【摘要】秘書要通過加強(qiáng)自身的建設(shè)來提高工作效率，以此適應(yīng)企業(yè)的快速發(fā)展，從而為企業(yè)的發(fā)展奠定內(nèi)在的后勤保障能力。本文通過詳細(xì)闡述秘書工作的主要職責(zé)，分析新時(shí)期提出的職業(yè)要求，強(qiáng)化知識(shí)和業(yè)務(wù)技能，提高企業(yè)材料書寫的質(zhì)量。
　　【關(guān)鍵詞】秘書；職責(zé)；要求；途徑；材料
　　辦公室是企業(yè)設(shè)置的綜合性的管理機(jī)構(gòu)，在企業(yè)中發(fā)揮著承上啟下的作用，同時(shí)也是企業(yè)溝通內(nèi)外、協(xié)調(diào)左右、聯(lián)系四面八方的重要樞紐。而秘書則是辦公室工作的主體，他們的綜合素質(zhì)和工作效率的高低直接影響著企業(yè)的形象和企業(yè)發(fā)展的穩(wěn)定。尤其是在企業(yè)體制改革的關(guān)鍵時(shí)期，辦公室秘書工作也被新時(shí)期賦予了新的內(nèi)容和要求。企業(yè)不但加大了秘書自身建設(shè)的力度，也順應(yīng)了時(shí)代的發(fā)展，補(bǔ)充和完善了秘書工作的內(nèi)容，讓其成為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的得力助手和出色的參謀。
　　一、秘書工作的主要職責(zé)
　�。ㄒ唬�溝通。包括對(duì)外的接待、談判和對(duì)內(nèi)的溝通、協(xié)作。對(duì)所接待的客體作出詳細(xì)的分析，安排好接待流程、路線以及后續(xù)的食宿行問題，并在會(huì)談中做好萬全準(zhǔn)備，將所需資料、信息收集完整，對(duì)會(huì)場(chǎng)進(jìn)行布置，從中協(xié)助會(huì)談中的各項(xiàng)輔助性工作。同時(shí)職工群眾是企業(yè)發(fā)展的核心動(dòng)力，秘書要發(fā)揮承上啟下的作用，加強(qiáng)職企、各部門之間的溝通和聯(lián)系，及時(shí)反饋職工需求、部門發(fā)展?fàn)顩r、下達(dá)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的各項(xiàng)決策等。
　�。ǘ�）辦公室管理。首先辦公室日常工作，清潔、布置、維護(hù)辦公區(qū)域環(huán)境，應(yīng)對(duì)辦公安全管理，另外做好辦公資源的配置、優(yōu)化和利用工作，制定科學(xué)的辦公室工作計(jì)劃，每天做出工作總結(jié)。其次，運(yùn)用各種渠道和方法來收集信息、檔案、資料等，并對(duì)其進(jìn)行加工處理和比較，形成周密、嚴(yán)謹(jǐn)、有效的文字材料，再提供給領(lǐng)導(dǎo)，經(jīng)過審核后予以發(fā)布或保存。
　　二、新時(shí)期對(duì)秘書工作的職業(yè)要求
　　（一）具有良好的道德修養(yǎng)。秘書工作涉及的內(nèi)容大多是企業(yè)的機(jī)密，因此，秘書要具備優(yōu)良的職業(yè)道德素養(yǎng)，這是成為秘書工作的前提條件。秘書要有堅(jiān)定的政治信念和立場(chǎng)，有敏銳的政治眼光和政治觸角，有很強(qiáng)的政治鑒別力，在大是大非面前不糊涂，在大風(fēng)大浪中不動(dòng)搖，嚴(yán)于保守企業(yè)核心機(jī)密。另外，秘書要懂得服務(wù)和奉獻(xiàn)，淡泊名利，以企業(yè)發(fā)展為奮斗目標(biāo)，增強(qiáng)對(duì)社會(huì)、企業(yè)的責(zé)任心，實(shí)現(xiàn)崇高理想的追求。同時(shí)在工作中秘書要修身立命，嚴(yán)于律己，規(guī)范自己的工作作風(fēng)，實(shí)事求是，不夸大，不隱瞞，據(jù)實(shí)反饋，并提出自己獨(dú)特的看法，遵守職業(yè)道德，時(shí)刻保持積極的精神風(fēng)貌，投入到辦公室工作中。
　�。ǘ�）具有較強(qiáng)的實(shí)踐能力。才干修養(yǎng)是秘書工作者素質(zhì)的基本要求。秘書工作者要能說會(huì)寫會(huì)辦事，要有豐富的經(jīng)驗(yàn)、淵博的知識(shí)、清醒的頭腦、敏捷的思維和良好的品格。優(yōu)秀的文字寫作能力。文字寫作能力是秘書工作者綜合能力的主要方面，是主體能力，要能起草、審核、修改文稿，歸納綜合編輯各種文字材料。另外口頭表達(dá)能力是秘書工作者的交際性能力。優(yōu)秀的秘書工作者要有好口才，善于表達(dá)自己的觀點(diǎn)，富于幽默感，善于與人溝通，善于交際�？陬^表達(dá)能力是思維綜合能力、文字寫作能力、理論知識(shí)水平和口才藝術(shù)的綜合體現(xiàn)。
　　三、如何寫好讓領(lǐng)導(dǎo)滿意的材料
　�。ㄒ唬┘訌�(qiáng)自身綜合素質(zhì)的建設(shè)。秘書要積極學(xué)習(xí)，及時(shí)對(duì)掌握的知識(shí)進(jìn)行更新，結(jié)合企業(yè)工作的實(shí)際情況，有針對(duì)性地對(duì)所學(xué)知識(shí)進(jìn)行選擇，使所學(xué)知識(shí)具有較好的實(shí)效性，從而不斷完善自己的知識(shí)結(jié)構(gòu)，豐富和充實(shí)自己，吸取先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，提高業(yè)務(wù)水平，并且樹立創(chuàng)新和超前意識(shí)，加強(qiáng)自己的思想覺悟，并通過向領(lǐng)導(dǎo)、同事、員工等借鑒和交流，使自己的能力真正作用到實(shí)際中。讓自己具備新時(shí)期秘書工作的要求和能力，多學(xué)、多記，便于在寫作中做到下筆有神。
　�。ǘ�）選擇的材料真實(shí)、有效。除了秘書自身能力以外，資料的來源也是十分重要的。真實(shí)有效的資料能夠?yàn)閷懽魈峁┝己玫乃夭�，讓其具有感染力、真�?shí)性和先進(jìn)性。首先，秘書要充分發(fā)揮出企業(yè)助手的作用，以高度的政治責(zé)任感和使命感，主動(dòng)參與，積極進(jìn)言獻(xiàn)策，并積極深入市場(chǎng)、企業(yè)實(shí)際，認(rèn)真調(diào)查研究，去偽存真，做到材料的客觀、準(zhǔn)確和可靠。其次，所選擇的素材要具有一定的典型性，不能泛泛而談，抓不到關(guān)鍵和實(shí)質(zhì)，典型能夠增加資料的代表性和說服力，能正確反映事物的本質(zhì)、特點(diǎn)，體現(xiàn)出該寫作資料的商業(yè)價(jià)值。再次，在寫作中，秘書不僅要保持語句的通暢，還要突出寫作的意圖和主旨，并要注意語言的樸實(shí)、簡(jiǎn)潔，讓聽眾能夠感受到在文章中所蘊(yùn)含的基本觀點(diǎn)、主要問題、所持有的態(tài)度評(píng)價(jià)等，也讓讀者能夠一目了然。
　　四、結(jié)語
　　辦公室工作是企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中的重要環(huán)節(jié)，秘書在其中產(chǎn)生的作用也是十分重要的。因此，企業(yè)要重視秘書工作的建設(shè)，不僅要在秘書人員的選擇上關(guān)注他們的思想品德和實(shí)踐能力，也要貫徹相應(yīng)的基本要求，在具體的工作中進(jìn)行再教育和培訓(xùn)，確保秘書隊(duì)伍的先進(jìn)性和純潔性，以便做好辦公室工作。
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