試論中學(xué)檔案管理信息化建設(shè)的有效策略
發(fā)布時間:2019-08-13 來源: 美文摘抄 點擊:
摘 要:本文對中學(xué)檔案管理信息化建設(shè)進行了簡單的介紹,從信息化管理實際情況角度出發(fā),討論其建設(shè)需要,并提出相應(yīng)的建設(shè)策略,希望本文能夠為中學(xué)檔案管理工作的發(fā)展提供幫助。
關(guān)鍵詞:中學(xué);檔案管理;信息化建設(shè)
中學(xué)檔案管理工作是對中學(xué)學(xué)校發(fā)展過程中的一切資料的收集、存儲和調(diào)取的過程。檔案管理工作不僅是學(xué)校發(fā)展變化的記錄者和見證者,也是學(xué)校未來發(fā)展的獻策者,這意味著,在信息時代,檔案管理需要開拓視野,從大局著眼,從細節(jié)著手,逐步提高管理效率和管理價值。目前中學(xué)檔案管理已經(jīng)全面進入信息化時代,尋找有效的建設(shè)策略,促進檔案管理工作發(fā)展,值得我們進行深入探索。
1 中學(xué)檔案管理信息化建設(shè)概況
檔案管理信息化,簡單來講,就是講傳統(tǒng)的人工管理形式轉(zhuǎn)化為數(shù)字化管理形式,其中包括檔案資料形式數(shù)字化,存儲方式信息化,管理路徑信息化。將人工管理過程中的許多工作交由計算機和網(wǎng)絡(luò)處理,甚至實現(xiàn)無紙化的檔案管理工作,是檔案管理信息化建設(shè)的主要表現(xiàn),這一點,很多中學(xué)學(xué)校已經(jīng)做到了。但是,信息化建設(shè)與傳統(tǒng)人工管理的區(qū)別在于檔案服務(wù)作用的展現(xiàn)以及檔案的社會價值的發(fā)揮,這是中學(xué)檔案管理信息化建設(shè)的主要發(fā)展方向。
2 中學(xué)檔案信息化管理的發(fā)展需要
2.1 提高檔案管理工作效率
信息化檔案管理系統(tǒng)是一個綜合的管理系統(tǒng),不僅包括各種硬件設(shè)施,如檔案存放環(huán)境及相關(guān)設(shè)施、辦公的設(shè)備、維護設(shè)施等,同時還包括各種軟件設(shè)施,如管理軟件系統(tǒng),人力資源等等。在中學(xué)檔案管理工作中經(jīng)常會出現(xiàn)硬件很到位,可是軟件有問題;或者是管理隊伍很優(yōu)秀,但是管理設(shè)施和管理條件較差的問題,這些都是檔案信息化管理系統(tǒng)軟硬件沒有很好融合的表現(xiàn)。某些環(huán)節(jié)之間的不匹配、不協(xié)調(diào)嚴重影響了檔案信息化管理效能的發(fā)揮,降低檔案管理工作的效率。因此看,不斷提升工作效率,中學(xué)檔案管理信息化建設(shè)的第一需要。
2.2 展現(xiàn)檔案的服務(wù)價值
在信息時代,檔案就是最有價值、集中性最強的信息資源,中學(xué)檔案包含了與中學(xué)學(xué)校發(fā)展的一切內(nèi)容,而數(shù)字化管理的目標,就是實現(xiàn)中學(xué)檔案資源的高效利用,突出檔案管理的服務(wù)價值,展示出其對中學(xué)學(xué)校、教師以及學(xué)生的服務(wù)價值。因此,提高服務(wù)意識,展示服務(wù)作為是中學(xué)檔案管理信息化建設(shè)的需要之一。
2.3 提高檔案的利用率
中學(xué)檔案不僅對學(xué)校師生發(fā)展和中學(xué)學(xué)校建設(shè)有著重要的價值,也能夠反映區(qū)域內(nèi)學(xué)校教育的基本情況、師資力量,甚至能夠通過檔案數(shù)據(jù)分析,預(yù)測地區(qū)人才發(fā)展的主要走向,為城市發(fā)展中的人才戰(zhàn)略實施提供幫助。中學(xué)檔案管理的價值發(fā)揮取決于對檔案的有效利用。但是目前很多中學(xué)的檔案管理工作,仍僅限于對檔案資料的收集、存儲和調(diào)取,主動利用的情況不多,很多檔案資料在收集之后就進入了固化狀態(tài),使用頻率非常低。這樣的檔案利用率無法使檔案的價值充分發(fā)揮出來,也不能突出檔案管理信息化的優(yōu)越性,因此,中學(xué)檔案管理信息化建設(shè)的重要需求,是提高檔案利用率,這也是檔案管理工作的創(chuàng)新點。
3 中學(xué)檔案信息化建設(shè)的有效策略
3.1 加大硬件和軟件以及人力資源的資源投入
檔案管理信息化發(fā)展所需要的三個基本條件是硬件、軟件、人力,這三個條件代表了信息化發(fā)展所利用的寶貴資源。中學(xué)檔案管理工作效率較低,使得提高工作效率成為信息化建設(shè)的主要需求,則中學(xué)學(xué)校應(yīng)該從這三個基本條件入手,思考如何為檔案管理工作創(chuàng)造更好的條件,因此,加大硬件、軟件和人力資源投入,是檔案管理信息化建設(shè)的首要策略。第一,學(xué)校檔案管理部門要根據(jù)自身情況,通過分析當下的檔案信息化建設(shè)找出自身的短板,盡快彌補。第二,對于信息化管理硬件的環(huán)境設(shè)施,檔案管理部門要盡量爭取學(xué)校資金進行改造和優(yōu)化,保證工作的合理開展。在信息化管理軟件方面,管理部門要和軟件商進行充分的溝通,制定一套切實的、具有可操作性的檔案管理軟件,同時在日常工作開展的過程中,及時就軟件出現(xiàn)的問題與軟件廠商進行交流和溝通,定期對軟件進行更新升級。第三,檔案管理部門還要盡快打造一支精銳的管理隊伍,通過專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)、實踐操作指導(dǎo)、績效評優(yōu)等各種形式來提高管理人員的職業(yè)技能和綜合素質(zhì),將人員凝聚起來,形成一種良好向上的工作氛圍,發(fā)揮出人力資源的強大軟實力。
3.2 積極建立檔案數(shù)據(jù)庫實現(xiàn)資源共享
中學(xué)檔案管理信息化建設(shè)與傳統(tǒng)檔案管理工作最主要的區(qū)別,在于將檔案資源是為開放性資源,使其展示出服務(wù)價值,為中學(xué)教師和學(xué)生、學(xué)校發(fā)展乃至區(qū)域教育事業(yè)的發(fā)展提供幫助,這一發(fā)展需要的實現(xiàn),取決于檔案數(shù)據(jù)庫能否實現(xiàn)資源共享,因此,建立共享型的檔案數(shù)據(jù)庫,是中學(xué)檔案信息化管理發(fā)展的有效策略之一。首先,中學(xué)學(xué)校應(yīng)該對現(xiàn)有的檔案數(shù)據(jù)庫進行整理,優(yōu)化登錄模式、優(yōu)化檔案調(diào)取和查閱步驟,使學(xué)校教師和學(xué)生能夠順利使用數(shù)據(jù)庫;其次,中學(xué)學(xué)校應(yīng)該重視豐富檔案數(shù)據(jù)庫內(nèi)的資源類型,除了紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)為數(shù)字檔案之外,還要將音頻、視頻、照片等納入到檔案管理當中,打造全方位的檔案資料平臺,創(chuàng)立報道型的檔案資料形式,方便教師、學(xué)生以及學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)調(diào)取使用;第三,中學(xué)學(xué)校應(yīng)關(guān)注本校檔案數(shù)據(jù)庫與其他學(xué)校檔案數(shù)據(jù)庫、所在城市的人力資源與社會保障局、教育局、科技管理部門檔案數(shù)據(jù)庫的聯(lián)動建設(shè),爭取建立多個數(shù)據(jù)庫互通的信息化發(fā)展結(jié)構(gòu),這樣不僅能夠?qū)崿F(xiàn)本校檔案的共享,還能夠迅速利用其他數(shù)據(jù)庫的檔案完善本校檔案管理工作。
3.3 以互聯(lián)網(wǎng)思維為核心開展檔案管理工作
中學(xué)學(xué)校的檔案資料,不僅對中學(xué)師生個人發(fā)展以及學(xué)校發(fā)展具有重要價值,還是寶貴的社會資源,從宏觀角度講,我國中學(xué)的檔案資料在某種程度上反映了我國中級教育的基本狀態(tài),能夠展示出關(guān)乎國計民生的重要內(nèi)容。因此,中學(xué)檔案管理工作應(yīng)重視檔案資料的利用,以互聯(lián)網(wǎng)思維為核心開展檔案管理工作,者是信息化建設(shè)的必要策略。首先,中學(xué)學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)和全校教師應(yīng)充分重視檔案管理工作,學(xué)會對檔案內(nèi)容進行積極主動的查詢和應(yīng)用,檔案管理工作者也應(yīng)該具有創(chuàng)新意識,為全校師生主動提供檔案服務(wù),如根據(jù)學(xué)生的學(xué)習(xí)成績檔案資料,分析某一個班級的學(xué)習(xí)狀態(tài)以及班主任的班級管理能力,為班級發(fā)展提供科學(xué)的資料基礎(chǔ);其次,檔案管理工作人員應(yīng)主動學(xué)習(xí)檔案數(shù)據(jù)處理技術(shù),定期展開檔案資料分析討論會,充分利用檔案資源,從全局角度出發(fā),為學(xué)校師生以及校園發(fā)展計劃獻策獻計。
4 結(jié)論
綜上所述,中學(xué)檔案管理信息化已經(jīng)初步走入正軌,中學(xué)學(xué)校具備信息化管理的基本硬件和軟件設(shè)施,具備進一步開展檔案信息化建設(shè)的條件,但是在實際的工作過程中還存在一些問題。不斷提高檔案管理工作的效率、展示信息化檔案的服務(wù)價值,提高檔案的利用率,是信息化檔案管理的主要發(fā)展需要,中學(xué)學(xué)校應(yīng)對檔案管理工作加大資源投入,建立并完善檔案數(shù)據(jù)庫實現(xiàn)資源共享,在檔案管理工作中使用互聯(lián)網(wǎng)思維提升檔案資料的利用程度,只有這樣,檔案管理信息化發(fā)展才能穩(wěn)步提升。
參考文獻
[1]孫玉玲.新形勢下中學(xué)檔案管理信息化建設(shè)的有效策略[J].辦公室業(yè)務(wù),2018(07):125-127.
[2]劉麗萍.新時期高級中學(xué)檔案管理信息化建設(shè)方案探究[J].山西青年,2018(02):123-124.
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