伴隨著計算機、網(wǎng)絡(luò)通信以及云技術(shù)的不斷發(fā)展和應(yīng)用，各高校迎來了信息大爆炸的時代，經(jīng)濟活動信息化發(fā)展已經(jīng)成為大勢所趨。近年來，隨著財政資金投入、科研收入的不斷增加，高校與外界簽訂的合同類型和合同數(shù)量劇增，合同管理面臨著前所未有的挑戰(zhàn)。目前各高校的合同管理工作仍存在一些問題，對高校正常營運造成負(fù)面影響，而合同管理信息化正是解決一系列問題的最佳途徑。因此，高校實現(xiàn)合同管理信息化建設(shè)，進(jìn)一步實現(xiàn)高校合同管理規(guī)范化，提升合同管理水平，對各高校建成現(xiàn)代大學(xué)管理模式具有十分重要的戰(zhàn)略意義。
　　一、高校合同管理信息化建設(shè)背景
　　伴隨著計算機、網(wǎng)絡(luò)通信以及云技術(shù)的不斷發(fā)展和應(yīng)用，各高校迎來了信息大爆炸時代。高校經(jīng)濟活動信息化已經(jīng)成為大勢所趨，是高校提升自身競爭力，加強可持續(xù)發(fā)展的重要保障。而信息化也在很大程度上改變著經(jīng)濟業(yè)務(wù)活動內(nèi)部控制的傳統(tǒng)職能、范圍以及方法，甚至重新定義了經(jīng)濟業(yè)務(wù)活動內(nèi)部控制。
　　近年來，隨著財政資金投入、科研收入的不斷增加，高校與外界簽訂的合同類型和合同數(shù)量劇增，合同管理面臨著前所未有的挑戰(zhàn)。雖然我國高校合同管理水平及其合規(guī)合法性較過去總體上得到了很大提升，但是部分高校的合同管理工作仍存在一些問題，例如合同起草工作不規(guī)范、審核程序不完善、合同監(jiān)督與執(zhí)行不嚴(yán)格等問題，都會對高校正常營運造成負(fù)面影響，而合同管理信息化正是解決一系列問題的最佳途徑。
　　自2012年起，財政部、教育部下發(fā)了一系列通知，要求行政事業(yè)單位充分運用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)手段加強內(nèi)部控制，將經(jīng)濟活動及其內(nèi)部控制流程嵌入信息系統(tǒng)中，利用信息化手段提高內(nèi)部控制的科學(xué)性、及時性和有效性。合同管理作為六大經(jīng)濟活動之一，重要程度不言而喻。高校亟需推進(jìn)合同管理信息化建設(shè)，借助信息化手段加強合同管理，降低或消除合同管理風(fēng)險。加強合同管理已成為依法治校的重要內(nèi)容。
　　二、高校合同管理現(xiàn)狀
　�。ㄒ唬┖贤�管理規(guī)則混亂
　　目前，高校各職能院部普遍未設(shè)置專門的合同管理機構(gòu)，對合同管理全過程缺乏必要的監(jiān)督，致使各部門之間各自為政，缺乏統(tǒng)一的管理。
　�。ǘ�）合同擬稿過程復(fù)雜
　　合同擬稿無統(tǒng)一規(guī)范，高校未就合同范本制定、更新、使用等管理工作進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范，使得部分合同文本內(nèi)容缺乏完整性，加大了合同審核難度，導(dǎo)致重復(fù)勞動量巨大，未充分利用原有的簽約起草的知識。同時，由于高校合同管理涉及的部門多，各部門協(xié)同擬稿的過程冗長且低效。
　�。ㄈ�）合同審批過程繁冗
　　合同審批過程普遍采用紙質(zhì)方式流轉(zhuǎn)審簽，承辦人需多次往返于不同的審批人之間，且只能采取逐個提交的方式進(jìn)行，辦公效率較低。同時，高校普遍存在小額合同的審核、簽訂、履行工作全部由部門處室單獨完成，并無其他有效監(jiān)控措施。
　�。ㄋ模┖贤�履行監(jiān)控困難
　　由于高校合同數(shù)目普遍較多，進(jìn)度控制基本靠手工和普通word、excel文檔管理，想要全面或全過程掌握合同履行進(jìn)度和履行情況時存在很大障礙。同時在合同實際履行過程中，牽扯到合同條款的變更，特別是定金、付款方式等重要條款的變更，部分高校缺乏合同條款變更的控制程序，導(dǎo)致很多變更僅為口頭約定或者變更過于隨意，損害高校的利益。同時，在合同履行過程中，合同的實際執(zhí)行機構(gòu)為各需求單位，除財務(wù)部門在最后付款環(huán)節(jié)的形式審查外，無其他監(jiān)管控制措施，為合同的完全、安全履行埋下隱患。
　　（五）合同檔案管理繁瑣
　　高校部分部門處室未對合同進(jìn)行編號、登記與歸檔，增加了合同查找難度，亦使得后續(xù)工作無法追溯；同時，傳統(tǒng)紙質(zhì)合同不宜保存，或紙質(zhì)合同文檔與電子版合同共存，閱讀參考合同時，存在查找不方便的問題，領(lǐng)導(dǎo)需了解多個相關(guān)合同時往往耗費很多時間；再次，采用手工管理時，合同信息無法形成結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，或有系統(tǒng)的高校由于不同系統(tǒng)開發(fā)機構(gòu)數(shù)據(jù)格式不統(tǒng)一，導(dǎo)致數(shù)據(jù)采集不全，時效性不強，匯總分析需耗費大量時間且可靠度不高，影響管理決策。
　�。�六）合同糾紛責(zé)任不明
　　高校簽訂的合同種類多、數(shù)量大，部分合同牽涉各個不同的院系以及不同職能部門間的合作交叉，當(dāng)牽扯多方主體的合同履行出現(xiàn)糾紛后，各部門間互相推諉不可避免。導(dǎo)致學(xué)校作為合同主體一方，在對另一方主體的責(zé)任追究上凝聚力得到了削弱，使糾紛處于懸而未決的狀態(tài)，給學(xué)校造成損失。
　　三、合同管理信息化建設(shè)目標(biāo)
　　針對目前我國高校合同管理的現(xiàn)狀，應(yīng)加強對合同管理對策的探索，尋求高校合同管理的新路徑，合同管理信息化正是解決一系列問題的最佳途徑。
　　高校合同管理信息化能實現(xiàn)合同準(zhǔn)備、合同訂立、合同審批、合同履行、監(jiān)控執(zhí)行、合同評估、合同查詢、合同統(tǒng)計、合同終結(jié)和合同歸檔等全生命周期的自動化作業(yè)模式，幫助高校通過以合同為主線。利用合同管理信息化構(gòu)建以風(fēng)險控制為核心的全過程、跨部門、跨層級、精細(xì)化的協(xié)同管理，實現(xiàn)高校合同的規(guī)范化管理目標(biāo)，逐步由傳統(tǒng)的手工書寫合同管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)榫W(wǎng)絡(luò)化、專業(yè)化、現(xiàn)代化的管理模式，最大限度地降低成本，提高工作效率和工作質(zhì)量，規(guī)避法律風(fēng)險。
　　四、合同管理信息化建設(shè)實施路徑
　�。ㄒ唬┙y(tǒng)籌規(guī)劃合同管理信息化建設(shè)
　　根據(jù)事業(yè)發(fā)展需要，全面評估學(xué)校合同管理現(xiàn)狀及信息化程度，從全局角度對合同管理業(yè)務(wù)的信息化建設(shè)進(jìn)行整體規(guī)劃，充分考慮合同管理內(nèi)部控制環(huán)境及未來業(yè)務(wù)發(fā)展變化。在整體框架下，針對已建立實施合同管理信息化的，應(yīng)定期檢測已有信息化工具，充分考慮現(xiàn)有信息化工具是否能滿足使用需求、預(yù)留接口是否合理等因素，進(jìn)一步優(yōu)化已有合同管理信息化工具。尚未建立實施合同信息化的，及時開發(fā)合同管理信息化工具，將合同管理業(yè)務(wù)活動及其內(nèi)部控制流程全面嵌入信息化工具。著眼長遠(yuǎn)，解決合同管理信息化需求過期、數(shù)據(jù)孤島等問題。
　�。ǘ�）強化合同管理信息化建設(shè)意識
　　高校合同管理信息化建設(shè)是一項綜合性、系統(tǒng)性、創(chuàng)新性工程，是未來高校教育發(fā)展的必然趨勢。高校應(yīng)加強各職能部門之間的溝通與協(xié)作，在校領(lǐng)導(dǎo)的統(tǒng)一協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)下共同拓展好合同管理信息化建設(shè)的深度與廣度，有效落實高校合同管理信息化建設(shè)工作。

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