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        高校教學(xué)檔案管理信息化建設(shè)芻議

        發(fā)布時(shí)間:2019-08-13 來源: 人生感悟 點(diǎn)擊:


          摘要:隨著信息時(shí)代的到來,高校教學(xué)檔案管理也逐漸偏向信息化管理,這是時(shí)代發(fā)展的必然趨勢,也是實(shí)現(xiàn)高校教學(xué)檔案管理科學(xué)化高效化的必然趨勢。本文結(jié)合筆者多年工作經(jīng)驗(yàn),就當(dāng)前我國高校教學(xué)檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)存問題做了相關(guān)分析,并提出了一些解決措施。
          關(guān)鍵詞:教學(xué)檔案;信息化;現(xiàn)狀與對(duì)策
          中圖分類號(hào):G271 文獻(xiàn)識(shí)別碼:A 文章編號(hào):1001-828X(2018)012-0089-01
          教學(xué)檔案管理是高校檔案管理的重要組成部分。近年來,隨著信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展,高校的教學(xué)檔案管理也逐步向檔案管理信息化偏移。但是,由于各方面的條件尚不成熟,當(dāng)前我國的教學(xué)檔案管理信息化建設(shè)尚存在一些不足之處,還需要進(jìn)行大量的實(shí)踐和改革,方能推進(jìn)高校教學(xué)檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)一步發(fā)展。
          一、當(dāng)前高校教學(xué)檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀與問題分析
          現(xiàn)如今,互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和電子信息技術(shù)的發(fā)展越來越先進(jìn),我國的高校教學(xué)檔案管理也逐步邁向現(xiàn)代化管理,檔案信息化建設(shè)逐步發(fā)展完善,教學(xué)檔案的管理也逐漸從傳統(tǒng)的手工管理轉(zhuǎn)向現(xiàn)代化管理。但是,由于我國的高校檔案管理信息化建設(shè)起步晚,因此,目前還存在諸多的問題需要解決。
          1.教學(xué)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)不健全
          無規(guī)矩不成方圓,在高校教學(xué)檔案管理信息化建設(shè)方面也是一樣,必須要有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范來約束教學(xué)檔案信息化管理工作。但是由于歷史等多方面原因,當(dāng)前的高校教學(xué)檔案管理信息化尚無統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范,這幾導(dǎo)致教學(xué)檔案管理信息化建設(shè)工作無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)衡量,各項(xiàng)工作難免出現(xiàn)雜亂無章的情況,不利于教學(xué)檔案管理信息化建設(shè)。
          2.電子檔案保存不力
          當(dāng)前,高校的電子檔案保存還沒有建立統(tǒng)一的規(guī)范,因此比較分散,缺乏系統(tǒng)性;同時(shí),由于缺乏強(qiáng)大的計(jì)算機(jī)硬件和網(wǎng)絡(luò)的支撐,導(dǎo)致電子檔案保存較為凌亂,甚至有重復(fù)保存的現(xiàn)象,計(jì)算機(jī)之間資源共享建設(shè)速度慢,利用率低。
          3.電子檔案安全保障措施不強(qiáng)
          由于電子檔案信息都是存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中的,在查詢和利用過程中,計(jì)算機(jī)難免遭遇病毒入侵,造成計(jì)算機(jī)癱瘓,電子檔案信息受損,甚至數(shù)據(jù)丟失等,這對(duì)檔案管理工作來說事致命的打擊。
          4.檔案管理的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、組織工作程序標(biāo)準(zhǔn)低
          當(dāng)前,很多高校的教學(xué)檔案管理技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和組織工作程序仍然沿用以往舊有的程序和理念,但是這些標(biāo)準(zhǔn)已經(jīng)無法滿足當(dāng)前的電子信息檔案管理模式。傳統(tǒng)的檔案管理技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和組織工作程序沒有考慮到計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)的特點(diǎn)和發(fā)展,因此,建立起來的數(shù)據(jù)庫大多為條目數(shù)據(jù)庫,其中全文檔案信息占比甚小,所以在檔案的查詢與運(yùn)用方面無法滿足當(dāng)前的多種需求。
          二、實(shí)現(xiàn)高校檔案管理信息化的對(duì)策
          1.加強(qiáng)教學(xué)檔管理人員的信息化檔案管理意識(shí)
          高校的領(lǐng)導(dǎo)班子應(yīng)當(dāng)重視其教學(xué)檔案管理信息化建設(shè)工作,并有意識(shí)的去強(qiáng)化檔案管理的重要性,要讓學(xué)校的檔案管理工作人員也重視起教學(xué)檔案管理工作,增強(qiáng)檔案意識(shí),強(qiáng)化檔案管理責(zé)任意識(shí)和使命感。檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)把檔案的服務(wù)意識(shí)貫穿在整個(gè)檔案的建設(shè)過程中,用心建設(shè)管理檔案,用心服務(wù)教學(xué)、教師和學(xué)生,讓信息化教學(xué)檔案真正成為為教職工和學(xué)生服務(wù)的好幫手。
          2.建立健全教學(xué)檔案管理信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范
          高校在檔案管理方面應(yīng)當(dāng)順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的步伐,及時(shí)更新教學(xué)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和制度規(guī)范,通過建立健全教學(xué)檔案管理信息化建設(shè)的制度規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn),來對(duì)教學(xué)檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)行統(tǒng)一的規(guī)范管理,從而達(dá)到教學(xué)檔案管理信息化建設(shè)的高效、便捷、統(tǒng)一,更好的為廣大教職工和學(xué)生服務(wù)。
          3.加強(qiáng)硬件設(shè)備配置,提升教學(xué)檔案管理的安全保障性能
          檔案管理信息化建設(shè)的前提是具備強(qiáng)大的計(jì)算機(jī)硬件系統(tǒng)和安全的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái),因此,高校應(yīng)當(dāng)在計(jì)算機(jī)硬件配置方面及時(shí)給予支持,為教學(xué)檔案管理部門配備強(qiáng)有力的計(jì)算機(jī)硬件設(shè)施,以確保電子信息檔案建設(shè)的順利開展。同時(shí),在硬件和軟件的安全性能上也應(yīng)當(dāng)投入一定的關(guān)注,創(chuàng)造一個(gè)安全的網(wǎng)路平臺(tái),構(gòu)建安全的防病毒防入侵體系,防治電子檔案信息數(shù)據(jù)被損壞。
          4.分級(jí)分類實(shí)施檔案數(shù)據(jù)的數(shù)字化建設(shè)
          高校的教學(xué)檔案一般種類繁多,所涉及的部門也較多,因此在檔案數(shù)據(jù)采集時(shí)就會(huì)產(chǎn)生很多不同部門不同級(jí)別不同類型的數(shù)據(jù),因此,要實(shí)施檔案數(shù)據(jù)分級(jí)分類管理的模式進(jìn)行采集和管理。不同的部門,不同的分級(jí)單位,分別規(guī)定好數(shù)字化檔案的范圍,然后每個(gè)單位和部門同步實(shí)施檔案數(shù)據(jù)采集,如此一來便可以避免重復(fù)勞動(dòng)或相互推諉的情況發(fā)生。
          5.建設(shè)高質(zhì)量的檔案信息數(shù)據(jù)庫
          檔案管理信息化是通過檔案信息數(shù)據(jù)庫來實(shí)現(xiàn)的,因此,建立高質(zhì)量的檔案信息數(shù)據(jù)庫尤為重要。在建立檔案信息數(shù)據(jù)庫事,應(yīng)當(dāng)遵從統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范,合理利用文件目錄功能,分門別類創(chuàng)建各級(jí)檔案數(shù)據(jù)信息庫。在檔案信息數(shù)據(jù)庫內(nèi),運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù),將數(shù)據(jù)庫內(nèi)的基礎(chǔ)檔案信息數(shù)據(jù)進(jìn)行整合與挖掘,最終形成檔案基礎(chǔ)信息資源數(shù)據(jù)庫群,提高電子檔案信息數(shù)據(jù)庫的資源利用率。
          三、結(jié)語
          綜上所述,高校的教學(xué)檔案信息化建設(shè)是時(shí)代發(fā)展所需,關(guān)系著高校的教學(xué)檔案管理效率和檔案資源的利用率,是高校檔案管理的重要組成部分。它需要高校投入更大的人力、物力和技術(shù)力量,需要不斷提高信息化管理意識(shí),不斷應(yīng)用最新的信息技術(shù),不斷完善基礎(chǔ)數(shù)據(jù)建設(shè),提高管理效率,從而更好的服務(wù)和保障教學(xué)工作。

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