信息化建設(shè)在圖書館檔案管理中的必要性探析
發(fā)布時(shí)間:2019-08-14 來源: 人生感悟 點(diǎn)擊:
摘 要:圖書館檔案產(chǎn)生于圖書館本身和工作人員的各項(xiàng)活動(dòng)中,具有重要的參考和利用價(jià)值。信息化是現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)。圖書館檔案是圖書館內(nèi)工作的重要組成部分,只有實(shí)現(xiàn)信息化才能夠提升圖書館檔案的管理工作。本文主要分析圖書館檔案的特點(diǎn),探究了信息化建設(shè)對(duì)于圖書館檔案管理的重要意義以及圖書館檔案信息化建設(shè)的實(shí)施的方法,為信息化管理提出有效的建議。
關(guān)鍵詞:信息化;圖書館檔案;管理;必要性
中圖分類號(hào):G251文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A文章編號(hào):2096-5079 (2019) 07-0-01
圖書館檔案管理是圖書館基礎(chǔ)工作的重要組成部分,檔案是圖書館活動(dòng)的原始記錄,是決策的基礎(chǔ)。伴隨著信息時(shí)代的到來,圖書館檔案管理工作也應(yīng)當(dāng)實(shí)現(xiàn)信息化。傳統(tǒng)的圖書館檔案管理需要人工管理,信息記錄也以紙質(zhì)資料為主,這種管理方式和記錄方式不僅耗費(fèi)人工,而且極易出錯(cuò)。雖然圖書館檔案管理信息化建設(shè)會(huì)給圖書館帶來巨大的挑戰(zhàn),不僅要更改工作模式,還要引進(jìn)先進(jìn)計(jì)算機(jī)處理技術(shù),培養(yǎng)專業(yè)型技術(shù)人員,還要保證整個(gè)系統(tǒng)的維護(hù),勢(shì)必會(huì)帶來巨大的成本。但是,信息化建設(shè)也會(huì)為圖書館檔案管理帶來新的發(fā)展趨勢(shì)和發(fā)展機(jī)遇,其長(zhǎng)遠(yuǎn)意義遠(yuǎn)大于初期建設(shè)成本。
一、圖書館檔案特點(diǎn)
。ㄒ唬Q策依據(jù)和發(fā)展參考
首先,圖書館檔案為圖書館的發(fā)展提供了依據(jù)。圖書館檔案全面、準(zhǔn)確的反映了圖書館的發(fā)展現(xiàn)狀以及日;顒(dòng)。圖書館管理人員可以依據(jù)這些資料進(jìn)行決策,制定符合圖書館本身特點(diǎn)的制度以及未來發(fā)展規(guī)劃。其次,圖書館人力資源豐富,人事檔案信息巨大,圖書館管理人員可依據(jù)檔案信息進(jìn)行人才培養(yǎng)、人員培訓(xùn)和人員篩選。最后,圖書館的業(yè)務(wù)檔案包含了圖書館業(yè)務(wù)活動(dòng)的詳實(shí)記錄,是總結(jié)工作、發(fā)現(xiàn)工作中不足的重要參考。
。ǘ┛茖W(xué)管理的集中體現(xiàn)
圖書館的管理水平集中表現(xiàn)在檔案建設(shè)中,檔案建設(shè)的完備與否,直接反映工作成果和經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。圖書館管理者可以通過檔案,了解圖書館的活動(dòng)和日常經(jīng)營工作,從中指導(dǎo),發(fā)現(xiàn)問題。
二、信息化建設(shè)對(duì)圖書館檔案管理的必要性
圖書館檔案的信息化建設(shè),要求圖書館利用計(jì)算機(jī)技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù),根據(jù)圖書館自身的特點(diǎn)和發(fā)展需求,挖掘和管理圖書館內(nèi)各種信息,旨在為圖書館管理人員進(jìn)行決策提供參考,提升圖書館管理水平,為用戶提供更好的服務(wù)。
。ㄒ唬n案存儲(chǔ)便捷
傳統(tǒng)的圖書館,其檔案資料以紙質(zhì)資料為主。
第一,紙質(zhì)資料無法隨意流通于各個(gè)部門,不方便上級(jí)下達(dá)命令,下級(jí)反饋工作;
第二,紙質(zhì)資料的記錄工作繁重,如遇特殊情況,會(huì)造成信息記錄不及時(shí),影響工作效率;
第三,紙質(zhì)資料在查詢時(shí)多有不便,其參考性和實(shí)用性大大降低;
第四,紙質(zhì)資料容易丟失,造成嚴(yán)重的損失。所以,檔案管理的信息化可大大避免紙質(zhì)檔案所遇到的問題。利用計(jì)算機(jī)技術(shù)記錄圖書館內(nèi)各項(xiàng)信息,并且利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)信息進(jìn)行分類管理,能夠高效處理檔案信息,具有及時(shí)性、靈活性、準(zhǔn)確性、完整性等特點(diǎn)。圖書館管理者可直接利用檔案管理系統(tǒng)查找所需的信息,同時(shí)通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行工作安排和工作結(jié)果驗(yàn)收。
。ǘ┕(jié)省檔案存儲(chǔ)空間
傳統(tǒng)的圖書檔案管理中,需要很大的空間存儲(chǔ)圖書館內(nèi)重要的檔案資料,在借閱和參考時(shí),相關(guān)人員要登記信息。此外,對(duì)于龐大的圖書館檔案信息,需要專業(yè)的檔案管理人員對(duì)于檔案進(jìn)行專門整理、歸檔、記錄、查詢和維護(hù)。這種檔案管理模式需要較多的財(cái)力、物力和人力。圖書館檔案管理信息化建設(shè),只需要計(jì)算機(jī)設(shè)備和存儲(chǔ)設(shè)備,便可對(duì)數(shù)量巨大的圖書館檔案有序管理,大大節(jié)省圖書館的運(yùn)營成本,同時(shí)在一定程度上增加其他運(yùn)營的資金。
三、圖書館檔案信息化建設(shè)的辦法
信息化建設(shè)首先要求圖書具有信息化的網(wǎng)絡(luò)和設(shè)施。從硬件來說,硬件是信息化建設(shè)的必要條件,圖書館信息化建設(shè)需要有專門的電腦、服務(wù)器、打印設(shè)備、掃描設(shè)備;軟件是硬件的衍生物,作用是配合硬件方便檔案管理工作。從軟件來說,需要有適合自身的辦公系統(tǒng)和辦公平臺(tái),制定符合工作目標(biāo)的工作流程,并且建設(shè)相關(guān)的工作部門,注意部門與部門之間的銜接。在有了基礎(chǔ)的硬件與軟件支撐的條件下,圖書館要改變傳統(tǒng)的檔案管理模式,針對(duì)信息化的管理系統(tǒng)制定管理制度和工作標(biāo)準(zhǔn)。引進(jìn)專業(yè)技術(shù)人才,培養(yǎng)檔案管理人員素質(zhì),提升專業(yè)水平。
四、結(jié)束語
圖書館檔案的作用是真實(shí)地記載圖書館的發(fā)展軌跡,記錄圖書館的日;顒(dòng)和重大改革。圖書館檔案的作用,也在于為圖書館管理者提供決策參考和發(fā)展依據(jù)。圖書館檔案的重要性決定了圖書館檔案管理工作的困難性。在新科技時(shí)代的背景下,圖書館應(yīng)當(dāng)將信息化建設(shè)作為檔案管理工作的中心,以信息化技術(shù)為動(dòng)力,積極進(jìn)行管理模式改革、工作方式創(chuàng)新、工作技術(shù)提升和人員培訓(xùn)升級(jí),提升圖書館檔案管理能力,開展圖書館檔案管理工作新進(jìn)程,提升各項(xiàng)工作決策,更好地服務(wù)用戶,提升圖書館綜合競(jìng)爭(zhēng)力。
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