多媒體在檔案信息化建設(shè)中的應(yīng)用
發(fā)布時(shí)間:2019-08-13 來(lái)源: 美文摘抄 點(diǎn)擊:
【摘要】我國(guó)一直以來(lái)高度重視檔案管理工作,隨著社會(huì)的快速發(fā)展,檔案管理不斷完善。進(jìn)入信息化時(shí)代以來(lái),檔案管理與多媒體技術(shù)結(jié)合在一起,在檔案管理工作中引入多媒體技術(shù),已是時(shí)代發(fā)展的需求,將多媒體技術(shù)應(yīng)用于檔案管理,可以推動(dòng)檔案管理信息化發(fā)展,本文主要研究了多媒體技術(shù)在檔案信息化建設(shè)中的作用。
【關(guān)鍵詞】多媒體;檔案;信息化;應(yīng)用
進(jìn)入信息化時(shí)代以來(lái),信息技術(shù)已經(jīng)進(jìn)入社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域的應(yīng)用當(dāng)中。檔案管理工作也不例外,引入信息技術(shù)可以有效提高檔案管理工作質(zhì)量。檔案管理就是收集、整理、加工、查閱信息的過(guò)程。在過(guò)去較長(zhǎng)時(shí)期內(nèi),檔案管理工作主要依靠人工完成,檔案材料丟失、損壞現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生,不利于檔案管理工作的順利開(kāi)展。隨著在檔案管理中引入多媒體技術(shù),上述各種問(wèn)題都迎刃而解,有效地提高了檔案管理質(zhì)量。
一、多媒體技術(shù)在檔案管理中的表現(xiàn)
多媒體是多種媒體的總稱(chēng),當(dāng)代多媒體技術(shù)可以同時(shí)播放聲音、視頻、文字、圖片、圖像等各種文件,因此,人們習(xí)慣稱(chēng)之為多媒體。本文所提到的多媒體指的是,利用計(jì)算機(jī)的多媒體技術(shù),其功能包括:保存、傳輸與共享,以及整理、加工各種資料的功能等。檔案管理工作就是收集、加工、整理、保存各種信息的過(guò)程,多媒體技術(shù)的出現(xiàn)為檔案管理工作帶來(lái)了發(fā)展機(jī)會(huì):第一,利用多媒體技術(shù)的集成性與多樣性,可以完成各種檔案信息的保存、加工與管理,不需要投入大量的人力物力。第二,利用多媒體技術(shù)可以隨時(shí)查閱檔案信息。第三,引入多媒體技術(shù)可以將文本材料轉(zhuǎn)換為電子材料,同時(shí)可進(jìn)行無(wú)限制傳輸,實(shí)現(xiàn)了檔案材料的共享。引入多媒體技術(shù),推動(dòng)了檔案管理的信息化發(fā)展,為更多用戶提供個(gè)性化服務(wù)。
二、利用多媒體技術(shù)推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的主要策略
要想利用檔案管理工作為社會(huì)提供更高質(zhì)量的服務(wù),還需重視開(kāi)展硬件與軟件建設(shè),完成檔案文獻(xiàn)的轉(zhuǎn)換。
。ㄒ唬┮M(jìn)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè),購(gòu)置多媒體硬件。第一,進(jìn)行檔案管理首先要具備應(yīng)有的多媒體硬件,在當(dāng)前的檔案管理工作中,已經(jīng)引入了多媒體技術(shù),一步到位為檔案管理配置高質(zhì)量硬件設(shè)備,就能有效提高檔案管理效率。檔案管理部門(mén)要為硬件購(gòu)置撥付一定費(fèi)用,多媒體硬件的投資必不可少。第二,檔案管理人員還需及時(shí)掌握多媒體設(shè)備的操作技術(shù),要想在檔案管理中有效利用多媒體,則需加強(qiáng)自身學(xué)習(xí),認(rèn)真研究多媒體技術(shù),敢于在實(shí)際操作中動(dòng)手動(dòng)腦。雖然掌握多媒體技術(shù)操作需要較長(zhǎng)時(shí)間,有時(shí)還會(huì)非常困難。但硬件投資與管理,是提高檔案管理水平的必備條件。檔案管理人員只有熟練掌握計(jì)算機(jī)操作技術(shù),才能有效應(yīng)對(duì)出現(xiàn)的各種情況。利用計(jì)算機(jī)保存檔案材料存在一定的安全風(fēng)險(xiǎn),掌握多媒體硬件操作技術(shù),可以有效應(yīng)對(duì)這些風(fēng)險(xiǎn)。
。ǘ┙ㄔO(shè)檔案管理信息平臺(tái),引進(jìn)檔案管理軟件。檔案管理工作中還需借助大量軟件,不同的單位需要?jiǎng)?chuàng)建不同的管理平臺(tái),需要即時(shí)傳輸與管理各種文獻(xiàn)材料。首先,檔案管理部門(mén)要及時(shí)做好軟件的運(yùn)行測(cè)試工作,從而確定與自身特點(diǎn)相一致、設(shè)計(jì)規(guī)范的軟件平臺(tái)。第二,在應(yīng)用平臺(tái)過(guò)程中,要及時(shí)記錄使用過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題,并及時(shí)向軟件設(shè)計(jì)人員反饋,將檔案管理需求通知設(shè)計(jì)人員,以實(shí)現(xiàn)軟件的不斷改進(jìn)。第三,還需充分利用軟件平臺(tái),軟件設(shè)計(jì)完成則要投入使用,在實(shí)際操作過(guò)程中,有時(shí)一個(gè)軟件系統(tǒng)的大量功能得不到合理應(yīng)用,這些都是由于管理部門(mén)沒(méi)有對(duì)此作出嚴(yán)格要求的結(jié)果,是對(duì)本職工作不負(fù)責(zé)、不認(rèn)真。
(三)實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案的融合。在過(guò)去較長(zhǎng)時(shí)期內(nèi),我國(guó)檔案管理工作一直利用紙質(zhì)材料來(lái)保存,電子檔案是當(dāng)前一種新興事物,要想利用電子檔案完全代替紙質(zhì)檔案是不現(xiàn)實(shí)的,筆者認(rèn)為紙質(zhì)檔案還將在一定時(shí)期內(nèi)存在,其具有信息真實(shí)、完整的特點(diǎn),這是電子檔案不可比擬的。電子檔案管理基于我國(guó)科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展,其主要特點(diǎn)是方便快捷,是當(dāng)前普遍應(yīng)用的新型檔案管理技術(shù),但信息安全性極易受到侵害,所以,還需重視做好紙質(zhì)檔案材料的保存。
。ㄋ模┙ㄔO(shè)多媒體數(shù)據(jù)庫(kù),提供個(gè)性化服務(wù)。在檔案文獻(xiàn)管理中建立數(shù)據(jù)庫(kù)平臺(tái),有效利用多媒體技術(shù),實(shí)現(xiàn)信息的整合與加工,不但可以壓縮多媒體文件,處于網(wǎng)絡(luò)中的多媒體還可以實(shí)現(xiàn)信息的即時(shí)傳輸,信息需求人員可以提前保存已經(jīng)收集到的信息,然后再次接收新信息,保證信息的完整性,這種接收與處理同時(shí)進(jìn)行的模式有效利用了多媒體技術(shù)。
三、結(jié)語(yǔ)
總之,在檔案管理中引入多媒體技術(shù),可以推動(dòng)檔案管理工作的信息化發(fā)展,為廣大用戶提供多樣化服務(wù),應(yīng)用多媒體技術(shù)過(guò)程中還需本著科學(xué)與規(guī)范的做法,以為用戶提供方便快捷的服務(wù)為目標(biāo),需要做到引進(jìn)高質(zhì)量的基礎(chǔ)設(shè)施、購(gòu)置合理的多媒體硬件、建設(shè)檔案管理平臺(tái)、引進(jìn)檔案管理軟件、實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理的融合、建設(shè)多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)。
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