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        企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)探析

        發(fā)布時間:2019-08-14 來源: 人生感悟 點擊:


          摘 要:在科技的引領(lǐng)下,企業(yè)檔案管理工作進入全新發(fā)展階段,以信息化為方向,發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢,推動傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式向電子檔案管理趨勢發(fā)展,有效提升檔案資源共享程度,檔案開發(fā)與利用效率顯著提高。
          關(guān)鍵詞:企業(yè);檔案管理;信息化建設(shè);問題;對策
          檔案是企業(yè)重要的資源,是企業(yè)管理不可缺少的內(nèi)容,為企業(yè)全面發(fā)展提供更加詳盡與全面的平臺。檔案管理信息化主要是在保留實體與紙質(zhì)保管的前提下,加快檔案實體向信息化與電子化轉(zhuǎn)變,為企業(yè)發(fā)展創(chuàng)造更加優(yōu)質(zhì)的條件,滿足社會對信息多元化的需求,增強信息共享度,提高檔案管理的效率。立足當前,企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)仍存在一些問題,矛盾較多,需要給予高度重視,進行深入與綜合的分析,構(gòu)建科學(xué)高效的發(fā)展策略,為企業(yè)檔案管理可持續(xù)發(fā)展奠定堅實的基礎(chǔ)。
          1 結(jié)合行業(yè)發(fā)展正確認識企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的背景及必然性
          1.1 信息化符合現(xiàn)代檔案管理發(fā)展要求,彰顯時代進步性
          目前,信息時代勢不可擋,各個領(lǐng)域都深受影響,檔案管理也參與其中,促進企業(yè)由傳統(tǒng)模式向信息化與數(shù)字化的轉(zhuǎn)變。基于此,眾多行業(yè)都重視信息化與大數(shù)據(jù)的升級與調(diào)整,以時代發(fā)展為方向,將現(xiàn)代化信息技術(shù)融入傳統(tǒng)檔案管理范疇,實現(xiàn)對紙質(zhì)檔案收集整理方式的優(yōu)化,促使其向著數(shù)字化道路發(fā)展,達到對檔案管理與使用的信息化升級,以便有效降低企業(yè)管理的成本支出,為企業(yè)管理者提供更加高效與便捷的服務(wù)。由此可見,信息化是現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的必由之路。
          1.2 信息化全面提升檔案管理開發(fā)利用效率,滿足企業(yè)多渠道需求
          對于電子文檔,突出的優(yōu)勢是能夠承受較大容量的存儲需求,同時,提取速度較快,更顯便捷性,效率較高,優(yōu)勢遠遠高于紙質(zhì)檔案管理模式,在根本上能為企業(yè)人事變動、革新等管理行為提供更加全面與優(yōu)質(zhì)的服務(wù),彰顯企業(yè)綜合管理水平。在根本上講,信息化背景下的檔案資源管理全面配合了企業(yè)發(fā)展的多方面需求。
          1.3 信息化檔案管理降低工作強度,緩解工作壓力
          依托信息化檔案管理模式,檔案的安全性與穩(wěn)定性得到增強,在完成紙質(zhì)檔案向電子檔案轉(zhuǎn)變之后,信息存儲于硬盤,附之以及時的備份,實現(xiàn)存儲空間的有效節(jié)約,以網(wǎng)絡(luò)傳輸為手段,達到信息快速傳遞的目的,降低文件丟失率。另外,通過信息化檔案管理手段,管理人員工作壓力被降低,傳統(tǒng)人工收集與處理方式被取代,達到數(shù)據(jù)的一次性錄入,支持檔案信息的重復(fù)性使用,檔案利用率得以提升。除此之外,依托信息技術(shù)手段,檔案管理效率顯著提高,簡化了傳統(tǒng)檔案管理流程,工作效果更加突出。
          2 深入剖析企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)過程中存在的問題
          2.1 企業(yè)檔案信息化尚未構(gòu)建統(tǒng)一的管理模式與標準,制度性保障作用無法發(fā)揮
          對于企業(yè)的檔案,涉及企業(yè)管理的很多方面。但是,在檔案管理中,通常以歸口管理為主,無法實現(xiàn)檔案管理模式的統(tǒng)一,這在很大程度上使得企業(yè)檔案信息建設(shè)表面化嚴重,將工作重點放在基本歸類方面,對信息的分析深度不夠,傳統(tǒng)檔案管理方式的不足尚未得到改善,缺乏科學(xué)與統(tǒng)一的信息化管理標準。
          2.2 企業(yè)檔案管理與應(yīng)用處于隔離狀態(tài),創(chuàng)新性不足,利用率不高
          在企業(yè)檔案管理范疇內(nèi),信息化建設(shè)的目標是對信息進行合理整合,提升檔案服務(wù)于企業(yè)的能力,滿足企業(yè)多方面的需求。但是目前,很多企業(yè)檔案管理的真正作用尚未實現(xiàn),管理與利用尚未實現(xiàn)有效結(jié)合,更顯彼此之間的分離性,尤其是管理與應(yīng)用處于各自為戰(zhàn)的局面,制約企業(yè)資源的高效整合利用,管理成本很難得到有效控制。
          2.3 信息化檔案管理受重視度不高,管理模式滯后性嚴重,人員整體水平不高
          對于企業(yè)而言,追求利潤是根本,因此,企業(yè)運營的重點便是生產(chǎn)運營與經(jīng)營,也是資金的主要用處。但是對于檔案管理,相關(guān)投入十分有限,未得到管理層的高度重視。另外,對于檔案管理而言,其基本標準為便利性,全面的管理細則尚未建立,干預(yù)度不高,創(chuàng)新思維滯后,傳統(tǒng)檔案管理模式仍延續(xù)使用,凸顯檔案管理機制的落后性,制約了檔案管理信息化的有序推進。
          3 如何加強企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)
          3.1 加強企業(yè)檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè),創(chuàng)設(shè)優(yōu)質(zhì)的存儲保管環(huán)境
          在企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)進程中,基礎(chǔ)設(shè)施是根本。為了增強檔案管理信息化建設(shè)重視度,要以信息化需求為依據(jù),全面加強硬件設(shè)施建設(shè),為電子檔案保存與管理創(chuàng)造有利的條件。同時,紙質(zhì)檔案也不能忽視,做好存儲環(huán)境管理與維護。其次,從軟件設(shè)施方面分析,要對檔案存儲環(huán)境的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)進行強化,組織相關(guān)設(shè)備的維修與管理,保證網(wǎng)絡(luò)的安全性,在根本上有效維護檔案的質(zhì)量。
          3.2 全面提升企業(yè)檔案管理人員專業(yè)能力與綜合素養(yǎng),將培訓(xùn)與教育工作落到實處
          在企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)中,管理人員的道德素質(zhì)是根本,同時,還要落實責(zé)任意識,樹立法律觀念,以便有效提升檔案管理的規(guī)范性。另外,要千方百計增強檔案管理人員專業(yè)能力與綜合素質(zhì),定期開展培訓(xùn),積極引入先進檔案管理方法,有效提高網(wǎng)絡(luò)化管理應(yīng)用水平,發(fā)揮先進技術(shù)的優(yōu)勢,提高企業(yè)檔案管理利用水平。
          3.3 加強數(shù)據(jù)庫安全建設(shè),維護企業(yè)檔案資源的安全性、保密性與可靠性
          目前,大數(shù)據(jù)時代勢不可擋,信息技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用范圍不斷擴大,資源共享效率顯著提升,這在根本上促使檔案信息安全問題備受矚目,信息泄露可能性增大,威脅檔案信息的安全性。對于企業(yè)檔案,很多涉及企業(yè)的經(jīng)營機密,保密性要求較高,因此,要重視保證企業(yè)檔案信息的安全性。具體講,針對企業(yè)數(shù)據(jù)庫,要做好維護,同時,落實備份工作,在根本上維護企業(yè)檔案管理工作的連續(xù)性、安全性與可靠性。
          3.4 構(gòu)建檔案信息化建設(shè)長效機制,加強整個建設(shè)過程的監(jiān)督與管控
          對于現(xiàn)代企業(yè),為了推動檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展,要結(jié)合發(fā)展實際,以科學(xué)理論為指導(dǎo),積極構(gòu)建長效運行機制。具體講,要建立完善的信息化管理制度,成立專業(yè)化運營維護機構(gòu),強化對檔案管理信息化建設(shè)的監(jiān)督與落實。信息化建設(shè)要按部就班、有計劃、有步驟的進行,保證各項工作落到實處,構(gòu)建詳細的規(guī)劃,納入企業(yè)管理工作范疇,強化對信息化建設(shè)的有力指導(dǎo)。同時,要建立網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng),強化聯(lián)系性與關(guān)聯(lián)性,以便有效提升檔案信息化管理質(zhì)量,強化信息高度共享。
          4 結(jié)束語
          綜上,立足新的發(fā)展階段,信息化管理成為各個行業(yè)發(fā)展的趨勢。企業(yè)檔案管理要融入其中,正視檔案信息化建設(shè)的系統(tǒng)性與復(fù)雜性,保證整個建設(shè)過程的科學(xué)性與有序性,要重視創(chuàng)新,以技術(shù)為依托,全面加強人才建設(shè),構(gòu)建高效管理體系,堅持與時俱進,切實提升檔案管理水平與效率,更好發(fā)揮檔案服務(wù)企業(yè)與社會的價值,為企業(yè)健康與可持續(xù)發(fā)展創(chuàng)造有利的條件。
          參考文獻
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          [3]王建玲.企業(yè)檔案信息化應(yīng)注意的問題[J].蘭臺世界,2018(S2):175.

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