成人教育檔案管理中的問(wèn)題及對(duì)策探討
發(fā)布時(shí)間:2019-08-06 來(lái)源: 美文摘抄 點(diǎn)擊:
摘 要:本文首先闡述了成人教育檔案管理中存在的主要問(wèn)題,接著筆者針對(duì)如何提高成人教育檔案管理工作質(zhì)量進(jìn)行深入探討,并結(jié)合自身經(jīng)驗(yàn)提出了相應(yīng)的解決措施,以供借鑒。
關(guān)鍵詞:成人教育;檔案管理;問(wèn)題;措施
成人教育檔案管理是學(xué)校工作的重要組成部分,是政策性強(qiáng)、專(zhuān)業(yè)突出、流程繁瑣、服務(wù)廣泛的經(jīng)常性工作。成人教育主要是面向在職從業(yè)人員的學(xué)歷提升、專(zhuān)業(yè)進(jìn)修及普通教育后的教育進(jìn)階,培養(yǎng)的對(duì)象具有廣泛性的特點(diǎn),培養(yǎng)形式也呈現(xiàn)出多層次多樣化的特點(diǎn)。怎樣提高成人教育檔案管理工作質(zhì)量,已經(jīng)成為當(dāng)前相關(guān)教育工作者值得深思的課題。筆者結(jié)合工作實(shí)際,通過(guò)分析目前成人教育檔案管理中存在的主要問(wèn)題,并提出合理化建議。
1.成人教育檔案管理中存在的主要問(wèn)題
1.1管理模式存在滯后性的特點(diǎn)
基于“互聯(lián)網(wǎng)+”的背景下,諸多學(xué)校檔案管理都采取有效措施加大信息化建設(shè)的力度,但是成人教育院校對(duì)檔案管理工作的信息化建設(shè)重視不夠、投入不足,在檔案管理工作的信息化進(jìn)程中存在一定的滯后性,檔案管理工作往往采取人工的方式進(jìn)行,這樣就會(huì)衍生出諸多問(wèn)題,如工作量大、效率不高、差錯(cuò)較多等,所謂的信息化管理只是進(jìn)行比較簡(jiǎn)單的審批表、登記等相關(guān)內(nèi)容,無(wú)法適應(yīng)信息時(shí)代檔案管理工作的要求。
1.2檔案人員綜合素質(zhì)不高
從有關(guān)部門(mén)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)看,現(xiàn)階段從事檔案管理的工作人員的平均年齡已經(jīng)達(dá)到了43歲,本科學(xué)歷科班出身的人員比例只占8%,而通過(guò)成人教育、自學(xué)考試等多種手段獲得本科學(xué)歷的人員31%,獲得專(zhuān)科學(xué)歷的人員占52%,但是還有9%的人員學(xué)歷不高,更別提碩士、博士等高技術(shù)專(zhuān)業(yè)人才了。在很多成人教育院校中專(zhuān)業(yè)檔案工作人員所占比例甚少,甚至只是由其他崗位人員兼任,無(wú)法妥善處理技術(shù)難題以及突發(fā)狀況等。這樣就會(huì)致使某些錯(cuò)誤無(wú)法得到及時(shí)處理。需要文件的時(shí)候亂翻,用完以后也不及時(shí)歸檔,借閱的時(shí)候也不按照相關(guān)流程進(jìn)行登記。對(duì)檔案材料的分級(jí)定檔不熟悉,保存永久的長(zhǎng)期的與一般的分不清楚,涉密的與普通的混雜在一起。有些管理人員在收集資料的時(shí)候無(wú)法掌握收集的范圍,花費(fèi)諸多精力和時(shí)間收集到的材料卻沒(méi)有保存的價(jià)值。顯然以上這些問(wèn)題的存在對(duì)開(kāi)展檔案管理工作帶來(lái)較大的阻礙。
1.3管理制度不科學(xué)規(guī)范
從當(dāng)前的發(fā)展趨勢(shì)看,通過(guò)教育資源整合,獨(dú)立發(fā)展的成人教育院校比較少,成人教育院校多數(shù)與普通高校合并,或者是作為普通高校的二級(jí)學(xué)院(繼續(xù)、網(wǎng)絡(luò)、成人教育學(xué)院) 來(lái)建設(shè)和發(fā)展,由于招生對(duì)象、培養(yǎng)要求和方式的不同,成教院校又呈現(xiàn)出相對(duì)的獨(dú)立狀態(tài), 導(dǎo)致管理體制出現(xiàn)矛盾或脫節(jié)的情況,進(jìn)而對(duì)整體工作包括檔案管理工作帶來(lái)不利影響。
2.提高成人教育檔案管理工作水平的對(duì)策
2.1提高檔案管理隊(duì)伍綜合素質(zhì)
第一,院校應(yīng)該高度重視檔案管理工作,加強(qiáng)對(duì)檔案工作人員的管理,制定出切實(shí)可行的考核體系和激勵(lì)措施等,激發(fā)檔案人員的工作熱情,鼓勵(lì)他們積極主動(dòng)投入到工作和學(xué)習(xí)當(dāng)中。第二,結(jié)合檔案管理工作的具體狀況,制定完善的晉升體系,在充分調(diào)動(dòng)工作人員積極性主動(dòng)性的基礎(chǔ)上,吸引品德高尚、技術(shù)過(guò)硬的復(fù)合型人才加入到檔案管理隊(duì)伍中,提高整個(gè)檔案管理隊(duì)伍的綜合素質(zhì)。第三,注重檔案人員的學(xué)歷提升和專(zhuān)業(yè)培訓(xùn),制定科學(xué)合理的人員提升和培訓(xùn)規(guī)劃,通過(guò)引進(jìn)來(lái)走出去等方式,邀請(qǐng)專(zhuān)業(yè)檔案部門(mén)的專(zhuān)家和管理水平高的同行來(lái)校指導(dǎo),同時(shí)有計(jì)劃選送人員外出進(jìn)修、培訓(xùn)、交流,不斷學(xué)習(xí)、汲取最新管理理論成果,借鑒他人的工作經(jīng)驗(yàn),提高工作人員的綜合素質(zhì),提高檔案管理水平和利用效率,為學(xué)員和社會(huì)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。
2.2加快檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程
一方面,成人教育院校應(yīng)當(dāng)主動(dòng)采取有效措施加快檔案管理手段現(xiàn)代化建設(shè)的腳步。通常體現(xiàn)在管理方面的有效性以及科學(xué)性上,要求成人教育院校結(jié)合自身的發(fā)展?fàn)顩r,加大投入,更新設(shè)施設(shè)備,連接保密專(zhuān)線,獨(dú)立使用信息化設(shè)備,安裝監(jiān)控設(shè)施,把新型的理論知識(shí)以及科研成果滲透到檔案管理工作之中,在實(shí)踐工作中積累豐富的經(jīng)驗(yàn),使檔案管理手段朝著信息化的方向發(fā)展。另一方面,基于“互聯(lián)網(wǎng)+”的背景下,成人教育院校應(yīng)當(dāng)積極學(xué)習(xí)其他部門(mén)取得的成果,并積極引入先進(jìn)的管理體系,構(gòu)建相應(yīng)的管理信息庫(kù),使檔案實(shí)現(xiàn)自動(dòng)檢索、備份等相關(guān)功能,強(qiáng)化信息化技術(shù)在成人教育院校檔案管理中的應(yīng)用效果。
2.3優(yōu)化檔案管理制度
。1)查閱制度。因?yàn)橐恍n案存在私密性的特點(diǎn),通常是不允許外借的。如果想要利用此類(lèi)檔案,那么一定要按照相關(guān)的規(guī)定,并督促利用者填寫(xiě)相應(yīng)的手續(xù)。假如是學(xué)生想要查閱相關(guān)檔案的時(shí)候,那么一定要手持相關(guān)證件,證明自身的身份以及說(shuō)明查閱的緣由,直到允許才可以查閱檔案。在查閱檔案的過(guò)程中,一定要在閱檔室中進(jìn)行,不允許出現(xiàn)涂改、撤換資料等情況出現(xiàn),沒(méi)有經(jīng)過(guò)允許禁止私自拍攝相關(guān)內(nèi)容,同時(shí)查閱者一定保守檔案的秘密,禁止在外面公開(kāi)、散布檔案的內(nèi)容。(2)移交制度。應(yīng)當(dāng)明確檔案的相關(guān)負(fù)責(zé)人,并將其工作內(nèi)容滲透到相關(guān)職責(zé)之中。從學(xué)校開(kāi)始招生一直到學(xué)生畢業(yè)的所有資料應(yīng)當(dāng)按照相關(guān)規(guī)定做好移交工作。對(duì)于成人教育學(xué)生來(lái)說(shuō),其檔案的工作地點(diǎn)以及時(shí)間等處于比較零散的狀態(tài),無(wú)論哪個(gè)環(huán)節(jié)都要具備一式兩份的記錄,在實(shí)際交接的時(shí)候雙方都要各執(zhí)一份。(3)轉(zhuǎn)遞制度。就成人教育院校而言,應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案轉(zhuǎn)遞工作予以高度重視,并安排專(zhuān)業(yè)人士擔(dān)任該工作,在轉(zhuǎn)遞檔案的前期階段要當(dāng)認(rèn)真檢查每一份檔案并做好密封工作。這樣學(xué)生在畢業(yè)以后就可以連同畢業(yè)證書(shū)以及檔案一起取走,交由相關(guān)單位保管。不允許學(xué)生本人隨意拆開(kāi)。 如果是被開(kāi)除學(xué)籍或者是退學(xué)的檔案,打回到學(xué)生的戶(hù)籍所在地或原單位,需要對(duì)整個(gè)流程做好嚴(yán)格把關(guān)。(4)審查監(jiān)督制度。對(duì)學(xué)員來(lái)說(shuō),無(wú)論是就業(yè)還是到原單位學(xué)費(fèi)報(bào)銷(xiāo)等,都應(yīng)當(dāng)?shù)街付ǖ牟块T(mén)查找材料、開(kāi)具證明等,但是也有某些利用者提出一些不正當(dāng)?shù)睦碛,希望可以依?jù)自身的需要出具虛假證明,檔案工作人員一定堅(jiān)持原則,嚴(yán)格履職,不徇私情,保證檔案信息真實(shí)可靠,經(jīng)得起社會(huì)和歷史的檢驗(yàn)。
3 結(jié)語(yǔ)
綜上所述,成人教育院校應(yīng)高度重視檔案管理工作,檔案工作人員應(yīng)當(dāng)緊跟時(shí)代的潮流, 不斷提升自身的綜合能力,在搞好服務(wù)工作的基礎(chǔ)上,充分發(fā)揮檔案服務(wù)功能和使用價(jià)值,為經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)發(fā)展做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。
參考文獻(xiàn)
[1]劉紅雋.成人教育檔案管理中的問(wèn)題及措施的探討[J].中國(guó)成人教育,2014(22):70-72.
[2]王芬香.成人教育檔案管理信息化討論[J].黑龍江史志,2014(19):231.
[3]孟悅,孫寶輝.關(guān)于成人教育檔案管理信息化的幾點(diǎn)思考[J].黑龍江史志,2013(17):105.
[4]張帆.成人教育檔案管理研究綜述[J].中國(guó)成人教育,2013(16):67-69.
相關(guān)熱詞搜索:成人教育 檔案管理 對(duì)策 探討
熱點(diǎn)文章閱讀