淺談如何做好企業(yè)會議管理工作
發(fā)布時間:2018-07-09 來源: 人生感悟 點擊:
【摘要】企業(yè)要具備強大的競爭力就要集眾人之所長,這就意味著企業(yè)的協(xié)調(diào)溝通工作變得十分重要,因此企業(yè)的會議管理工作在這其中發(fā)揮著十分重要的作用,為解決企業(yè)的問題提出有效的解決方式,對有效管理企業(yè)起著十分重要的作用。本文就企業(yè)會議管理工作的重要性和需要做好的方面及解決的措施進行闡述。
【關(guān)鍵詞】企業(yè)會議;管理工作
一、會議管理的重要性
(一)聯(lián)系企業(yè)內(nèi)外部,使得各部門得到溝通。企業(yè)內(nèi)部需要加強與企業(yè)外部的聯(lián)系,企業(yè)內(nèi)部各部門之間的信息也需要及時溝通,信息能夠公開化共享。這樣管理的人才能綜合各部分信息做出最正確的判斷。提高效率,促進企業(yè)的穩(wěn)步運行。
(二)規(guī)范企業(yè),規(guī)劃進度,統(tǒng)籌全局。當問題出現(xiàn)時,要解決這個問題就需要集眾人之所長,這就需要會議去綜合各個方面,得到最有效的方法。一個企業(yè)正常的運行需要各個部門有條不紊地進行工作,不能耽誤工作的進度,會議管理工作很好地解決了這個問題,將保證工作合理得到安排。
二、做好企業(yè)會議管理工作的具體內(nèi)容
(一)完善會議管理規(guī)范制度,提升工作質(zhì)量。規(guī)范制度的目的是使企業(yè)得到標準化的管理,可以規(guī)范員工的行為,規(guī)范管理企業(yè)是每個人在制度面前人人平等。如果有全面完善的制度,內(nèi)部的工作人員可以積極地進行工作。有了制度的規(guī)范,在遇到一些糾紛和爭議的時候依照制度來辦事,沒有規(guī)矩不成方圓,有了規(guī)矩就能起到這樣的作用。
。ǘ⿷獙Υ笮蜁h,組織、調(diào)動公司各部門協(xié)同高效合作。企業(yè)會議的管理工作,還要包括協(xié)調(diào)組織公司的各個部門的運行和合作,每個部門都有自己專屬的領(lǐng)域,但是他們之間沒有很好地溝通,這會讓企業(yè)的工作很難有效地開展,因此溝通和協(xié)調(diào)公司的各個部門是非常重要的。
。ㄈ┎扇〈胧┗騻溆梅桨笐獙ν话l(fā)事件以保證會議順利召開。有的時候當會議的進行遇到某些情況會發(fā)生一些突然的情況,這個時候就需要會議企業(yè)的管理者有預備方案來應對緊急突發(fā)的事情,保障會議的順利進行,即使再有突發(fā)事件的情況下也能順利進行。
。ㄋ模┖侠戆才、制定會議計劃。召開會議的時候,一般都由特定的會議管理工作者合理制定會議的議程,根據(jù)時間根據(jù)人員來安排會議的內(nèi)容?刂乒(jié)奏,把握進度,合理占用時間發(fā)揮好會議組織的作用,使每一個環(huán)節(jié)都能適當占用適當?shù)臅r間取得合理的效果,確保會議的內(nèi)容得到有效的解決。
三、提高企業(yè)會議管理工作質(zhì)量的措施
。ㄒ唬┘訌姇械墓芾肀O(jiān)控,有效杜絕違反會議規(guī)定的情況出現(xiàn)或減少違規(guī)現(xiàn)象。會議前,可以采用隨機抽取參會人員準備工作的方式進行監(jiān)督,審核人員要檢查與會者的準備文件以及其他方面準備工作。在會議進行的過程中,首先通過人員或機器設備的有效監(jiān)控來對參加會議的人的行為和發(fā)言內(nèi)容進行有效監(jiān)督。其次對會議進行一定程度的記錄,與會者的發(fā)言不能是“朗讀文件”的形式。此外,紀檢部門的工作要對參加會議時人員的紀律進行規(guī)范和監(jiān)督。最后還要進行集中總結(jié)。例如:南昌供電公司的措施,每年年底前,由辦公室、財務資產(chǎn)部共同對公司總部會議計劃執(zhí)行情況進行檢查,形成分析報告,向總經(jīng)理辦公會議或有關(guān)會議報告。
。ǘ┻`規(guī)現(xiàn)象一旦出現(xiàn)進行處罰,起到懲戒的效果。針對監(jiān)控中出現(xiàn)的種種違反制度規(guī)定的行為,進行一定的處罰,根據(jù)行為的嚴重程度進行不同程度的處罰。遲到或會議準備不充分這樣的低級錯誤要進行較為嚴重的處罰,比如績效扣分或一定程度的金額扣罰。另外對于不積極參與的人員,或者被查到?jīng)]有做好準備工作的工作人員進行處罰,處罰方案參照公司規(guī)定。在這個過程中,紀檢部門做好監(jiān)督的工作。
。ㄈ┨岣邥h的組織能力和會議服務水平。提高會議的組織能力和服務水平的關(guān)鍵在于組織者及其相關(guān)的人員。會議前對會議的內(nèi)容要清晰,準備要充足,要能把握住進度和節(jié)奏,把握住會議進行的方式。比如,會議以一種什么樣的方式進行:展示PPT,拋出問題群策群力找到解決方案。會議需要的文件要及時準備。會議進行時,及時與會議人員做好溝通,記錄相關(guān)事宜。會議后,對會議產(chǎn)生的文件等進行整理,以備不時之需。
四、結(jié)束語
現(xiàn)代企業(yè)會議管理工作仍然存在著一些問題,這就需要我們提前采取一些措施來應對,比如明確會議的主題,安排合理的進程,條理清晰,促進工作完成情況需要監(jiān)督推進統(tǒng)籌規(guī)劃各部門,保證會議的質(zhì)量,總結(jié)會議的要點,會后還要進行整理文件。管理者對過去的經(jīng)驗進行改革,通過創(chuàng)新來開拓新的思路,使得在各個方面都取得了有效的進步并且積累了經(jīng)驗。總之,會議需要有效的進行來保證企業(yè)的發(fā)展,只有這樣企業(yè)的管理者才能很好地對企業(yè)進行掌握,把握企業(yè)的方向。
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