隨著我國經(jīng)濟的迅速發(fā)展，越來
　　 越多的外籍人才涌入我國人才市場。很多用人單位，尤其是大中型企、事業(yè)單位大量聘用外籍人員，幾十至幾百人甚至上千。每一位外籍員工在入職時都需要辦理一系列的手續(xù)，如工作合同、工作許可、保險、專家證等；還有涉及到外籍員工本人的一些證件管理，如簽證、護照、居留許可等等，手續(xù)繁雜。
　　外籍員工管理亟待信息化
　　這些工作讓本來就人手不多的人事部門應接不暇，以致經(jīng)常忙中出錯。據(jù)了解，很多聘請單位的人事部門工作人員平均每人要負責幾十甚至上百位外籍員工的人事管理工作，經(jīng)常會出現(xiàn)因外籍員工的某些到期證件未能及時辦理延期手續(xù)，而耽誤正常工作甚至受到相關(guān)部門處罰的現(xiàn)象。另一方面，由于人事部門的人員變動，工作信息交接不暢，還會導致外籍員工人事管理工作中出現(xiàn)更多的失誤。
　　針對這些情況，經(jīng)反復調(diào)研學習，國家外國專家局國外人才信息研究中心根據(jù)客戶實際需求自主研發(fā)了一款專門用于對外籍人才人事管理的軟件——外籍員工人事管理系統(tǒng)，很好地解決了手續(xù)繁雜的問題。它將外籍員工所需辦理的手續(xù)集成到了一個軟件系統(tǒng)，管理人員一次錄入可以打印多種表格，降低了工作量，同時建立了查詢檢索功能，可根據(jù)年度等關(guān)鍵字對外籍員工信息進行查詢，還建有合同到期提醒等功能，給人事管理人員的工作帶來了極大的便利。目前，中國國際廣播電臺（CRI）正在使用此軟件。
　　外籍員工人事管理系統(tǒng)采用B/S結(jié)構(gòu)來建設(shè)，系統(tǒng)維護較為簡單，系統(tǒng)的修改和升級只需在應用服務器端進行即可，客戶端的界面一致，用戶操作起來比較容易上手�？紤]到用戶對網(wǎng)絡瀏覽器的熟悉和操作方便性，對于處理外部用戶的網(wǎng)上資料查詢和提交需求也更為便捷。系統(tǒng)設(shè)計會面向全市乃至將來擴展應用到全國范圍。
　　該系統(tǒng)涉及廣域網(wǎng)、局域網(wǎng)、分布式數(shù)據(jù)處理、協(xié)同工作和Internet/Intranet技術(shù)，具有跨地域、復雜性、綜合性等特點。因此，系統(tǒng)安全性的設(shè)計極其重要。具體的設(shè)計原則包括：建立安全策略，建立系統(tǒng)安全責任制；對網(wǎng)絡訪問實施監(jiān)控和安全管理,有效防止計算機病毒和黑客攻擊；確定數(shù)據(jù)保密級別及使用范圍，對用戶訪問權(quán)限進行控制；對重要數(shù)據(jù)進行通道加密傳輸；對系統(tǒng)及數(shù)據(jù)庫進行安全備份與恢復；實施遠程監(jiān)視和非法入侵安全控制。
　　四大模塊功能
　　外籍員工人事管理系統(tǒng)分為四大功能模塊：系統(tǒng)管理模塊、聘用管理模塊、人事管理模塊和數(shù)據(jù)統(tǒng)計模塊。
　　系統(tǒng)管理模塊功能是設(shè)定不同級別的用戶，用戶級別不同權(quán)限不同。以CRI為例，系統(tǒng)中共有四級用戶，包括系統(tǒng)主管、總部人事用戶、部門人事用戶和用人單位用戶。按照 CRI 目前的組織結(jié)構(gòu)，中國國際廣播電臺國際合作辦公室代表總部人事，各語言中心代表部門人事，各語言部為用人單位。系統(tǒng)主管為單一用戶，具有系統(tǒng)最高權(quán)限，用于對系統(tǒng)基本數(shù)據(jù)和配置的維護，但不屬于任何一級人事部門，因此也不能參與人事管理的具體業(yè)務功能�？偛咳耸掠脩糌撠熃�立部門級人事用戶在系統(tǒng)中的賬號；用人單位的賬號則由各部門人事用戶建立。除系統(tǒng)主管外，任何一個用戶在系統(tǒng)中的菜單功能必須經(jīng)過授權(quán)才能獲得。總部人事用戶登錄系統(tǒng)時，有合同、證件、保險到期提醒。
　　聘用管理模塊功能是提供外籍員工到職前和到職后一系列手續(xù)的信息化服務。聘用管理由聘用申請、聘用審核、聘用審批、到職登記組成。聘用管理模塊的工作流程是：聘用申請，用人單位向部門人事申請新聘和續(xù)聘外籍人員，并提交申請給部門人事審核。聘用審核，部門人事審核用人單位提交的申請，并提交必要的補充信息，上報總部人事審批。聘用審批，總部人事對于審批同意的外籍工作人員，可以為其創(chuàng)建《工作許可證》申請，系統(tǒng)通過數(shù)據(jù)接口直接在外國專家局的辦證系統(tǒng)上創(chuàng)建證件申請信息。到職登記，總部人事登記外籍員工到職信息，到職登記后，可為其創(chuàng)建外籍工作人員的《專家證》申請，系統(tǒng)通過數(shù)據(jù)接口直接在外國專家局的辦證系統(tǒng)上創(chuàng)建證件申請信息，對于新聘外籍人員，系統(tǒng)將創(chuàng)建新的電子檔案。
　　人事管理模塊功能是將外籍員工的檔案、合同、證件、保險這些個人信息整合在一起，統(tǒng)一管理。人事管理由檔案管理、合同管理、證件管理、保險管理組成。檔案管理，查詢維護外籍員工的檔案信息。合同管理，創(chuàng)建外籍員工的合同信息，在線打印合同。證件管理，登記外籍員工的專家證信息。保險管理，為外籍員工創(chuàng)建保險辦理信息，在線打印保險登記卡。
　　數(shù)據(jù)統(tǒng)計模塊，更好地為個級別權(quán)限的用戶提供人事工作的決策依據(jù)�？梢园磭�籍、性別、年齡、學歷、工作年限、婚姻狀況、宗教信仰等等檢索統(tǒng)計。還可以按證件、保險、合同是否即將到期檢索統(tǒng)計，可以自主設(shè)定檢索條件，例如，提前1個月，也可設(shè)定手機、郵件提醒功能。也可以根據(jù)使用單位的需求定制個性化的檢索條件。
　　這套系統(tǒng)不僅可以為所有聘用外籍員工單位的人事部門所用，更可貴的是，它實踐了信息集成化的理念，為今后外籍工作人員人事管理信息化提供了一個發(fā)展方向。
　　在這套系統(tǒng)里，每項業(yè)務的辦理不再是用單獨的系統(tǒng)，而是所有業(yè)務手續(xù)可以在同一個系統(tǒng)中完成，并且信息相互關(guān)聯(lián)。目前，該系統(tǒng)已經(jīng)可以與外國專家局的辦證系統(tǒng)直接掛鉤。試想，今后一旦能與公安系統(tǒng)的簽證、居留許可證辦理、外籍員工本國駐華使館的護照辦理、勞動部門的工作證辦理等等掛鉤，那將實現(xiàn)真正意義上的信息集成管理。
　�。ㄗ髡邌挝唬簢�家外國專家局國外人才信息研究中心）
　　

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