加強(qiáng)企業(yè)費(fèi)用管控之我見
發(fā)布時(shí)間:2018-07-10 來源: 美文摘抄 點(diǎn)擊:
摘要:在企業(yè)各類內(nèi)部控制中,費(fèi)用報(bào)銷管理普遍被認(rèn)為費(fèi)用金額小、項(xiàng)目繁雜而不受重視,這使得大量人員趁機(jī)鉆空子亂報(bào)銷,給企業(yè)造成了大量損失浪費(fèi),也給企業(yè)風(fēng)氣帶來了不良影響。針對(duì)該種情況,筆者結(jié)合工作實(shí)踐,對(duì)企業(yè)費(fèi)用報(bào)銷管理中存在的較普遍問題進(jìn)行了分析,并提出了解決思路。
關(guān)鍵詞:企業(yè);費(fèi)用;管控
目前,我國各類企業(yè)在成本控制管理方面較為重視,大部分企業(yè)有著相對(duì)嚴(yán)格的成本管理制度,設(shè)立了專門的成本控制部門。但是對(duì)于繁雜的各項(xiàng)費(fèi)用報(bào)銷管理,大部分企業(yè)卻重視程度不足;另外,有很多企業(yè)雖想嚴(yán)格控制費(fèi)用,但缺乏有效的管控措施,無法堵住亂報(bào)銷的漏洞。鑒于此,本文作者梳理了企業(yè)費(fèi)用管理中存在的較普遍問題,并提出了相應(yīng)對(duì)策。
一、企業(yè)費(fèi)用管控中存在的較普遍問題
。ㄒ唬┵M(fèi)用管理制度不完善,缺乏細(xì)化可行的條款規(guī)定
企業(yè)在制訂各類管理制度方面,普遍對(duì)費(fèi)用管控類文件重視度不足,制度文件通常缺乏分類別、細(xì)化的、可行的條款規(guī)定,條款規(guī)定較為空乏,缺乏具體控制標(biāo)準(zhǔn),使得很多員工趁機(jī)鉆制度的空子,謀取私利。
。ǘ┵M(fèi)用預(yù)算管控機(jī)制未建立,或雖建立但機(jī)制不完善
目前大部分企業(yè)對(duì)于各部門各類費(fèi)用開支未建立預(yù)算管控機(jī)制,不利于各部門生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)的過程控制以及績效考核管理等。很多企業(yè)甚至對(duì)大型活動(dòng)經(jīng)費(fèi),比如年會(huì)、大型會(huì)議、營銷活動(dòng)等經(jīng)費(fèi)開支,也未建立費(fèi)用預(yù)算管控機(jī)制,該類活動(dòng)經(jīng)費(fèi)金額通常較大,不實(shí)行預(yù)算管理,容易導(dǎo)致費(fèi)用失控。
部分企業(yè)雖然在活動(dòng)實(shí)施前,編制了費(fèi)用預(yù)算,但在活動(dòng)執(zhí)行階段,缺乏費(fèi)用管控的事中及事后控制,活動(dòng)實(shí)施與預(yù)算脫節(jié),費(fèi)用報(bào)銷無額度控制,事后不對(duì)費(fèi)用實(shí)際使用情況匯總分析,經(jīng)費(fèi)預(yù)算管理變成了形式主義,這對(duì)于事后分析費(fèi)用是否超標(biāo)、費(fèi)用使用的合理性以及下次預(yù)算的編制調(diào)整等均帶來不利影響。
。ㄈ┵M(fèi)用審核管控薄弱
市場上各類企業(yè)在費(fèi)用審核方面,普遍將費(fèi)用報(bào)銷的審核權(quán)限及責(zé)任歸于報(bào)銷人的部門領(lǐng)導(dǎo)、分管領(lǐng)導(dǎo),認(rèn)為一旦領(lǐng)導(dǎo)審批通過,即可流轉(zhuǎn)至財(cái)務(wù)部報(bào)銷,而財(cái)務(wù)人員僅審核費(fèi)用報(bào)銷單是否有領(lǐng)導(dǎo)審批簽字以及發(fā)票的合規(guī)性。
該種審核方式存在著較為嚴(yán)重的弊端:一是領(lǐng)導(dǎo)人與報(bào)銷人之間獨(dú)立性不夠,報(bào)銷時(shí)容易出現(xiàn)彼此袒護(hù)的現(xiàn)象;二是領(lǐng)導(dǎo)人在費(fèi)用審核方面專業(yè)度不足,難以審核出報(bào)銷中的舞弊行為;三是財(cái)務(wù)人員借機(jī)擺脫對(duì)報(bào)銷合理性的審核責(zé)任,僅審核發(fā)票的合規(guī)性,認(rèn)為既然領(lǐng)導(dǎo)已經(jīng)簽批通過了,就應(yīng)該給予報(bào)銷[1]。上述原因?qū)е沦M(fèi)用報(bào)銷流程中內(nèi)部控制薄弱,大量虛假費(fèi)用得以報(bào)銷。
。ㄋ模┵M(fèi)用中涉及的采購未嚴(yán)格按照采購管理制度執(zhí)行
目前市場上各類企業(yè)普遍忽視費(fèi)用中涉及的采購管控,認(rèn)為只有成本中涉及的物資采購才應(yīng)該嚴(yán)格按照采購管理制度執(zhí)行,而費(fèi)用中的采購金額即便達(dá)到應(yīng)按采購管理辦法執(zhí)行的情況,也經(jīng)常發(fā)生不貨比三家、不簽訂合同、物資采購不辦理驗(yàn)收及領(lǐng)用手續(xù)、不建立物資管理臺(tái)賬等不按采購制度規(guī)定執(zhí)行的情況,導(dǎo)致一些員工趁機(jī)利用該管理漏洞,勾結(jié)供應(yīng)商,串通舞弊,甚至制造虛假采購,套取企業(yè)資金。
。ㄎ澹⿲(duì)于替票費(fèi)用缺乏有效的監(jiān)督控制
很多企業(yè)為了業(yè)務(wù)發(fā)展需要,免不了發(fā)生送禮或其他白條費(fèi)用支出的情況,該種費(fèi)用通常采用開具其他替代發(fā)票的形式進(jìn)行報(bào)銷[2]。該類費(fèi)用的實(shí)際支出內(nèi)容大多不透明、不留底,報(bào)銷過程中的內(nèi)部控制更加薄弱;在事后監(jiān)督方面,因缺乏相關(guān)資料及臺(tái)賬,該部分費(fèi)用的真實(shí)性、合理性也難以進(jìn)行監(jiān)督。
二、加強(qiáng)企業(yè)費(fèi)用管控的措施建議
(一)細(xì)化費(fèi)用管控的制度文件規(guī)定
梳理費(fèi)用報(bào)銷中常見的管控難點(diǎn),完善相關(guān)費(fèi)用管理制度,將相關(guān)業(yè)務(wù)流程的細(xì)節(jié)規(guī)定補(bǔ)充列入管理制度,并嚴(yán)格遵照?qǐng)?zhí)行。
(二)建立并完善費(fèi)用預(yù)算管理機(jī)制
各部門按費(fèi)用類別進(jìn)行預(yù)算管理,大型活動(dòng)費(fèi)用在活動(dòng)籌備前應(yīng)再編制細(xì)化的費(fèi)用預(yù)算;建立超預(yù)算費(fèi)用的特別審批機(jī)制,并予以更嚴(yán)格的控制[1];年終及活動(dòng)結(jié)束后進(jìn)行費(fèi)用決算,做好費(fèi)用的數(shù)據(jù)分析總結(jié),以便為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)的開展和及時(shí)調(diào)整提供指導(dǎo)依據(jù),為部門績效管理、下次預(yù)算編制提供數(shù)據(jù)支持。
。ㄈ┰O(shè)立專門的費(fèi)用審核部門或崗位
針對(duì)目前企業(yè)普遍存在的相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)、分管領(lǐng)導(dǎo)與報(bào)銷人之間獨(dú)立性不強(qiáng)、領(lǐng)導(dǎo)對(duì)費(fèi)用審核的專業(yè)能力不足、財(cái)務(wù)部對(duì)費(fèi)用的合理性基本不把關(guān)等內(nèi)控缺陷,可抽調(diào)財(cái)務(wù)人員或其他人員組成專門的費(fèi)用審核部門或崗位,在相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批前,先進(jìn)行費(fèi)用的合理性審核,審核手段可靈活多樣,可通過與制度文件標(biāo)準(zhǔn)相對(duì)比、查詢網(wǎng)絡(luò)相關(guān)信息、詢問部門相關(guān)人員、查看發(fā)票是否連號(hào)等多種方式進(jìn)行,以便幫助企業(yè)做好費(fèi)用報(bào)銷的事前和事中控制,減少損失浪費(fèi),營造企業(yè)良好風(fēng)氣,促進(jìn)員工公平。
。ㄋ模┵M(fèi)用采購符合采購管理?xiàng)l件的,應(yīng)遵照采購管理制度執(zhí)行
費(fèi)用采購符合采購管理?xiàng)l件的,應(yīng)遵照采購管理制度執(zhí)行。采購前應(yīng)進(jìn)行采購申請(qǐng)、詢價(jià)比價(jià),其中采購物資屬于電子類產(chǎn)品的,采購前須經(jīng)企業(yè)IT人員審核通過后,方可采購;超過一定金額采購的,應(yīng)簽訂書面合同;涉及物資采購的,采購后應(yīng)辦理入庫驗(yàn)收、領(lǐng)用等手續(xù),采購物資應(yīng)建立收發(fā)存臺(tái)賬,相關(guān)資料應(yīng)注意保管留存,以備核查。
(五)建立健全替票報(bào)銷的內(nèi)部管控機(jī)制
在發(fā)生禮金贈(zèng)送或其他白條費(fèi)用支出前,應(yīng)先進(jìn)行書面申請(qǐng),經(jīng)審批通過后,方可發(fā)生費(fèi)用支出,緊急情況下應(yīng)后補(bǔ)申請(qǐng)手續(xù),申請(qǐng)審批單據(jù)應(yīng)進(jìn)行專門保管。相關(guān)費(fèi)用部門應(yīng)建立白條費(fèi)用臺(tái)賬,記錄費(fèi)用開支內(nèi)容及陪同人員等詳細(xì)信息。財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)籌劃各類替票的內(nèi)容及金額,分解下達(dá)至各費(fèi)用部門開票,統(tǒng)一報(bào)銷。各費(fèi)用部門根據(jù)開具的替票內(nèi)容及金額,錄入對(duì)應(yīng)的白條費(fèi)用臺(tái)賬,做到替票與白條費(fèi)用的有序連接。替票臺(tái)賬及相關(guān)費(fèi)用申請(qǐng)審批資料需至少保留一個(gè)審計(jì)周期。
。⿵(qiáng)化差旅費(fèi)、餐飲費(fèi)、購物費(fèi)等費(fèi)用管控
企業(yè)按員工級(jí)別不同,制訂詳細(xì)的出差交通、住宿、餐飲、購物等費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn),并嚴(yán)格遵照?qǐng)?zhí)行。報(bào)銷人員報(bào)銷出租車發(fā)票時(shí),需注明事由及起訖地點(diǎn)。報(bào)銷餐飲、購物發(fā)票時(shí),費(fèi)用報(bào)銷單后除附發(fā)票外,還應(yīng)提供銀行付款小票、手機(jī)轉(zhuǎn)賬截圖等付費(fèi)依據(jù),購物費(fèi)應(yīng)提供申請(qǐng)審批單據(jù)。餐飲費(fèi)應(yīng)建立餐飲費(fèi)備查臺(tái)賬,詳細(xì)記錄宴請(qǐng)單位、事由、人數(shù)、職級(jí)、陪同人等信息;購物費(fèi)應(yīng)建立購物費(fèi)備查臺(tái)賬,詳細(xì)記錄購物內(nèi)容、用途(贈(zèng)送的注明贈(zèng)送單位、陪同人)、審批人等信息,費(fèi)用臺(tái)賬應(yīng)至少保留一個(gè)審計(jì)周期。
。ㄆ撸┘訌(qiáng)備用金的管控
企業(yè)應(yīng)根據(jù)備用金分類、報(bào)銷頻率以及員工職級(jí)的不同,估算不同時(shí)間節(jié)點(diǎn)員工是否需借備用金及所需金額,核定備用金的可借支額度,以增加資金使用效率,減少費(fèi)用亂報(bào)銷的可能性。備用金應(yīng)定期清理,未辦理備用金歸還手續(xù)的不得再續(xù)借。
三、結(jié)語
加強(qiáng)費(fèi)用管控是幫助企業(yè)降低損失浪費(fèi),提高企業(yè)效益的重要方面,也是幫助企業(yè)樹立良好風(fēng)氣、促進(jìn)員工公平的重要一環(huán)。因此,重視費(fèi)用管控,想辦法加強(qiáng)費(fèi)用內(nèi)部控制,制訂細(xì)化的費(fèi)用管理制度,建立并完善預(yù)算管理機(jī)制,在領(lǐng)導(dǎo)審批前設(shè)立專門的費(fèi)用審核崗位,建立費(fèi)用臺(tái)賬及替票管控機(jī)制,加強(qiáng)備用金管控等,對(duì)企業(yè)來說非常必要。
參考文獻(xiàn):
[1]趙小華.淺議費(fèi)用報(bào)銷的內(nèi)部控制[J].財(cái)經(jīng)界(學(xué)術(shù)版),2013(07).
[2]錢洪羽.會(huì)議經(jīng)費(fèi)審計(jì)發(fā)現(xiàn)的常見問題及對(duì)策[J].審計(jì)與理財(cái),2014(04).
。ㄗ髡邌挝唬呵厣瘓F(tuán))有限公司)
相關(guān)熱詞搜索:我見 費(fèi)用 企業(yè)
熱點(diǎn)文章閱讀