【摘要】隨著科學技術(shù)的發(fā)展，信息化技術(shù)在現(xiàn)代社會的應用越來越廣泛，在大數(shù)據(jù)時代背景下，高職院校管理工作也發(fā)生了巨大的變化，為了使我國教育事業(yè)向著更好的方向發(fā)展，高職院校也越來越重視檔案管理工作。本文將探析大數(shù)據(jù)時代高職院校檔案信息化建設，以期促進我國教育事業(yè)健康發(fā)展。
　　【關鍵詞】大數(shù)據(jù)時代；高職院校；檔案信息化
　　隨著信息化與數(shù)字化技術(shù)的不斷發(fā)展，社會發(fā)展逐漸進入大數(shù)據(jù)時代，信息技術(shù)逐漸成為我們學習與生活的重要手段。高職院校作為我國主要的教育機構(gòu)，想要獲得更好的發(fā)展，就應當利用信息化技術(shù)來武裝自己，重視檔案管理在校園文化建設工作中的重要性，確保海量數(shù)據(jù)能夠得到有效的運用。
　　一、大數(shù)據(jù)時代檔案管理相關內(nèi)容綜述
　　（一）大數(shù)據(jù)概念。所謂大數(shù)據(jù)，就是指海量的數(shù)據(jù)資料，是IT行業(yè)的流行詞語。隨著互聯(lián)網(wǎng)在人類生活中的不斷普及，信息數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)也越來越復雜，想要實現(xiàn)對海量數(shù)據(jù)的有效運用，就需要加強對網(wǎng)絡數(shù)據(jù)平臺的科學規(guī)劃與管理，這便是產(chǎn)生大數(shù)據(jù)的由來。
　�。ǘ�）大數(shù)據(jù)時代檔案管理的特點。1.智能化。在新時代背景下，高職院校的管理工作也發(fā)生了巨大的變化，傳統(tǒng)的管理手段無法滿足現(xiàn)代社會的實際發(fā)展需求，高職院校想要實現(xiàn)更好的發(fā)展，就應當加強對信息化技術(shù)的科學利用，采取高效的采集與檢索方法，提升檔案管理效率。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案不同，大數(shù)據(jù)時代的檔案以電子形式存在，通過互聯(lián)網(wǎng)進行傳遞與共享，是一種智能化的管理與服務方法。2.無紙化�；ヂ�(lián)網(wǎng)為檔案管理提供存儲空間，為構(gòu)建資源節(jié)約型與環(huán)境友好型社會奠定了良好的基礎，減少了紙質(zhì)檔案管理的繁瑣，同時也使得信息化與數(shù)字化技術(shù)得到了良好的使用，引領高職教育進入無紙化管理時代。
　�。ㄈ�）大數(shù)據(jù)時代檔案管理的意義。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案不僅不易于保存，且占據(jù)了大量的空間，檔案一旦處理不當也可能造成一些不必要的污染和后果，種種因素都使得檔案管理長期得不到相關重視。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，人們?yōu)闄n案管理賦予了全新的定義，紙質(zhì)檔案逐漸由電子檔案代替，這為檔案的查詢與查閱等工作帶來了巨大的便利，同時也為高職院校未來的迅速發(fā)展奠定了良好的基礎。在傳統(tǒng)的檔案管理中，檔案的使用周期較長，且不便于管理，更存在丟失、損壞等問題。在大數(shù)據(jù)時代背景下，人們可以通過網(wǎng)絡進行信息資源的共享，極大地滿足了社會節(jié)奏的需求，同時也使得信息資源能夠得到充分的利用。
　　二、當前高職檔案管理中存在的問題分析
　�。ㄒ唬┘堎|(zhì)檔案存儲帶來的局限性。在新時代背景下，高職院校以培養(yǎng)綜合素質(zhì)人才為主要目標，學校除了要存儲學生的學習資料外，還要記錄學生的日常行為習慣以及心理狀況等相關內(nèi)容，因此高職的學生檔案的內(nèi)容越來越繁瑣，信息量也越來越大，檔案管理的難度也隨之增大。但目前，我國大部分高職的信息化建設進度緩慢，檔案的管理也始終停留在紙質(zhì)階段。雖然高職在網(wǎng)上錄取、畢業(yè)等環(huán)節(jié)已經(jīng)進入到數(shù)字化管理時代，但這些工作的開展都需要以檔案管理為核心，由此可見，高職檔案管理信息化建設已經(jīng)成為我國教育事業(yè)發(fā)展的必然趨勢。
　�。ǘ�）管理基礎遭遇瓶頸。高職院校對于經(jīng)費的分配不合理，將重心放在校園建設上，致使信息化設備常年無法更換，系統(tǒng)陳舊，收集數(shù)據(jù)需要花費大量的時間，致使管理基礎存在劣根性。高職檔案管理的內(nèi)容存在多樣化與復雜性特征，單單依靠傳統(tǒng)的方法無法實現(xiàn)對檔案的動態(tài)化管理，致使檔案內(nèi)容缺乏真實性，無法對校園建設起到借鑒性作用，檔案管理也最終失去了現(xiàn)實意義。
　　（三）管理人員素質(zhì)有待提高。在大數(shù)據(jù)時代背景下，檔案管理人員不僅要具備專業(yè)的管理知識，還要學會熟練地操作計算機，但目前，檔案工作人員始終將重心放在檔案收集、整理等傳統(tǒng)工作上，不注重對計算機技術(shù)的開發(fā)與利用，致使自身管理體系逐漸與社會脫節(jié)。部分檔案管理人員的素質(zhì)水平不高，只依賴計算機繪制表格與存儲數(shù)據(jù)，一些相關的數(shù)據(jù)分析軟件都沒有得到良好的運用，致使計算機信息冗余問題嚴重，為學校帶來一定的經(jīng)濟損失。高職院校并沒有為管理人員提供外出學習與調(diào)研的機會，致使管理人員的服務水平低，無法發(fā)揮檔案信息的作用。
　　（四）制度上存在缺陷。紙質(zhì)檔案管理包括收集、整理、歸檔、保管等一系列內(nèi)容，而電子檔案管理還包括數(shù)據(jù)交換、共享等方面的新內(nèi)容，因此，高職院校想要提升電子檔案管理水平，就應當結(jié)合自身的實際情況，制定更加科學的管理制度。但目前，高職院校對于檔案管理的重視程度明顯不足，也沒有將檔案管理信息化建設工作納入重點項目當中，致使檔案優(yōu)化管理始終無法取得良好的進展。
　　三、大數(shù)據(jù)時代高職院校檔案信息化建設的策略分析
　　（一）構(gòu)建檔案管理信息化體系。從目前社會大環(huán)境角度來看，我國檔案仍以紙質(zhì)管理為主，與發(fā)達國家相比，我國電子檔案管理仍處于起步階段。高職院校作為培養(yǎng)技術(shù)型人才的主要教育機構(gòu)，應當緊跟時代步伐，了解社會發(fā)展趨勢，加強對信息化技術(shù)的使用，進而為檔案信息化建設迎來新的突破。高職院校應當樹立起大數(shù)據(jù)管理理念，設立獨立部門，對檔案進行集中管理，學校可在網(wǎng)絡上建立起信息系統(tǒng)，一方面加強網(wǎng)絡宣傳，另一方面也便于收集學生信息，進而實現(xiàn)對大數(shù)據(jù)的有效利用，提升檔案管理的服務水平。
　�。ǘ�）制定科學的檔案管理目標。制定目標是走向成功的最關鍵一步，高職院校應當結(jié)合自身的管理狀況，制定科學的檔案管理目標，確保后續(xù)工作的良好開展。目前，高職院校在對學生進行評估的過程中都沒有樹立起統(tǒng)一的標準，致使檔案管理的內(nèi)容缺乏實用性�；ヂ�(lián)網(wǎng)可以為管理人員提供多樣性的檔案分析方法，對學生的各項數(shù)據(jù)進行科學對比，使檔案管理的內(nèi)容能夠真正地反映出學生心理上的發(fā)展與變化。高職院校應當突破傳統(tǒng)管理方法的局限性，與大數(shù)據(jù)開發(fā)公司建立起合作關系，充分挖掘網(wǎng)絡資源，擴充檔案管理體系，使檔案管理能夠滿足學生個性化發(fā)展需求，進一步提升管理效果。
　�。ㄈ�）強化檔案制度管理。為了實現(xiàn)對檔案管理工作的科學引導，高職院校還需要建立起系統(tǒng)的管理制度，明確每一個崗位的職責，并做好年度考核工作，確保檔案管理部門能夠與其他部門建立起良好的合作關系，加強各部門間的溝通與交流，確保檔案信息的真實性與有效性。學校應當加大對檔案管理的資金與技術(shù)支持，采購數(shù)據(jù)光盤、信息安全硬件以及磁帶機等信息化設備，滿足大數(shù)據(jù)背景下檔案信息的輸入與輸出要求。搞好網(wǎng)絡建設工作，將檔案管理與校園建設工作進行有效的融合，加大對檔案管理的重視力度，重視網(wǎng)絡安全問題，安裝防病毒軟件、系統(tǒng)加密設置等等，將內(nèi)網(wǎng)與外網(wǎng)相分離，保障數(shù)據(jù)的安全性，在此基礎上做好計算機庫房的安全監(jiān)控工作，將監(jiān)控記錄內(nèi)容也作為檔案管理中的一部分進行妥善管理。
　�。ㄋ模┘訌妼�工作人員的教育培訓。管理人員想要提高自身的管理水平，就應當制定長遠的發(fā)展計劃，一方面要加強專業(yè)知識的學習，另一方面也要提升自身的計算機操作水平。高職院校應當加強對激勵機制的運用，鼓勵檔案管理人員積極地參與到校園建設活動當中，并為其提供更多的進修與學習機會，使管理人員的經(jīng)驗更加豐富，此外，學校也應當不斷提升管理人員的安全意識，使每一個崗位的工作人員都能夠按照規(guī)定標準進行科學操作，使檔案管理工作的安全得到良好的保障。
　　四、結(jié)語
　　綜上所述，檔案管理在高職院校中扮演著十分重要的角色，為了進一步提升檔案管理工作的有效性，學校應當加強對信息化技術(shù)的使用，不斷優(yōu)化檔案信息化管理內(nèi)容，建立起學生檔案信息化管理平臺，為高職院校的發(fā)展奠定良好的基礎。
　　【參考文獻】
　　[1]楊箐.網(wǎng)絡信息化背景下高職院校檔案管理模式改革研究[J].課程教育研究，2017（42）：28-29.
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