【檔案知識(shí)門戶的構(gòu)建】如何構(gòu)建檔案
發(fā)布時(shí)間:2020-03-07 來(lái)源: 美文摘抄 點(diǎn)擊:
[摘要]針對(duì)目前我國(guó)檔案信息化服務(wù)中存在的共建共享組織不力、信息開(kāi)發(fā)層次低和服務(wù)理念落后的問(wèn)題,通過(guò)檔案知識(shí)門戶概念的提出與優(yōu)勢(shì)介紹,指出建立檔案知識(shí)門戶是我國(guó)檔案信息化服務(wù)的突破方向。最后通過(guò)對(duì)包含知識(shí)基礎(chǔ)層、應(yīng)用功能層和用戶界面層的檔案知識(shí)門戶體系架構(gòu)的設(shè)計(jì)與功能實(shí)現(xiàn),為檔案知識(shí)門戶建設(shè)實(shí)踐提供指導(dǎo)。
[關(guān)鍵詞]知識(shí)門戶 檔案信息化 信息化服務(wù)
[分類號(hào)]G273
計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)催生的信息革命對(duì)人們的社會(huì)生活造成了深遠(yuǎn)的影響,也為檔案事業(yè)的發(fā)展提出了新的挑戰(zhàn),主要表現(xiàn)為兩方面:①檔案館能否積極應(yīng)用先進(jìn)技術(shù),使自身的管理水平和業(yè)務(wù)能力站上新的高度;②面對(duì)大量的電子文件與電子檔案,檔案館能否善用自己在長(zhǎng)期檔案管理實(shí)踐中積累的經(jīng)驗(yàn),解決網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下電子文檔管理的新問(wèn)題。若應(yīng)對(duì)得當(dāng),則正如加拿大檔案學(xué)者特里?庫(kù)克所說(shuō):“我們就可能抓住了一個(gè)絕妙的時(shí)機(jī)來(lái)提高我們的地位……像古埃及檔案同神一樣,重新坐回上帝的身邊”。為此,當(dāng)前各國(guó)檔案界無(wú)不將信息化服務(wù)作為應(yīng)對(duì)挑戰(zhàn)的主要手段,美國(guó)、英國(guó)及加拿大等國(guó)的國(guó)家檔案網(wǎng)站已基本實(shí)現(xiàn)在線檔案資源整合及國(guó)內(nèi)各檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的“一站式”檢索,并可提供形式多樣、內(nèi)容豐富的檔案全文信息,有效地促進(jìn)了檔案利用。
1 我國(guó)檔案信息化服務(wù)瓶頸剖析
我國(guó)檔案信息化工作通過(guò)多年來(lái)的建設(shè),歷經(jīng)從計(jì)算機(jī)輔助檢索到檔案網(wǎng)站,再到數(shù)字檔案館的發(fā)展進(jìn)步,已取得相當(dāng)?shù)某煽?jī)。但具體到檔案信息化服務(wù)方面,用戶卻始終無(wú)法方便快捷地從檔案館獲取急需的、有應(yīng)用價(jià)值的信息資源與服務(wù),造成檔案資源利用率低,檔案館無(wú)人問(wèn)津的尷尬局面。究其原因,是因?yàn)槲覈?guó)檔案信息化服務(wù)實(shí)施過(guò)程中還存在諸多障礙:
1.1 共建共享組織不力
我國(guó)各級(jí)主管部門對(duì)檔案信息化服務(wù)缺少“頂層設(shè)計(jì)”,導(dǎo)致檔案館共建共享工作滯后,具體表現(xiàn)為:①檔案館之間各自為戰(zhàn),權(quán)威標(biāo)準(zhǔn)的缺乏使得大多數(shù)檔案館仍孤立、分散地進(jìn)行資源建設(shè)和服務(wù)開(kāi)發(fā),形成了大量的“信息孤島”,檔案信息資源往往因存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)或載體的不同而不能互通,給用戶利用造成了很大不便;②與其他信息服務(wù)機(jī)構(gòu)缺少合作,圖書、情報(bào)等信息服務(wù)機(jī)構(gòu)中一些先進(jìn)的服務(wù)方式頗值得檔案部門借鑒,其信息儲(chǔ)備也可作為檔案資源的有力補(bǔ)充,擴(kuò)大檔案服務(wù)范圍,但一直以來(lái)檔案部門未能與之實(shí)現(xiàn)資源共享,致使檔案信息化服務(wù)發(fā)展緩慢;③與檔案形成機(jī)關(guān)對(duì)接不暢,政府機(jī)關(guān)形成的文件是檔案館館藏的不竭來(lái)源,然而我國(guó)檔案館與其他政府機(jī)關(guān)缺乏配合,使得檔案文件接收不暢,“原材料”更新緩慢自然不利于檔案信息化服務(wù)的順利運(yùn)行。
1.2 信息開(kāi)發(fā)層次偏低
目前國(guó)內(nèi)檔案部門對(duì)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)意識(shí)較薄弱,政策上對(duì)開(kāi)發(fā)工作的權(quán)責(zé)分配不夠明確,再加上開(kāi)發(fā)手段、技術(shù)、人員等方面的不足,直接導(dǎo)致我國(guó)檔案信息資源開(kāi)發(fā)深度的缺乏。例如作為我國(guó)檔案信息化建設(shè)主要成果的檔案網(wǎng)站,多數(shù)只包含“局館概況”、“領(lǐng)導(dǎo)致辭”及“全宗簡(jiǎn)介”等欄目,內(nèi)容質(zhì)量偏低。檔案館中可供利用的檔案材料大多也處于一次文獻(xiàn)狀態(tài),沒(méi)有得到有效的開(kāi)發(fā)與增值。這樣的信息開(kāi)發(fā)層次無(wú)疑會(huì)增加用戶利用檔案資源的難度,產(chǎn)生負(fù)面的影響,使得用戶怯于接受檔案信息服務(wù),從而影響了檔案資源利用率,制約了檔案信息化服務(wù)的有效開(kāi)展。
1.3 服務(wù)理念落后
隨著信息技術(shù)的不斷進(jìn)步,用戶對(duì)信息服務(wù)的要求也在逐步提高。當(dāng)前用戶需要的首先是知識(shí)化的服務(wù),要求檔案館不再只提供孤立的信息片段,而是可以解決具體問(wèn)題的知識(shí);其次是個(gè)性化的服務(wù),要求檔案館能夠針對(duì)用戶個(gè)人的需求提供專門服務(wù);最后是互動(dòng)式的服務(wù),不但要求檔案館與用戶進(jìn)行互動(dòng),還需要檔案館搭建用戶間互動(dòng)的平臺(tái)。但是目前我國(guó)檔案信息化服務(wù)工作仍主要以檔案館及其館藏資源為導(dǎo)向,以閉門造車的方式進(jìn)行,未能充分考慮用戶的利用需求,其服務(wù)理念還相當(dāng)落后。
2 檔案知識(shí)門戶及其優(yōu)勢(shì)
2.1 檔案知識(shí)門戶的概念
面對(duì)瓶頸,我們只有開(kāi)拓視野,充分借鑒其他領(lǐng)域的相關(guān)經(jīng)驗(yàn),才能取得突破。放眼圖書、情報(bào)及企業(yè)領(lǐng)域可以發(fā)現(xiàn),建立知識(shí)門戶是推進(jìn)其信息化服務(wù)的最新手段與方向。面對(duì)“信息孤島”和內(nèi)外網(wǎng)互動(dòng)問(wèn)題,企業(yè)界選擇了企業(yè)知識(shí)門戶(EKP)作為應(yīng)對(duì)措施;圖書、情報(bào)領(lǐng)域也開(kāi)始了關(guān)于知識(shí)門戶的理論研究和實(shí)踐探索,泰達(dá)網(wǎng)上圖書館、上海圖書館網(wǎng)上聯(lián)合知識(shí)導(dǎo)航站的建立起到了良好的表率作用。鑒于此,發(fā)展檔案知識(shí)門戶極有可能成為檔案信息化服務(wù)取得突破的關(guān)鍵。
追本溯源,檔案知識(shí)門戶是網(wǎng)絡(luò)門戶的一種,所謂網(wǎng)絡(luò)門戶則是互聯(lián)網(wǎng)資源與服務(wù)的統(tǒng)一接入點(diǎn),為人們提供了獲取某領(lǐng)域相關(guān)信息的中心人口。知識(shí)門戶即是一種支持知識(shí)獲取、傳播和存儲(chǔ)的網(wǎng)絡(luò)門戶應(yīng)用。其概念最初發(fā)源于企業(yè)領(lǐng)域,目前學(xué)界普遍將其理解為企業(yè)知識(shí)管理系統(tǒng)與信息門戶的結(jié)合,是企業(yè)業(yè)務(wù)參與者所需相關(guān)知識(shí)的統(tǒng)一入口,提供高級(jí)商務(wù)智能和決策支持。將知識(shí)門戶與檔案管理實(shí)踐有機(jī)結(jié)合則形成檔案知識(shí)門戶,它著眼于管理和服務(wù)兩個(gè)方面。對(duì)內(nèi),檔案知識(shí)門戶構(gòu)成知識(shí)管理系統(tǒng),輔助檔案業(yè)務(wù)處理,挖掘館員隱性知識(shí),搭建館員學(xué)習(xí)交流平臺(tái),以保障檔案管理部門的高效運(yùn)轉(zhuǎn)與穩(wěn)定發(fā)展;對(duì)外,檔案知識(shí)門戶發(fā)揮知識(shí)服務(wù)系統(tǒng)的作用,依托掌握的各類信息資源(尤其是檔案信息資源),綜合運(yùn)用知識(shí)發(fā)現(xiàn)、獲取、組織、挖掘、轉(zhuǎn)化等方法,供給用戶包含新智力要素的知識(shí)信息,幫助用戶在解決問(wèn)題的同時(shí)提高知識(shí)獲取與知識(shí)創(chuàng)新能力。綜上,筆者認(rèn)為,檔案知識(shí)門戶是為滿足檔案信息化需要應(yīng)運(yùn)而生的一種應(yīng)用平臺(tái),它以檔案機(jī)構(gòu)內(nèi)外部異構(gòu)資源與服務(wù)整合為基礎(chǔ),以融入新智力要素的知識(shí)發(fā)現(xiàn)、轉(zhuǎn)化、開(kāi)發(fā)和導(dǎo)航為手段,在促進(jìn)機(jī)構(gòu)知識(shí)管理實(shí)現(xiàn)的同時(shí)向用戶提供統(tǒng)一知識(shí)資源獲取入口和個(gè)性化獲取方式,實(shí)現(xiàn)知識(shí)交流共享與創(chuàng)新。
2.2 檔案知識(shí)門戶的優(yōu)勢(shì)
2.2.1 尊重用戶需求 用戶需求可分為三個(gè)層次:基本需求、期望需求和潛在需求;拘枨笫欠⻊(wù)提供過(guò)程中必須滿足的屬性與功能;期望需求不是完成服務(wù)所必須的,但是用戶想要得到滿足的需求;潛在需求則屬于用戶自身并未認(rèn)識(shí)到,但得到滿足后會(huì)帶來(lái)高滿意度與驚喜的需求。長(zhǎng)期以來(lái),檔案館資源導(dǎo)向型服務(wù)方式是制約檔案信息化和檔案價(jià)值廣泛實(shí)現(xiàn)的重要因素之一,而檔案知識(shí)門戶恰能提供用戶需求導(dǎo)向服務(wù),即以用戶需求為核心,滿足用戶各層面需求的服務(wù)。檔案知識(shí)門戶以廣泛全面的知識(shí)采集整理、準(zhǔn)確清晰的知識(shí)導(dǎo)航與便捷的獲取手段滿足用戶基本知識(shí)需求;通過(guò)定制服務(wù)、專家匹配、在線交流及備忘錄等功能滿足用戶的期望需求;憑借對(duì)用戶行為的收集與挖掘及據(jù)此完成的知識(shí)資源推送主動(dòng)發(fā)現(xiàn)且及時(shí)滿足用戶的潛在需求,從而實(shí)現(xiàn)用戶需求導(dǎo)向型服務(wù)。
2.2.2 服務(wù)差異化 由于身份、年齡、教育背景及利用目的等不同,用戶對(duì)檔案知識(shí)資源的需求也會(huì)有千 差萬(wàn)別。如,歷史學(xué)家需要的可能是真實(shí)、準(zhǔn)確、互相關(guān)聯(lián)且完整性較高的原始記錄及歷史事件的內(nèi)在聯(lián)系,而普通公眾更感興趣的可能是歷史掌故類閱讀材料。因此,檔案信息化服務(wù)必須體現(xiàn)差異性,以差異化服務(wù)滿足個(gè)性化需求,才能有效提高用戶滿意度。
檔案知識(shí)門戶不但對(duì)知識(shí)資源按學(xué)科領(lǐng)域進(jìn)行縱向梳理,更能夠按知識(shí)深度橫向分層,以針對(duì)性地滿足有著不同知識(shí)需求層次的用戶。其豐富的個(gè)性化服務(wù)內(nèi)容、清晰的導(dǎo)航功能和靈活的個(gè)人應(yīng)用界面,更為用戶以最習(xí)慣的方式獲取到最需要且最適合的知識(shí)提供了有力保障。
2.2.3 擴(kuò)大檔案服務(wù)可及性 檔案知識(shí)門戶除定向收集檔案資源外,還可通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)采集全球范圍內(nèi)知識(shí)資源,從內(nèi)容上保證了檔案信息化服務(wù)的普適性。同時(shí),作為數(shù)字檔案資源的統(tǒng)一獲取入口,它幫助用戶在不了解專業(yè)檔案檢索途徑的條件下,仍可在第一時(shí)間檢索獲取所需檔案材料,且比普通搜索引擎具有更高的準(zhǔn)確度。這不但意味著現(xiàn)有檔案資源在網(wǎng)絡(luò)服務(wù)設(shè)施上的集中展示,更賦予任何有利用需求的用戶方便獲取檔案知識(shí)資源的能力,使得檔案信息化服務(wù)的可及性得到前所未有的擴(kuò)展,充分發(fā)揮檔案社會(huì)服務(wù)作用,進(jìn)而擴(kuò)大檔案行業(yè)影響力。
基于以上突出優(yōu)勢(shì),筆者認(rèn)為,將知識(shí)門戶與檔案業(yè)務(wù)實(shí)踐有機(jī)融合而成的檔案知識(shí)門戶無(wú)疑是我國(guó)檔案信息化服務(wù)突破當(dāng)前瓶頸的努力方向。
3 檔案知識(shí)門戶體系架構(gòu)及其功能
由于目標(biāo)及環(huán)境的不同,檔案知識(shí)門戶在技術(shù)上不會(huì)有也不需要固定的解決方案,但設(shè)計(jì)完善的體系架構(gòu)則能為其提供統(tǒng)一而良好的建設(shè)平臺(tái)。所謂體系架構(gòu),指系統(tǒng)各組成部分及它們之間的交互。美國(guó)學(xué)者奧斯汀認(rèn)為,典型的組織架構(gòu)應(yīng)包括三層(數(shù)據(jù)層、業(yè)務(wù)處理層和用戶界面),加拿大學(xué)者杜非則認(rèn)為包括知識(shí)管理輔助工具、知識(shí)獲取工具、知識(shí)存儲(chǔ)、知識(shí)原型和用戶界面的五層架構(gòu)更適合于知識(shí)門戶系統(tǒng)。本文在參考融合此兩種架構(gòu)模型的基礎(chǔ)上,結(jié)合檔案實(shí)踐具體特點(diǎn),設(shè)計(jì)了檔案知識(shí)門戶體系架構(gòu),如圖1所示:
3.1 檔案知識(shí)門戶架構(gòu)
3.1.1 知識(shí)基礎(chǔ)層 知識(shí)儲(chǔ)備是檔案知識(shí)門戶提供服務(wù)的基礎(chǔ)。檔案館通過(guò)信息資源采集與開(kāi)發(fā)模塊對(duì)館藏信息資源、合作單位共享資源、內(nèi)外部網(wǎng)絡(luò)信息資源及館員經(jīng)驗(yàn)知識(shí)進(jìn)行廣泛地收集,并由專人進(jìn)行分類、加工和整理后存入知識(shí)庫(kù)。鑒于所采集的知識(shí)類型、格式各有不同,知識(shí)存儲(chǔ)也可采用文件服務(wù)器、數(shù)據(jù)庫(kù)、群件服務(wù)器、文檔管理系統(tǒng)或網(wǎng)站等多種形式來(lái)實(shí)行,每種存儲(chǔ)形式都是獨(dú)立的物理實(shí)體,它們聯(lián)合起來(lái)則構(gòu)成統(tǒng)一的虛擬知識(shí)庫(kù)。中間件為門戶的功能集成與拓展提供支持,通過(guò)應(yīng)用集成接口檔案館可實(shí)現(xiàn)外部服務(wù)或內(nèi)部業(yè)務(wù)的廣泛集成。
3.1.2 應(yīng)用功能層 檔案知識(shí)門戶應(yīng)包括個(gè)性化、業(yè)務(wù)支持、協(xié)同共享和知識(shí)地圖4個(gè)主要功能模塊。其中,個(gè)性化功能貫穿著整個(gè)門戶的服務(wù)理念與過(guò)程,貼合用戶需求,使用戶以最習(xí)慣的方式獲取到最需要的知識(shí);業(yè)務(wù)支持模塊可作為館員的辦公入口,協(xié)助館員完成日常工作;協(xié)同共享模塊提供了館員、用戶、專家及合作單位等多方交流平臺(tái),為館內(nèi)各業(yè)務(wù)的協(xié)同開(kāi)展及館內(nèi)外知識(shí)共享、轉(zhuǎn)化與創(chuàng)新提供了良好的環(huán)境;知識(shí)地圖能夠跨越邏輯分類和存放地點(diǎn)的限制,在數(shù)據(jù)孤島間建立連接,實(shí)現(xiàn)異構(gòu)資源的虛擬整合,支持知識(shí)檢索與導(dǎo)航,為用戶展現(xiàn)整個(gè)館藏中的知識(shí)對(duì)象。
3.1.3 用戶界面層 檔案知識(shí)門戶通過(guò)應(yīng)用程序調(diào)用接口實(shí)現(xiàn)功能響應(yīng),通過(guò)頁(yè)面聚合技術(shù)完成可視化的需求反饋,最終由個(gè)人界面將知識(shí)內(nèi)容以用戶要求的方式呈現(xiàn)給用戶。這里的用戶可以是一般意義上的檔案館用戶也可是檔案館館員、管理者或合作單位等。此外,檔案知識(shí)門戶還可通過(guò)用戶界面實(shí)現(xiàn)訪問(wèn)控制和身份驗(yàn)證,滿足檔案信息資源保密性的要求。
3.2 檔案知識(shí)門戶功能實(shí)現(xiàn)
概括來(lái)講,檔案知識(shí)門戶為檔案知識(shí)管理與知識(shí)服務(wù)提供了實(shí)現(xiàn)平臺(tái),通過(guò)知識(shí)管理的理論與方法提供知識(shí)服務(wù)。其主要功能包括如下方面:
3.2.1 資源整合 資源整合是檔案知識(shí)門戶的核心,是其他功能的前提,可分為基礎(chǔ)資源整合與應(yīng)用資源整合。前者通過(guò)信息采集與開(kāi)發(fā)對(duì)形態(tài)、來(lái)源、結(jié)構(gòu)、格式及內(nèi)容各異的檔案信息資源、知識(shí)和服務(wù)進(jìn)行無(wú)縫集成,為知識(shí)服務(wù)提供“原料”基礎(chǔ)。后者能夠屏蔽各種應(yīng)用系統(tǒng)在技術(shù)、接口和實(shí)現(xiàn)語(yǔ)言方面的差異,通過(guò)一個(gè)核心組件服務(wù)器將其集成在一起實(shí)施各系統(tǒng)的獨(dú)立或聯(lián)合應(yīng)用。
3.2.2 知識(shí)開(kāi)發(fā) 檔案知識(shí)門戶依托整合的信息資源,對(duì)其進(jìn)行加工、過(guò)濾、提煉、分類與重組,自動(dòng)抽取元數(shù)據(jù),幫助用戶認(rèn)知檔案知識(shí)信息及其相互間關(guān)系,使檔案信息資源從獨(dú)立的信息片段升華為系統(tǒng)的知識(shí),在存入知識(shí)庫(kù)的同時(shí)以可視化知識(shí)地圖的形式為用戶導(dǎo)航。對(duì)檔案機(jī)構(gòu)來(lái)講,檔案知識(shí)門戶在整合的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)中注重對(duì)個(gè)人隱性知識(shí)的析取與總結(jié),使其提升為組織顯性知識(shí),為檔案機(jī)構(gòu)組織文化形成、自身成長(zhǎng)和長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展提供支持。
3.2.3 統(tǒng)一獲取 在資源整合的基礎(chǔ)上,用戶可以通過(guò)檔案知識(shí)門戶“一站式”地檢索并獲取所需的各種異構(gòu)檔案知識(shí)與服務(wù),或與掌握知識(shí)的個(gè)人或機(jī)構(gòu)取得聯(lián)系,從而完成知識(shí)發(fā)現(xiàn),獲得面臨問(wèn)題的解決方案。組織內(nèi)部員工與合作伙伴可透過(guò)門戶的應(yīng)用資源整合功能掌控各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié),獲取業(yè)務(wù)處理相關(guān)信息與數(shù)據(jù),高效履行辦公與管理職能。
3.2.4 交流共享 檔案知識(shí)門戶為檔案部門、協(xié)作單位、員工和用戶構(gòu)筑了交流溝通平臺(tái),以虛擬會(huì)議室及網(wǎng)絡(luò)留言板等形式迅速建立知識(shí)擁有者和知識(shí)需要者間的聯(lián)系,促進(jìn)顯、隱性知識(shí)間轉(zhuǎn)化,以達(dá)到知識(shí)共享目的。在這種交流共享的過(guò)程中,知識(shí)會(huì)不斷得到升華,產(chǎn)生創(chuàng)新。各參與主體均可通過(guò)檔案知識(shí)門戶獲取所需知識(shí),解決實(shí)際問(wèn)題。
具體來(lái)說(shuō),檔案知識(shí)門戶的資源整合功能在異構(gòu)信息資源間建立了廣泛連接,實(shí)現(xiàn)了檔案館、檔案形成機(jī)關(guān)與合作單位的三方互通,有效解決了我國(guó)檔案信息化服務(wù)共建共享組織不力的問(wèn)題;其知識(shí)開(kāi)發(fā)功能幫助檔案館對(duì)檔案信息進(jìn)行深入開(kāi)發(fā)與整理,促進(jìn)從信息到知識(shí)的升華,為檔案館知識(shí)服務(wù)提供了內(nèi)容支撐,能夠充分改善檔案信息開(kāi)發(fā)層次較低的現(xiàn)狀;其資源統(tǒng)一獲取接口大大削減了用戶獲取檔案知識(shí)資源與服務(wù)的障礙,提高了檔案信息化服務(wù)的知識(shí)性、互動(dòng)性和主動(dòng)性,滿足用戶個(gè)性化需求,解決了服務(wù)理念更新的方法論問(wèn)題;其交流共享功能為檔案館館員協(xié)同工作、充分交流以及用戶獲取館內(nèi)外知識(shí)資源、參與討論、進(jìn)行利用反饋架設(shè)了平臺(tái)。
4 結(jié)語(yǔ)
檔案信息化服務(wù)最重要的目標(biāo)是滿足社會(huì)檔案信息需求,充分實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值,也唯有如此,檔案事業(yè)才能從社會(huì)獲得所需的外部環(huán)境和資源,從而進(jìn)一步促進(jìn)自身發(fā)展。檔案知識(shí)門戶可以使業(yè)務(wù)運(yùn)轉(zhuǎn)更為高效流暢,廣泛建立合作聯(lián)系,充分利用與開(kāi)發(fā)虛擬資源和組織知識(shí)資本,為用戶提供個(gè)性化知識(shí)服務(wù),進(jìn)而打破目前我國(guó)檔案信息化服務(wù)遭遇的種種瓶頸,使我國(guó)檔案事業(yè)從容應(yīng)對(duì)信息化挑戰(zhàn),構(gòu)筑新時(shí)期核心競(jìng)爭(zhēng)力。可以說(shuō),檔案知識(shí)門戶是我國(guó)檔案信息化服務(wù)尋求突破的不二選擇。
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