大數(shù)據(jù)背景下檔案信息化建設(shè)的問題與對(duì)策研究
發(fā)布時(shí)間:2019-08-14 來源: 美文摘抄 點(diǎn)擊:
【摘 要】隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展和移動(dòng)終端的普及,互聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)急劇增長,大數(shù)據(jù)應(yīng)運(yùn)而生,人們的工作、學(xué)習(xí)都深受大數(shù)據(jù)的影響,各企業(yè)的檔案管理也不例外。因此,企業(yè)如何做好大數(shù)據(jù)背景下的檔案信息化建設(shè)工作,受到社會(huì)各界的共同關(guān)注。
【關(guān)鍵詞】大數(shù)據(jù)背景;檔案信息;問題;對(duì)策研究
一、大數(shù)據(jù)概述
1.大數(shù)據(jù)的定義。大數(shù)據(jù)的概念最早是由全球著名的咨詢公司麥肯錫所提出,但是關(guān)于大數(shù)據(jù)的具體定義,每個(gè)人的看法各有不同。有人認(rèn)為大數(shù)據(jù)是一種依托信息技術(shù),對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行收集整理和分析的形式;也有人認(rèn)為大數(shù)據(jù)是通過計(jì)算機(jī)的高速運(yùn)轉(zhuǎn),對(duì)一些有參考價(jià)值的信息進(jìn)行分析,至今對(duì)大數(shù)據(jù)仍未有一個(gè)統(tǒng)一的界定概念。
2.大數(shù)據(jù)的特征。雖然大數(shù)據(jù)并未有一個(gè)統(tǒng)一的界定概念,但是其擁有自己專屬的4種特性。
(1)大量的數(shù)據(jù)。如今許多人通過互聯(lián)網(wǎng)搜尋自己想要的信息,或者在互聯(lián)網(wǎng)活動(dòng)中會(huì)留下許多有關(guān)于自己的個(gè)人信息。依據(jù)以上兩點(diǎn),計(jì)算機(jī)可以從中獲得數(shù)量繁多的各類數(shù)據(jù)。
。2)低密度價(jià)值。以前人們只需在一個(gè)相對(duì)有限的范圍內(nèi),搜尋自己想要的各類信息,但是隨著大數(shù)據(jù)內(nèi)容的增加,人們需要從一個(gè)較大的范圍內(nèi)搜尋自己所需要的信息內(nèi)容。對(duì)比之下,數(shù)據(jù)的可利用性呈現(xiàn)了低密度價(jià)值。
。3)較快的處理速度;ヂ(lián)網(wǎng)資源容納了越來越多的信息內(nèi)容,為了滿足用戶的搜尋體驗(yàn)以及更好地管理這些信息,就需要提高信息的處理速度,只有較快的信息處理速度才可以顯示出大數(shù)據(jù)時(shí)代下的高效信息管理優(yōu)勢。
(4)多種數(shù)據(jù)模式。在傳統(tǒng)信息化模式下,數(shù)據(jù)的表現(xiàn)方式主要為圖文和表格,但是在大數(shù)據(jù)背景下,有動(dòng)畫、音頻等多種數(shù)據(jù)模式。
二、大數(shù)據(jù)背景下企業(yè)檔案信息化建設(shè)的必要性
1.提升檔案管理效率。在大數(shù)據(jù)時(shí)代,企業(yè)可以運(yùn)用檔案信息管理系統(tǒng)合理分析企業(yè)內(nèi)部的信息內(nèi)容,研究不同數(shù)據(jù)之間存在的因果聯(lián)系,使企業(yè)可以站在科學(xué)的角度,對(duì)企業(yè)內(nèi)部未來的人力資源狀況進(jìn)行準(zhǔn)確預(yù)測?傮w而言,企業(yè)內(nèi)部的檔案管理工作中所經(jīng)過的每個(gè)流程都可以在大數(shù)據(jù)的背景下進(jìn)行,使企業(yè)的人力資源工作始終在具有科學(xué)理論依據(jù)的情況下完成,從而提高了檔案管理工作的效率,提高了檔案管理工作的質(zhì)量。
2.實(shí)現(xiàn)科學(xué)化管理。早期的企業(yè)檔案管理工作,往往是在工作人員常年積累的工作經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上開展的,僅能為企業(yè)人力資源管理工作提供有限的幫助。然而在大數(shù)據(jù)的幫助下,企業(yè)可以針對(duì)人力資源管理工作進(jìn)行相關(guān)人員培訓(xùn),對(duì)人員比例、崗位職責(zé)等內(nèi)容進(jìn)行信息化處理,將其系統(tǒng)地記錄在檔案中,并對(duì)這些信息內(nèi)容進(jìn)行相關(guān)對(duì)比,實(shí)現(xiàn)量化的管理模式。在這種管理模式下,企業(yè)內(nèi)的檔案管理工作更具科學(xué)性。
三、企業(yè)檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀
1.信息內(nèi)容來源過于簡單。信息內(nèi)容來源只有檔案,內(nèi)容所覆蓋的信息十分有限,且具有較高的相似性,主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。①對(duì)檔案信息的填寫不足以體現(xiàn)個(gè)人特征。②在個(gè)人考核評(píng)價(jià)內(nèi)容中,也存在抄襲現(xiàn)象,許多企業(yè)員工的評(píng)價(jià)內(nèi)容十分相似,無法看出個(gè)人特征。③檔案撰寫的內(nèi)容篇幅有限,每位員工僅書寫一份工作總結(jié),就是年度考核表,所填寫的文字部分僅占據(jù)A4紙張面積的2/3大小,無法詳細(xì)反映每位員工在全年中的工作業(yè)績,且受限于檔案的保密要求,當(dāng)事人無法通過查閱自身檔案,檢查檔案內(nèi)容是否齊全,更不能做到隨時(shí)補(bǔ)充和完善。
2.資金分配不合理。企業(yè)管理層主要思考的問題在于,如何在這種情況下謀求更高層次的發(fā)展,只能選擇將更多的經(jīng)費(fèi)投放在人才培養(yǎng)以及科研等領(lǐng)域。此外,企業(yè)管理層不重視檔案管理工作的信息化建設(shè),不能投入足夠的經(jīng)費(fèi),使有的企業(yè)缺乏基本的檔案保管硬件設(shè)施,有的企業(yè)只配備了電腦與掃描儀,個(gè)別企業(yè)雖然采用了較為先進(jìn)的檔案信息管理系統(tǒng),擁有了專屬的服務(wù)器,但是其卻并未與互聯(lián)網(wǎng)和其他系統(tǒng)相連接,無法自動(dòng)收集大數(shù)據(jù)信息,更無從談起使用云計(jì)算等技術(shù)。
3.不能充分利用檔案。目前,各企業(yè)中的檔案信息主要用于企業(yè)日常管理中的信息統(tǒng)計(jì),偶爾可以滿足外界的信息查詢需求。檔案管理系統(tǒng)中的主要信息是將原有的紙質(zhì)檔案進(jìn)行電子化,所含的信息內(nèi)容量較小,只能反映當(dāng)前人力資源現(xiàn)狀,無法借用大數(shù)據(jù)進(jìn)行人力資源管理過程中的細(xì)節(jié)量化,更不能預(yù)估企業(yè)人力資源的未來發(fā)展趨勢。
4.缺乏相應(yīng)的企業(yè)檔案管理人員。近年來,隨著我國經(jīng)濟(jì)市場的不斷繁榮,企業(yè)的數(shù)量和規(guī)模正在逐年增多,需要進(jìn)行管理的檔案數(shù)量呈直線上升趨勢,企業(yè)內(nèi)的檔案管理工作內(nèi)容日益增加,F(xiàn)階段,許多企業(yè)內(nèi)部缺乏相應(yīng)的檔案管理人員,即便設(shè)置了專人進(jìn)行管理,但這些人員往往缺乏專業(yè)的檔案管理知識(shí),甚至有的企業(yè)聘用兼職人員進(jìn)行檔案管理,這些人員礙于本職工作,沒有足夠的精力完成檔案管理工作。
5.檔案管理工作的信息化程度較低。近幾年,雖然已經(jīng)有一些企業(yè)在推進(jìn)檔案管理工作的信息化進(jìn)程,但是仍然存在企業(yè)內(nèi)信息化水平較低的現(xiàn)象,例如有的企業(yè)僅將信息化水平停留在打印檔案目錄的階段。如此一來,不僅無法對(duì)檔案信息進(jìn)行分類與匯總,而且也無法檢索所需的檔案信息,甚至有的企業(yè)使用紙質(zhì)檔案來完成檔案管理工作。此外,由于部分企業(yè)的信息化水平低,很多人事管理工作仍需通過手工完成,浪費(fèi)人力。
四、改善企業(yè)檔案信息化建設(shè)工作的對(duì)策
1.加強(qiáng)企業(yè)教職工的檔案管理意識(shí)。檔案資料對(duì)企業(yè)的發(fā)展十分重要,因此,企業(yè)應(yīng)從管理層做起,加強(qiáng)對(duì)檔案管理的重視程度。在日常工作中,企業(yè)應(yīng)通過有效的宣傳和教育手段,向企業(yè)員工普及檔案管理的相關(guān)知識(shí),使其認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性。在這種氛圍下,從事檔案管理工作的人員才能從內(nèi)心深處對(duì)這份工作產(chǎn)生熱愛之情,才能將這份工作做到盡善盡美。
2.增強(qiáng)企業(yè)檔案管理的信息化程度。近年來,隨著企業(yè)對(duì)檔案管理工作的改革,檔案管理逐漸走向信息化,F(xiàn)階段,所強(qiáng)調(diào)的檔案管理信息化,是指用電子化載體代替?zhèn)鹘y(tǒng)的紙質(zhì)檔案,用動(dòng)態(tài)管理模式代替靜態(tài)展示模式。在信息化建設(shè)過程中,要注意聽取檔案管理人員所提出的種種意見,選取適用本企業(yè)管理模式的管理軟件,逐步提高信息化建設(shè)水平,完成信息化建設(shè)工作。
3.健全檔案管理數(shù)據(jù)平臺(tái)。若想合理運(yùn)用大數(shù)據(jù)進(jìn)行管理,要做到數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)與數(shù)據(jù)開放。針對(duì)房地產(chǎn)開發(fā)公司的工程管理而言,如果將企業(yè)的工程管理檔案信息同時(shí)存放于一個(gè)數(shù)據(jù)平臺(tái)中,建設(shè)一個(gè)大數(shù)據(jù)檔案信息管理平臺(tái)。在此平臺(tái)上,運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù),可以對(duì)相關(guān)的檔案信息數(shù)據(jù)進(jìn)行深入對(duì)比,例如可以分析出工程實(shí)際工期進(jìn)度和計(jì)劃工期進(jìn)度的差距,方便工程管理方及時(shí)進(jìn)行工期施工調(diào)整,加快工程施工進(jìn)度。
五、結(jié)語
以大數(shù)據(jù)為背景下的企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)是一個(gè)漫長的歷程。在該過程中,企業(yè)要意識(shí)其重要性與必要性,使檔案管理信息化建設(shè)為其人力資源、工程管理等工作提供強(qiáng)有力的支撐,F(xiàn)階段,全國范圍內(nèi)的多個(gè)企業(yè)及事業(yè)單位的檔案數(shù)字化工作正處在建設(shè)與驗(yàn)收階段,相信在不久的將來,數(shù)字化、大數(shù)據(jù)化的檔案必將全面建成。
【參考文獻(xiàn)】
[1]陳永生. 大數(shù)據(jù)背景下的數(shù)字檔案館與檔案數(shù)字化建設(shè)[J]. 廣東檔案, 2013(4):10-10.
[2]高峰珍. 大數(shù)據(jù)背景下企業(yè)人事檔案信息化的研究[J]. 江漢石油職工大學(xué)學(xué)報(bào), 2018, v.31;No.147(2):105-106.
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