編者按：近年來，吉林省舉辦的各類展會，越來越吸引國外新聞媒體記者的眼球。國外媒體采訪報道展會活動，已呈逐年上升趨勢。據(jù)初步統(tǒng)計，1995年以來，相繼有加拿大環(huán)球郵報、澳大利亞廣播公司、芬蘭廣播公司、法國新聞社、法國電視一臺、德意志新聞社、德國電視一臺、日本共同社、朝日新聞、讀賣新聞、日本廣播協(xié)會、日本經(jīng)濟新聞、韓國廣播公司、中央日報、韓國經(jīng)濟新聞、新加坡聯(lián)合早報、英國路透社、英國金融時報、美聯(lián)社等近20個國家的媒體采訪吉林省舉辦的各類展會活動，對全面宣傳和推介吉林，起到了積極作用。然而，在展會上，如何利用國外媒體，強化對外輿論氛圍，是做好對外新聞工作的重點內(nèi)容。
　　
　　近段時間，在吉林省舉辦的“中國吉林東北亞投資貿(mào)易博覽會”、“中國長春汽車零部件博覽會”、“吉林省吉菜美食節(jié)”、“中國長春國際雕塑作品邀請展”、“長春冰雪節(jié)”、“延吉民俗節(jié)”、“長白山旅游節(jié)”，以及與有關(guān)國家和地區(qū)聯(lián)合舉辦的“友好周”、“藝術(shù)節(jié)”、“展洽會”等，成為吉林省經(jīng)濟文化生活中一道別致的風景線。在活動舉辦期間，通過組織國外媒體采訪報道，擴大了對外影響和外宣效果。實踐表明，會展經(jīng)濟越發(fā)展，越需要國外媒體的廣泛參與，加大國外媒體對展會的宣傳力度，既為打造展會名牌營造輿論環(huán)境，又為有效的合作奠定了良好基礎(chǔ)，是做好對外新聞工作的一項長期任務(wù)。如何利用展會這個渠道，邀請媒體做好展會宣傳，是展會承辦方亟待解決的問題。
　　
　　利用展會渠道
　　擴大國外媒體宣傳
　　
　　吉林省舉辦的各類展會，豐富了吉林省的經(jīng)濟文化生活，同時也肩負著對外宣傳吉林形象的重大任務(wù)，筆者認為，作為承辦方應(yīng)把握好以下主要環(huán)節(jié)：
　　
　　其一，應(yīng)該重視邀請環(huán)節(jié)。
　　外國媒體有年度總體報道規(guī)劃，特別是駐京、駐滬的外國媒體，在華設(shè)有總局的較少，大都是支局或記者處等。凡赴各地采訪，他們事先需報請本國總局同意。如果早謀劃，提前“通氣”，可使媒體早做計劃，提前準備，對采訪報道有總體安排。如邀請外國本土媒體記者，更要早做打算，及早進行申請報批。
　　1999年8月，在延吉市舉辦“延吉民俗節(jié)”前夕，省、州和延吉市外辦聯(lián)手通過精心設(shè)計，擬訂了邀請外國駐京記者采訪計劃，提前一個半月將精美的邀請函發(fā)出。由于突出了中國十大名山之一長白山和中國唯一的朝鮮族自治州這兩大特色，很快就有十多家駐京外國媒體報名參加。日本NHK本土媒體記者聽說此事，怕時間來不及趕不上采訪，特意從日本打來電話提前“掛號”。由于我們抓住了邀請的環(huán)節(jié)，形成了強大的對外輿論宣傳攻勢，對外報道取得了較好的效果。
　　
　　其二，重視新聞發(fā)布環(huán)節(jié)。
　　新聞發(fā)布是媒體了解展會活動信息的重要手段。對舉辦的重要展會和大型活動，如在北京舉辦，可以按照有關(guān)程序，求得相關(guān)部門支持，經(jīng)同意后，邀請駐京媒體記者參加。在省市舉辦的新聞發(fā)布會，如條件許可，也應(yīng)盡量邀請駐京外國媒體參加，使記者掌握展會最新進展情況，對展會的采訪報道有總體考慮。新聞發(fā)布會參加記者較多，不可能每人都有機會提問，要適當照顧境外媒體，要考慮到記者大概會提出哪些問題，事先應(yīng)做到心有底數(shù)。
　　2004年上半年，在“振興吉林宣傳周”中，省市外辦協(xié)助外交部新聞司組織了近30位駐京外國媒體記者參加的專場記者招待會。省委書記和其他省領(lǐng)導(dǎo)現(xiàn)場回答外國記者提問，涉及振興吉林老工業(yè)基地、企業(yè)下崗職工養(yǎng)老保險、國有企業(yè)改制重組等多項內(nèi)容。因時間安排較緊，省領(lǐng)導(dǎo)看到有些外國記者還沒來得及提問，記者招待會后又私下進行交談，不僅拉近了雙方的距離，使發(fā)表的稿件也具有較客觀的真實性。
　　
　　其三，組織集中采訪環(huán)節(jié)。
　　這是做好記者采訪工作的重要環(huán)節(jié)。一般情況下，正式展會短的只有三五天，長得也不過十天。如能在展會期間，吸引外國記者親臨展會現(xiàn)場，感受現(xiàn)場展會氣氛，實地采訪拍攝，會收到事半功倍的效果。做到這些，首先要明確管理部門和組織者，要有明確的采訪計劃和日程，譬如，每天做什么，怎么做，找哪些人談，到哪里拍攝，乘坐哪輛車，在哪個會議室，大約用時間多少等，都要周密籌劃；同時要安排現(xiàn)場接受采訪者，不能臨時現(xiàn)找人，領(lǐng)導(dǎo)在展會期間都很忙，不可能有更多的時間接受采訪，需要事先簡要確定采訪提綱，讓接受采訪者提前進行必要的準備，防止跑題，做到心中有數(shù)，采訪時間可長可短；另外，要多給媒體一些輔助性資料。實踐證明，展會前或展會期間，組織者要盡可能地給媒體記者發(fā)放一些與會展相關(guān)的文字資料，最好是媒體所熟悉的外文資料，包括省情、市情、展會概覽、參加展會的中外官員、知名企業(yè)和各界知名人士、華商名單，擬洽談或簽訂的重點合作項目、展區(qū)和展位情況、與展會相關(guān)的活動、參加展會人數(shù)及其他相關(guān)內(nèi)容等。
　　
　　其四，重視信息搜集環(huán)節(jié)。
　　國外媒體采訪結(jié)束后，負責接待的外事、外宣部門和展會承辦單位，應(yīng)征詢記者對組織采訪活動的意見，并將意見及時反饋給有關(guān)部門。要及時跟媒體記者打好招呼，把報道后的稿件寄給外事、外宣部門和展會承辦方。通過對報道情況的綜合分析，準確把握報道動態(tài)，為今后更有效地做好展會宣傳提供經(jīng)驗。1995年以來，我們收到了大量關(guān)于我省展會的報道稿及有關(guān)意見、建議等，對改進和完善展會的對外宣傳都起到了積極的促進作用。
　　
　　如何邀請媒體做好
　　展會宣傳至關(guān)重要
　　
　　要確保對展會的有效宣傳，綜合一些部門和單位以往的工作實踐，筆者認為應(yīng)注意把握好以下幾點：
　　
　　首先應(yīng)根據(jù)展會的類型，對口邀請國外媒體。各地舉辦的展會，大概分為工業(yè)、農(nóng)業(yè)、科技、醫(yī)藥、工程機械、建筑、節(jié)慶、文化、體育、藝術(shù)、綜合等多種展會類型。在邀請時盡量做到對口邀請，如農(nóng)業(yè)展會，邀請以報道農(nóng)業(yè)為主的媒體。汽車展會，邀請以報道工業(yè)見長的媒體。亞冬會，主要以邀請體育記者為主。項目推介會，邀請以報道經(jīng)濟為主的媒體。旅游節(jié)，主要邀請旅游、娛樂為主的媒體。
　　
　　其次，根據(jù)會展規(guī)模，邀請不同重量級的媒體。省市舉辦的大型展會，如“亞冬會”、“光博會”、“東博會”等，應(yīng)重點邀請世界各主流媒體，既包括駐京、駐滬記者站，也包括相關(guān)國家本土媒體。如果是一般性的展會，可邀請相關(guān)國家和感興趣的駐京媒體參加�？h（市）舉辦的展會，可視情況重點邀請駐京相關(guān)媒體，特別是注意邀請與展會有關(guān)的國家媒體參與。小型展會，可把邀請媒體采訪與其他采訪內(nèi)容結(jié)合起來進行，既可采訪展會，還應(yīng)安排一至兩項其他采訪內(nèi)容，這樣可促使媒體參與。
　　
　　再者，根據(jù)展會形式，確定邀請哪些媒體。
　　研討會、交流會、說明會、發(fā)布會、座談會，以邀請文字記者為主參加采訪；現(xiàn)場感、實物感、動感較強的展會，如 “雕塑展”、“冰雪節(jié)”、“電影節(jié)”、“教育展”、“捕魚節(jié)”、“君子蘭節(jié)”、“楓葉節(jié)”等，應(yīng)更多地邀請攝像和攝影記者采訪。網(wǎng)上招商會和時間跨度較長的節(jié)慶活動，適宜在活動之初或結(jié)束時邀請媒體采訪，活動之初是為了更好地做前期宣傳，結(jié)束時則有更多的成果，供記者全面采訪報道。同時要認真周密地協(xié)調(diào)，確保采訪、拍攝效率。在展會的每項活動之前，應(yīng)安排媒體“先走一步”，在儀式開始之前各就各位，以方便攝影、攝像和錄音。要讓活動的主要人物接受采訪，對每項活動，盡可能安排主要負責人出面接受采訪，時間可長可短，使媒體感覺報道更有權(quán)威性。提供與展會內(nèi)容相關(guān)的準確外文資料，作為采訪的輔助。如條件允許，最好準備一些背景材料供記者選用。
　　
　　另外，利用“空檔”穿插采訪，可利用用餐時間、會議間隙、晚上時間安排記者專訪。例如2003年我省與韓國在長春舉辦了“中韓友好周”活動，韓國一家知名電視臺攝制組想在“友好周”期間，采訪當時很走紅的四位女演員，由于演員要進行演出前的預(yù)演，沒有時間接受媒體采訪，我們就“見縫插針”，利用演員用餐前的10分鐘安排專訪，結(jié)果雙方都很滿意。
　　更重要的是用好每次新聞發(fā)布會，安排境外媒體提問。由于展會時間緊，采訪量大，難免會使采訪有遺漏之處。一些媒體回去后，常會再發(fā)來傳真，要求補充或核實某些未采訪的內(nèi)容。根據(jù)媒體所提的要求，要用最快的速度，把記者想要的素材補齊，以書面文字形式送出�？梢岳�用國內(nèi)媒體的報道成果，促進外國媒體對外宣傳。對展會的采訪報道，國內(nèi)新聞媒體具有許多優(yōu)勢，往往采訪人數(shù)多、內(nèi)容多，稿件數(shù)量也多，有些媒體用專版進行報道。
　　由于受地域、語言、交通和通信等客觀因素限制，國內(nèi)新聞媒體大都比境外媒體報道較快。有些國外駐京、駐滬記者從報刊上看到已發(fā)表的消息，受到啟示后才申請前來采訪。有的是圍繞同一個問題追蹤采訪；有的是另辟蹊徑進行單獨采訪；還有的是繞開已報道的題目，從不同側(cè)面采訪。
　　但無論從哪個角度、哪個側(cè)面采訪，是經(jīng)驗還是教訓(xùn)，對于大部分國外媒體來說，所做的宣傳都會對展會有益處。有的記者為少走彎路，把大量我們已報道過的東西收集起來，作為其采訪的基礎(chǔ)素材，有些觀點、數(shù)據(jù)和事例直接被引用，加大了對外報道的實效性。近年來，外國媒體來我省采訪“長白山花卉節(jié)”、“電影節(jié)”、“亞洲藝術(shù)節(jié)”、“延邊州慶”以及“一汽廠慶”等，不少記者都是事先從國內(nèi)記者刊發(fā)的報道中獲得信息的。
　　
　　組織展會做好國外的
　　媒體工作是“重中之重”
　　
　　筆者認為，為了做好展會的對外宣傳，應(yīng)從以下幾個方面做好媒體的工作。
　　其一，盡量不改變采訪計劃。對邀請的媒體發(fā)出邀請后，要保持隨時聯(lián)系。對媒體及記者人數(shù)、采訪時間及內(nèi)容、攜帶器材、交通及食宿等事先應(yīng)明確。一旦確定最好不要隨意改變，以免給采訪展會的組織工作帶來不必要的麻煩。
　　其二，在展會期間盡量不提額外要求。展會期間，時間緊、內(nèi)容多、任務(wù)重，環(huán)環(huán)相扣，要求媒體服從展會組委會總體安排。在開幕式、剪彩儀式、項目洽談等主要活動，對攝像和攝影記者所處位置事先交待清楚，各就各位，各取所需，以防打“亂仗”。要引導(dǎo)國外媒體記者，尊重組委會統(tǒng)一安排，遵守展會采訪紀律，聽從組織者協(xié)調(diào)和指揮。集中采訪后，如有剩余時間，有個別記者臨時提出其他相關(guān)采訪內(nèi)容時，組織者視情況盡量給予協(xié)調(diào)安排，如無法安排的內(nèi)容，需向媒體做出耐心解釋。
　　其三，盡量不安排與展會無關(guān)的內(nèi)容。在會展期間，圍繞會展主要活動，先組織媒體集中進行采訪，主要活動采訪后或會展結(jié)束，再把想采訪其他內(nèi)容的媒體集中起來，統(tǒng)一協(xié)調(diào)安排，盡可能地促成其在本地區(qū)的采訪，讓媒體記者滿意而歸。
　　
　　責編：曹曉娟

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