關(guān)于高校房產(chǎn)檔案管理信息化建設(shè)的研究
發(fā)布時(shí)間:2019-08-13 來源: 人生感悟 點(diǎn)擊:
摘 要:房產(chǎn)檔案管理是高校管理工作的基本構(gòu)成;诖,本文主要針對當(dāng)前高校房產(chǎn)檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行分析;并分別從人員隊(duì)伍建設(shè)方面、信息系統(tǒng)建設(shè)方面,細(xì)化闡述高校房產(chǎn)檔案管理的信息化建設(shè),以期為高校房產(chǎn)檔案信息化管理模式的普及提供良好的理論參照。
關(guān)鍵詞:高校 房產(chǎn)檔案管理 信息化建設(shè)
前 言
高校房產(chǎn)檔案管理的目的為:參照國家及高校相關(guān)政策,以適宜的方法開展管理工作,確保房產(chǎn)檔案得到充分利用,并保障高校房產(chǎn)處于良好狀態(tài)。近年來,由于受到高校房產(chǎn)檔案資料大量變更、高校教職工對房產(chǎn)檔案管理要求升高等因素的影響,高校房產(chǎn)檔案管理中暴露出的問題逐漸增加。而信息化管理則可有效改善上述狀況。因此,分析高校房產(chǎn)檔案管理信息化建設(shè)具有一定的現(xiàn)實(shí)意義。
一、高校房產(chǎn)檔案管理現(xiàn)狀
從目前高校房產(chǎn)檔案管理方法來看,部分高校仍采用傳統(tǒng)人工檔案管理模式進(jìn)行管理。事實(shí)上,隨著房產(chǎn)檔案資料的不斷增加,人員人工方案管理模式面臨的壓力及負(fù)擔(dān)也逐漸增加[1]。而高校房產(chǎn)檔案管理工作的要求卻處于不斷升高狀態(tài),在這種背景中,傳統(tǒng)人工檔案管理模式與人們對房產(chǎn)檔案管理要求的差距逐漸擴(kuò)大。另管理人員崗位流動頻繁,房產(chǎn)檔案不健全、不完善也會對今后的管理帶來諸多不利且容易造成資產(chǎn)流失。同時(shí)如未能及時(shí)改善上述狀況,房產(chǎn)檔案管理與人們管理要求之間的差距變化可能誘發(fā)嚴(yán)重的糾紛。
而從高校推行房產(chǎn)檔案信息化管理的前提條件來看,我國各大高校已經(jīng)全面實(shí)現(xiàn)了計(jì)算機(jī)的普及與應(yīng)用,且計(jì)算機(jī)在信息檢索、查詢、安全性等方面具有明顯優(yōu)勢,由此可認(rèn)為,高;揪邆淞送菩蟹慨a(chǎn)檔案信息化管理的條件。因此,推動高校房產(chǎn)檔案管理信息化建設(shè)具有一定的必要性。
二、高校房產(chǎn)檔案管理信息化建設(shè)分析
這里主要從以下幾方面入手,對高校房產(chǎn)檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)行分析和研究:
。ㄒ唬┤藛T隊(duì)伍建設(shè)方面
從高校房產(chǎn)檔案信息化管理模式的推行條件來看,人員隊(duì)伍、技術(shù)條件均屬于不可或缺的構(gòu)成條件要素。其中,人員隊(duì)伍作為信息化管理模式的監(jiān)督者、推動者,其專業(yè)水平直接影響高校房產(chǎn)檔案信息化管理共組的效率與質(zhì)量。因此,在房產(chǎn)檔案管理信息化建設(shè)中,應(yīng)充分加強(qiáng)對人員隊(duì)伍建設(shè)的重視。
具體而言,高校可結(jié)合自身房產(chǎn)方案管理信息化建設(shè)的要求,針對房產(chǎn)檔案管理人員展開針對性培訓(xùn)?尚械呐嘤(xùn)方法包含:第一,理論聯(lián)合實(shí)踐培訓(xùn)。開展培訓(xùn)的最終目的為:通過完善的培訓(xùn),提高房產(chǎn)檔案管理人員的專業(yè)能力。而房產(chǎn)檔案管理人員均為在職員工,其可花費(fèi)于培訓(xùn)中的時(shí)間相對有限。為了保障培訓(xùn)效率及效果,可采取理論知識培訓(xùn)及實(shí)踐操作培訓(xùn)聯(lián)動方法,于完成相關(guān)房產(chǎn)檔案信息化管理知識的講解后,為房產(chǎn)檔案管理人員提供實(shí)戰(zhàn)操作所學(xué)理論知識的機(jī)會,以便檔案管理人員能夠及時(shí)鞏固所學(xué)知識。第二,模擬演練培訓(xùn)。在培訓(xùn)過程中,還可參照方案管理中可能出現(xiàn)的典型情景進(jìn)行模擬,以此鍛煉房產(chǎn)檔案管理人員的信息化管理水平。例如,可模擬行政人員要求調(diào)取某份房產(chǎn)檔案資料這一情景,由管理人員對整個(gè)演練流程進(jìn)行模擬。第三,定期參加行業(yè)舉辦的的培訓(xùn)學(xué)習(xí),并到兄弟院校的房產(chǎn)部門進(jìn)行交流學(xué)習(xí),借鑒兄弟院校的相關(guān)管理經(jīng)驗(yàn)。這些培訓(xùn)方法均可于較短時(shí)間內(nèi),快速提高房產(chǎn)檔案管理人員的信息化管理水平。
。ǘ┬畔⑾到y(tǒng)建設(shè)方面
信息系統(tǒng)是高校房產(chǎn)檔案管理的基礎(chǔ),也是影響管理效率的關(guān)鍵。高校房產(chǎn)檔案管理對信息系統(tǒng)的要求為:信息系統(tǒng)能夠根據(jù)高校因校舍變更、擴(kuò)建,住宅產(chǎn)權(quán)人及承租人的變更等引發(fā)的房產(chǎn)檔案變化,及時(shí)更新房產(chǎn)檔案中的信息內(nèi)容,進(jìn)而確保房產(chǎn)檔案價(jià)值的發(fā)揮[2]。此外,由于各高校對房產(chǎn)檔案信息化管理的要求存在一定差異,因此,完全借鑒或引入其他高校的房產(chǎn)檔案信息系統(tǒng)并不可行。
針對上述狀況,應(yīng)建立一款便于高校結(jié)合自身房產(chǎn)檔案信息變化、符合高校房產(chǎn)檔案管理要求的軟件或信息系統(tǒng)具有一定的必要性。高校房產(chǎn)檔案管理信息系統(tǒng)的建設(shè)要求主要包含: 第一,具備檢索優(yōu)勢。可利用計(jì)算機(jī)的檢索功能,整合房產(chǎn)檔案管理中可能產(chǎn)生的要素,將其制作為檢索點(diǎn)或檢索工具。例如,可將房產(chǎn)位置信息轉(zhuǎn)化為檢索點(diǎn),以便管理人員需搜索某一固定位置的高校房產(chǎn)檔案資料時(shí),能夠快速輸入位置信息、人員信息,獲取對應(yīng)的房產(chǎn)檔案資料。第二,建立完善的房產(chǎn)數(shù)據(jù)庫。為促進(jìn)房產(chǎn)檔案管理信息系統(tǒng)作用的發(fā)揮,可將屬性數(shù)據(jù)、圖形數(shù)據(jù)為劃分依據(jù),對高校房產(chǎn)檔案資料中的圖紙、數(shù)據(jù)等信息進(jìn)行分類,借助計(jì)算機(jī)的組合、調(diào)閱以及復(fù)制功能,將其整合成完善的房產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)庫,以此為各項(xiàng)管理操作、要求的實(shí)現(xiàn)提供支持。第三,便于維護(hù)管理。高校房產(chǎn)檔案資料的更新速度較快,房產(chǎn)檔案管理的要求也處于不斷變化中。因此,所建立高校房產(chǎn)檔案管理信息系統(tǒng),應(yīng)具備良好的可維護(hù)、更新功能。
結(jié) 論
綜上所述,于高校房產(chǎn)檔案管理中推行信息化管理具有一定的現(xiàn)實(shí)意義。為了實(shí)現(xiàn)上述目的,高?山Y(jié)合自身狀況,利用適宜的措施,逐步開展房產(chǎn)檔案信息化建設(shè)工作,進(jìn)而提高房產(chǎn)檔案管理效率與質(zhì)量。此外,推行房產(chǎn)檔案信息化管理的優(yōu)勢還包含:這種管理模式可充分保障房產(chǎn)檔案的安全性,并滿足檔案資料內(nèi)容的更新要求。
參考文獻(xiàn)
[1] 金楠.淺析高校房產(chǎn)檔案信息化管理[J].黑龍江教育學(xué)院學(xué)報(bào),2015,31(01):198-199.
[2] 馬卓.高校房產(chǎn)檔案管理信息化建設(shè)初探[J].黑龍江科技信息,2015(22):98-101.
作者簡介:李曉旭(1972—),性別:女,籍貫:河北,民族:漢,學(xué)歷:大學(xué),畢業(yè)學(xué)校:北京語言大學(xué),研究方向:高校房產(chǎn)管理,單位(學(xué)校):北京語言大學(xué)。
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