摘要：實(shí)現(xiàn)行政事業(yè)單位的內(nèi)部控制規(guī)范就需要率先控制行政事業(yè)單位的內(nèi)部信息化。文章將會以行政事業(yè)單位建設(shè)過程中所出現(xiàn)的問題作為論述的重點(diǎn)，并同時(shí)會對所可能要面臨的問題進(jìn)行分析，以及提出問題的解決措施其中會以A單位為例，簡析其建設(shè)過程，為其他單位建設(shè)提供一定的經(jīng)驗(yàn)。
　　關(guān)鍵詞：內(nèi)部控制信息化;行政事業(yè)單位;內(nèi)控系統(tǒng)
　　一、解決在內(nèi)部控制信息化建設(shè)過程中出現(xiàn)的問題
　�。ㄒ唬┰谂c行政事業(yè)單位建立內(nèi)部控制的相關(guān)政策中有特意強(qiáng)調(diào)單位和業(yè)務(wù)是行政事業(yè)單位內(nèi)部控制的兩方面
　　他們的區(qū)別在于，單位層面主要是采取“軟”的措施進(jìn)行控制，例如明確分工崗位職責(zé)、部門職能等，但是這就容易導(dǎo)致缺少信息化利用，易出現(xiàn)信息系統(tǒng)無法落實(shí)的問題。業(yè)務(wù)層面則是相反的采取“硬”的措施進(jìn)行控制，例如預(yù)算、收入等業(yè)務(wù)的控制。除此之外，根據(jù)規(guī)范中“評價(jià)與監(jiān)督”這一項(xiàng)規(guī)定便可以把內(nèi)部控制評價(jià)，內(nèi)部控制自我評價(jià)報(bào)告、監(jiān)督等都被信息化的管理，而在這的前提就是一定要全部收入到信息系統(tǒng)中。這一項(xiàng)的措施也有利于管理人員跟蹤單位內(nèi)部控制評價(jià)和完善工作效率的提升。
　�。ǘ�）現(xiàn)有信息系統(tǒng)和內(nèi)部控制信息化的聯(lián)系
　　在啟用內(nèi)部控制信息化之前行政事業(yè)單位一定要對業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)進(jìn)行建立和使用，這樣內(nèi)部控制信息化才能實(shí)施啟動，也才能使部分管理控制得到實(shí)現(xiàn)。而由于目前受到環(huán)境和歷史因素的影響，每個系統(tǒng)所用到的信息的技術(shù)框架都不一樣，這也就要求了內(nèi)部控制系統(tǒng)要同時(shí)做到對現(xiàn)有系統(tǒng)信息數(shù)據(jù)庫進(jìn)行兼容和完善。
　�。ㄈ�）建設(shè)組織與措施
　　區(qū)別于大部分專門設(shè)置內(nèi)部控制部門的企業(yè)，行政事業(yè)單位通常會將內(nèi)部控制信息化劃分到財(cái)政部門之中進(jìn)行管理。當(dāng)然，這也并不是單方面的，只有通過財(cái)會部門和信息部門的合作才能讓內(nèi)部控制信息化繼續(xù)工作。所以在單位內(nèi)組織一個專門的組織，也就是，選擇一個負(fù)責(zé)人對整支隊(duì)伍進(jìn)行帶領(lǐng)，各部門分工明確又相互協(xié)作，財(cái)會與信息部門共同負(fù)責(zé)實(shí)施、其他部門參與即可，這樣內(nèi)部控制信息化在一定程度上可以更加便捷有效。
　　二、內(nèi)部控制信息化建設(shè)的預(yù)想
　　經(jīng)過對理論的研究與實(shí)踐的探索，發(fā)現(xiàn)內(nèi)部控制所確切包含的內(nèi)容已涉及到了單位中管理控制的許多方面。這也就說明了如果想要實(shí)現(xiàn)整體的控制，就要從行政事業(yè)單位的管理控制著手。那么這時(shí)就可以建立一個由采集、規(guī)則庫、風(fēng)險(xiǎn)分析、決策、數(shù)據(jù)倉庫等系統(tǒng)共同組成的一個應(yīng)用框架，然后經(jīng)過信息流、控制流和部門的預(yù)算、國庫支付、辦公自動化、政府的采購等系統(tǒng)集成起來。這時(shí)由操作平臺、數(shù)據(jù)庫等構(gòu)成的信息化環(huán)境更有利于內(nèi)部控制系統(tǒng)數(shù)據(jù)信息的獲得，存儲等。
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　　在單位內(nèi)所發(fā)生的一切經(jīng)濟(jì)活動或業(yè)務(wù)流程都是內(nèi)部控制信息系統(tǒng)的控制對象。其中業(yè)務(wù)流程包括了兩部分，分別是屬于日常管理的活動和某一單一的具體的活動，例如材料的采購、經(jīng)費(fèi)的報(bào)銷等等。除此之外，存有業(yè)務(wù)流程的政府采購、部門預(yù)算等核心系統(tǒng)，通過流動的資金和物流一齊形成對應(yīng)的信息流。
　�。ǘ�）采集系統(tǒng)
　　對控制對象信息進(jìn)行收集的主要系統(tǒng)就是采集系統(tǒng)。它屬于的是結(jié)果收集系統(tǒng)。它所發(fā)揮的作用就是對單位的管理活動中所產(chǎn)生的信息進(jìn)行采集，然后進(jìn)行處理加工，再運(yùn)用一定的格式方法存儲起來，這樣風(fēng)險(xiǎn)系統(tǒng)也會有了一定的保障。在“采集”的過程中，自動采集會計(jì)信息和業(yè)務(wù)信息。這里的信息采集的速度、數(shù)量都會對控制的效率和質(zhì)量產(chǎn)生一定的影響，所以采集內(nèi)容的確定是十分重要的，因?yàn)檫@會影響到經(jīng)濟(jì)活動信息采集時(shí)的準(zhǔn)確性。
　�。ㄈ�）規(guī)則庫系統(tǒng)
　　內(nèi)部控制標(biāo)準(zhǔn)、控制框架、控制規(guī)范、控制制度包含在了規(guī)則系統(tǒng)當(dāng)中，四者一起規(guī)定的控制指令和程序組成的數(shù)據(jù)庫才真正的組成了規(guī)則系統(tǒng)。從規(guī)則結(jié)構(gòu)劃分的角度來看，它可以劃分為結(jié)構(gòu)和非結(jié)構(gòu)兩種規(guī)則。其中結(jié)構(gòu)化的規(guī)則是可以通過結(jié)構(gòu)化的語音描述將信息規(guī)劃到信息系統(tǒng)中去，而非結(jié)構(gòu)化規(guī)則就相對“自由”并且受人為因素的影響，不同的單位對它的理解也不一樣。
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　　首先風(fēng)險(xiǎn)分析所反饋的結(jié)果會經(jīng)過控制系統(tǒng)的分析發(fā)出相應(yīng)指令，然后再通過管理者對活動進(jìn)行控制，在這個過程中也一定是要在控制權(quán)限之內(nèi)的�？刂浦噶钜话惴譃槿嵝缘目刂坪蛣傂缘目刂�。柔性控制是通過非結(jié)構(gòu)化的控制被實(shí)現(xiàn)的，系統(tǒng)采取自動的方式工作就是在柔性控制的影響之下進(jìn)行的，即采取自動提示的方法來對管理者起到提示作用，因?yàn)檫@樣對管理者參與到控制過程中有一定的便捷。另一方面的剛性控制則是通過結(jié)構(gòu)化的控制規(guī)則來實(shí)現(xiàn)的，在這種剛性控制的情況下，經(jīng)濟(jì)活動會直接被系統(tǒng)所阻止，以實(shí)現(xiàn)自動控制的目的。
　�。ㄎ澹┍O(jiān)督系統(tǒng)
　　監(jiān)督系統(tǒng)的主要就是負(fù)責(zé)對數(shù)據(jù)和結(jié)果進(jìn)行有效地監(jiān)測和督查，這里的數(shù)據(jù)便是在內(nèi)部控制執(zhí)行過程中所產(chǎn)生的，就是將單位運(yùn)營活動所產(chǎn)生的結(jié)果和行政事業(yè)單位戰(zhàn)略決策做一個比較，與此同時(shí)還要在規(guī)定的時(shí)間中把對比的結(jié)果上包給單位管理的當(dāng)局，再對內(nèi)部控制的效果進(jìn)行分析。這樣一來有利于單位管理的當(dāng)局對內(nèi)部控制政策進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整，使它更加的適應(yīng)不斷發(fā)展的社會和不斷變化的內(nèi)部與外部環(huán)境。
　�。�六）決策系統(tǒng)
　　對數(shù)據(jù)挖掘、聯(lián)機(jī)數(shù)據(jù)分析等輔助決策技術(shù)進(jìn)行有效應(yīng)用可以實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位的決策，不過這也一定是要在監(jiān)督系統(tǒng)的基礎(chǔ)之上決策系統(tǒng)才可以發(fā)揮出作用。這樣便可以為內(nèi)部控制決策過程提供一個重要的數(shù)據(jù)支撐。決策系統(tǒng)作為現(xiàn)在行政事業(yè)單位戰(zhàn)略控制的一個重要的支撐和保障，首先它會通過單位制定一個長期的未來發(fā)展規(guī)劃，并同時(shí)也要以決策指標(biāo)為基礎(chǔ)制定一個控制標(biāo)準(zhǔn)，然后與在實(shí)際運(yùn)行過程中最后所分析得出的數(shù)據(jù)對決策進(jìn)行改整。
　　三、某行政事業(yè)單位內(nèi)部控制信息化系統(tǒng)的建立過程
　�。ㄒ唬┯行ЫM織并進(jìn)行管理
　　接下來將會以交通部的某行政單位為例子進(jìn)行簡單的分析簡述。如上文中所提到的在建設(shè)的過程中可以選擇一個負(fù)責(zé)人對這個“專門組織進(jìn)行帶領(lǐng)”。所以在此單位中便是以局長作為負(fù)責(zé)人對小組進(jìn)行帶領(lǐng)，共同促進(jìn)單位建設(shè)發(fā)展;然后還需要信息部門為小組提供一定的支持，并且是由財(cái)務(wù)部門對小組進(jìn)行具體事項(xiàng)的負(fù)責(zé);除此之外的第三點(diǎn)便是業(yè)務(wù)部門也要一起參與到其中來，最后就是讓軟件公司對項(xiàng)目進(jìn)行研發(fā)。另外也了解到小組在初期之時(shí)曾到過上海、山東、河北等單位展開調(diào)研以獲取有用經(jīng)驗(yàn)。而收支管理情況、預(yù)算管理情況、資產(chǎn)管理情況、協(xié)議管理情況等也都是需要進(jìn)行學(xué)習(xí)的。
　�。ǘ�）工作流程
　　第一、要對內(nèi)部控制信息化體系有一個初步的建立設(shè)想并初步的建立起來，以便讓單位中的部分內(nèi)控制度、崗位分工，職責(zé)等與內(nèi)控都有關(guān)系的信息一起納入到系統(tǒng)中去，與此同時(shí)需要對有關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)的文檔進(jìn)行有效輸出。第二依據(jù)內(nèi)部控制規(guī)范對相關(guān)業(yè)務(wù)進(jìn)行梳理，其中所包含的仍然是總賬系統(tǒng)、零余額支付系統(tǒng)、預(yù)算系統(tǒng)、固定資產(chǎn)系統(tǒng)等，最終實(shí)現(xiàn)對風(fēng)險(xiǎn)矩陣的分析。也是在此過程中把相互獨(dú)立的控制機(jī)制如決策、監(jiān)督、執(zhí)行共同納入到實(shí)際的業(yè)務(wù)流程當(dāng)中，進(jìn)行應(yīng)用。第三經(jīng)濟(jì)活動中所產(chǎn)生的內(nèi)控缺陷，內(nèi)部控制系統(tǒng)會自動檢測，記錄、報(bào)告，然后對缺陷的整改進(jìn)度繼續(xù)進(jìn)行追蹤監(jiān)督。第四，建立一個自我評價(jià)的報(bào)告制度。這個過程是先通過采取不同種類的評價(jià)方式，再依靠業(yè)務(wù)抽取、風(fēng)險(xiǎn)檢索等開展的。這樣就有利于相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人和單位部門的查閱。
　�。ㄈ�）系統(tǒng)內(nèi)部功能的結(jié)構(gòu)
　　如何體現(xiàn)出行政單位內(nèi)控信息系統(tǒng)的功能狀況如何，就需要數(shù)據(jù)資源、業(yè)務(wù)平臺、內(nèi)控生服務(wù)、內(nèi)控生命周期、內(nèi)控信息五層次的共同作用，而這也主要依據(jù)的是對內(nèi)控信息系統(tǒng)的良好規(guī)劃與設(shè)計(jì)。其中第一個數(shù)據(jù)資源層面則主要是來自于單位的內(nèi)外兩部，如上文所述的結(jié)構(gòu)化與非結(jié)構(gòu)化;第二個業(yè)務(wù)平臺層面，在這個層面當(dāng)中實(shí)現(xiàn)內(nèi)控服務(wù)與數(shù)據(jù)資源層有效聯(lián)結(jié)的重要工具就是服務(wù)總路線（ESB）。第三個層面內(nèi)控服務(wù)層，在這個層面主要的特色就是建立了預(yù)算、報(bào)銷、資金、固定資產(chǎn)等控制服務(wù)間的調(diào)用關(guān)系，并且這些也都是通過一定的邏輯所建立起來的。這就有利于與單位內(nèi)現(xiàn)有的系統(tǒng)流程有機(jī)整合。第四個內(nèi)控生命周期層，在這個層面中最終會提高內(nèi)控的總的管理效率，它主要是采用將固定的步驟實(shí)現(xiàn)的，此步驟首先通過文檔電子化和工作流程的管理方式再采取內(nèi)控計(jì)劃、執(zhí)行、缺陷整改、控制評價(jià)的具體步驟開展的。最后一個信息管理層，通過此層面中的內(nèi)控消息的預(yù)警等最終幫助管理者做出正確的判斷。
　　參考文獻(xiàn)：
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