記錄。
　　?鼓勵操作人員相互檢查,自行更正。操作人員相互檢查中發(fā)現(xiàn)的錯誤不計入處罰記錄,這樣既穩(wěn)定了他們的情緒,也提高了工作積極性。
　　?通過程序定期提取不符合著錄規(guī)范的館藏記錄,進(jìn)行人工修改,盡可能減少人為錯誤以及讀碼器識別功能造成的錯誤。
　　在江灣密集書庫和文科密集書庫建設(shè)期間,隨機(jī)抽取10%的圖書,對館藏數(shù)據(jù)、第二索書號著錄情況、物理位置進(jìn)行抽查,錯誤率約為2‰;建庫完成后,由程序檢測出含錯誤館藏數(shù)據(jù)、不規(guī)范第二索書號等問題的圖書約占全部密排圖書的2.1‰,兩項均遠(yuǎn)低于5‰的標(biāo)準(zhǔn)。
　　
　　2.4　讀者服務(wù)模式
　　我館儲存書庫采用統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、邊建庫邊服務(wù)的方式,圖書經(jīng)過流水密排后即向全校讀者提供閉架外借服務(wù)。讀者在OPAC上查到圖書后,利用“在架預(yù)約”的方式提交借閱申請。工作人員定期在Aleph500系統(tǒng)中查看讀者的預(yù)約請求報表,并根據(jù)報表提示的第二索書號從密集書架上提取圖書,然后在流通客戶端手工執(zhí)行預(yù)約滿足或不滿足的操作(系統(tǒng)自動向讀者發(fā)送預(yù)約滿足或不滿足通知郵件),最后把圖書按取書地分別打包備送。圖書在各校區(qū)間完成傳遞后被放置于各個分館的預(yù)約架上等候讀者借閱。圖書被歸還并傳遞到各校區(qū)密集書庫后,工作人員再按第二索書號完成上架。
　　借助于Aleph500集成管理系統(tǒng),儲存書庫閉架外借服務(wù)融入了圖書館圖書預(yù)約和跨校區(qū)通借通還的處理流程,既方便了讀者,又確保了服務(wù)的高效、規(guī)范。此外,通過分析流通歷史數(shù)據(jù)來定期獲取借閱請求數(shù)量、高請求率圖書等統(tǒng)計報告,有助于館員了解和評估服務(wù)的運(yùn)行情況,并為高請求率圖書重新確定館藏地提供了重要參考依據(jù)。
　　
　　3　高密度儲存書庫運(yùn)行實效
　　儲存書庫建設(shè)是我�！�211工程”三期文獻(xiàn)資源共享建設(shè)回溯子項目的延續(xù),完成回溯的低利用率圖書分批進(jìn)入儲存書庫。從2008年10月開始,我館利用現(xiàn)有的館舍布局結(jié)構(gòu),以較少的投入實現(xiàn)藏書空間最大限度的利用,為讀者提供了便捷、高效的閉架流通服務(wù),使館藏資源發(fā)揮應(yīng)有效用。在未專門建造儲存圖書館的情況下,我館高密度儲存書庫的功能已達(dá)到了儲存圖書館的效果。
　　
　　3.1　高密度儲存成效
　　江灣密集書庫面積約360平方米,一共有144排書架,單位書格長0.8米,高0.26米。以定位到冊的方式進(jìn)行高密度儲存時,單位書格被100%利用,存放的圖書(按5摞計)長度可以增長為0.26×5=1.30米,如采用分類排架法,單位書格能存放的圖書長度為0.8米,可見每格書架采用層疊方式排列的圖書是分類排架的1.6倍。已完成密排的164 768冊圖書共占用書架40排,平均每排書架放置約4000冊。按此計算,該庫圖書最大儲存容量為4000×144=57.6萬冊,而分類排架的最大容量為35萬冊。文科密集書庫的環(huán)境與江灣密集書庫相似,最大儲存容量約為55萬冊。兩個書庫預(yù)計可為我館提供100萬冊左右的藏書空間,以應(yīng)對紙本文獻(xiàn)不斷增長的趨勢,并可在新館建造前提供3～5年的緩存空間。
　　
　　3.2　利用率與滿足率
　　自高密度儲存書庫正式開放以來,借閱率一直保持在較低的水平:2009年7月至2010年6月,通過OPAC網(wǎng)上預(yù)約、通借通還、本地借還方式,江灣密集書庫共為284位讀者提供400次外借服務(wù),占全部藏書的2.4‰;2010年5月至6月,文科密集書庫共為讀者提供202次外借服務(wù),利用率為1.7‰。較低的借閱率表明當(dāng)初在留藏圖書方面的尺度把握得較好。此外,由于前期整序工作步驟嚴(yán)密,質(zhì)量過關(guān),所以開展 服務(wù)以來,工作人員通過Aleph500系統(tǒng)能精確地找到文獻(xiàn)儲存位置,滿足率為100%,讀者反響良好。
　　
　　3.3　更好地發(fā)揮文獻(xiàn)應(yīng)有的效用
　　儲存書庫精確的定位和高效的存取方式,有效解決了我館多年來部分圖書因無序存放而成為“死書”、無法投入流通的問題,實現(xiàn)了藏書的重新發(fā)現(xiàn)與重新利用,使得大量利用率低但仍有參考價值的文獻(xiàn)資源能發(fā)揮其應(yīng)有的效用。
　　
　　3.4　日常維護(hù)成本低
　　由于儲存書庫實行閉架管理,并設(shè)專人負(fù)責(zé)存取圖書,避免了外來因素對架上圖書產(chǎn)生負(fù)面影響。圖書一旦完成整序、定位,極少需要后續(xù)維護(hù),相比開架書庫大幅減少了管理成本。
　　
　　4　思考與啟示
　　
　　4.1　轉(zhuǎn)變館藏管理觀念,實現(xiàn)一線館藏動態(tài)平衡
　　儲存書庫的運(yùn)行實效說明,在館藏資源、空間條件、服務(wù)模式等諸多影響和變化的因素中進(jìn)行性價權(quán)衡和利弊取舍,將低利用率文獻(xiàn)進(jìn)行高密度儲存,可以顯著降低文獻(xiàn)儲存和管理的成本,更好地發(fā)揮文獻(xiàn)的效用。因此,傳統(tǒng)的所有文獻(xiàn)都按照分類排架的觀念需要轉(zhuǎn)變。一線書庫和閱覽室圖書按照分類排架,提供開架借閱服務(wù),并保持總量動態(tài)平衡;低利用率需要保存的文獻(xiàn)則進(jìn)入高密度儲存書庫按流水排架,提供閉架流通服務(wù),以發(fā)揮館藏資源應(yīng)有的作用。
　　
　　4.2　回溯編目與館藏數(shù)據(jù)維護(hù)是建設(shè)儲存書庫的前提
　　評價圖書館自身工作的一個重要指標(biāo)是將圖書館館藏最大限度地從知識點(diǎn)和物理空間上展現(xiàn)給讀者。低利用率圖書進(jìn)入儲存書庫前應(yīng)先進(jìn)行回溯編目和館藏數(shù)據(jù)維護(hù),書目和館藏信息正確揭示后,通過儲存定位規(guī)則實現(xiàn)數(shù)據(jù)與館藏物理位置的一一對應(yīng),讀者才能找到圖書館所收藏的文獻(xiàn),找到的文獻(xiàn)也是讀者所需要的。
　　
　　4.3　文獻(xiàn)高密度儲存前必須進(jìn)行復(fù)選
　　文獻(xiàn)在進(jìn)行高密度儲存之前必須先進(jìn)行復(fù)選,館藏復(fù)選工作的開展應(yīng)結(jié)合各館實際情況。我館由專門負(fù)責(zé)館藏管理工作的典藏回溯組提出適用全館的文獻(xiàn)復(fù)選原則和標(biāo)準(zhǔn),各分館流通部門依此原則并在充分調(diào)查不同類型流通書庫的架位情況、圖書價值、復(fù)本量、利用率、學(xué)科保障需求等因素后,確定復(fù)選圖書的去向(儲存、贈送、交換、剔除)。兩年時間里,共計完成30萬冊圖書的高密度儲存和約20萬冊圖書的贈送和剔除,由此確保了儲存書庫既不保存冗余文獻(xiàn),又不會造成文獻(xiàn)缺失。
　　
　　4.4　儲存書庫的建設(shè)與管理應(yīng)注重性價比
　　為節(jié)約地價費(fèi)用,國內(nèi)外的儲存圖書館多選擇建在郊區(qū),以文獻(xiàn)傳遞的方式提供服務(wù),由此增加了運(yùn)輸成本。綜合各方面因素,充分利用現(xiàn)有的館舍條件,因地制宜,將承重量高、開間面積不夠大、不適宜開架借閱的藏書區(qū)域,改建為本地高密度儲存書庫,可以有效節(jié)約人力和物流成本。通過文獻(xiàn)流水號和架位地址碼的組合來精確定位館藏,達(dá)到了與RFID跟蹤定位技術(shù)相同的功效,卻無需投入大量資金,也不存在芯片壽命問題,是當(dāng)前長期儲存和管理低利用率圖書的一種較為經(jīng)濟(jì)的選擇。
　　
　　5　結(jié)語
　　
　　在文獻(xiàn)載體和閱讀形式發(fā)生巨大變化的今天,圖書館必須認(rèn)識到一點(diǎn):印刷書籍特別是文科類的書籍還會長期使用下去,它們還將是學(xué)習(xí)和研究的主要資源,圖書館仍將擔(dān)負(fù)長期保存印刷書籍的任務(wù)。我館直面現(xiàn)實,因地制宜,探索了適合本館館情、滿足工作需求、得到讀者認(rèn)可的對低利用率圖書的管理辦法,提高了現(xiàn)有館舍儲存實體館藏的能力,為緩解館藏空間壓力、實現(xiàn)資源長期保存和充分利用,提供了一個解決方案。在此特別感謝云南大學(xué)圖書館樊泳雪副館長和北京大學(xué)圖書館文獻(xiàn)典藏與分館辦公室沈正華主任給予的支持與幫助。
　　
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